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Eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail, über ein Portal oder als strukturierte E-Rechnung ins Unternehmen. Danach muss sie erfasst, geprüft, kontiert, freigegeben, bezahlt und archiviert werden. In vielen Unternehmen liegen diese Schritte jedoch noch in unterschiedlichen Postfächern, Tabellen und Systemen.
Accounts-Payable-Software bündelt diesen Prozess. Sie digitalisiert die Kreditorenbuchhaltung von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung und übergibt geprüfte Daten anschließend an die Buchhaltungssoftware. Für Unternehmen mit DATEV bedeutet das: Die Buchhaltung muss nicht ersetzt werden. Stattdessen wird der Prozess vor der eigentlichen Buchung besser strukturiert.
Das Wichtigste in Kürze
- Accounts-Payable-Software digitalisiert die Kreditorenbuchhaltung von der Rechnungserfassung über die Freigabe bis zur Zahlung.
- Sie ergänzt DATEV oder eine andere Buchhaltungssoftware, ersetzt aber nicht automatisch das Hauptbuch, den Jahresabschluss oder die fachliche Rechnungsprüfung.
- Zu den wichtigsten Funktionen gehören automatische Datenerfassung, Dublettenprüfung, Freigabeworkflows, Kontierung, Drei-Wege-Abgleich und Zahlungssteuerung.
- Eine gute DATEV-Anbindung überträgt Buchungsdaten und Belegbilder gemeinsam und reduziert dadurch manuelle Nacharbeit.
- E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format verarbeitet und im ursprünglichen Format archiviert werden.
- Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Bücher und Jahresabschlüsse gelten längere Fristen.
- AP-Software lohnt sich besonders, wenn Rechnungen über mehrere Kanäle eingehen, mehrere Personen freigeben oder die Buchhaltung viele Daten manuell verarbeitet.
Was bedeutet Accounts Payable?
Accounts Payable, kurz AP, ist der englische Begriff für Kreditorenbuchhaltung. Gemeint sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, also Rechnungen, die ein Unternehmen an Lieferant:innen oder Dienstleister:innen bezahlen muss.
Accounts-Payable-Software steuert den sogenannten Invoice-to-Pay-Prozess. Dieser beginnt mit dem Rechnungseingang und endet mit der Zahlung. Dazwischen liegen die Erfassung, Prüfung, Kontierung, Genehmigung, Archivierung und Übergabe an die Buchhaltung.
Die Software richtet sich deshalb nicht nur an das Finanzteam. Auch budgetverantwortliche Personen in den Fachbereichen arbeiten damit, wenn sie Rechnungen prüfen oder freigeben. Die Finanzleitung erhält einen Überblick über offene Verbindlichkeiten, Zahlungsfristen und Budgets.
Ein typischer Anwendungsfall sieht so aus: Ein Unternehmen erhält monatlich mehrere hundert Lieferantenrechnungen. Die Dokumente landen bislang in verschiedenen Postfächern und werden anschließend manuell in DATEV übertragen. Niemand sieht auf Anhieb, ob eine Rechnung bereits freigegeben, noch in Prüfung oder schon bezahlt ist. Eine AP-Lösung macht diesen Status transparent und führt die einzelnen Prozessschritte zusammen.
Was ist der Unterschied zwischen AP-Software und Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungssoftware verarbeitet Geschäftsvorfälle im Hauptbuch. Sie stimmt Konten ab, erstellt Auswertungen und unterstützt Steueranmeldungen sowie Jahresabschlüsse.
Accounts-Payable-Software organisiert dagegen die Arbeit, die vor der Buchung stattfindet. Sie erfasst Rechnungen, prüft Daten, koordiniert Freigaben, überwacht Zahlungsfristen und bereitet Buchungsvorschläge vor.
Aufgabe | Accounts-Payable-Software | Buchhaltungssoftware |
Rechnungseingang | Erfassung per E-Mail, Upload oder E-Rechnung | Übernahme vorbereiteter Daten |
Rechnungsprüfung | Pflichtangaben, Dubletten, Beträge und Zahlungsbedingungen | Verarbeitung der Buchung |
Freigabe | Workflows nach Betrag, Kostenstelle oder Gesellschaft | Nicht immer zentraler Bestandteil |
Kontierung | Vorschläge für Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel | Buchung im Hauptbuch |
Zahlung | Vorbereitung oder Ausführung von Zahlungen | Verarbeitung von Bank- und Buchungsdaten |
Ergebnis | Geprüfte und freigegebene Rechnung | Buchung, Auswertung und Abschluss |
AP-Software ersetzt deshalb nicht automatisch DATEV. Sie ergänzt DATEV um die Prozess- und Kontrollschritte vor der eigentlichen Buchung.
Eine reine OCR-Lösung geht weniger weit. Sie liest Rechnungsdaten aus einem Dokument aus, überlässt Freigabe, Zahlung und Archivierung aber möglicherweise anderen Systemen. Eine Procure-to-Pay-Plattform setzt wiederum früher an und steuert zusätzlich Bedarfsanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge.
Welche Funktionen sollte Accounts-Payable-Software bieten?
Zentraler Rechnungseingang
Rechnungen sollten über einen zentralen digitalen Eingang verarbeitet werden können. Dafür kommen ein eigenes Rechnungs-Postfach, ein Upload, ein Lieferantenportal, eine Schnittstelle oder ein strukturierter E-Rechnungskanal infrage.
Ein zentraler Eingang reduziert das Risiko, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern verloren gehen. Gleichzeitig entsteht ein einheitlicher Prozess für PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen.
Die Rechnungssoftware von Spendesk bündelt Lieferantenrechnungen und weitere Ausgaben an einem zentralen Ort.
Automatische Datenerfassung und Dublettenprüfung
OCR und weitere Verfahren zur automatischen Datenerfassung erkennen unter anderem Lieferant:in, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Netto- und Bruttobetrag sowie Umsatzsteuer.
Auf dieser Grundlage kann die Software Kontierungs- und Kostenstellenvorschläge erstellen. Diese Vorschläge reduzieren manuelle Eingaben, ersetzen aber nicht die fachliche Prüfung durch das Buchhaltungsteam.
Eine gute Lösung erkennt außerdem mögliche Dubletten. Sie kann beispielsweise melden, wenn eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer, demselben Lieferanten oder demselben Betrag bereits im System vorhanden ist.
Formelle und inhaltliche Rechnungsprüfung
Accounts-Payable-Software kann verschiedene Prüfungen automatisieren. Dazu gehören die Vollständigkeit wichtiger Rechnungsdaten, der Abgleich von Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie die Kontrolle von Zahlungsbedingungen und Fälligkeit.
Auch Lieferant:innen- und Bankdaten können überprüft werden. Ändert ein Lieferant eine Bankverbindung, sollte diese Änderung einen gesonderten Prüfprozess auslösen. Eine zweite Person kann die Änderung kontrollieren, bevor die neue Bankverbindung für Zahlungen verwendet wird.
Die inhaltliche Prüfung bleibt Aufgabe der zuständigen Personen. Nur der Fachbereich kann beurteilen, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde und ob der Rechnungsbetrag sachlich korrekt ist.
Freigabeworkflows
Freigabeworkflows leiten Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen weiter. Die Regeln können sich auf Betrag, Kostenstelle, Abteilung, Gesellschaft, Ausgabenart oder Projekt beziehen.
Eine Rechnung bis zu 2.500 Euro kann beispielsweise durch eine budgetverantwortliche Person freigegeben werden. Für höhere Beträge kann eine zusätzliche Freigabe durch die Finanzleitung erforderlich sein.
Vertretungsregeln sorgen dafür, dass Rechnungen auch bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen bleiben. Ein vollständiger Prüfpfad dokumentiert, wer eine Rechnung wann geprüft, geändert, freigegeben oder abgelehnt hat.
Der digitale Rechnungsworkflow von Spendesk beschreibt, wie Rechnungseingang, OCR, Freigaben, DATEV und Zahlungen in einem Prozess zusammengeführt werden können.
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Bestellbezug und Drei-Wege-Abgleich
Bei Warenbestellungen kann die Software Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander vergleichen. Dieser Drei-Wege-Abgleich prüft, ob die berechnete Menge tatsächlich bestellt und geliefert wurde und ob Preis und Rechnungsbetrag übereinstimmen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen bestellt 1.000 Dichtungen zu je 2,40 Euro. Im Lager kommen jedoch nur 950 Stück an. Wenn die Rechnung trotzdem 1.000 Stück ausweist, sollte die Software einen Klärfall erzeugen, bevor die vollständige Rechnung bezahlt wird.
Nicht jede Rechnung benötigt einen Drei-Wege-Abgleich. Für Miete, Energie, Beratung oder Software-Abonnements sind meist andere Prüf- und Freigaberegeln sinnvoll. Die zuständige Person bestätigt hier die erbrachte Leistung und gibt die Rechnung anschließend frei.
Zahlungsworkflow und Skontofristen
Nach der Freigabe kann die Software Rechnungen für die Zahlung vorbereiten. Dabei berücksichtigt sie je nach Funktionsumfang Fälligkeiten, Skontofristen, Zahlungsbedingungen und Bankdaten.
Bei einer Rechnung über 8.500 Euro und einem Skonto von zwei Prozent entspricht der mögliche Preisnachlass 170 Euro. Wird die Rechnung zu spät freigegeben, kann dieser Betrag verloren gehen.
Auch die Zahlung selbst sollte einem kontrollierten Prozess folgen. Die Software kann freigegebene Rechnungen bündeln, einen Zahllauf vorbereiten und die Zuständigkeiten dokumentieren.
E-Rechnung und GoBD
Was ist eine E-Rechnung?
Nach Paragraph 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF ist deshalb grundsätzlich keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Für deutsche Unternehmen sind insbesondere zwei Formate relevant. XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
Bei ZUGFeRD hängt die Konformität davon ab, ob das verwendete Profil und die enthaltenen Daten den Anforderungen von EN 16931 entsprechen. Nicht jedes ZUGFeRD-Dokument erfüllt automatisch alle gesetzlichen Anforderungen.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gelten für bestimmte Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zusätzliche Ausstellungspflichten. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen und Übergangsregelungen bleiben bestehen.
Weitere Informationen finden Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht mit XRechnung und ZUGFeRD sowie im Artikel zu ZUGFeRD-Rechnungen.
Was bedeutet GoBD-konforme Aufbewahrung?
Die GoBD verlangen unter anderem, dass digitale Belege unveränderbar, nachvollziehbar, verfügbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Unternehmen benötigen außerdem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen eingehen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden.
Bei einer E-Rechnung reicht es deshalb nicht aus, nur eine ausgedruckte oder visuell erzeugte Darstellung aufzubewahren. Der strukturierte Originaldatensatz muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Für Rechnungen gilt nach Paragraph 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Buchungsbelege gilt nach Paragraph 147 AO ebenfalls eine Frist von acht Jahren. Bücher, Jahresabschlüsse und bestimmte weitere Unterlagen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Worauf kommt es bei der DATEV-Anbindung an?
Viele Unternehmen möchten ihre bisherige Buchhaltungssoftware behalten. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob ein Anbieter mit einer DATEV-Schnittstelle wirbt. Wichtig ist, welche Daten tatsächlich übertragen werden.
Prüfen Sie, ob die Lösung strukturierte Rechnungsdaten und Belegbilder gemeinsam übertragen kann. Ebenso relevant sind Sachkonten, Kostenstellen, Steuerschlüssel, Buchungsvorschläge und die Behandlung von Korrekturen.
Eine einfache Variante exportiert Buchungssätze als Datei. Die Belegbilder werden anschließend separat hochgeladen und manuell verknüpft. Bei einer engeren Integration werden strukturierte Belegdaten und digitale Belege gemeinsam an DATEV Unternehmen online übertragen.
Testen Sie die Verbindung mit echten Rechnungen. Dazu gehören eine PDF-Rechnung, eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung, eine Rechnung mit mehreren Kostenstellen, eine Rechnung ohne Bestellbezug und eine korrigierte Rechnung.
Für wen lohnt sich AP-Software?
Accounts-Payable-Software kann sich besonders lohnen, wenn Rechnungen über mehrere Kanäle eingehen, Freigaben regelmäßig per E-Mail nachgefasst werden oder die Buchhaltung viele Daten manuell erfasst.
Auch bei mehreren Gesellschaften, Kostenstellen und Freigabestufen kann eine zentrale Lösung den Alltag vereinfachen. Das Finanzteam sieht den Status offener Rechnungen, während die Fachbereiche innerhalb klarer Regeln selbstständig freigeben können.
Bei einem sehr kleinen Rechnungsvolumen mit wenigen Beteiligten kann ein gut dokumentierter manueller Prozess weiterhin ausreichen. Der Bedarf steigt jedoch häufig mit der Zahl der Rechnungen, Freigaben, Lieferant:innen und Gesellschaften.
Accounts-Payable-Software mit Spendesk
Spendesk verbindet die Verarbeitung von Lieferant:innenrechnungen mit weiteren Unternehmensausgaben. Dazu gehören Firmenkarten, Auslagen, Budgets, Freigaben, Zahlungen und Buchhaltungsintegrationen.
Für den Rechnungsprozess sind insbesondere die automatische Erfassung, konfigurierbare Freigaben, Kontierung, Kostenstellenzuordnung, DATEV-Anbindung und SEPA-Zahlungen relevant. Der genaue Funktionsumfang hängt vom gebuchten Produkt und der jeweiligen Konfiguration ab.
Unternehmen sollten die Lösung mit eigenen Rechnungen testen. Entscheidend ist, wie Belegdaten, Belegbilder, Freigaben und Buchungsvorschläge am Ende in den bestehenden Buchhaltungsprozess übergeben werden.
Fazit
Accounts-Payable-Software digitalisiert die Kreditorenbuchhaltung von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung. Sie ergänzt DATEV oder ein anderes Buchhaltungssystem, ersetzt aber nicht automatisch das Hauptbuch, den Jahresabschluss oder die fachliche Rechnungsprüfung.
Die wichtigsten Funktionen sind ein zentraler Rechnungseingang, automatische Datenerfassung, Dublettenprüfung, Freigabeworkflows, Drei-Wege-Abgleich, Zahlungssteuerung, Archivierung und DATEV-Integration.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen nicht nur auf OCR achten. Entscheidend ist, ob die Software den gesamten Rechnungsprozess transparent steuert und Belegdaten sowie Belegbilder ohne unnötige manuelle Schritte an die Buchhaltung übergibt.
Rechnungsprozesse mit Spendesk vereinfachen
Weniger manuelle Rechnungsarbeit, mehr Kontrolle: Sehen Sie, wie Spendesk Eingangsrechnungen, Freigaben, Zahlungen, Belege und DATEV in einem transparenten Prozess verbindet.
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