E-Invoicing in Deutschland: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Die Implementierung der E-Rechnung in der deutschen Bundesverwaltung erfolgt im Rahmen des "Dienstekonsolidierung-Programms" vom Bund und markiert einen bedeutenden Schritt zur fortschreitenden Digitalisierung der Finanz- und Arbeitswelt.  

Bis 2025 sollen in über 40 Projekten innovative IT-Lösungen entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden umgesetzt werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sich vor allem im Business-to-Business-Bereich (B2B) dynamisch – wir haben die wichtigsten Infos und Tipps zur Vorbereitungen für Sie zusammengefasst.

Für aktuelle Informationen nutzen Sie bittedie offizielle News-Übersicht zur elektronischen Rechnung von der Bundesregierung.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ermöglicht eine nahtlose maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Von der digitalen Erstellung über die elektronische Übermittlung bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung stellt sie sämtliche relevanten Informationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. 

Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) des Bundes sollen die Einreichung von Rechnungen zukünftig erheblich erleichtern. Bevor eine Rechnung versandt wird, muss sichergestellt werden, dass die richtige dieser zwei Plattformen verwendet wird. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der offiziellen Seite:E-Rechnung des Bundes.

Wer ist betroffen?

DieE-Rechnungsverordnung des Bundes regelt, wer zur elektronischen Rechnung verpflichtet ist. Grundsätzlich betrifft die Verpflichtung zur E-Rechnung die Leistungen zwischen Unternehmern im Inland. In der Verordnung heißt es: 

Übrigens: Steuerfreie Lieferungen, Fahrausweise (bis zum Jahr 2027),  und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Verkäufe soll ab dem 1. Januar 2025 gelten. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – auch das Versenden von Rechnungen wird dann zur Pflicht. 

Aber kein Grund zur Panik, es gibt einige Übergangsregelungen, die Ihnen etwas mehr Zeit für die Umstellung geben.

Übergangsregelungen für E-Invoicing

Kurz zusammengefasst, lauten die weichenstellenden Regelungen:

• Bis Ende 2025 können weiterhin Papierrechnungen versendet werden.

• Ab 2026 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. 

• Bis Ende 2027 können EDI-Verfahren für den Rechnungsversand genutzt werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für Rechnungsempfänger als auch für Rechnungssteller.

Vorteile für Rechnungssteller:

• Vereinfachte Rechnungsstellung mit reduzierten manuellen Prozessen

• Verkürzte Durchlaufzeiten zur Beschleunigung der Bearbeitung

• Pünktliche Zahlungen

• Einsparpotenziale durch Reduzierung von Portokosten

• Geringerer Papierverbrauch und Wegfall von Transportwegen

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Vorteile für Rechnungsempfänger:

• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisierten Import der Rechnungsdaten

• Erhöhung der Datenqualität durch geringeres Fehlerrisiko

• Einsparungspotenziale in der Rechnungsbearbeitung (kein Porto, kein Papier)

• Ermöglichung einer dezentralen Rechnungsverarbeitung

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Die richtige Vorbereitung auf die Reform

Finanzteams sollten schon jetzt damit beginnen, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der Zeit und Fachwissen erfordert. Warten Sie mit der Umstellung also nicht bis zur letzten Minute. 

5 Schritte zum erfolgreichen Übergang

Im Folgenden haben wir die 5 wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Transformation zur E-Rechnung beachten sollten:

1. Analyse der Auswirkungen

Die Analyse des Ist- und Soll-Zustandes ist entscheidend für eine effektive Planung des Übergangs. Bewerten Sie die aktuellen Anforderungen Ihrer Organisation an die Rechnungsstellung. Ermitteln Sie, welche bestehenden Prozesse durch E-Invoicing optimiert werden können.

2. Wählen Sie eine passende Plattform

Digitale Tools ermöglichen die Zentralisierung von Finanzprozessen, die automatische Erfassung von Rechnungen und die nahtlose Integration mit E-Invoicing-Systemen. Lösungen für die Ausgabenverwaltung wie Spendesk können ebenfalls Unterstützung bieten und den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern. 

Vergewissern Sie sich, dass Sie über die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren E-Invoicing-Plattformen gut informiert sind. Achten Sie außerdem darauf, dass die Tools den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen und sich wirklich effektiv in Ihr bestehendes System integrieren lassen.

3. Aktualisierung von Ausgabenprozessen und -richtlinien

Überprüfen und ändern Sie die aktuellen Prozesse für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen, um die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren. Dies kann die Aktualisierung interner Richtlinien und die Erstellung neuer Richtlinien für Mitarbeitende beinhalten.

4. Mitarbeitertraining

Schulen Sie Ihre Teams in der Nutzung der neuen Plattform. Jede:r muss mit den internen Regeln und Prozessen vertraut sein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

5. Einrichtung der elektronischen Berichterstattung

Um Ausgangsrechnungsdaten mit dem öffentlichen Rechnungsportal auszutauschen, müssen Sie Ihr Informations- und Verwaltungssystem aktualisieren oder ein spezielles Verwaltungstool verwenden.

6. Unterstützung für Lieferanten

Sobald Sie Ihre Tools und Prozesse angepasst haben, müssen Sie Ihre Partner über diese Änderungen informieren. Setzen Sie Ihre Lieferanten also rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Kenntnis. Und bieten Sie Ihnen weitere Unterstützung, wenn nötig. 

Fazit

Die Digitalisierung ist der entscheidende Faktor für Effizienz und Erfolg in der Ära der elektronischen Rechnungsstellung. Um die zahlreichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung vollständig nutzen zu können, ist eine zeitnahe Anpassung und strikte Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Daher ist schnelles Handeln geboten!

Auch wir bei Spendesk arbeiten akut daran, die Umstellung zur E-Rechnung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Wir halten Sie über Informationen zur nahtlosen Integration von E-Rechnungen in Spendesk auf dem Laufenden! 

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