Über Ihre Zahlungsbedingungen sorgen Sie dafür, dass Zahlungen von Ihrer Kundschaft pünktlich eintreffen und der Cashflow Ihres Unternehmens so aufrechterhalten wird. Die richtige Festlegung und korrekte Kommunikation Ihrer Zahlungsbedingungen kann Ihre Beziehungen zu Kunden stärken, Ihre Liquidität verbessern und Ihren unternehmerischen Erfolg sichern. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen.
Was sind Zahlungsbedingungen?
Zahlungsbedingungen, auch Zahlungskonditionen genannt, sind Vereinbarungen zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, die festlegen, wann und wie die Zahlung für eine gelieferte Ware oder eine erbrachte Dienstleistung erfolgen soll. Diese Bedingungen sind in der Regel ein wesentlicher Bestandteil eines Kaufvertrags und/oder finden sich in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
Durch die Formulierung von Zahlungsbedingungen definieren die Vertragsparteien ihre Erwartungen und beugen potentiellen Missverständnissen vor. Und sie erleichtern die Cashflow-Planung für beide Seiten.
Zahlungsbedingungen sollten folgende Informationen beinhalten:
Fälligkeitsdatum/Zahlungsziel oder Zahlungsfrist: Gibt den zeitlichen Rahmen an, in dem die Zahlung erfolgen soll. Beim Fälligkeitsdatum (auch Zahlungsziel genannt) handelt es sich um ein bestimmtes Datum. Die Zahlungsfrist gibt eine Zeitspanne nach Ausstellung der Rechnung an (z. B. „30 Tage netto“).
Zahlungsart: Die Parteien können eine bestimmte Zahlungsart vereinbaren, wie zum Beispiel Überweisung, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, etc.
Skonti (optional): Manchmal werden Rabatte (Skonti) für eine frühzeitige Zahlung angeboten, z. B. „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“.
Verzugszinsen (optional): Wenn eine Zahlung nicht fristgerecht erfolgt, können Verzugszinsen erhoben werden. Manchmal werden auch diese vorab vertraglich festgelegt.
Wie genau Sie Ihre Zahlungsbedingungen formulieren, bleibt Ihnen überlassen, denn es gibt hierfür keine gesetzlichen Vorgaben. Wichtig ist nur, dass Ihr Vertragspartner darüber informiert wird, welche Bedingungen genau gelten. Deswegen ist es ratsam, die Zahlungskonditionen nicht nur im Vertrag festzuhalten, sondern auch auf jeder Rechnung mit anzugeben. Das ist zwar gerade im B2B-Umfeld nicht verpflichtend, sorgt aber für Transparenz und erleichtert dem Finanzteam, bei dem die Rechnung eingeht, die Arbeit.
Zahlungsbedingungen im B2B vs. B2C
Verbraucher:innen werden in Deutschland besonders geschützt – mehr als gewerbliche Kund:innen. So können sie beispielsweise auf Grundlage des Widerrufsrechts bei Online-Käufen innerhalb von 14 Tagen vom Kaufvertrag zurücktreten. Für Unternehmen gibt es ein solches Recht nicht.
Auch bei den Zahlungsbedingungen gibt es im B2C-Umfeld strengere Regeln. Wenn Sie Rechnungen an Verbraucher:innen ausstellen, müssen diese…
- neben der Festlegung von Zahlungszielen oder Abzügen
- eine Rechtsbelehrung enthalten, die die Rechtsfolgen im Falle eines Zahlungsverzugs erläutert.
- Ihre Kund:innen sollten aus dieser Rechtsbelehrung auch entnehmen können, wie Zahlungsverzüge gehandhabt werden, wann sie mit einer Mahnung rechnen müssen und welche Gebühren damit einhergehen können.
Genau genommen sind Sie in Geschäftsbeziehungen zu gewerblichen Kunden nicht einmal dazu verpflichtet, überhaupt Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung auszuformulieren. In diesem Fall gilt dann die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Wir empfehlen aber, trotzdem ein Zahlungsziel anzugeben, damit es gar nicht erst zu Missverständnissen kommen kann.
Wie lege ich die richtigen Zahlungsbedingungen für mein Unternehmen fest?
Mit den passenden Zahlungsbedingungen für Ihr Unternehmen stoßen Sie auf der einen Seite weder Ihren Kunden vor den Kopf, noch gefährden Sie auf der anderen Seite Ihren Cashflow. Letztendlich kommt es darauf an, die Balance zwischen den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und denen Ihrer Kunden zu finden.
Berücksichtigen Sie bei Ihren Zahlungsbedingungen folgende Faktoren:
Marktnormen und -praktiken: Ihre Bedingungen sollten nicht deutlich strenger sein als die Ihrer Konkurrenten oder der Branchen-Standard.
Kundenbeziehungen und Kreditrisiko: Gerade dann, wenn ein Geschäftspartner sich als vertrauenswürdig erwiesen hat, können Sie über großzügigere Zahlungsziele nachdenken. Das kann die Beziehung stärken oder erhalten. Bei Kunden mit höherem Risiko (zum Beispiel Privatpersonen) sind strengere Bedingungen wie Vorauszahlung oder kürzere Zahlungsfristen deshalb üblich.
Cashflow: Mit kürzeren Zahlungszielen sorgen Sie dafür, dass Ihr Cashflow angekurbelt wird. Wenn Sie also kurzfristig für mehr Geldströme in Ihrem Unternehmen sorgen wollen, können Sie durch Skonti oder kürzere Zahlungsfristen nachhelfen.
Verwaltungsaufwand: Versuchen Sie, Ihre Zahlungsbedingungen so einfach wie möglich zu gestalten, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.
Beispiele für Zahlungsbedingungen
Sie sind bei der Formulierung Ihrer Zahlungsbedingungen völlig frei und müssen sich an keine bestimmten Wortlaute halten. Trotzdem haben sich in der Praxis gewisse Formulierungen durchgesetzt. Folgende Beispiel-Zahlungsbedingungen haben Sie wahrscheinlich auch schon auf der ein oder anderen Website bzw. Rechnung gesehen:
Zahlung auf Rechnung:
„Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag auf das angegebene Bankkonto unter Angabe der Rechnungsnummer.“
Zahlung sofort bei Erhalt der Ware:
„Die Zahlung erfolgt unmittelbar bei Erhalt der Ware an den Zusteller in bar oder per Karte.“
Vorkasse:
„Die Ware wird erst nach Eingang der vollständigen Zahlung versandt. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf das angegebene Bankkonto. Nach Zahlungseingang erfolgt der Versand der Ware.“
Ratenzahlung:
„Der Rechnungsbetrag kann in monatlichen Raten von jeweils 100 Euro über einen Zeitraum von sechs Monaten beglichen werden. Die erste Rate ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum fällig. Bitte überweisen Sie die Raten jeweils zum 15. des Monats auf das angegebene Bankkonto.“
PayPal-Zahlung:
„Der Rechnungsbetrag kann über den Online-Zahlungsdienst PayPal beglichen werden. Nach Abschluss der Bestellung werden Sie zur PayPal-Website weitergeleitet, wo Sie die Zahlung autorisieren können. Bitte beachten Sie, dass eventuell zusätzliche Gebühren seitens PayPal anfallen können.“
Was tun, wenn Zahlungsbedingungen nicht eingehalten werden?
Wenn ein Leistungsempfänger seine Schulden nicht entsprechend der Zahlungsbedingungen begleicht, befindet er sich im Zahlungsverzug. Dieser tritt laut BGB §280 und §286 dann auf, wenn eine fällige Zahlung trotz bestehender Verpflichtung und Möglichkeit nicht geleistet wird.
Wenn Sie beispielsweise eine Zahlungsfrist von 30 Tagen angesetzt haben, ist Ihr Kunde ab dem 31. Tag im Verzug. Sie haben dann einige Möglichkeiten:
Eine Zahlungserinnerung verschicken: Dies ist die freundlichste Variante, mit der Sie Ihre Ansprechpartner lediglich darauf aufmerksam machen, dass die Rechnung noch offen und die Zahlungsfrist verstrichen ist. Zahlungserinnerungen erfolgen in der Regel formlos, zum Beispiel in Form einer E-Mail, eines kurzen Anrufs oder einer Slack-Nachricht.
Eine Mahnung ohne Verzugszinsen: Die Mahnung ist der nächst formelle Schritt. Im Gegensatz zu einer Zahlungserinnerung enthält diese eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung und neue Zahlungsfristen. Sie können Ihren Geschäftspartner zudem auf die Folgen eines weiteren Zahlungsverzugs hinweisen.
Verzugszinsen: Bei Zahlungsverzug haben Sie als Gläubiger einen gesetzlichen Anspruch darauf, Verzugszinsen von maximal 9 Prozent über dem Basiszinssatz vom Schuldner zu verlangen. Zur einfachen Berechnung der Verzugszinsen für Ihren Fall können Sie Online-Tools nutzen.
Wenn selbst mehrfache Mahnungen ins Leere laufen und ihre Forderungen unbeachtet bleiben, kann es letztendlich sinnvoll sein, rechtliche Schritte einzuleiten. Tipps zur Vermeidung von Zahlungsverzug finden Sie hier.
Zahlungsbedingungen einhalten mit Spendesk
Genauso wie es für Ihr Unternehmen wichtig ist, dass Ihre Kunden die von Ihnen festgelegten Zahlungsbedingungen einhalten, verlassen Ihre Lieferanten und Dienstleister sich darauf, dass auch Sie pünktlich zahlen.
Eine pünktliche Zahlung der eingehenden Rechnungen zeigt Ihren Lieferanten, dass Sie ein vertrauenswürdiger und zuverlässiger Geschäftspartner sind und zuverlässig beliefert oder bedient werden sollten. Mit Spendesk stellen Sie sicher, dass Sie nie eine Zahlung verpassen und die Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten immer im Blick behalten.
Unsere Software zum Ausgaben- und Rechnungsmanagement bietet Funktionen wie:
Automatisiertes Eingangsrechnungs-Management: Sie können Ihre Rechnungen scannen oder hochladen und die Software erfasst automatisch alle relevanten Daten wie Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferant und Rechnungsbetrag.
Zahlungserinnerungen: Sie werden automatisch erinnert, wenn eine Rechnung fällig ist. So stellen Sie sicher, dass Sie nie wieder eine Zahlungsfrist verpassen.
Workflow-Automatisierung: Mit einem Klick können Sie Rechnungen zur Zahlung freigeben oder ablehnen. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler.
Übersichtliche Darstellung aller offenen Posten: In einem zentralen Dashboard sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind und wann sie fällig sind.
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