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Die E-Rechnungspflicht ist in Deutschland bereits in Kraft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze inklusive Kleinunternehmer.
Rechtsgrundlage sind die EU-Richtlinie 2014/55/EU und das Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde. Wenn in Ihrem Finanzteam noch Belege manuell erfasst und PDFs per E-Mail verschickt werden, betrifft Sie diese Umstellung unmittelbar. Eine E-Rechnung ist dabei kein digitalisiertes PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931; zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
In diesem Artikel erfahren Sie, wer ab wann betroffen ist, welche Formate zulässig sind und wie Sie Ihre Rechnungsprozesse GoBD-konform aufstellen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Die Ausstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.
- Auch Kleinunternehmer müssen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen; empfangen können müssen sie diese bereits seit dem 1. Januar 2025.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, kein PDF; zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
- Rechnungen müssen GoBD-konform und 8 Jahre lang unveränderbar sowie maschinell auswertbar archiviert werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ermöglicht die nahtlose maschinelle Übermittlung und elektronische Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Sie umfasst die digitale Erstellung, elektronische Übermittlung und medienbruchfreie Weiterbearbeitung sämtlicher relevanter Informationen in einem strukturierten Datensatz.
Genauer gesagt ist die E-Rechnung eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, gemäß der europäischen Norm EN 16931.
Elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten, erfordert strukturierte Datenformate. Formate wie PDF-Dokumente, .tif oder .jpeg sind hierfür nicht ausreichend, da sie keine strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte und elektronische Verarbeitung notwendig sind.
Kurz: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung ohne manuelles Abtippen. PDF-, JPG- oder TIF-Dateien allein sind keine E-Rechnungen, da sie keine strukturierten Daten enthalten.
Aktuell werden zwei Hauptformate unterstützt:
XRechnung und Zugferd
Weitere strukturierte Formate wie Factur-X, die französische Variante von ZUGFeRD, sind ebenfalls zulässig, sofern sie die technischen Anforderungen erfüllen, die in der CEN-Norm EN 16931 festgelegt sind.
Mehr Informationen finden Sie im BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
XRechnung vs. ZUGFeRD – welches Format wann?
Bevor Sie sich für ein Format entscheiden, hier die wichtigsten Unterschiede:
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Faustregel
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) → XRechnung ist Pflicht.
- Rechnungen an B2B-Kunden → ZUGFeRD ist meist die praktischere Wahl, da sie auch visuell prüfbar bleibt.
Weitere Details finden Sie in unseren Deep-Dive-Artikeln zu XRechnung und ZUGFeRD.
Pflichtangaben auf einer E-Rechnung
Damit eine E-Rechnung rechtlich gültig ist, muss sie – zusätzlich zum strukturierten Format – alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach Paragraph 14 Abs. 4 UStG enthalten:
Vollständiger Name & Anschrift des leistenden Unternehmens
Vollständiger Name & Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Ware / Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt (Netto) und im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatte)
Angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei Gutschriften: Angabe „Gutschrift"
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) gelten vereinfachte Angaben – diese sind bis Ende 2027 zudem von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Wichtig: Diese Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil der E-Rechnung enthalten sein, nicht nur im PDF-Teil bei ZUGFeRD. Nur so ist eine korrekte maschinelle Verarbeitung und Vorsteuerabzug beim Empfänger möglich.
Exkurs: E-Rechnung im B2G-Bereich
Besonders im öffentlichen Sektor (B2G) ist die Nutzung solcher Formate verpflichtend. Hier kommen Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zum Einsatz, um die Einreichung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sicherzustellen. Diese Plattformen tragen dazu bei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den Rechnungsprozess zu standardisieren.
Im B2B-Bereich hingegen gibt es keine vergleichbaren zentralen Plattformen, da die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen flexibler gehandhabt werden kann. Unternehmen setzen hier häufig auf direkte elektronische Schnittstellen zwischen ERP-Systemen, die mithilfe von Standards wie EDI (Electronic Data Interchange) eine automatisierte Übermittlung und Verarbeitung ermöglichen.
Durch die Automatisierung und Standardisierung der Rechnungsstellung – ob im B2B oder B2G – werden nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch Fehlerquellen reduziert und die Effizienz gesteigert. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren zudem von einer verbesserten Compliance mit nationalen und internationalen Vorgaben sowie von einer zukunftssicheren Digitalisierung ihrer Prozesse.
Elektronische Rechnung - Pflicht seit 2025
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Seitdem müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt und richtet sich nach dem Vorjahresumsatz.
Allerdings gelten weiterhin gestaffelte Übergangsregelungen, die Unternehmen unterschiedlich lange Zeit für die Umstellung geben. Diese Fristen gelten für die E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich:
Zeitpunkt | Wer betroffen ist | Pflicht bzw. Regelung |
|---|---|---|
Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen | Müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über €800.000 | Müssen E-Rechnungen ausstellen |
Bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit Umsatz bis €800.000 | Dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden; EDI-Verfahren bleiben zulässig |
Ab 1. Januar 2028 | Alle inländischen B2B-Unternehmen inklusive Kleinunternehmer | Müssen E-Rechnungen ausstellen |
Für alle Fragen und Antworten rund um das Thema E-Rechnungen (B2B) besuchen Sie diese offizielle FAQ-Seite vom Bundesfinanzministerium.
Wer ist von der elektronischen Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt im Einklang mit den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), welche Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Sie wurde in Übereinstimmung mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) umgesetzt.
Die verpflichtende E-Rechnung gilt für steuerpflichtige Dienstleistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob sie haupt- oder nebenberuflich ausgeführt werden. Voraussetzung ist, dass beide Parteien, der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger, im Inland ansässig sind.
Dies bedeutet, dass entweder ein Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am betreffenden Umsatz beteiligt ist, im Inland vorhanden sein muss. Fehlt ein Sitz, reicht auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland aus. Eine Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland allein, ohne Wohnsitz, führt nicht zur Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ab 2028 wird zudem auch von Kleinunternehmern verlangt, E-Rechnungen für B2B-Geschäfte auszustellen. Wichtig zu beachten ist, dass Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU derzeit nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.
Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Ausstellungspflicht sind sie noch bis Ende 2027 ausgenommen – ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht auch für sie. Wer als Kleinunternehmer B2G-Aufträge annimmt (z. B. Behördenkunden), ist bereits heute zur XRechnung verpflichtet.
Übrigens: Steuerfreie Leistungen, Fahrausweise (bis zum Jahr 2027), und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.
Vorteile der elektronischen Rechnung ab 2025
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für Rechnungsempfangende als auch für Rechnungsstellende.
Vorteile für Rechnungsstellende:
Vereinfachte Rechnungsstellung mit reduzierten manuellen Prozessen
Verkürzte Durchlaufzeiten zur Beschleunigung der Bearbeitung
Die elektronische Verarbeitung ermöglicht pünktliche Zahlungen
Einsparpotenziale durch Reduzierung von Portokosten
Geringerer Papierverbrauch und Wegfall von Transportwegen
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfangende:
Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisierten Import der Rechnungsdaten
Erhöhung der Datenqualität durch geringeres Fehlerrisiko
Einsparungspotenziale in der Rechnungsbearbeitung (kein Porto, kein Papier)
Ermöglichung einer dezentralen Rechnungsverarbeitung
Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Die richtige Vorbereitung auf die Reform
Finanzteams sollten ihre Rechnungsprozesse jetzt zügig digitalisieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist ein komplexer Prozess, der Zeit und Fachwissen erfordert. Unternehmen, die bisher noch nicht umgestellt haben, sollten daher unverzüglich handeln.
Fünf Schritte zum erfolgreichen Übergang
Im Folgenden haben wir die fünf wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Transformation zur E-Rechnung in 2025 beachten sollten:
1. Analyse der Auswirkungen
Die Analyse des Ist- und Soll-Zustandes ist entscheidend für eine effektive Planung des Übergangs. Bewerten Sie die aktuellen Anforderungen Ihrer Organisation an die Rechnungsstellung. Ermitteln Sie, welche bestehenden Prozesse durch E-Invoicing optimiert werden können.
2. Wählen Sie eine passende Plattform
Digitale Tools ermöglichen die Zentralisierung von Finanzprozessen, die automatische Erfassung von Rechnungen und die nahtlose Integration mit E-Invoicing-Systemen. Lösungen für die Ausgabenverwaltung wie Spendesk können ebenfalls Unterstützung bieten und den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.
Vergewissern Sie sich, dass Sie über die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Plattformen gut informiert sind. Achten Sie außerdem darauf, dass die Tools den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen und sich wirklich effektiv in Ihr bestehendes System integrieren lassen.
3. Aktualisierung von Ausgabenprozessen und -richtlinien
Überprüfen und ändern Sie die aktuellen Prozesse für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen, um die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren. Dies kann die Aktualisierung interner Richtlinien und die Erstellung neuer Richtlinien für Mitarbeitende beinhalten.
4. Training von Mitarbeitenden
Viele Ihrer Mitarbeitenden fragen sich bestimmt „Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung überhaupt?" Schulen Sie Ihre Teams daher in der Nutzung der neuen Richtlinien und Plattformen. Jede:r muss mit den internen Regeln und Prozessen vertraut sein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel: „Anleitung & Tipps für E-Invoicing in Deutschland".
5. Unterstützung für Lieferanten
Sobald Sie Ihre Tools und Prozesse angepasst haben, müssen Sie Ihre Partner über diese Änderungen informieren. Setzen Sie Ihre Lieferant:innen also rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Kenntnis. Und bieten Sie Ihnen weitere Unterstützung, wenn nötig.
Fazit
Die Digitalisierung ist der entscheidende Faktor für Effizienz und Erfolg in der Ära der elektronischen Rechnungsstellung. Um die zahlreichen Vorteile der E-Rechnung vollständig zu nutzen und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, sollten Unternehmen jetzt sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme compliant sind. Wer noch nicht umgestellt hat, sollte unverzüglich handeln.
Mit Spendesk ist die Verarbeitung von E-Rechnungen denkbar einfach: Dank der Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung erfüllt Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen schnell und mühelos. Rechnungen werden GoBD-konform gespeichert und automatisch sicher verarbeitet – ganz gleich, ob per Upload, über eine Rechnungs-Mailbox oder per E-Mail-Weiterleitung.
Sie wollen mehr zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen.
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