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Die Einführung der E-Rechnung für B2B-Unternehmen in Deutschland markiert einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU sorgt die E-Rechnungsverordnung dafür, dass ab 2025 die elektronische Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht wird.
Mit dem Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde, gibt der Gesetzgeber der digitalen Transformation zusätzlich Rückenwind. Deutschland folgt damit dem internationalen Trend, bei dem viele EU-Länder und Drittstaaten elektronische Rechnungen längst zum Standard erhoben haben.
Hier sind die wichtigsten Infos und Tipps, damit auch Sie bestens auf die E-Rechnung vorbereitet sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ermöglicht die nahtlose maschinelle Übermittlung und elektronische Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Sie umfasst die digitale Erstellung, elektronische Übermittlung und medienbruchfreie Weiterbearbeitung sämtlicher relevanter Informationen in einem strukturierten Datensatz.
Genauer gesagt ist die E-Rechnung eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, gemäß der europäischen Norm EN 16931.
Elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten, erfordert strukturierte Datenformate. Formate wie PDF-Dokumente, .tif oder .jpeg sind hierfür nicht ausreichend, da sie keine strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte und elektronische Verarbeitung notwendig sind.
Aktuell werden zwei Hauptformate unterstützt.
XRechnung und Zugferd
- XRechnung: Ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Dateien kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Prüfung als auch die maschinelle Verarbeitung der Rechnung.
Weitere strukturierte Formate wie Factur-X, die französische Variante von ZUGFeRD, sind ebenfalls zulässig, sofern sie die technischen Anforderungen erfüllen, die in der CEN-Norm EN 16931 festgelegt sind.
Mehr Informationen finden Sie im BMF-Schreiben vom 15.10.2024.
Exkurs: E-Rechnung im B2G-Bereich
Besonders im öffentlichen Sektor (B2G) ist die Nutzung solcher Formate verpflichtend. Hier kommen Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zum Einsatz, um die Einreichung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sicherzustellen. Diese Plattformen tragen dazu bei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den Rechnungsprozess zu standardisieren.
Im B2B-Bereich hingegen gibt es keine vergleichbaren zentralen Plattformen, da die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen flexibler gehandhabt werden kann. Unternehmen setzen hier häufig auf direkte elektronische Schnittstellen zwischen ERP-Systemen, die mithilfe von Standards wie EDI (Electronic Data Interchange) eine automatisierte Übermittlung und Verarbeitung ermöglichen.
Durch die Automatisierung und Standardisierung der Rechnungsstellung – ob im B2B oder B2G – werden nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch Fehlerquellen reduziert und die Effizienz gesteigert. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren zudem von einer verbesserten Compliance mit nationalen und internationalen Vorgaben sowie von einer zukunftssicheren Digitalisierung ihrer Prozesse.
Elektronische Rechnung - Pflicht 2025
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Verkäufe trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Seitdem müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch das Versenden von elektronischen Rechnungen ist seitdem Pflicht.
Aber kein Grund zur Panik, es gibt einige Übergangsregelungen, die Ihnen etwas mehr Zeit für die Umstellung geben.
Übergangsregelungen für die Pflicht zur elektronischen Rechnung
Kurz zusammengefasst, lauten die weichenstellenden Regelungen...
- Bis Ende 2025 konnten weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden.
- Ab 2026 müssen inländische Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu versenden.
- Bis Ende 2027 können EDI-Verfahren für den Rechnungsversand genutzt werden.
Für alle Fragen und Antworten rund um das Thema E-Rechnungen (B2B) besuchen Sie diese offizielle FAQ-Seite vom Bundesfinanzmisterium.
Wer ist von der elektronischen Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt im Einklang mit den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), welche Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Sie wurde in Übereinstimmung mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) umgesetzt.
Die verpflichtende E-Rechnung gilt für steuerpflichtige Dienstleistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob sie haupt- oder nebenberuflich ausgeführt werden. Voraussetzung ist, dass beide Parteien, der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger, im Inland ansässig sind.
Dies bedeutet, dass entweder ein Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am betreffenden Umsatz beteiligt ist, im Inland vorhanden sein muss. Fehlt ein Sitz, reicht auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland aus. Eine Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland allein, ohne Wohnsitz, führt nicht zur Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ab 2028 wird zudem auch von Kleinunternehmern verlangt, E-Rechnungen für B2B-Geschäfte auszustellen. Wichtig zu beachten ist, dass Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU derzeit nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.
Übrigens: Steuerfreie Leistungen, Fahrausweise (bis zum Jahr 2027), und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.
Vorteile der elektronischen Rechnung ab 2025
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für Rechnungsempfänger als auch für Rechnungssteller.
Vorteile für Rechnungssteller:
Vereinfachte Rechnungsstellung mit reduzierten manuellen Prozessen
Verkürzte Durchlaufzeiten zur Beschleunigung der Bearbeitung
Die elektronische Verarbeitung ermöglicht pünktliche Zahlungen
Einsparpotenziale durch Reduzierung von Portokosten
Geringerer Papierverbrauch und Wegfall von Transportwegen
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger:
Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisierten Import der Rechnungsdaten
Erhöhung der Datenqualität durch geringeres Fehlerrisiko
Einsparungspotenziale in der Rechnungsbearbeitung (kein Porto, kein Papier)
Ermöglichung einer dezentralen Rechnungsverarbeitung
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Die richtige Vorbereitung auf die Reform
Finanzteams sollten schon jetzt damit beginnen, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der Zeit und Fachwissen erfordert. Warten Sie mit der Umstellung also nicht bis zur letzten Minute.
5 Schritte zum erfolgreichen Übergang
Im Folgenden haben wir die 5 wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Transformation zur E-Rechnung in 2025 beachten sollten:
1. Analyse der Auswirkungen
Die Analyse des Ist- und Soll-Zustandes ist entscheidend für eine effektive Planung des Übergangs. Bewerten Sie die aktuellen Anforderungen Ihrer Organisation an die Rechnungsstellung. Ermitteln Sie, welche bestehenden Prozesse durch E-Invoicing optimiert werden können.
2. Wählen Sie eine passende Plattform
Digitale Tools ermöglichen die Zentralisierung von Finanzprozessen, die automatische Erfassung von Rechnungen und die nahtlose Integration mit E-Invoicing-Systemen. Lösungen für die Ausgabenverwaltung wie Spendesk können ebenfalls Unterstützung bieten und den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.
Vergewissern Sie sich, dass Sie über die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Plattformen gut informiert sind. Achten Sie außerdem darauf, dass die Tools den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen und sich wirklich effektiv in Ihr bestehendes System integrieren lassen.
3. Aktualisierung von Ausgabenprozessen und -richtlinien
Überprüfen und ändern Sie die aktuellen Prozesse für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen, um die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren. Dies kann die Aktualisierung interner Richtlinien und die Erstellung neuer Richtlinien für Mitarbeitende beinhalten.
4. Mitarbeitertraining
Viele Ihrer Mitarbeitenden fragen sich bestimmt "Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung überhaupt?" Schulen Sie Ihre Teams daher in der Nutzung der neuen Richtlinien und Plattformen. Jede:r muss mit den internen Regeln und Prozessen vertraut sein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel: "Anleitung & Tipps für E-Invoicing in Deutschland".
5. Unterstützung für Lieferanten
Sobald Sie Ihre Tools und Prozesse angepasst haben, müssen Sie Ihre Partner über diese Änderungen informieren. Setzen Sie Ihre Lieferanten also rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Kenntnis. Und bieten Sie Ihnen weitere Unterstützung, wenn nötig.
Fazit
Die Digitalisierung ist der entscheidende Faktor für Effizienz und Erfolg in der Ära der elektronischen Rechnungsstellung. Um die zahlreichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung vollständig nutzen zu können, ist eine zeitnahe Anpassung und strikte Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Daher ist schnelles Handeln geboten!
Mit Spendesk ist die Einführung von E-Rechnungen einfach: Dank der Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung erfüllt Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen schnell und mühelos. Rechnungen werden GoBD-konform gespeichert und automatisch sicher verarbeitet – ganz gleich, ob per Upload, über eine Rechnungs-Mailbox oder per E-Mail-Weiterleitung.
Sie wollen mehr zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen.
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