E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Unterschiede, Pflichten und Fristen ab 2027

Eine PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist die Datenstruktur, nicht der Übermittlungsweg. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die Software direkt auslesen und weiterverarbeiten kann. Eine einfache PDF-Datei bildet die Rechnung dagegen nur visuell ab und gilt rechtlich als sonstige Rechnung.

Das hat Folgen für Empfang, Prüfung, Vorsteuerabzug und Archivierung. Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung, vergleicht XRechnung und ZUGFeRD und zeigt, was Unternehmen bis 2027 und 2028 beachten müssen.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die Rechnungsdaten stehen dabei in festgelegten Feldern und können automatisch verarbeitet werden. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die unter anderem Pflichtangaben und Datenstrukturen für elektronische Rechnungen definiert. Mehr zu den Anforderungen finden Sie in unserem Beitrag zur elektronischen Rechnung.

Eine einfache PDF-Rechnung enthält dagegen meist nur Text und grafische Elemente. Sie kann zwar per OCR, also optischer Zeichenerkennung, ausgelesen werden. Dadurch wird sie aber nicht zu einer E-Rechnung. Umsatzsteuerrechtlich gilt sie weiterhin als sonstige Rechnung.

Auch der Versandweg entscheidet nicht über das Format. Eine PDF kann per E-Mail eingehen und bleibt trotzdem eine PDF-Rechnung. Eine strukturierte E-Rechnung kann ebenfalls per E-Mail, über eine Schnittstelle, ein Portal oder einen zentralen Speicherort übermittelt werden.

Bei einer PDF-Rechnung müssen Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und weitere Angaben häufig manuell oder per OCR übertragen. Bei einer E-Rechnung liegen diese Daten bereits strukturiert vor. Das reduziert Übertragungsfehler und erleichtert die Weiterverarbeitung.

PDF, ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

XRechnung und ZUGFeRD können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt sie nicht.

XRechnung

Eine XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz ohne eigene visuelle Darstellung. Die Datei sieht beim Öffnen häufig wie technischer Code aus. Für die Prüfung durch Mitarbeitende braucht es deshalb einen geeigneten Viewer.

Die XRechnung wurde zunächst vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt. Inzwischen wird sie auch im B2B-Geschäft eingesetzt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es besteht aus:

• einer PDF/A-3-Datei mit der visuellen Rechnung

• einer eingebetteten XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten

Die PDF-Komponente ist für die menschliche Ansicht gedacht. Die XML-Komponente kann von Software ausgelesen werden.

Bei Abweichungen zwischen PDF und XML ist grundsätzlich der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb muss die vollständige ZUGFeRD-Datei unverändert archiviert werden, nicht nur die sichtbare PDF-Darstellung.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

Bei ZUGFeRD kommt es auf Version und Profil an. Nach der aktuellen Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 grundsätzlich als E-Rechnung. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, da sie nicht alle erforderlichen Rechnungsdaten strukturiert enthalten.

Fragen Sie Lieferant:innen bei der Umstellung deshalb nicht nur nach „ZUGFeRD“, sondern auch nach der verwendeten Version und dem konkreten Profil.

Bis wann sind PDF-Rechnungen noch zulässig?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich inländische B2B-Umsätze. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Beim Empfang müssen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 vorbereitet sein.

Für einzelne Rechnungsarten gelten Ausnahmen. Dazu gehören unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

• Fahrausweise

• bestimmte steuerfreie Umsätze

• Rechnungen an Privatkund:innen

Kleinunternehmer:innen müssen für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie trotzdem.

Die konkrete Anwendung hängt vom Umsatz, der Art des Umsatzes und möglichen Ausnahmen ab. Für die Umstellung sollten Unternehmen die aktuellen BMF-FAQ zur E-Rechnung und die eigene Steuerberatung berücksichtigen.

Was passiert, wenn trotz Pflicht eine PDF-Rechnung eingeht?

Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist kann eine einfache PDF-Rechnung formal nicht mehr ausreichen, wenn für den Umsatz eine E-Rechnung vorgeschrieben ist. In diesem Fall sollte das Rechnung empfangende Unternehmen eine korrigierte oder neue, konforme Rechnung anfordern.

Eine Rechnung sollte nicht pauschal zurückgewiesen werden, ohne die konkrete Situation zu prüfen. Entscheidend sind unter anderem:

• der Vorjahresumsatz des ausstellenden Unternehmens

• der Zeitpunkt der Rechnung

• die Art des Umsatzes

• mögliche gesetzliche Ausnahmen

• die Frage, ob nur ein technischer Formatfehler oder auch ein inhaltlicher Fehler vorliegt

Ist eine Berichtigung erforderlich und besteht bereits eine E-Rechnungspflicht, sollte auch die Berichtigung in einem zulässigen strukturierten Format erfolgen. Fehlende Pflichtangaben einfach in einer separaten E-Mail nachzureichen, reicht nicht immer aus.

Für die Prüfung sollten Unternehmen technische Validierung und fachliche Rechnungsprüfung voneinander trennen. Ein technischer Check zeigt, ob die Datei dem erwarteten Format entspricht. Die sachliche und rechnerische Prüfung klärt, ob Leistung, Betrag, Steuersatz und weitere Pflichtangaben stimmen.

Der digitale Rechnungseingang verbindet Papierrechnungen, PDF-Dokumente und strukturierte Rechnungsdaten.

Vorsteuerabzug und Archivierung

Das Rechnungsformat wird Teil der Rechnungsprüfung, sobald die E-Rechnung verpflichtend ist. Eine nicht konforme sonstige Rechnung kann dazu führen, dass eine Berichtigung erforderlich ist, bevor der Vorsteuerabzug sicher geltend gemacht werden kann.

Bei der Archivierung gilt:

• Eine XRechnung muss als ursprüngliche XML-Datei aufbewahrt werden.

• Eine ZUGFeRD-Rechnung muss als vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei erhalten bleiben.

• Eine reine PDF-Visualisierung oder ein Ausdruck reicht bei einer XRechnung allein nicht aus.

• Die gespeicherte Datei muss unverändert und nachvollziehbar archiviert werden.

Die GoBD verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und eine nachvollziehbare Dokumentation der eingesetzten Systeme und Prozesse. Die Anforderungen beziehen sich auch auf vor- und nachgelagerte Systeme sowie auf Schnittstellen .

Für Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine verkürzte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher und Jahresabschlüsse unterliegen weiterhin längeren Fristen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre Systeme unterschiedliche Belegarten und Aufbewahrungsfristen korrekt behandeln.

Zur Verfahrensdokumentation gehören unter anderem:

• die verschiedenen Eingangskanäle

• technische Validierung und Weiterverarbeitung

• Freigabe- und Prüfprozesse

• Archivierung des Originals

• Korrektur- und Änderungsprozesse

• Rollen und Berechtigungen

• Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei

So verarbeiten Sie einen gemischten Rechnungseingang

In vielen Unternehmen treffen PDF-Rechnungen, Papierbelege, XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien gleichzeitig ein. Für eine zuverlässige Verarbeitung sollte jede Datei zunächst ihrem Format zugeordnet werden.

Drei Fragen helfen bei der ersten Einordnung:

Liegt eine XML-Datei vor?

1. Dann handelt es sich möglicherweise um eine XRechnung oder ein anderes strukturiertes Format. Prüfen Sie die Datei mit einem geeigneten Viewer oder Validator.

Enthält eine PDF-Datei eine eingebettete XML-Datei?

1. Dann handelt es sich wahrscheinlich um eine ZUGFeRD-Rechnung. Prüfen Sie Version und Profil.

Handelt es sich um eine einfache PDF-Datei, einen Scan oder ein Foto?

1. Dann liegt eine sonstige Rechnung vor. OCR kann die Daten erfassen, ändert aber nicht den rechtlichen Charakter des Dokuments.

Ein zentraler Rechnungseingang verhindert, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern, Chatverläufen oder einzelnen Lieferant:innenportalen verloren gehen. Ein sinnvoller Prozess umfasst:

1. zentralen Eingang

2. technische Validierung

3. Format- und Dublettenprüfung

4. sachliche und rechnerische Prüfung

5. Freigabe

6. Buchung

7. Zahlung

8. Archivierung des Originals

Spendesk unterstützt die Erfassung von Rechnungsdaten, Freigabeworkflows und die Übergabe von Rechnungen und Belegen an DATEV. Je nach Eingangskanal sollten Unternehmen prüfen, ob strukturierte E-Rechnungsdaten vollständig erhalten bleiben .

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung im Alltag?

Der wichtigste Vorteil liegt in der strukturierten Datenübertragung. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und weitere Angaben müssen nicht mehr vollständig aus einem unstrukturierten Dokument übertragen werden.

Das kann:

• Übertragungsfehler reduzieren

• Freigaben beschleunigen

• Skontofristen besser nutzbar machen

• Rückfragen der Steuerkanzlei reduzieren

• Kontierung und Buchung vorbereiten

• Prüfpfade vereinheitlichen

• Archivierung erleichtern

Die E-Rechnung hat aber auch Grenzen. Für XRechnungen braucht das Finanzteam einen Viewer. Nicht alle Lieferant:innen sind technisch vorbereitet. Bei ZUGFeRD müssen Version und Profil geprüft werden. Außerdem ersetzt ein strukturiertes Format keine sachliche Rechnungsprüfung.

Das sollten Sie bei der Umstellung beachten

Beginnen Sie mit Ihren wichtigsten Lieferant:innen und häufigsten Rechnungstypen. Legen Sie eine zentrale Rechnungsadresse fest und definieren Sie, welche Dateiformate dort angenommen werden.

Prüfen Sie außerdem:

• Werden XML-Dateien unverändert übernommen?

• Bleiben ZUGFeRD-Dateien vollständig erhalten?

• Gibt es eine technische Validierung?

• Werden doppelte Rechnungen erkannt?

• Können Rechnungen lesbar dargestellt werden?

• Lassen sich Kostenstellen und Freigaben abbilden?

• Werden Belegbilder und strukturierte Daten gemeinsam archiviert?

• Können die Daten an DATEV oder eine andere Buchhaltung übergeben werden?

• Ist der Prozess in der Verfahrensdokumentation beschrieben?

Die Umstellung gelingt am zuverlässigsten, wenn Finanzteam, IT, Fachabteilungen und Steuerkanzlei gemeinsam vorgehen.