Kreditorenworkflow für kleine Unternehmen: Eingangsrechnungen prüfen, freigeben und bezahlen

Montagmorgen in einer Agentur mit zwölf Mitarbeitenden: Drei Lieferantenrechnungen liegen im allgemeinen E-Mail-Postfach, eine Rechnung kam per Post und zwei weitere warten in Lieferantenportalen. Wer welche Rechnung prüfen soll, ist nicht festgelegt. Am Monatsende beginnt die Suche nach Belegen, Freigaben und Zahlungsfristen, bevor die Steuerberatung buchen kann.

Für kleine Unternehmen ist dieser Aufwand besonders spürbar. Häufig kümmert sich eine Person neben anderen Aufgaben um die Rechnungen. Die Geschäftsführung gibt Zahlungen frei, die Steuerberatung übernimmt die Buchhaltung und trotzdem laufen Belege über mehrere Postfächer, Tabellen und Papierordner.

Ein klarer Kreditorenworkflow schafft hier Struktur. Sie brauchen dafür nicht automatisch ein großes ERP-System. Für viele kleine Unternehmen reicht ein fester Ablauf mit klaren Zuständigkeiten, einer Buchhaltungssoftware und einer zentralen Lösung für Eingangsrechnungen.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Lieferantenrechnungen in kleinen Unternehmen erfassen, prüfen, freigeben, bezahlen und archivieren.

Was gehört zu einem Kreditorenworkflow?

Der Kreditorenworkflow umfasst alle Schritte von der eingehenden Lieferantenrechnung bis zur Verbuchung und Archivierung:

1. Rechnung zentral empfangen

2. Rechnung formell und sachlich prüfen

3. Rechnung freigeben

4. Rechnung bezahlen

5. Zahlung buchen und Beleg archivieren

Jede Rechnung braucht dabei:

• einen zentralen Eingang

• eine verantwortliche Person

• einen aktuellen Status

• eine klare Zahlungsfrist

• einen Nachweis über Prüfung und Freigabe

Der Debitorenprozess für Ausgangsrechnungen ist davon zu unterscheiden. Dabei stellen Sie Rechnungen an Kund:innen, überwachen Zahlungseingänge und mahnen bei Verzug. Diese Aufgaben gehören meist in die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System.

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf Eingangsrechnungen, weil dort in kleinen Unternehmen besonders häufig manuelle Arbeit und Freigabefehler entstehen. Die Grundlagen zu beiden Begriffen finden Sie im Beitrag zum Unterschied zwischen Kreditor und Debitor.

Ein zentraler Rechnungseingang verhindert doppelte Arbeit

Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Lieferantenrechnungen an, zum Beispiel rechnungen@unternehmen.de. Teilen Sie diese Adresse allen Lieferant:innen mit und leiten Sie Rechnungen aus persönlichen Postfächern sofort weiter.

Papierrechnungen scannen Sie möglichst am Tag des Eingangs. Rechnungen aus Lieferant:innenportalen laden Sie herunter und speichern sie im selben System. Wichtig ist, dass nicht mehrere Personen eigene Ablagen für Rechnungen führen.

Eine kleine Tischlerei erhält beispielsweise Rechnungen an drei verschiedene Adressen: an das allgemeine Postfach, an die Geschäftsführung und an die Person, die sich um den Einkauf kümmert. Eine Stromrechnung wird dadurch zweimal weitergeleitet, während eine Software-Rechnung mehrere Tage unbeachtet bleibt.

Mit einer zentralen Adresse sieht die zuständige Person alle Eingänge an einem Ort. Jede Rechnung erhält anschließend einen Status, zum Beispiel:

• Eingegangen

• In Prüfung

• Freigabe ausstehend

• Freigegeben

• Bezahlt

• Exportiert

• Archiviert

So erkennen Sie sofort, welche Rechnungen noch bearbeitet werden müssen.

E-Rechnungen in kleinen Unternehmen richtig empfangen

Für inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums kann dafür ein E-Mail-Postfach als Empfangskanal genügen.

Das Postfach allein löst jedoch nicht die Prüfung, Freigabe und Archivierung. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Die XRechnung besteht aus strukturiertem XML. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten.

Für kleine Unternehmen bedeutet das:

• Richten Sie eine zentrale Adresse für E-Rechnungen ein.

• Stellen Sie sicher, dass XML-Dateien geöffnet und geprüft werden können.

• Speichern Sie den strukturierten Datenteil unverändert.

• Übergeben Sie die Rechnung mit ihren Buchungsdaten an die Buchhaltung.

• Klären Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Kleinunternehmer:innen im steuerlichen Sinn sind grundsätzlich von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ausgenommen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bleibt jedoch bestehen. Der steuerliche Status ist daher kein Grund, den Rechnungseingang nicht zu digitalisieren.

Weitere Details zu Fristen und Formaten finden Sie im bestehenden Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Eingangsrechnungen mit einfachen Regeln prüfen

Kleine Unternehmen brauchen nicht für jede Rechnung einen komplexen Prüfprozess. Wichtig ist, dass die Prüfung zur Größe und zum Risiko der Ausgabe passt.

Formelle Prüfung

Bei der formellen Prüfung kontrollieren Sie unter anderem:

• Name und Anschrift von Lieferant:in und Unternehmen

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

• Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer

• Bankverbindung

• Zahlungsziel

• Bestell- oder Vertragsreferenz, falls vorhanden

Die vollständigen Anforderungen an Rechnungen ergeben sich aus Paragraph 14 UStG. Eine praktische Übersicht finden Sie im Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.

Sachliche Prüfung

Bei der sachlichen Prüfung geht es um die Frage, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich bestellt und erbracht wurde.

Bei Waren können Sie drei Informationen vergleichen:

1. Bestellung

2. Lieferschein oder Wareneingang

3. Rechnung

Dieser Drei-Wege-Abgleich ist besonders bei Waren, größeren Anschaffungen und wiederkehrenden Lieferungen sinnvoll.

Ein Handwerksbetrieb bestellt Material im Wert von 1.850 Euro. Die Rechnung enthält jedoch 120 statt der bestellten 100 Einheiten. Die Rechnung sollte vor der Freigabe an die bestellende Person zurückgehen.

Bei Dienstleistungen reicht häufig ein Zwei-Wege-Abgleich. Sie vergleichen die Rechnung mit dem Auftrag oder Vertrag. Die zuständige Person bestätigt zusätzlich, dass die Leistung erbracht wurde.

Kleine Unternehmen müssen nicht für jeden Einkauf eine formelle Bestellung anlegen. Legen Sie stattdessen eine interne Grenze fest, zum Beispiel ab 500 Euro oder bei wiederkehrenden Verträgen. Entscheidend ist, dass die Regel für alle vergleichbaren Ausgaben gilt.

Dubletten erkennen

Prüfen Sie vor der Freigabe, ob die Rechnung bereits verarbeitet wurde. Vergleichen Sie mindestens:

• Lieferant:in

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Betrag

Ein Verpackungslieferant schickt eine Rechnung über 1.850 Euro zunächst per E-Mail und eine Woche später noch einmal per Post. Ohne Dublettenprüfung kann dieselbe Rechnung zweimal bezahlt werden.

Eine digitale Rechnungsverwaltung kann Rechnungsnummern, Beträge und Lieferant:innen automatisch vergleichen und mögliche Dubletten markieren.

Eine einfache Freigabematrix reicht oft aus

Kleine Unternehmen brauchen meistens keine komplizierte Hierarchie mit vielen Freigabestufen. Zwei Regeln genügen häufig:

• Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag gibt die zuständige Teamleitung frei.

• Höhere Beträge oder neue Verträge gibt die Geschäftsführung frei.

Ein mögliches Modell:

Passen Sie die Betragsgrenzen an Ihre Unternehmensgröße und Ihr Ausgabenrisiko an. Für ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitenden können andere Grenzen sinnvoll sein als für einen Betrieb mit 40 Mitarbeitenden.

Das Vier-Augen-Prinzip auch mit kleinen Teams umsetzen

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet nicht, dass Sie ein großes Finanzteam benötigen. Auch in einem kleinen Unternehmen können Aufgaben getrennt werden:

• Eine Person prüft die Rechnung

• Die Geschäftsführung gibt sie frei

• Eine zweite Person bereitet die Zahlung vor

• Die Steuerberatung übernimmt die Buchung oder prüft den Export

Wenn nur zwei Personen im Unternehmen Zahlungen vorbereiten und freigeben können, sollte zumindest die Bank eine zusätzliche Freigabe für Überweisungen ermöglichen.

Wer eine Rechnung freigibt, sollte die Zahlung nicht allein an sich selbst auslösen können. Diese Funktionstrennung reduziert das Risiko von Fehlern und Betrug.

Bankverbindungen immer separat prüfen

Geänderte Bankverbindungen sind ein häufiges Betrugsrisiko. Kurz vor einer Zahlung über 7.300 Euro erhält ein kleiner Großhandel eine E-Mail, angeblich vom langjährigen Lieferanten. Darin wird mitgeteilt, dass sich die IBAN geändert habe.

Die zuständige Person ruft den Lieferanten über eine bereits bekannte Telefonnummer an. Dort weiß niemand von einer Änderung. Die Nachricht war ein Betrugsversuch.

Ändern Sie Bankdaten deshalb nicht allein aufgrund einer E-Mail. Bestätigen Sie die Änderung über einen bereits bekannten Kontakt. Dokumentieren Sie, wer die Änderung geprüft und freigegeben hat.

Ein klarer Prüfprozess hilft kleinen Unternehmen, Eingangsrechnungen rechtzeitig freizugeben und zu bezahlen.

Zahlungsläufe für kleine Unternehmen planen

Für kleine Unternehmen reichen meistens ein oder zwei feste Zahlungsläufe pro Woche. Legen Sie beispielsweise einen Zahlungstag am Dienstag oder Donnerstag fest.

Vor jedem Zahlungslauf prüfen Sie:

• Ist die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft?

• Liegt eine Freigabe vor?

• Ist die Rechnung bereits bezahlt?

• Läuft das Zahlungsziel bald ab?

• Gibt es Skonto?

• Ist die Bankverbindung bestätigt?

Eine Rechnung über 4.000 Euro mit zwei Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen reduziert den Zahlbetrag um 80 Euro. Der Zahlungslauf muss deshalb rechtzeitig stattfinden. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag zu Skonto und Frühzahlerrabatten.

Zahlen Sie Rechnungen nicht grundsätzlich sofort. Zahlen Sie so spät wie möglich, aber immer innerhalb des Zahlungsziels und vor Ablauf der Skontofrist. So behalten Sie Liquidität im Unternehmen, ohne unnötig Rabatte zu verlieren oder Lieferant:innen zu verärgern.

Eine einfache Liquiditätsvorschau genügt

Kleine Unternehmen brauchen für die kurzfristige Planung nicht zwingend ein komplexes Treasury-System. Eine einfache Vorschau für die kommenden vier Wochen kann ausreichen.

Stellen Sie gegenüber:

• fällige Lieferantenrechnungen

• erwartete Kundenzahlungen

• Gehälter

• Miete

• Steuern

• wiederkehrende Lastschriften

Eine Agentur stellt fest, dass in der dritten Woche des Monats mehrere hohe Lieferant:innenrechnungen fällig werden. Gleichzeitig gehen zwei Kundenzahlungen erst in der vierten Woche ein. Das Finanzteam kann nun frühzeitig prüfen, welche Zahlungen ohne Skonto erst später innerhalb des Zahlungsziels erfolgen können.

Zahlungsziele und Skonto aktiv nutzen

Zahlungsziele sind häufig verhandelbar. Ein Unternehmen, das zuverlässig zahlt, kann Lieferant:innen beispielsweise um eine Verlängerung von 14 auf 30 Tage bitten. Mehr zu diesem Thema lesen Sie im Beitrag zum Zahlungsziel.

Dokumentieren Sie das vereinbarte Zahlungsziel direkt in der Buchhaltung oder im Rechnungsmanagement. Schreiben Sie für interne Übersichten ein konkretes Datum wie „zahlbar bis 15. November 2026“ statt nur „zahlbar in 14 Tagen“.

So vermeiden Sie Missverständnisse und erkennen sofort, welche Rechnungen im nächsten Zahlungslauf berücksichtigt werden müssen.

Zahlungsziele und Ausgangsrechnungen getrennt organisieren

Der Debitorenprozess für Ausgangsrechnungen sollte nicht mit dem Kreditorenworkflow vermischt werden. Für kleine Unternehmen genügt häufig eine einfache Routine:

• Ausgangsrechnung erstellen

• konkretes Zahlungsziel angeben

• Zahlungseingang prüfen

• wenige Tage nach Fälligkeit freundlich erinnern

• bei weiterem Verzug schriftlich mahnen

• bei Bedarf rechtliche Schritte prüfen

Bei Entgeltforderungen kann ein Schuldner grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug geraten. Bei Verbraucher:innen muss die Rechnung auf diese Folge hinweisen. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen können Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Pauschale von 40 Euro anfallen. Maßgeblich sind Paragraph 286 BGB und Paragraph 288 BGB. Prüfen Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Eine Werbeagentur mit acht Mitarbeitenden stellt eine Rechnung über 12.000 Euro und vereinbart ein Zahlungsziel von 14 Tagen. Nach Ablauf der Frist erinnert sie freundlich an die offene Zahlung. So erkennt die Agentur frühzeitig, ob eine Liquiditätslücke entsteht.

Für den Kreditorenprozess bleibt wichtig: Lieferant:innenrechnungen müssen unabhängig vom eigenen Mahnwesen rechtzeitig geprüft und bezahlt werden.

Die wöchentliche Routine für kleine Unternehmen

Ein fester Rhythmus verhindert, dass Rechnungen bis zum Monatsende liegen bleiben.

Ein möglicher Ablauf:

Montag: Rechnungseingang prüfen

Alle neuen Rechnungen werden dem zentralen Postfach oder Rechnungsmanagement zugeordnet. Fehlende Dokumente werden angefordert.

Dienstag: Rechnungen prüfen und freigeben

Die zuständigen Personen prüfen Betrag, Leistung, Kostenstelle und Zahlungsziel. Freigegebene Rechnungen kommen auf die Zahlungsliste.

Donnerstag: Zahlungslauf durchführen

Das Unternehmen bezahlt alle fälligen und freigegebenen Rechnungen. Skontofristen werden berücksichtigt.

Freitag: Offene Punkte klären

Die zuständige Person prüft:

• Welche Rechnungen sind noch nicht freigegeben?

• Welche Belege fehlen?

• Welche Zahlungen sind fehlgeschlagen?

• Welche Rechnungen werden bald fällig?

• Welche Lieferant:innen müssen kontaktiert werden?

Diese Routine dauert in einem kleinen Unternehmen häufig weniger als eine Stunde. Sie verhindert, dass sich mehrere Wochen unklarer Rechnungen bis zum Monatsabschluss ansammeln.

Rechnungen buchen und Belege archivieren

Nach der Zahlung muss die Rechnung korrekt kontiert, gebucht und archiviert werden. Auch kleine Unternehmen sollten für jede Rechnung nachvollziehbar dokumentieren:

• Wer hat die Rechnung geprüft?

• Wer hat sie freigegeben?

• Wann wurde sie bezahlt?

• Welche Kostenstelle oder welches Konto wurde verwendet?

• Wurde der Beleg an die Buchhaltung übergeben?

Die GoBD des Bundesfinanzministeriums verlangen, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und durch geeignete Belege dokumentiert werden. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Fristen ergeben sich unter anderem aus Paragraph 147 AO und Paragraph 257 HGB.

Für E-Rechnungen bleibt der strukturierte Datenteil im ursprünglichen Format erhalten. Bewahren Sie Sonderfälle mit der nötigen Sorgfalt auf und klären Sie die konkrete Einordnung mit Ihrer Steuerberatung.

Mit einer DATEV-Integration von Spendesk können Buchungsdaten und Belege aus dem Ausgabenprozess an die Buchhaltung übergeben werden.

Brauchen kleine Unternehmen ein ERP-System?

Nicht jedes kleine Unternehmen benötigt ein ERP-System. Eine Kombination aus Buchhaltungssoftware und Rechnungsmanagement kann ausreichen, wenn:

• das Unternehmen nur wenige Gesellschaften verwaltet

• keine komplexe Warenwirtschaft erforderlich ist

• die Anzahl der Rechnungen überschaubar bleibt

• DATEV oder eine andere Buchhaltungssoftware bereits eingesetzt wird

• Freigaben und Zahlungen klar organisiert sind

Ein ERP-System kann sinnvoll werden, wenn Lager, Produktion, Projekte, mehrere Gesellschaften oder umfangreiche Bestellprozesse hinzukommen.

Wichtig ist nicht, möglichst früh ein großes System einzuführen. Wichtig ist, dass der bestehende Prozess zuverlässig funktioniert und nicht von einzelnen Postfächern oder Excel-Listen abhängt.

Welche Funktionen sollte eine Lösung für kleine Unternehmen bieten?

Prüfen Sie bei der Auswahl eines Rechnungsmanagements mindestens diese Funktionen:

• zentrale Erfassung von PDF-, Papier- und E-Rechnungen

• automatische Erkennung von Rechnungsdaten

• Prüfung auf mögliche Dubletten

• einfache Freigaberegeln nach Betrag und Zuständigkeit

• Erinnerungen bei offenen Freigaben

• Erfassung von Kostenstellen und Kategorien

• nachvollziehbarer Prüf- und Freigabeverlauf

• Zahlungsübersicht mit Fälligkeiten und Skontofristen

• DATEV- oder Buchhaltungsintegration

• unveränderbare Archivierung der Belege

Für kleine Unternehmen ist eine einfache Bedienung besonders wichtig. Wenn nur eine oder zwei Personen Rechnungen verwalten, sollte die Lösung ohne langen Implementierungsprozess und ohne umfangreiche Schulung nutzbar sein.

Mit einer Rechnungsmanagement-Lösung wie Spendesk lassen sich Eingangsrechnungen zentral erfassen, prüfen und durch Freigabeprozesse steuern. Die Plattform bietet außerdem Funktionen für Budgets, Zahlungen und die Übergabe von Buchungsdaten.

So starten Sie mit der Digitalisierung

Sie müssen nicht den gesamten Prozess an einem Tag umstellen. Gehen Sie in fünf Schritten vor:

1. Zentrale Rechnungseingangsadresse einrichten

2. Verantwortliche Person für die tägliche Prüfung benennen

3. Freigabegrenzen schriftlich festlegen

4. Einen festen wöchentlichen Zahlungslauf einführen

5. Rechnungen und Freigaben zentral archivieren

Starten Sie mit dem Rechnungseingang. Wenn dieser Prozess stabil läuft, ergänzen Sie Freigaben, Zahlungsplanung und DATEV-Export.

Ein Handelsbetrieb digitalisiert zunächst nur die Eingangsrechnungen. Nach drei Monaten ergänzt das Unternehmen automatische Freigabeerinnerungen. Die wöchentliche Prüfung am Freitag dauert danach 20 Minuten statt eines halben Tages am Monatsende.

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