AP-Automatisierung für den Mittelstand: Anbieter, Funktionen und Auswahlkriterien

Im Sammelpostfach der Kreditorenbuchhaltung warten unzählige PDF-Rechnungen. Eine Freigabe hängt seit Tagen in einer E-Mail-Kette und eine neue XRechnung lässt sich ohne Viewer kaum lesen. Bis die Rechnung gebucht ist, ist die Skontofrist verstrichen.

Für mittelständische Unternehmen ist dieser Prozess besonders aufwendig, wenn mehrere Gesellschaften, unterschiedliche ERP-Systeme oder viele Lieferant:innen beteiligt sind. AP-Automatisierung setzt genau hier an. Sie kann Rechnungseingang, Datenerfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Zahlung und Archivierung in einem digitalen Prozess verbinden.

Die Anbieterlandschaft ist jedoch unübersichtlich. SAP-nahe Lösungen, internationale Procure-to-Pay-Suiten, KI-gestützte Erfassungstools und Ausgabenmanagement-Plattformen decken unterschiedliche Teile des Prozesses ab.

Dieser Artikel zeigt:

• Was AP-Automatisierung umfasst

• Welche Funktionen mittelständische Unternehmen benötigen

• Wie sich Anbieter und Lösungskategorien unterscheiden

• Welche Rolle SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und andere Systeme spielen

• Worauf Sie bei Datenschutz, GoBD, E-Rechnungen und Gesamtkosten achten sollten

Was ist AP-Automatisierung?

AP steht für Accounts Payable, auf Deutsch Kreditorenbuchhaltung. AP-Automatisierung digitalisiert die Prozesse rund um eingehende Lieferantenrechnungen.

Je nach Lösung können diese Schritte automatisiert oder unterstützt werden:

1. Rechnungseingang

2. Datenerfassung

3. Prüfung

4. Kontierung

5. Freigabe

6. Abgleich mit Bestellung und Wareneingang

7. Zahlung

8. Buchung

9. Archivierung

Das Ziel ist nicht, jede Rechnung ohne menschliche Beteiligung zu verarbeiten. Das Finanzteam soll vielmehr nur noch Ausnahmen prüfen, zum Beispiel fehlende Pflichtangaben, abweichende Beträge oder unbekannte Bankverbindungen.

Eine vollständige AP-Lösung dokumentiert außerdem, wer eine Rechnung wann geprüft, freigegeben oder geändert hat. Dadurch lassen sich Rückfragen im Monatsabschluss und in einer Betriebsprüfung schneller beantworten.

AP-Automatisierung, OCR und Purchase-to-Pay unterscheiden

Nicht jede Lösung, die Rechnungsdaten ausliest, automatisiert die gesamte Kreditorenbuchhaltung.

Eine reine Erfassungslösung nutzt OCR oder KI, um Daten aus PDF- und Papierrechnungen zu extrahieren. Freigabe, Zahlung und Archivierung erfolgen anschließend in einem anderen System.

Purchase-to-Pay, kurz P2P, beginnt früher. Der Prozess umfasst typischerweise:

• Bedarfsanforderung

• Bestellung

• Wareneingang

• Rechnung

• Zahlung

AP-Automatisierung konzentriert sich dagegen auf den Abschnitt ab Rechnungseingang. Wenn ein Unternehmen kaum Bestellungen nutzt, kann eine AP-Lösung ohne umfassendes P2P-Modul die passendere Wahl sein.

Welche Lösungskategorie passt zum Unternehmen?

Die passende Lösung hängt vor allem von der ERP-Landschaft, dem Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.

SAP-nahe AP-Automatisierung

Unternehmen mit SAP, Bestellwesen und Wareneingang benötigen häufig eine enge Verbindung zu ihren SAP-Stammdaten und Buchungsprozessen.

xSuite bietet eine SAP-nahe AP-Lösung mit zwei Integrationswegen: direkt eingebettet in SAP oder als Side-by-Side-Lösung auf der SAP Business Technology Platform.

Diese Kategorie passt besonders, wenn:

• viele Rechnungen einen Bestellbezug haben

• SAP das führende Finanz- und ERP-System ist

• Bestellungen und Wareneingänge für den Abgleich verfügbar sind

• Buchungen direkt mit SAP-Prozessen verbunden werden sollen

Internationale Procure-to-Pay-Suiten

Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, Ländern oder komplexen Einkaufsprozessen prüfen häufig internationale Suiten.

Basware positioniert seine Lösung im Bereich Procure-to-Pay und Invoice Automation. Relevant sind hier insbesondere der Rechnungseingang, elektronische Rechnungen und die Verbindung mit vorgelagerten Beschaffungsprozessen.

Diese Kategorie kann passen, wenn:

• mehrere Länder oder Gesellschaften beteiligt sind

• hohe Rechnungsvolumen verarbeitet werden

• E-Rechnungen aus verschiedenen Quellen eingehen

• Purchase-to-Pay und Kreditorenbuchhaltung gemeinsam gesteuert werden sollen

AP-Automatisierung für Microsoft Dynamics und andere ERP-Systeme

Medius bietet Lösungen für AP-Automatisierung und Integrationen mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics. Der Anbieter stellt außerdem Funktionen für Risikoprüfung und Betrugsprävention heraus.

Diese Kategorie ist interessant, wenn:

• Microsoft Dynamics das führende ERP-System ist

• Rechnungen und Zahlungen eng mit dem ERP verbunden werden sollen

• Freigaben, Abweichungen und Risiken zentral bearbeitet werden sollen

• Standardkonnektoren den Integrationsaufwand begrenzen können

Cloud-Suiten für AP und weitere Finanzprozesse

Esker verbindet Accounts Payable mit weiteren Source-to-Pay-Prozessen. Der Anbieter deckt außerdem Bereiche des Order-to-Cash-Prozesses ab.

Eine solche Suite kann passen, wenn Sie:

• Kreditoren- und Debitorenprozesse gemeinsam betrachten

• mehrere Finanzprozesse auf einer Plattform bündeln möchten

• eine Cloud-Lösung mit umfangreicher Prozessabdeckung suchen

KI-gestützte Dokumentenerfassung

Rossum konzentriert sich auf die KI-gestützte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Der Anbieter beschreibt unter anderem Integrationen für die Verarbeitung von Rechnungen und anderen Dokumenttypen. Eine offizielle Coupa-Integration ist ebenfalls verfügbar.

Diese Kategorie passt, wenn:

• ein bestehender Freigabeprozess bereits funktioniert

• die Rechnungserfassung der größte Engpass ist

• Daten aus vielen Formaten und Eingangskanälen verarbeitet werden

• die extrahierten Daten an ein vorhandenes ERP oder AP-System übergeben werden sollen

Ausgabenmanagement für Rechnungen, Karten und Auslagen

Nicht jedes mittelständische Unternehmen benötigt eine internationale AP-Suite. Wenn Rechnungen, Firmenkarten, Auslagen und Budgets gemeinsam gesteuert werden sollen, kann eine Ausgabenmanagement-Plattform besser zum Prozess passen.

Spendesk Rechnungsmanagement verbindet die Erfassung von Lieferantenrechnungen mit Freigaben, Budgets, Zahlungen und Ausgabeninformationen. Über die DATEV-Integration von Spendesk lassen sich Buchungsdaten und Belege an die Buchhaltung übergeben.

Diese Kategorie passt besonders, wenn:

• DATEV oder eine andere Buchhaltungssoftware im Mittelpunkt steht

• viele Rechnungen keinen Bestellbezug haben

• zusätzlich Firmenkarten und Auslagen verwaltet werden

• Freigaben schnell und auch mobil möglich sein sollen

• kein tief integriertes SAP-Warenwirtschaftssystem erforderlich ist

Welche Funktionen braucht eine AP-Lösung?

Eine AP-Lösung sollte mindestens fünf Funktionsbereiche abdecken: Rechnungseingang, Datenerfassung, Prüfung, Freigabe und Übergabe an Buchhaltung oder Zahlung.

Rechnungseingang über mehrere Kanäle

Rechnungen erreichen Unternehmen über:

• E-Mail

• Lieferantenportale

• Papierpost

• EDI

• XRechnung

• ZUGFeRD

• direkte Uploads

Eine Lösung sollte diese Eingangskanäle bündeln und jeder Rechnung einen eindeutigen Status zuweisen.

Bei E-Rechnungen ist zwischen Format und Lesbarkeit zu unterscheiden. Eine XRechnung besteht aus strukturiertem XML. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die rechtlich relevanten strukturierten Daten müssen verarbeitet und im Originalformat archiviert werden.

Die aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung sind für die Auswahl und Konfiguration der Lösung maßgeblich.

OCR und KI-gestützte Datenerfassung

Für PDF- und Papierrechnungen sollte die Lösung mindestens folgende Daten erkennen:

• Lieferant:in

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Leistungszeitraum

• Nettobetrag

• Umsatzsteuer

• Bruttobetrag

• Zahlungsziel

• Bankverbindung

• Bestellnummer

E-Rechnungen liefern viele dieser Daten bereits strukturiert. Das System muss sie trotzdem auf Vollständigkeit, Plausibilität und mögliche Fehler prüfen.

Pflichtangaben und Dublettenprüfung

Die Pflichtangaben einer Rechnung ergeben sich aus Paragraph 14 UStG. Eine AP-Lösung sollte fehlende oder widersprüchliche Angaben markieren und die Rechnung zur Prüfung zurückhalten können.

Eine Dublettenprüfung verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal verarbeitet wird. Das ist besonders wichtig, wenn ein Lieferant eine Rechnung zunächst per E-Mail und später zusätzlich per Post schickt.

Automatisierte Prozesse schaffen Raum für konzentrierte Abstimmung und fundierte Entscheidungen.

Freigabeworkflows nach Betrag und Kostenstelle

Freigabeworkflows legen fest, wer welche Rechnung prüfen und freigeben darf.

Ein mögliches Modell:

• Bis 5.000 Euro gibt die Kostenstellenverantwortung frei.

• Über 5.000 Euro prüft zusätzlich die Bereichsleitung.

• Neue Lieferant:innen benötigen eine separate Stammdatenprüfung.

• Wiederkehrende Rechnungen können über Regeln automatisch zugeordnet werden.

Die konkreten Grenzen hängen von Unternehmensgröße, Kostenstruktur und Risiko ab.

Vertretungsregeln sind ebenso wichtig. Wenn eine freigebende Person im Urlaub ist, darf eine Rechnung nicht mehrere Tage in deren Postfach liegen bleiben. Eine gute Lösung erinnert, eskaliert und leitet die Rechnung bei Bedarf an eine Vertretung weiter.

Eine Teamleitung im Marketing ist beispielsweise auf einer Messe, als die Rechnung des Messebauers eingeht. Sie prüft Positionen und Kostenstelle in der App und gibt die Rechnung mobil frei. Das Finanzteam muss keiner Freigabe hinterherlaufen und wird nicht zum Engpass für das Geschäft.

Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich

Beim Zwei-Wege-Abgleich vergleicht das System die Rechnung mit der Bestellung. Relevant sind unter anderem:

• Lieferant:in

• Menge

• Preis

• Bestellnummer

Beim Drei-Wege-Abgleich kommt der Wareneingang hinzu.

Der Einkauf bestellt 500 Lagerboxen. Im Lager kommen jedoch nur 480 an, während die Rechnung über 500 Stück lautet. Der Drei-Wege-Abgleich erkennt die Differenz von 20 Stück und hält die Rechnung zur Klärung zurück.

Das Finanzteam kann anschließend prüfen, ob eine Nachlieferung oder eine Gutschrift erfolgt.

Nicht jede Rechnung hat einen Bestellbezug. Das gilt beispielsweise für:

• Miete

• Software-Abos

• Beratung

• Versicherungen

• Telefon- und Energiekosten

Für diese Rechnungen gibt es keinen Wareneingang, den das System abgleichen kann. Hier übernehmen Kontierungsregeln, Kostenstellen und klare Freigaben die Kontrolle.

Zahlung, Skonto und Übergabe an die Buchhaltung

Nach der Freigabe kann die Lösung einen Zahlungsvorschlag erstellen. Dabei sollten Zahlungsziel und Skontofrist berücksichtigt werden.

Eine Rechnung über 20.000 Euro mit zwei Prozent Skonto spart 400 Euro, wenn sie innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt wird. Das System sollte solche Fristen sichtbar machen und priorisieren können.

Je nach Lösung erfolgt die Zahlung:

• direkt aus dem System

• über eine angebundene Bank

• über eine Zahlungsdatei

• über das ERP

• über die Buchhaltung oder Steuerberatung

Vor der Auswahl sollten Sie klären, wer die Zahlung tatsächlich ausführt und wo die endgültige Zahlungsfreigabe stattfindet.

Anbieter im Vergleich

Die folgende Übersicht ist eine erste Einordnung und keine allgemeingültige Anbieterempfehlung.

Anbieterpreise sind häufig nicht öffentlich. Die Kosten hängen unter anderem ab von:

• Rechnungsvolumen

• Anzahl der Gesellschaften

• Zahl der Nutzer:innen

• ERP- und Buchhaltungsintegrationen

• gebuchten Modulen

• Implementierungspartner

• Supportmodell

• Aufwand für Datenmigration und Schnittstellenpflege

Fordern Sie Angebote deshalb mit Ihren tatsächlichen Daten an. Geben Sie Rechnungsvolumen, Anteil der Bestellbezüge, Gesellschaftsstruktur und gewünschte Integrationen an.

Welcher Anbieter passt zu welchem Unternehmensprofil?

Ein Maschinenbauer mit 250 Mitarbeitenden arbeitet mit SAP, Bestellwesen und Wareneingangsbuchungen. Der hohe Anteil an Bestellrechnungen macht einen tiefen Drei-Wege-Abgleich wichtig. Eine SAP-nahe Lösung kann hier passender sein als ein allgemeines Erfassungstool.

Eine Agentur mit 60 Mitarbeitenden hat dagegen kaum Bestellungen. Die Bücher führt die Steuerberatung in DATEV, und die größte Herausforderung liegt bei Freigaben, Belegen und Zahlungen. Eine Ausgabenmanagement-Plattform kann für dieses Profil besser passen als eine komplexe Enterprise-Suite.

Ein Unternehmen mit drei Gesellschaften in Deutschland, Österreich und Polen benötigt möglicherweise eine Lösung mit mehreren Landesgesellschaften und unterschiedlichen Steuer- und Rechnungsformaten. In diesem Fall sollten Sie prüfen, ob alle Systeme, Länder und Gesellschaften tatsächlich unterstützt werden.

Die wichtigste Frage lautet daher nicht: „Welcher Anbieter ist insgesamt der beste?“

Die wichtigere Frage lautet:

Welche Rechnungen und Prozesse sollen automatisiert werden, und wo liegen die führenden Stammdaten?

AP-Automatisierung mit SAP, Microsoft Dynamics und DATEV verbinden

Die Integration folgt meistens einem von drei Mustern:

1. direkt eingebettet in das ERP

2. über einen Standardkonnektor

3. über Export und Import zwischen Systemen

SAP

Bei SAP unterscheiden Sie zwischen eingebetteten Lösungen und angebundenen Systemen. Eingebettete Lösungen arbeiten direkt mit SAP-Stammdaten, Bestellungen und Wareneingängen. Side-by-Side-Lösungen werden beispielsweise über die SAP Business Technology Platform angebunden.

Prüfen Sie:

• Werden Kreditorenstammdaten übernommen?

• Werden Bestellungen und Wareneingänge abgeglichen?

• Werden Buchungen an SAP zurückgeschrieben?

• Bleibt das Belegbild mit dem Buchungssatz verbunden?

• Wer pflegt die Schnittstelle nach SAP-Updates?

Microsoft Dynamics

Für Microsoft Dynamics 365 nutzen AP-Lösungen häufig Konnektoren. Prüfen Sie, ob der Konnektor Ihre konkrete Dynamics-Variante unterstützt und ob Daten in beide Richtungen übertragen werden.

Wichtig sind insbesondere:

• Kreditoren

• Kostenstellen

• Konten

• Bestellungen

• Wareneingänge

• Freigabestatus

• Buchungsdaten

• Belegbilder

DATEV

Viele mittelständische Unternehmen lassen ihre Finanzbuchhaltung von einer Steuerberatung in DATEV führen. Die AP-Lösung muss deshalb Buchungsdaten und Belege zuverlässig an DATEV übergeben können.

Prüfen Sie:

• Unterstützt die Lösung den gewünschten DATEV-Prozess?

• Werden Buchungsstapel und Belegbilder gemeinsam übertragen?

• Können Konten, Kostenstellen und Steuerschlüssel zugeordnet werden?

• Wie werden fehlgeschlagene Übertragungen gemeldet?

• Wer korrigiert fehlerhafte Exporte?

Bei Spendesk und DATEV lassen sich Rechnungen, Kartenzahlungen und Auslagen in einem Ausgabenprozess zusammenführen. Ob die Lösung für Ihr Unternehmen passt, sollten Sie mit Ihrem Rechnungsvolumen, Kontenplan und DATEV-Prozess testen.

GoBD und Freigabeanforderungen

Eine AP-Lösung sollte den Prozess so dokumentieren, dass Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung nachvollziehbar bleiben.

Die GoBD des Bundesfinanzministeriums bilden dafür den maßgeblichen Rahmen.

Achten Sie bei der Auswahl auf:

• nachvollziehbare Prüf- und Freigabeprotokolle

• eine Änderungshistorie für Belege und Buchungsdaten

• vollständige Erfassung eingehender und abgelehnter Rechnungen

• Sichtbarkeit von Liege- und Bearbeitungszeiten

• getrennte Rollen für Stammdatenpflege, Freigabe und Zahlung

• Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation

• unveränderbare Archivierung

Die Software allein macht den Prozess nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus System, Konfiguration, Berechtigungen und tatsächlicher Nutzung.

Ein staatliches GoBD-Zertifikat, das eine Lösung pauschal für alle Einsatzszenarien bestätigt, gibt es nicht. Die Verantwortung für die konkrete Buchführung und den Einsatz der Software bleibt bei Ihrem Unternehmen.

Aufbewahrung und E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie in Paragraph 147 AO und Paragraph 257 HGB.

Für E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz im Originalformat aufzubewahren. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Bei ZUGFeRD bleibt der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Für die E-Rechnung gelten in Deutschland mehrere Übergangsfristen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gelten die Vorgaben grundsätzlich für die übrigen inländischen B2B-Umsätze. Details und Ausnahmen finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Die wichtigsten Auswahlkriterien

Die passende Lösung sollten Sie anhand Ihrer tatsächlichen Prozesse bewerten.

ERP-Passung

Läuft die Lösung direkt im ERP, über einen Standardkonnektor oder über einen individuellen Export?

Rechnungsmix

Wie viele Rechnungen haben eine Bestellung? Wie viele sind Miete, Software, Beratung oder andere Rechnungen ohne Bestellbezug?

E-Rechnungen

Kann die Lösung XRechnung und ZUGFeRD empfangen, prüfen, lesbar darstellen und im Originalformat archivieren?

Freigaben

Unterstützt die Lösung Betragsgrenzen, Kostenstellen, Vertretungen, Eskalationen und mobile Freigaben?

Abgleich

Kann das System Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleiche durchführen? Wie werden Abweichungen behandelt?

DATEV und Buchhaltung

Werden Buchungssätze, Belege, Kontierungen und Kostenstellen korrekt übergeben?

Datenschutz und Hosting

Wo werden Rechnungs- und Lieferantendaten gespeichert? Welche Unterauftragnehmer:innen sind beteiligt? Welche Rollen- und Zugriffsrechte gibt es?

Gesamtkosten

Berücksichtigen Sie nicht nur die Lizenz, sondern auch:

• Einführung

• Datenmigration

• ERP- oder DATEV-Schnittstellen

• Implementierungspartner

• Schulung

• Support

• laufende Pflege

• zusätzliche Module

Support

Ein deutschsprachiger Support kann besonders wichtig sein, wenn die Buchhaltung im Monatsabschluss schnell Unterstützung benötigt.

Einführungsaufwand realistisch planen

Der Einführungsaufwand hängt stärker von der Architektur und Datenqualität ab als von der reinen Zahl der Funktionen.

Unabhängig von der Lösung fallen meistens vier Arbeitsblöcke an:

1. Stammdaten bereinigen

2. Freigabeworkflows definieren

3. Mit echten Rechnungen testen

4. Freigebende und Budgetverantwortliche schulen

Doppelte Kreditoren, veraltete Kostenstellen und uneinheitliche Kontierungen bremsen jede Automatisierung. Bereinigen Sie diese Daten deshalb vor dem Projektstart.

Eine kaufmännische Leitung vergleicht zwei Angebote. Das erste Angebot setzt auf ein SAP-Add-on mit Drei-Wege-Abgleich und einem Implementierungsprojekt. Das zweite Angebot ist eine Cloud-Lösung mit Standardkonnektor und DATEV-Export.

Wenn überwiegend Rechnungen ohne Bestellbezug eingehen, bezahlt das Unternehmen beim SAP-Add-on möglicherweise für Abgleichsfunktionen, die nur selten genutzt werden. Wenn dagegen viele Bestellungen und Wareneingänge verarbeitet werden, kann die tiefere ERP-Integration den zusätzlichen Aufwand rechtfertigen.

Rechnungen, Firmenkarten und Auslagen in einem System: Mit Spendesk Rechnungsmanagement erfassen Sie Lieferantenrechnungen, geben sie frei, steuern Zahlungen und übergeben Buchungsdaten an Ihre Buchhaltung.