Controlling-Software: Funktionen, Auswahlkriterien und Einführung

Am Monatsanfang ziehen viele Controller:innen und kaufmännische Leiter:innen ihr Reporting noch immer aus mehreren Excel-Dateien zusammen: eine Datei je Abteilung, eine für die Kostenstellen und eine für die Liquidität. Das Ergebnis kommt verspätet, Abweichungen werden erst nach dem Monatsabschluss sichtbar und die Datenaufbereitung bindet Zeit, die für Analyse und Steuerung fehlt.

Eine Controlling-Software soll Planung, Ist-Daten, Reporting und Forecasting in einem System verbinden. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen relevant sind, worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten, welche Rolle Integrationen und aktuelle Ausgabendaten spielen und wie die Einführung gelingt.

Welche Funktionen sollte eine Controlling-Software bieten?

Eine geeignete Lösung deckt den Steuerungskreislauf von der Planung über die Ist-Erfassung bis zur Abweichungsanalyse ab. Statt Daten aus mehreren Tabellen zusammenzuführen, arbeiten Controlling, das Finanzteam und Management mit einer gemeinsamen Datenbasis.

Reporting und Dashboards

Dashboards stellen zentrale Kennzahlen übersichtlich dar und machen Entwicklungen schneller sichtbar. Je nach Unternehmen können dazu beispielsweise gehören:

• Umsatz und Kosten

• Budget und Ist-Werte

• Kostenstellen und Kostenträger

• Liquidität

• Deckungsbeiträge

• offene Verpflichtungen

• Abweichungen und Trends

Achten Sie darauf, ob Kennzahlen frei definierbar sind und sich nach Gesellschaft, Abteilung, Kostenstelle, Kategorie oder Zeitraum filtern lassen. Ein Dashboard ist nur dann nützlich, wenn die dargestellten Daten aktuell, nachvollziehbar und für konkrete Entscheidungen relevant sind.

Budgetierung und Planung

Eine Controlling-Software sollte Budgets zentral planen, verwalten und mit tatsächlichen Ausgaben vergleichen können. Sinnvoll sind dabei:

• mehrere Planversionen

• rollierende Planung

• Freigaben für Budgets

• unterschiedliche Planungsebenen

• Zuordnung zu Kostenstellen und Teams

• Dokumentation von Änderungen

• Budget-vs.-Ist-Vergleiche

So erkennen Verantwortliche nicht erst am Monatsende, dass ein Budget überschritten wurde. Sie sehen frühzeitig, welche Bereiche sich planmäßig entwickeln und wo eine Anpassung erforderlich ist.

Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt, wo Kosten entstehen und welchen Bereichen oder Leistungen sie zugeordnet werden können. Eine Controlling-Software sollte deshalb mindestens Kostenstellen und Kostenträger abbilden können.

Je nach Planungstiefe sind außerdem Deckungsbeiträge, Gemeinkostenverteilungen und Profitabilitätsanalysen relevant. Welche Funktionen benötigt werden, hängt von Geschäftsmodell, Organisationsstruktur und Berichtswesen ab.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung stellt erwartete Ein- und Auszahlungen gegenüber. Eine Software kann dabei Bankdaten, offene Rechnungen, wiederkehrende Zahlungen und geplante Ausgaben zusammenführen.

Achten Sie auf:

• rollierende Liquiditätsvorschauen

• Szenarien für unterschiedliche Zahlungseingänge

• offene Forderungen und Verbindlichkeiten

• wiederkehrende Kosten

• Bankanbindungen

• Auswertungen nach Gesellschaft oder Konto

Die Liquiditätsplanung ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Sie ergänzt sie um eine vorausschauende Sicht auf die Zahlungsfähigkeit.

Forecasting und Szenarioplanung

Ein Forecast aktualisiert die Planung anhand neuer Ist-Daten und aktueller Annahmen. Mit einer Szenarioplanung können Sie beispielsweise untersuchen, wie sich veränderte Umsätze, Kosten oder Zahlungseingänge auf das Ergebnis auswirken.

Sinnvolle Funktionen sind:

• rollierende Forecasts

• Was-wäre-wenn-Szenarien

• automatische Aktualisierung von Ist-Werten

• Abweichungsanalysen

• Vergleich von Forecast-Versionen

• Kommentierung und Freigabe von Annahmen

Funktionsübersicht für den Mittelstand

Nicht jede Lösung deckt alle Bereiche gleich tief ab. Reine Controlling- oder CPM-Software ist häufig auf Planung, Konsolidierung und Analyse spezialisiert. 

Buchhaltungssoftware bietet oft grundlegende Auswertungen, stößt bei komplexer Planung aber an Grenzen. Ein Controlling-Modul im ERP-System hält die Daten nah an der Buchung, kann jedoch zusätzlichen Konfigurationsaufwand für individuelle Berichte erfordern.

Welche Kategorie passt, hängt von Planungstiefe, Organisationsstruktur, Anzahl der Gesellschaften und vorhandener Systemlandschaft ab.

Warum die Datenquellen entscheidend sind

Eine Controlling-Software ist nur so gut wie die Daten, die in sie einfließen. Sie kann Zahlen aus ERP, Buchhaltung und Bankkonten auswerten. Operative Ausgaben werden dort jedoch häufig erst sichtbar, wenn sie bereits gebucht oder bezahlt wurden.

Das betrifft beispielsweise:

• Firmenkartenzahlungen

• freigegebene Bestellungen

• Eingangsrechnungen

• wiederkehrende Abonnements

• Mitarbeitendenauslagen

• Ausgaben außerhalb der Richtlinien

Wenn diese Informationen erst nach dem Monatsabschluss in die Buchhaltung gelangen, zeigt das Controlling zwar korrekte Werte, aber nicht unbedingt die aktuelle finanzielle Situation.

Gebuchte Ausgaben und offene Verpflichtungen unterscheiden

Für eine realistische Steuerung sollten Sie mindestens zwischen drei Datenarten unterscheiden:

1. bereits gebuchte oder bezahlte Ausgaben

2. offene Verpflichtungen aus freigegebenen Bestellungen oder Rechnungen

3. geplante oder wiederkehrende Ausgaben

Erst die Kombination dieser Informationen zeigt, wie stark ein Budget tatsächlich belastet ist. Ein Reporting, das ausschließlich gebuchte Werte berücksichtigt, bildet vor allem die Vergangenheit ab.

Ausgaben vor der Buchung sichtbar machen

Mit Spendesk Budgets lassen sich Budgets mit Freigabeprozessen, Firmenkarten und Zahlungen verbinden. Budgetverantwortliche können dadurch bereits bei der Freigabe sehen, wie sich eine Ausgabe auf das verfügbare Budget auswirkt. Ausgaben außerhalb definierter Richtlinien lassen sich je nach Konfiguration stoppen oder zur zusätzlichen Prüfung weiterleiten.

Das schafft eine aktuellere Datengrundlage für das Controlling. Die technische Lösung ersetzt jedoch nicht die Definition von Budgetverantwortung, Freigaberegeln und Datenqualität.

Auswahlkriterien für Controlling-Software im Mittelstand

Im Mittelstand entscheidet nicht allein die Zahl der Funktionen. Ausschlaggebend ist, wie gut die Software zu den bestehenden Prozessen, Datenquellen und Verantwortlichkeiten passt.

Integration in Buchhaltung und ERP

Prüfen Sie zunächst, welche Systeme angebunden werden müssen. Dazu können gehören:

• ERP-System

• Finanzbuchhaltung

• DATEV

• Banken

• Zahlungsverkehr

• Ausgabenmanagement

• Personalwesen

• Warenwirtschaft

Für deutsche Unternehmen ist eine DATEV-Schnittstelle häufig relevant. Prüfen Sie dabei nicht nur, ob ein Export angeboten wird, sondern auch:

• Welche Daten werden übertragen?

• Werden Belegbilder mit Buchungssätzen verknüpft?

• Unterstützt die Lösung SKR03 oder SKR04?

• Lassen sich Kostenstellen und Kostenträger übergeben?

• Gibt es einen automatisierten Datenservice?

• Wie werden Fehler und Korrekturen verarbeitet?

DATEV unterscheidet unter anderem zwischen Datei-Schnittstellen und Datenservices für Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten. Stimmen Sie die konkrete Anbindung deshalb mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung ab.

Skalierbarkeit

Die Lösung sollte mit Ihrer Organisation wachsen können. Prüfen Sie, ob zusätzliche Kostenstellen, Gesellschaften, Währungen, Nutzer:innen und Datenmengen ohne grundlegenden Systemwechsel abgebildet werden können.

Besonders wichtig ist die Verwaltung mehrerer Gesellschaften. Achten Sie darauf, ob Berichte sowohl auf Einzelgesellschaftsebene als auch konsolidiert erstellt werden können.

Benutzerfreundlichkeit

Ein Controlling-System liefert nur dann verlässliche Daten, wenn es im Alltag genutzt wird. Die Anwendung sollte für Controller:innen, Budgetverantwortliche und Fachabteilungen verständlich sein.

Prüfen Sie:

• Wie viele Schritte benötigt eine Budgetanfrage?

• Können Nutzer:innen eigene Auswertungen erstellen?

• Sind Freigaben auch mobil möglich?

• Wie verständlich sind Dashboards und Benachrichtigungen?

• Welche Schulungen sind erforderlich?

• Können Fachabteilungen Daten selbst kommentieren oder ergänzen?

Benutzerfreundlichkeit ist kein nebensächliches Kriterium. Eine technisch leistungsfähige Software mit geringer Akzeptanz erzeugt weiterhin manuelle Nebenprozesse.

Compliance, Datenschutz und Datensicherheit

Digitale Finanzdaten enthalten sensible Informationen. Beziehen Sie deshalb folgende Punkte in die Auswahl ein:

• Rollen- und Rechtekonzept

• Protokollierung von Änderungen

• Verschlüsselung

• Datenstandort

• Auftragsverarbeitung

• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

• Exportmöglichkeiten

• Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung

Bei steuerlich relevanten Belegen sollten außerdem die Anforderungen der GoBD berücksichtigt werden. Eine Software ist nicht allein durch ihre Nutzung automatisch GoBD-konform. Entscheidend sind System, Konfiguration, Prozess und Verfahrensdokumentation.

Cloud oder On-Premise?

Cloud-Lösungen bieten in der Regel einen schnellen Start, automatische Updates und einen geringeren Aufwand für den technischen Betrieb. On-Premise-Systeme können mehr Kontrolle über Infrastruktur und Datenhaltung bieten, verursachen aber meist höhere interne Aufwände für Wartung und Betrieb.

Bewerten Sie beide Modelle anhand Ihrer Anforderungen an:

• Datensicherheit

• Integrationen

• Wartung

• Updates

• Verfügbarkeit

• interne IT-Ressourcen

• langfristige Kosten

Aktuelle Daten schaffen die Grundlage für fundierte Controlling-Entscheidungen.

Forecasting mit aktuellen Ausgabendaten

Ein Forecast ist nur so belastbar wie die Daten, auf denen er basiert. Neben aktuellen Ist-Ausgaben sollten Sie auch offene Verpflichtungen, wiederkehrende Kosten und freigegebene, aber noch nicht bezahlte Ausgaben berücksichtigen.

Für eine belastbare Prognose sind insbesondere diese Daten relevant:

• aktuelle Ist-Ausgaben

• offene Rechnungen

• freigegebene Bestellungen

• wiederkehrende Abonnements

• geplante Zahlungen

• Budget-Ist-Werte je Kostenstelle

• erwartete Einnahmen

Liegen diese Informationen in getrennten Systemen, müssen sie zunächst manuell zusammengeführt werden. Das erhöht den Aufwand und erschwert eine häufige Aktualisierung des Forecasts.

Wie oft Sie den Forecast aktualisieren sollten, hängt von Geschäftsmodell, Abschlussgeschwindigkeit und Datenqualität ab. Ein monatlicher rollierender Forecast kann für viele Unternehmen ausreichen. Bei stark schwankenden Umsätzen oder kurzfristigen Verpflichtungen kann eine häufigere Aktualisierung sinnvoll sein.

Von der Freigabe zur Prognose

Der Zusammenhang zwischen operativen Ausgaben und Forecasting wird besonders deutlich, wenn Ausgaben bereits vor der Buchung sichtbar sind.

Spendesk kann Kartenzahlungen, Eingangsrechnungen, Bestellungen und Auslagen in einem zentralen Ausgabenprozess erfassen. In Verbindung mit Budgets und Freigaberegeln sehen Verantwortliche nicht nur vergangene Buchungen, sondern auch geplante oder bereits freigegebene Ausgaben. Dadurch können Ist-Werte und Verpflichtungen früher in die Finanzplanung einfließen.

Für die Liquiditätssteuerung bedeutet das: Das Finanzteam erkennt finanzielle Belastungen bereits bei der Freigabe und nicht erst nach Zahlung oder Monatsabschluss.

Controlling-Software erfolgreich einführen

Eine Controlling-Software scheitert selten ausschließlich an der Technik. Häufiger fehlen klare Ziele, Verantwortlichkeiten oder ein realistischer Einführungsplan.

1. Ziele und Kennzahlen definieren

Legen Sie fest, welche Steuerungsaufgabe die Software erfüllen soll. Mögliche Ziele sind:

• schnellere Monatsberichte

• bessere Budgetkontrolle

• aktuellere Liquiditätsplanung

• weniger manuelle Datenaufbereitung

• mehr Transparenz über Ausgaben

• einheitliche Berichte für mehrere Gesellschaften

Definieren Sie außerdem, welche Kennzahlen regelmäßig beobachtet werden sollen. So vermeiden Sie, dass die Software lediglich bestehende Tabellen digital abbildet.

2. Bestehende Prozesse analysieren

Dokumentieren Sie, woher Daten aktuell kommen, wer sie prüft und wann sie in das Reporting einfließen. Identifizieren Sie Medienbrüche, doppelte Erfassungen und manuelle Zwischenschritte.

Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser. Er sollte zuerst vereinfacht und anschließend in der Software abgebildet werden.

Drittens: Datenqualität sichern

Bereinigen Sie Stammdaten, Kostenstellen, Kategorien und Konten, bevor Sie Daten migrieren. Prüfen Sie insbesondere:

• doppelte Kostenstellen

• uneinheitliche Kategorien

• fehlende Verantwortliche

• veraltete Budgets

• unvollständige Buchungsdaten

• unterschiedliche Schreibweisen

Je besser die Datenqualität vor dem Start ist, desto verlässlicher sind Reports und Forecasts.

4. Rollen und Rechte festlegen

Definieren Sie, wer Budgets anlegen, Ausgaben freigeben, Daten ändern und Berichte einsehen darf. Berücksichtigen Sie auch Vertretungen und den Zugriff auf Daten einzelner Gesellschaften.

5. Pilotprojekt starten

Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Bereich, beispielsweise einer Abteilung, Kostenstelle oder Gesellschaft. Ein Pilot zeigt, ob Datenflüsse, Freigaben, Dashboards und Exporte im Alltag funktionieren.

Sammeln Sie während dieser Phase Feedback von Controlling, Finanzteam und Budgetverantwortlichen. Passen Sie Prozesse an, bevor Sie die Lösung auf weitere Bereiche ausrollen.

6. Mitarbeitende begleiten

Planen Sie Schulungen, verständliche Anleitungen und feste Ansprechpersonen ein. Besonders wichtig ist die Kommunikation des Nutzens: Fachabteilungen sollten verstehen, welche Aufgaben entfallen und wie sie Budgets und Freigaben künftig einfacher verwalten.

7. Ergebnisse messen

Prüfen Sie nach dem Rollout, ob die Ziele erreicht werden. 

Mögliche Kennzahlen sind:

• Zeitaufwand für das Monatsreporting

• Dauer der Budgetfreigabe

• Zahl manueller Korrekturen

• Aktualität der Ausgabendaten

• Anzahl verspäteter Reports

• Abweichung zwischen Forecast und Ist

Gesamtkosten und Wirtschaftlichkeit

Die Gesamtkosten einer Controlling-Software bestehen nicht nur aus der Lizenz- oder Abonnementgebühr. Berücksichtigen Sie auch:

• Implementierung

• Datenmigration

• Integrationen

• Schulungen

• laufenden Support

• Wartung

• interne Projektzeit

• mögliche Zusatzmodule

Vergleichen Sie unterschiedliche Anbieter nicht allein anhand des monatlichen Preises. Prüfen Sie, welche Funktionen enthalten sind, wie viele Nutzer:innen oder Gesellschaften abgedeckt werden und welche Kosten für Schnittstellen entstehen.

Für die Wirtschaftlichkeit sollten Sie den Status quo gegenüberstellen. 

Relevant sind insbesondere:

• Zeitaufwand für manuelle Reportings,

• Kosten für Datenkorrekturen

• Aufwand für die Budgetkontrolle

• Verzögerungen im Monatsabschluss

• Kosten durch fehlende Ausgabentransparenz

• Auswirkungen verspäteter Entscheidungen

Der Business Case sollte neben eingesparter Arbeitszeit auch qualitative Effekte berücksichtigen, etwa bessere Datenqualität, schnellere Entscheidungen und höhere Transparenz.

Controlling mit Spendesk

Mit Spendesk können Finanzteams operative Ausgaben zentral erfassen, Budgets mit Freigaben verbinden und Ausgaben nach Kategorien, Kostenstellen oder Verantwortlichkeiten auswerten. Je nach Konfiguration werden Kartenzahlungen, Eingangsrechnungen, Bestellungen und Auslagen in den Ausgabenprozess einbezogen.

Dadurch erhalten Budgetverantwortliche bereits während des Freigabeprozesses mehr Transparenz über geplante und laufende Ausgaben. Für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung stehen eine DATEV-Integration und weitere Exportmöglichkeiten zur Verfügung.

Spendesk ersetzt kein vollständiges Corporate-Performance-Management-System für komplexe Konzernplanung, Konsolidierung oder umfangreiche Finanzmodelle. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen, die operative Ausgaben, Budgets, Freigaben und Rechnungsprozesse enger miteinander verbinden möchten.

Fazit: Die passende Controlling-Software auswählen

Eine Controlling-Software sollte nicht nur Berichte erstellen, sondern Planung, Ist-Daten und operative Ausgaben miteinander verbinden. So erkennen Unternehmen Abweichungen früher, aktualisieren Forecasts verlässlicher und reduzieren manuelle Datenaufbereitung.

Bei der Auswahl zählen vor allem:

• passende Reporting- und Planungsfunktionen

• aktuelle und verlässliche Datenquellen

• Integrationen in Buchhaltung und ERP

• Skalierbarkeit

• Benutzerfreundlichkeit

• Datenschutz und Compliance

• transparente Gesamtkosten

Eine strukturierte Einführung mit klaren Zielen, bereinigten Daten und einem Pilotprojekt schafft die Grundlage für nachhaltige Akzeptanz.

Hinweis: Die Anforderungen an Buchhaltung, Datenschutz, GoBD und Systemintegration hängen vom jeweiligen Unternehmen und Anwendungsfall ab. Stimmen Sie die konkrete Auswahl und Konfiguration mit Finance, IT und gegebenenfalls Ihrer Steuerberatung ab.