Betriebsprüfung: Was Sie erwartet und wie Sie sich vorbereiten

Die typische Reaktion auf eine angekündigte Betriebsprüfung: Nervosität bis Panik. Das Finanzamt ist schon bedrohlich genug, wenn es nur Briefe verschickt. Bei einer Betriebsprüfung kommt es bedeutend näher: Es schickt persönlich eine:n Prüfer:in vorbei. Er oder sie durchforstet dann – je nach Art der Prüfung – die gesamte Buchhaltung und prüft i.d.R. die Besteuerungszeiträume der letzten drei Jahre, für die eine Steuererklärung abgegeben wurde

Was ist eine Betriebsprüfung? 

Eine Betriebsprüfung ist eine umfassende Untersuchung der Buchführung und der steuerlichen Angelegenheiten von Unternehmens, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen oder anderen Steuerpflichtigen (in Ausnahmefällen auch von Privatpersonen).

In Deutschland ist in der Regel das Finanzamt für die Durchführung von Betriebsprüfungen verantwortlich. Je nach Art der Prüfung können aber auch die Deutsche Rentenversicherung, der Zoll, ein Sozialversicherungsträger, das Arbeitsamt oder die Berufsgenossenschaft prüfen. Ziel ist es immer sicherzustellen, ob alle Steuern, Löhne und Abgaben ordnungsgemäß ermittelt, erklärt und entrichtet wurden. 

Arten von Betriebsprüfungen durch das Finanzamt

Auch wenn es in Deutschland eine Vielzahl an möglichen Betriebsprüfungen gibt, ist mit dem Begriff meistens die Außenprüfung durch das Finanzamt gemeint. Neben Außenprüfungen kann das Finanzamt auch Nachschauen durchführen, die im Gegensatz zur Außenprüfung unangekündigt stattfinden, sich aber auf eine bestimmte Art von Steuer beschränken. Wie bereits erwähnt, können auch andere Instanzen prüfen, auf die wir hier nicht einzeln eingehen. 

Außenprüfungen durch das Finanzamt

Die Außenprüfung ist die umfangreichste Form der Betriebsprüfung. Sie wird in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchgeführt und kann mehrere Steuerarten, wie Einkommen-, Körperschaft-, Umsatz-, Gewerbe- oder Lohnsteuer, umfassen. Bei großen Unternehmen sind Außenprüfungen normalerweise regelmäßig und planmäßig.

Regelungen zur Außenprüfung finden sich in der Abgabenordnung (AO) und der Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000). 

Unter Umständen wird statt einer Betriebsprüfung zu allen Steuerarten nur die Prüfung ausgewählter Steuerarten angesetzt – wie bei der Lohnsteueraußenprüfung und der Umsatzsteuersonderprüfung: 

Lohnsteueraußenprüfung

Diese Art der Prüfung konzentriert sich speziell auf die korrekte Anwendung und Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber. Hierbei werden auch Sachverhalte wie steuerfreie Zuwendungen, geldwerte Vorteile und Pauschalversteuerungen geprüft.

Umsatzsteuersonderprüfung

Diese Prüfung konzentriert sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer und wird meist durchgeführt, wenn Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten in den Umsatzsteuervoranmeldungen festgestellt werden.

Unangekündigte Nachschauen

Im Rahmen der sogenannten Nachschau und der Steuerfahndung kann das Finanzamt auch spontan und ohne Ankündigung in Ihrem Betrieb vorbeischauen. Nachschauen gelten als weitaus unangenehmer als Betriebsprüfungen, weil Beamt:innen spontan (innerhalb normaler Geschäftszeiten) Ihr Grundstück und Ihre Gebäude betreten können. Außerdem finden Nachschauen in der Regel eher aufgrund eines konkreten Verdachts statt und nicht – wie die Betriebsprüfung – rein routinemäßig. 

Kassen-Nachschau

Diese Art der Prüfung bezieht sich auf die Überprüfung von Kassensystemen und -aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß erfasst und versteuert werden. 

Umsatzsteuer-Nachschau 

Die Umsatzsteuernachschau ist im Vergleich zur Umsatzsteuersonderprüfung ein eher informelles und kurzfristiges Verfahren. Sie dient der schnellen und unkomplizierten Klärung von Sachverhalten rund um die Einnahme und Abführung von Umsatzsteuer. Besonders häufig werden neu gegründete Unternehmen geprüft, die typischerweise hohe Beträge bei der Vorsteuer geltend machen. 

Lohnsteuer-Nachschau

Bei der Lohnsteuer-Nachschau prüft die Finanzverwaltung die Einhaltung der Lohnsteuervorschriften – also die ordnungsgemäße Anwendung und Abführung der Lohnsteuer – durch Arbeitgeber. Dazu werden Lohnsteuerdokumentation und -aufzeichnungen kontrolliert. 

Die häufigsten Gründe für eine Steuerprüfung

Abgesehen von den stichprobenartigen Kontrollen, die nach dem Zufallsprinzip durchgeführt werden, gibt es einige übliche Anlässe für eine Betriebsprüfung. Die meisten davon laufen auf ungewöhnliche Aktivitäten in Ihrer Finanzbuchhaltung hinaus.

Gründe für eine Prüfung sind unter anderem:

• Vorliegen falscher Zahlen in einer Steuererklärung

• Zugehörigkeit zu einer als Hochrisikobranche eingestuften Branche (z. B. eine Branche, die für Barzahlungen zur Steuervermeidung bekannt ist)

• Hinweise Dritter auf Probleme mit den eigenen Steuerangelegenheiten oder der Buchhaltung

• Erhebliche Schwankungen der Einkünfte zwischen Wirtschaftsjahren

• Häufige verspätete Abgabe von Steuererklärungen

• Auffällig ungewöhnliche Buchführung im Branchenvergleich

• Ungewöhnlich große Vermögensbewegungen, z. B. bei Immobilientransaktionen

• Plötzliche hohe Umsatzsteuerforderungen

• Verdächtige Gehälter von Direktor:innen

• Verschweigen von Einkünften

• Geringer Steuerbetrag trotz hohem Umsatz eines Unternehmens

• Gründung und Neuerwerb eines Unternehmens

Wie bereits erwähnt, kann das Finanzamt auch dann eine Prüfung beantragen, wenn keine der oben genannten Punkte auf Sie zutrifft und Ihre Steuererklärung und Buchführung nach Ihrem besten Wissen und Gewissen einwandfrei sind. Wenn Sie aber die oben genannten Gründe nach Möglichkeit vermeiden, senken Sie damit das Risiko für eine Betriebsprüfung. 

Wie oft und prüft das Finanzamt?

Wie häufig Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen, hängt in erster Linie von der Größenklasse Ihres Unternehmens und Ihrer Branche ab. Bei den folgenden Angaben handelt es sich um ungefähre Richtwerte. Sonderprüfungen oder anlassbezogene Prüfungen werden unabhängig von den üblichen Intervallen durchgeführt. 

• Großbetriebe: Großbetriebe werden in der Regel alle 3 bis 4 Jahre einer Betriebsprüfung unterzogen. Bei besonders komplexen oder umfangreichen Sachverhalten kann die Prüfung auch häufiger erfolgen.

• Mittelgroße Unternehmen: Für mittelgroße Unternehmen kann das Prüfungsintervall zwischen 4 und 6 Jahren liegen. Die genauen Abstände können je nach Branche, Steuerart und individuellen Risikofaktoren variieren.

• Kleinbetriebe: Kleinbetriebe müssen in der Regel seltener mit einer Betriebsprüfung rechnen. Das Prüfungsintervall liegt hier häufig bei etwa 6 bis 10 Jahren. Auch hier können die Abstände je nach Branche und individuellen Umständen variieren.

• Freiberufler: Freiberufler werden normalerweise seltener geprüft als Unternehmen. Die Prüfungsintervalle können zwischen 10 und 15 Jahren liegen, wobei auch hier individuelle Risikofaktoren und Branchenspezifika eine Rolle spielen können.

Wie viele Jahre wird rückwirkend geprüft?

Eine Betriebsprüfung kann sich auf einen oder mehrere der rückwirkend prüfbaren Jahre beziehen, je nachdem, welche steuerlichen Sachverhalte überprüft werden sollen. In der Regel liegt der Prüfungszeitraum zwischen den letzten drei bis vier Jahre, für die bereits eine Steuererklärung abgegeben wurde. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie werden im Jahr 2023 geprüft. Das letzte Jahr, für das Sie eine Steuererklärung eingereicht haben, ist 2021. Dann sieht sich das Finanzamt wahrscheinlich die Jahre 2018, 2019, 2020 und 2021 an. Die Belege für 2022 und 2023 würden in diesem Fall nicht berücksichtigt. 

Tipps zur Vorbereitung auf Ihre Betriebsprüfung

Zuallererst gilt auch bei einer Betriebsprüfung: Ruhe bewahren. Vielleicht ist es Ihre erste persönliche Begegnung mit einer Finanzbehörde… aber Ihr:e Steuerberater:in hat den Prozess garantiert schon dutzende, wenn nicht hunderte Male begleitet. Und wenn Sie ordentlich Buch geführt haben, Ihre Belege nach den gesetzlichen Fristen verwahren und nicht vorsätzlich falsche Angaben gemacht haben, stehen Ihre Chancen gut, den Prozess recht reibungslos über die Bühne zu bringen. 

Eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung hilft, den Prüfungsprozess stressfreier zu gestalten. Hier sind einige Tipps dafür: 

1. Ordnungsgemäße Buchführung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung vollständig, aktuell und ordnungsgemäß ist. Dies erleichtert dem/der Finanzbeamten/Finanzbeamtin den Datenzugriff auf alle relevanten Unterlagen und reduziert das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten.

2. Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten: Bewahren Sie alle relevanten Belege, Rechnungen, Verträge und sonstigen steuerrelevanten Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen auf (in der Regel 6 oder 10 Jahre). Auch diese Unterlagen sollten gut organisiert und leicht zugänglich sein.

3. Steuerberater:in: Wenn Sie eine:n Steuerberater:in haben, informieren Sie ihn oder sie über die anstehende Betriebsprüfung und besprechen Sie gemeinsam, wie Sie sich am besten darauf vorbereiten können. Ein:e erfahrene:r Steuerberater:in nimmt Sie in diesem Prozess an die Hand. 

4. Prüfungsanordnung beachten: Lesen Sie die Prüfungsanordnung sorgfältig durch und stellen Sie alle darin geforderten Unterlagen und Informationen bereit. Machen Sie sich auch mit dem Umfang und den Schwerpunkten der Prüfung vertraut, um besser einschätzen zu können, welche Bereiche besonders intensiv geprüft werden könnten.

5. Prüfungsraum vorbereiten: Richten Sie einen separaten, ruhigen Raum für den/die Prüfer:in ein, in dem er oder sie ungestört arbeiten kann. In diesem Raum sollten sich alle erforderlichen Unterlagen und technischen Hilfsmittel (Computer, Drucker, etc.) befinden

6. Ansprechpartner:in benennen: Benennen Sie eine verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen, die dem Prüfer während der Betriebsprüfung als Ansprechpartner zur Verfügung steht und alle Fragen beantworten kann.

7. Kooperation und Transparenz: Zeigen Sie sich während der Betriebsprüfung kooperativ und transparent. Beantworten Sie Fragen des Prüfers oder der Prüferin offen und ehrlich und stellen Sie alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung. Auch ein „Da bin ich mir unsicher“, oder „Das weiß ich nicht aus dem Stehgreif“, ist eine valide Antwort. 

Betriebsprüfungen können stressig sein, aber es ist wichtig, ruhig und gelassen zu bleiben. Sehen Sie die Prüfung als Chance, mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer Buchführung und Steuererklärung zu identifizieren und zu korrigieren.

Wie geht es danach weiter? 

Das Schlimmste ist geschafft: Der/die Betriebsprüfer:in hat sich durch all Ihre Unterlagen gekämpft, Fragen gestellt und weitere Dokumente angefordert. Schließlich hat er oder sie sich aber ein umfassendes Bild gemacht und Ihre Geschäftsräume wieder verlassen. Nachdem Sie jetzt einmal tief durchatmen können, geht es normalerweise folgendermaßen weiter: 

• Erstellung des Prüfberichts: Im Prüfbericht werden die Ergebnisse der Prüfung zusammenfasst. Dieser Bericht enthält Informationen über eventuelle festgestellte Mängel, Abweichungen, Unstimmigkeiten oder steuerrechtliche Fehler.

• Ergebnisbesprechung: Der/die Prüfer:in erläutert die Ergebnisse der Prüfung und Sie haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Unklarheiten zu klären und eventuelle Missverständnisse auszuräumen.

• Stellungnahme: Sie können zu den im Prüfbericht festgestellten Mängeln oder Unstimmigkeiten Stellung nehmen. Diese Stellungnahme wird wiederum geprüft und gegebenenfalls in den abschließenden Prüfbericht aufgenommen.

• Abschließender Prüfungsbericht: Wenn alle offenen Fragen geklärt sind und die Stellungnahme des Unternehmens berücksichtigt wurde, erstellt der/die Prüfer:in einen abschließenden Prüfbericht. Dieser Bericht bildet die Grundlage für eventuelle Steuernachzahlungen, -erstattungen oder -anpassungen.

• Steuerbescheide: Auf der Grundlage des abschließenden Prüfberichts erlässt das Finanzamt geänderte Steuerbescheide für die betroffenen Steuerarten und Veranlagungszeiträume. Diese Bescheide enthalten die festgesetzten Steuerbeträge sowie eventuelle Zinsen und Bußgelder.

• Rechtsbehelfe: Wenn Sie mit den Ergebnissen der Betriebsprüfung oder den geänderten Steuerbescheiden nicht einverstanden sind, können Sie innerhalb der gesetzlichen Fristen Einspruch einlegen und gegebenenfalls weitere Rechtsmittel nutzen, um die Angelegenheit zu klären.

• Zahlungen und Anpassungen: Schließlich müssen Sie die im geänderten Steuerbescheid festgesetzten Nachzahlungen wie Steuerschulden, Zinsen und Bußgelder zahlen oder erhalten gegebenenfalls Steuererstattungen. Fazit 

Kurz und knapp: Betriebsprüfungen sind ein zentraler Teil der Steuerwelt und sorgen dafür, dass Unternehmen ihren steuerlichen Pflichten nachkommen. Um den Ablauf so stressfrei wie möglich zu gestalten, kommt es auf eine gute Vorbereitung an. Saubere Buchführung, die Zusammenarbeit mit einem:r Steuerberater:in und das Wissen über aktuelle Steuergesetze sind der Schlüssel zum Erfolg. 

Bleiben Sie während der Prüfung locker, kooperativ und transparent. Und auch wenn eine Betriebsprüfung oder gar Nachschau erstmal nur nach Stress aussieht: Sie ist auch eine Chance. Nutzen Sie die Erfahrungen aus der Prüfung, um Ihre Steuer- und Buchhaltungsroutinen zu optimieren und zukünftig entspannter durch solche Prozesse zu kommen.