Die Mehrwertsteuer zurückholen als Unternehmen

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Helena Kleine

Veröffentlich am 2. August 2023

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Mehrwertsteuer zurückholen: Hand mit Kleingeld

Die Mehrwertsteuer (MwSt.), auch bekannt als Umsatzsteuer, wird in Deutschland auf nahezu alle gekauften und verkauften Waren und Dienstleistungen angewendet. Viele andere Länder erheben Verbrauchssteuern nach einem ähnlichen Prinzip, die deutsche Unternehmen oder Endverbraucher:innen auf Einkäufe in diesen Ländern bezahlen. 

Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen sich die von ihnen gezahlte Mehrwertsteuer zurückholen: im Rahmen des Vorsteuerabzugs oder über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren bei Käufen im Ausland. Wie genau das geht, erfahren Sie hier. 

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Wie die Mehrwertsteuer in Deutschland funktioniert

Die Mehrwertsteuer wird normalerweise vom Verkäufer erhoben und an das Finanzamt abgeführt. Sie fällt auf jeder Stufe der Produktions- und Vertriebskette an, wobei die Unternehmen die bezahlte Mehrwertsteuer in Form einer Vorsteuer von ihrer Steuerschuld abziehen können. Das bedeutet, dass letztendlich nur Endverbraucher:innen die Mehrwertsteuer tragen.

Unternehmen und Freiberufler:innen sind umsatzsteuerpflichtig, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

  1. Sie sind in Deutschland registriert und betreiben dort eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit.

  2. Sie verkaufen Waren oder Dienstleistungen, die der Mehrwertsteuer unterliegen.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Zum Beispiel sind einige Unternehmen – wie kleine Unternehmen mit einem Umsatz unter 22.000€ pro Jahr (Kleinunternehmer) – von der Pflicht zur Erhebung der Mehrwertsteuer befreit. Auch bestimmte Waren und Dienstleistungen, wie Bildungs- und Gesundheitsdienstleistungen, sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen.

Wichtig ist: Wer keine Umsatzsteuer auf seine Waren und Dienstleistungen erheben muss, kann auf der anderen Seite auch keine gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Zurückholen der Mehrwertsteuer

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen nehmen beim Verkauf von Leistungen Mehrwertsteuer ein, die sie an das Finanzamt abführen müssen. Diese Beträge nennen sich vereinnahmte Vorsteuer. Auf der anderen Seite bezahlen Unternehmen Mehrwertsteuer auf ihre Ausgaben, die sie sich vom Finanzamt zurückholen können: die geleistete Vorsteuer. Bei Käufen im Inland ist die Berechnung der Umsatzsteuer-Zahllast einfach: 

Umsatzsteuer-Zahllast = vereinnahmte Umsatzsteuer - geleistete Vorsteuer

Wenn Unternehmen im Ausland Geld ausgeben (beispielsweise im Rahmen von Geschäftsreisen), wird es ein wenig komplizierter. Denn die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer (zum Beispiel Value Added Tax (VAT) in den USA) geht nicht an das deutsche Finanzamt, sondern an eine ausländische Finanzbehörde. Trotzdem können in Deutschland ansässige Unternehmen diese Beträge unter bestimmten Voraussetzungen zurückholen. 

Anleitung: So holen Sie sich die geleistete Vorsteuer bei Käufen im Inland zurück

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nicht allzu komplex, solange Sie alle Zahlungsein- und Ausgänge richtig dokumentiert und Belege aufbewahrt haben. Hier eine schrittweise Anleitung: 

Schritt 1: Prüfen Sie die Voraussetzungen

Die Vorsteuer kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die Ausgaben direkt mit der umsatzsteuerpflichtigen Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen. Private Ausgaben oder Ausgaben, die mit steuerbefreiten Umsätzen in Zusammenhang stehen, sind in der Regel nicht vorsteuerabzugsfähig.

Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige Rechnung haben

Um die Vorsteuer abziehen zu können, müssen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung haben, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.

Schritt 3: Erfassen Sie die Vorsteuer in Ihrer Buchhaltung

Um die Vorsteuer in Ihrer Buchhaltung zu erfassen, sollten Sie sie als separate Position auf der Habenseite buchen. Sie wird dann am Ende des Voranmeldungszeitraums von der Umsatzsteuer abgezogen, die Sie für Ihre Verkäufe berechnet haben. Moderne Buchhaltungs-Tools führen diesen Schritt ganz automatisch im Hintergrund aus. 

Schritt 4: Melden Sie die Vorsteuer dem Finanzamt

Die Vorsteuer wird dem Finanzamt über die Umsatzsteuer-Voranmeldung gemeldet. Diese muss in der Regel monatlich oder vierteljährlich über ELSTER (oder ein Tool mit passender Schnittstelle) erfolgen und enthält eine Aufstellung Ihrer Umsätze sowie der Vorsteuer, die Sie abziehen möchten. 

Schritt 6: Warten Sie auf die Bestätigung vom Finanzamt

Nachdem Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung eingereicht haben, überprüft das Finanzamt Ihre Angaben und bestätigt dann die Umsatzsteuer-Zahllast. 

Anleitung: So funktioniert das Vorsteuer-Vergütungsverfahren bei Ausgaben im Ausland

On Hotel, Mietwagen oder Restaurantbesuch – bei Geschäftsreisen im Ausland fallen diverse Ausgaben an, die entsprechend der Mehrwertsteuerregelung des Ziellandes besteuert werden. Über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren können deutsche Unternehmen diese Beträge geltend machen.  

Schritt 1: Prüfen Sie, eine Vorsteuervergütung in dem von Ihnen bereisten Land möglich ist

Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist in folgenden Ländern möglich: alle EU-Mitgliedsstaaten, Island, Japan, Kanada, Liechtenstein, Mazedonien, Norwegen, Schweiz und die USA. 

Schritt 2: Prüfen Sie die Voraussetzungen für eine Erstattung

Für welche Kostenarten die Mehrwertsteuer erstattet werden kann, unterscheidet sich zwischen den Ländern. Ansonsten gelten die gleichen Voraussetzungen wie bei der Vorsteuer. 

Der Mindestbetrag für eine beantragte Vergütung für einen Vergütungszeitraum von weniger als einem Jahr liegt bei 400 Euro (oder dem Gegenwert in der Landeswährung). Wenn der Vergütungszeitraum sich auf ein Kalenderjahr oder den Rest eines Kalenderjahres bezieht, liegt er bei 50 Euro. 

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern. 

Schritt 3: Stellen Sie online einen Antrag auf Erstattung 

Bei Ausgaben im EU-Ausland können Sie das BZStOnline-Portal (BOP) beim Bundeszentralamt für Steuern nutzen. Übermitteln Sie Ihren Antrag dort elektronisch bis zum 30. September des Folgejahres. 

Bei Ausgaben in einem Drittland außerhalb der EU müssen Sie den Antrag leider direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde stellen, was einen größeren bürokratischen Aufwand bedeutet – sich also nur bei entsprechenden Erstattungsbeträgen lohnt. 

Schritt 4: Warten Sie auf die Bestätigung und Erstattung der Kosten

Die von Ihnen eingereichten Belege und Nachweise werden nun von der verantwortlichen Behörde geprüft. Danach wird Ihnen (wenn alles gut geht) der gezahlte Steuerbetrag erstattet. 

Fazit: Ohne Software zur Rechnungsverwaltung wird es schwierig

Voraussetzung für die Erstattung gezahlter Mehrwertsteuer sind ordnungsgemäße Rechnungen nach §14 UStG, mit denen Sie Ihre Transaktionen lückenlos nachweisen können. Deswegen hängt das Umsatzsteuer-Management entscheidend von Ihren Prozessen zur Rechnungsverwaltung ab.

Jede Rechnung muss ordnungsgemäß erfasst, geprüft und sicher gespeichert werden, um den Anforderungen des Finanzamtes zu entsprechen und den Vorsteuerabzug sicherzustellen. Mit zunehmendem Geschäftsvolumen kann dies zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn Transaktionen international erfolgen und unterschiedlichen Steuergesetzen unterliegen.

Hier kommt Spendesk ins Spiel. Mit Funktionen wie der automatischen Erfassung und Kategorisierung von Rechnungen, der Erinnerung an fällige Zahlungen und der nahtlosen Integration mit Buchhaltungssoftware erleichtert Spendesk die Rechnungsverwaltung und unterstützt den Prozess zum Zurückholen der Mehrwertsteuer. 

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