Kassenbuch führen: Pflichten, Aufbau und Anleitung

Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Teil der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung, dokumentiert die Bargeldbewegungen in einem Betrieb und erleichtert die steuerliche Abwicklung. Ein Kassenbuch hilft auch dabei, Unregelmäßigkeiten oder Fehler in den Finanztransaktionen zu identifizieren und zu korrigieren. Was Sie dabei beachten müssen und wie Sie sich auf eine Kassenprüfung durch das Finanzamt vorbereiten, erfahren Sie hier. 

Was ist ein Kassenbuch? 

Als Kassenbuch wird die Aufzeichnung aller Barzahlungen und -einnahmen eines Unternehmens bezeichnet. Als Nebenbuch der Buchhaltung unterliegt ein Kassenbuch all den Vorschriften, die auch für die restliche Buchhaltung gelten. Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen lückenlos dokumentiert.

Das Vorgehen ist dabei ganz einfach: Wann immer Geld aus der Kasse entnommen oder in die Kasse eingezahlt wird, notieren Sie den Vorgang entsprechend. Welche Angaben dabei erfasst werden sollten, erfahren Sie weiter unten im Artikel. Bei digitalen Kassensystemen geschieht ein Großteil der Dokumentation automatisch, während die gute alte Portokasse eine manuelle Dokumentation von Bargeldbewegungen erfordert.

Wer muss ein Kassenbuch führen? 

Ob ein Unternehmen Bücher führen und damit ein Kassenbuch führen muss, hängt von der Rechtsform, der Tätigkeit und den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Für bestimmte Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte nennt § 141 AO derzeit unter anderem einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Gewinn von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr als Schwellenwerte für die dort geregelte Buchführungspflicht. Die konkrete steuerliche Einordnung sollte mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater geprüft werden.

Wie führe ich das Kassenbuch richtig?

Für das Kassenbuch gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für die doppelte Buchführung insgesamt. Festgehalten sind diese in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Grundlegende Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung: 

• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Geschäftsvorfälle sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei Barverkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen eine tägliche Erfassung über einen Kassenbericht zulässig sein. Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben; die ursprüngliche Eintragung darf nicht unkenntlich gemacht werden.

• Private und geschäftliche Geldbewegungen sollten getrennt behandelt werden. Privatentnahmen und Privateinlagen müssen, sofern sie den betrieblichen Kassenbestand verändern, im Kassenbuch erfasst und eindeutig gekennzeichnet werden.

• Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen geeigneten Beleg nachweisbar sein. Liegt ausnahmsweise kein Fremdbeleg vor, kann ein Eigenbeleg erstellt werden.

• Die Belege und Kassenaufzeichnungen müssen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Kassenbücher und Kassenberichte sind regelmäßig zehn Jahre aufzubewahren. Je nach Art des Dokuments können weitere oder längere Aufbewahrungspflichten gelten.

• Nachträgliche Änderungen dürfen nicht dazu führen, dass die ursprüngliche Eintragung verschwindet oder unkenntlich wird. Fehler müssen durch nachvollziehbare Korrekturen berichtigt werden. Bei elektronischen Systemen müssen Änderungen protokolliert und nachvollziehbar sein. Dies ist Teil einer revisionssicheren Kassenführung.

• Ein Kassenbuch setzt voraus, dass tatsächlich eine betriebliche Barkasse mit Bargeld vorhanden ist. Eine reine Bank- oder Kartenzahlungskasse ist keine Barkasse und wird nicht im Kassenbuch erfasst.

• Der tatsächliche Kassenbestand ist regelmäßig, bei einer offenen Ladenkasse grundsätzlich täglich, durch Zählen zu ermitteln und mit dem rechnerischen Sollbestand abzugleichen. Dieser Kassensturz muss bei Abweichungen zeitnah untersucht und dokumentiert werden. Die Kassensturzfähigkeit, also die Möglichkeit eines solchen Soll-Ist-Abgleichs, ist ein wesentliches Element einer ordnungsgemäßen Kassenführung.

Angaben in einem Kassenbuch

Jeder Eintrag in einem Kassenbuch sollte folgende Angaben enthalten:

Wird das Kassenbuch manuell geführt (also nicht mit einer Software), können diese Angaben als Tabellenspalten aufgeführt werden. Es ist zudem üblich, eine weitere Spalte hinzuzufügen, die das neue Saldo nach jedem neuen Eintrag festhält. 

Eine Kassenbuch-Vorlage sieht dementsprechend so aus. Fertig vorgedruckte Hefte und Journale können Sie in unterschiedlichen Variationen online bestellen. 

Beispielhafte Struktur eines Kassenbuchs für die Erfassung von Bargeldbewegungen

Was muss ich bei einer Kassen-Nachschau durch das Finanzamt beachten? 

Im Rahmen der sogenannten Kassen-Nachschau kann das Finanzamt spontan und ohne Ankündigung bei Ihnen auftauchen. Sie sind dann dazu verpflichtet, der oder dem Betriebsprüfer:in Zugang zu Ihrem Betrieb zu gewähren. Das Ziel dieser Maßnahme ist die Überprüfung von Kassensystemen und -aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen erfasst und versteuert werden – und das auf Grundlage einer gewissen Ordnungsmäßigkeit. 

Wenn das Finanzamt persönlich auf der Matte steht, ist das nie angenehm – insbesondere dann, wenn das ohne Vorwarnung passiert. Außerdem finden Nachschauen in der Regel eher aufgrund eines konkreten Verdachts statt und nicht – wie die Betriebsprüfung – rein routinemäßig. Wenn Sie Ihr Kassenbuch korrekt geführt haben, müssen Sie sich jedoch keine Sorgen machen. 

Hier ein paar Tipps zum Umgang mit der/dem Prüfer:in wärend einer Kassen-Nachschau: 

1. Ruhe bewahren: Bleiben Sie ruhig und gelassen, auch wenn die Nachschau unangekündigt erfolgt. Nehmen Sie sich einen Moment, um sich zu sammeln und konzentriert mit den Finanzbeamten zu interagieren.

2. Höflich und respektvoll kommunizieren: Vermeiden Sie aggressive oder konfrontative Reaktionen, selbst wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind.

3. Kooperation proaktiv anbieten: Zeigen Sie Bereitschaft zur Zusammenarbeit und unterstützen Sie die Finanzbeamten bei ihrer Arbeit – zum Beispiel, indem Sie einen Raum in Ihrem Betrieb räumen und so einen ruhigen Rahmen schaffen. Beantworten Sie Fragen offen und ehrlich und stellen Sie die angeforderten Unterlagen zur Verfügung.

4. Besonnen antworten: Geben Sie nur die gefragten Informationen an und vermeiden Sie unnötige Ausführungen. Beantworten Sie die gestellten Fragen präzise und klar. Wenn Sie eine Frage nicht verstehen, bitten Sie höflich um Klarstellung.

5. Notizen machen: Falls Sie Fragen oder Bedenken haben oder wenn etwas unklar ist, machen Sie sich Notizen während der Nachschau. Dies kann Ihnen später helfen, sich an die Einzelheiten zu erinnern und gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin weitere Schritte einzuleiten.

Kassenbuch mit Excel, Buchhaltungssoftware oder doch Zettel und Stift?

Unterschiedliche Methoden zur Kassenbuchführung eignen sich für unterschiedliche Unternehmen und Branchen. Wer nur wenig Bargeldbewegungen dokumentieren muss, kommt vielleicht mit Zettel und Stift aus. Wer jedoch Echtzeit-Reportings erstellen oder Daten importieren möchte, ist mit einer Software besser beraten. 

Kassenbuchführung in Excel: Zwar können Sie ein Kassenbuch in einer Excel-Tabelle anlegen und dort führen, allerdings müssen Sie die Einträge dann zusätzlich in ein handschriftliches Kassenbuch übertragen. Der Grund dafür ist die Anforderung an die Revisionssicherheit. In Excel können Einträge nachträglich editiert werden – und das ist laut GoBD nicht zulässig. 

Analoge Kassenbuchführung: Bei der Kassenbuchführung mit Zettel und Stift gibt es zwei wichtige Regeln zu beachten: Die Verwendung eines dokumentenechten Stiftes und keine Leerzeilen zwischen den Einträgen. In diese könnten schließlich im Nachhinein zusätzliche Buchungen eingetragen werden – was wiederum nicht mit dem Grundsatz Revisionssicherheit vereinbar wäre. 

Digitales Kassenbuch via Buchhaltungssoftware: Jede professionelle Buchhaltungssoftware wie lexoffice und Co. hat höchstwahrscheinlich die Funktion für ein elektronisches Kassenbuch. Damit können Sie Einträge über eine Eingabemaske erstellen, die direkt alle Pflichtangaben abfragt. Der Vorteil: Die Software berechnet Ihren Kassenstand zu jeder Zeit automatisch und die Daten können (je nach Schnittstelle) einfach an DATEV übermittelt werden.

Kassenbuchführung mit Registrierkasse: Geschäftsleute mit vielen Barumsätzen (wie Gastronomen und Einzelhändler) verwenden meist elektronische Registrierkassen. Obwohl diese selbst Stamm- und Journaldaten Daten aufzeichnet, ersetzen sie das Kassenbuch nicht. Bei der Kassenbuchführung mit Registrierkasse können Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Drucken Sie nach Geschäftsschluss den Journalstreifen der Registrierkasse aus, der manipulationssicher alle baren Geschäftsvorfälle speichert. Der Journalstreifen enthält Verkäufe, Privatentnahmen, Privateinlagen und berechnet automatisch Ihre Soll-Kasseneinnahmen.

2. Vergleichen Sie den Soll-Kassenbestand mit dem tatsächlichen Inhalt der Registrierkasse und nutzen Sie dabei ein Zählprotokoll. Tragen Sie den Soll- und den Ist-Kassenbestand samt Differenz in Ihren Kassenbericht ein.

3. Heften Sie den Journalstreifen Ihrer Registrierkasse und den Kassenbericht samt Zählprotokoll zusammen ab oder speichern Sie sie als Scan. Zusammen bilden sie die Kassenbuchführung für diesen Tag.

Modern Kassenbuch führen mit Spendesk

Ein Ausgabenmanagement-Tool wie Spendesk macht das Führen eines modernen Kassenbuchs zum Kinderspiel:

1. Automatisierte Dateneingabe: Belege können direkt hochgeladen werden, das spart Zeit und reduziert Fehler.

2. Intuitive Kategorisierung: Ausgaben werden automatisch kategorisiert oder können individuell eingeteilt werden, für eine übersichtliche Buchführung.

3. Genehmigungsworkflows: Vor der Erfassung können Ausgaben von Vorgesetzten genehmigt werden, für mehr Kontrolle und Transparenz.

4. Echtzeit-Überwachung: Mit Echtzeit-Transaktionsverfolgung behält man stets den Überblick über den Kassenbestand.

5. Detaillierte Berichte: Benutzerdefinierte Berichte ermöglichen die Analyse von Trends und die Verfolgung von Budgets.

6. Compliance und Sicherheit: Alle Transaktionsdaten sind sicher gespeichert und bieten einen vollständigen Audit-Trail für eine problemlose Einhaltung von Vorschriften.

Mit diesen Funktionen macht Spendesk das Kassenbuchführen effizienter, präziser und transparenter denn je!

Klingt gut? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen.

Fazit

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch ist einer der Eckpfeiler einer sorgfältigen, ordnungsgemäßen Buchführung und erleichtert die steuerliche Abwicklung. Mit verschiedenen Methoden wie Software oder traditionellem Stift und Zettel können Unternehmen die Kassenbuchführung an Ihre Bedürfnisse anpassen. 

Bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch das Finanzamt ist eine korrekte Buchführung von entscheidender Bedeutung. Bleiben Sie ruhig, kooperativ und machen Sie Notizen, um eventuelle Fragen oder Unklarheiten zu klären. Ein gut geführtes Kassenbuch gibt Ihnen Sicherheit, vermeidet die Zahlung von Bußgeldern etc. – und ermöglicht eine effiziente Verwaltung.