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Was ist eine Quittung?

Wodurch genau definiert sich eine Quittung? Und worin besteht der Unterschied zwischen
einer Rechnung und einer Quittung. Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

"Möchten Sie die Quittung?" – jeder hat diese Frage schon mal gehört. In der Umgangssprache wird der Kassenbon aus dem Einzelhandel nämlich fälschlicherweise oft als Quittung bezeichnet, obwohl es sich dabei um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung handelt.

Quittung: Zahlungsbeleg und Nachweis für erbrachte Leistung

Quittungen werden vor allem bei Barzahlungen ausgestellt, um zu dokumentieren, dass eine Zahlung für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware stattgefunden hat. Bei Barzahlung sind Quittungen der einzige gültige Zahlungsnachweis. Kontoauszüge gelten nämlich in diesem Fall nicht als Quittungs-Ersatz.

Es besteht sogar ein rechtlicher Anspruch auf die Quittung als sogenanntes "schriftliches Empfangsbekenntnis":  In §368 BGB ist festgehalten, dass der Gläubiger (zum Beispiel ein Verkäufer) gegenüber dem Schuldner (zum Beispiel einem Käufer) auf Nachfrage zum Ausstellen einer Quittung verpflichtet ist. So kann der Schuldner eindeutig beweisen, dass er eine Zahlung getätigt hat.

Welche Mindestangaben muss eine Quittung enthalten?

Eine Quittung muss folgende Mindestangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers

  • das Ausstellungsdatum

  • Art und Menge der gelieferten Ware oder den Umfang der erbrachten Leistung

  • den Bruttobetrag sowie den enthaltenen Umsatzsteuersatz (bzw. bei Kleinunternehmern den Hinweis auf die Steuerbefreiung)

  • eine handschriftliche Unterschrift des Empfängers der Zahlung.

Besonders wichtig ist die Unterschrift, ohne die die Quittung nicht gültig ist. Ein Firmenstempel kann zur Unterschrift hinzugefügt werden, ist aber nicht notwendig.

Brauche ich einen Quittungsblock?

Ein Quittungsblock ist sehr praktisch, weil er bereits alle Pflichtangaben enthält. Mit Hilfe des Durchschlagpapiers im Quittungsblock wird darüber hinaus beim Ausfüllen des herauslösbaren Vordrucks gleichzeitig eine Kopie angefertigt. Diesen Durchschlag erhält der Zahlungsempfänger für die eigenen Unterlagen, während der Schuldner das Original als Beleg seiner Zahlung bekommt. Der Quittungsdurchschlag gilt übrigens als Zahlungsbeleg, der wie andere Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden muss.

Der Quittungsblock ist als beliebteste und bekannteste Quittungsvorlage zwar sehr praktisch, aber nicht unbedingt erforderlich. Zahlreiche Online-Tools bieten verschiedene Quittungsvordrucke an. Man benötigt übrigens nicht unbedingt ein bestimmtes Quittungsformular. Wenn man alle Mindestangaben genannt sind, reicht sogar ein einfaches Blatt Papier, um eine gültige Quittung zu erstellen. Wichtig ist nur, dass das sogenannte Schriftformgebot eingehalten wird.

Quittung vs. Rechnung

Eine Quittung erfüllt eine andere Funktion als eine Rechnung. Sie dient als Empfangsbestätigung für eine Ware oder Dienstleistung und belegt, dass die entsprechende finanzielle Forderung erfüllt wurde. Bei der Rechnungsstellung geht es hingegen um eine Zahlungsaufforderung für eine erbrachte Lieferung oder Leistung. Diese Zahlung muss bis zu einem definierten Fälligkeitsdatum geleistet werden. Kurz gesagt: eine Quittung belegt im Gegensatz zur Rechnung, dass schon Geld geflossen ist.

Im Vergleich zur Rechnung enthält die Quittung auch deutlich weniger Angaben. Es müssen weder Angaben zum Empfänger noch Steuernummer oder ein Liefer- bzw. Leistungsdatum genannt werden. Erforderlich ist auch die Rechnungsnummer.

Übrigens: Wenn auf einer Rechnung der Erhalt des jeweiligen geforderten Betrags durch den Gläubiger dokumentiert ist, kann sie als Quittung akzeptiert werden.

Wie mache ich Quittungen steuerlich korrekt geltend?

Quittungen sind unerlässlich, um Bargeldzahlungen als Betriebsausgaben steuerlich korrekt geltend zu machen. Wichtig ist es hierbei, den Bruttobetrag und den Steuersatz korrekt anzugeben. Wenn eine Quittung falsch ausgestellt ist, riskiert man den Verlust des Vorsteuerabzugs und es kann zu einer Steuernachforderung durch das Finanzamt kommen.

Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen sie auf Quittungen nicht nur den Nettobetrag nennen, sondern zwingend auch den Hinweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung hinzufügen.

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Zuletzt aktualisiert: 13. December 2021