DATEV und Ausgabenmanagement: Schnittstellen, Datenfluss und Integration

Eine DATEV-Schnittstelle allein automatisiert noch keine Buchhaltung. Entscheidend ist, welche Daten übertragen werden, ob Belegbilder mitkommen und wie Freigaben, Kontierung und Korrekturen zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei funktionieren.

DATEV übernimmt vor allem Buchführung, Abschluss und steuerliche Verarbeitung. Ein Ausgabenmanagement-System setzt früher an: Es erfasst Kartenzahlungen, Belege, Rechnungen und Freigaben, bevor die Daten an DATEV übergeben werden.

Dieser Leitfaden erklärt das DATEV-Ökosystem, vergleicht die wichtigsten Integrationswege und zeigt, wie Unternehmen eine DATEV-Anbindung Schritt für Schritt einführen.

Was ist DATEV?

DATEV eG ist eine IT-Genossenschaft, die 1966 von Steuerberatenden gegründet wurde. DATEV entwickelt Software und Cloud-Dienste für Steuerkanzleien, Unternehmen und weitere Berufsgruppen. Die Genossenschaft hat mehr als 40.000 Mitglieder. Weitere Informationen finden Sie auf der DATEV-Unternehmensseite.

Für viele Unternehmen ist DATEV die Verbindung zur Steuerkanzlei. Die Kanzlei verarbeitet dort Buchungen, Belege, Jahresabschlüsse und Steuerdaten.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online, kurz DUO, ist eine Cloud-Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Dort können unter anderem:

• Belege ausgetauscht werden

• Buchungsdaten bereitgestellt werden

• Buchungsvorschläge geprüft werden

• Belegbilder archiviert werden

• Auswertungen bereitgestellt werden

Welche Funktionen genutzt werden, hängt vom konkreten DATEV-Produkt, dem gebuchten Datenservice und der Vereinbarung mit der Steuerkanzlei ab.

Was leistet eine DATEV-Integration mit Ausgabenmanagement?

Eine DATEV-Integration verbindet ein Ausgabenmanagement-System mit der bestehenden Buchhaltungsumgebung. Das Ausgabenmanagement erfasst zum Beispiel:

• Firmenkartenzahlungen

• Belege

• Eingangsrechnungen

• Auslagenerstattungen

• Freigaben

• Kostenstellen

• Sachkonten und Steuerschlüssel

Anschließend übergibt das System Buchungsdaten und Belegbilder über einen passenden DATEV-Datenservice oder eine Datei.

Ohne eine strukturierte Integration können doppelte Erfassungen entstehen. Eine Rechnung geht dann beispielsweise einmal per E-Mail und einmal als Foto an die Steuerkanzlei. Werden beide Dokumente manuell erfasst, erscheint derselbe Geschäftsvorfall möglicherweise zweimal in der Auswertung.

Eine funktionierende Integration führt Zahlung, Beleg und Kontierung in einem Datensatz zusammen. Das reduziert Rückfragen und erleichtert die Weiterverarbeitung.

DATEV, Ausgabenmanagement und ERP im Vergleich

Die drei Systemtypen berühren teilweise dieselben Geschäftsvorfälle, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Ein Maschinenbauunternehmen kann Stahl und Ersatzteile über das ERP bestellen. Bahntickets, Software-Abos, Bewirtungen und andere Kartenzahlungen laufen dagegen oft außerhalb des Bestellprozesses.

In der Buchhaltung fehlen dann möglicherweise Angaben zu Zweck, Kostenstelle oder Freigabe. Ein Ausgabenmanagement-System erfasst diese Informationen bereits beim Kauf oder bei der Freigabe.

Ausgabenmanagement ersetzt DATEV nicht. Es bereitet Daten so auf, dass die Buchhaltung sie möglichst ohne erneute Erfassung übernehmen kann.

So fließen Kartenzahlungen und Belege nach DATEV

Eine Kartenzahlung durchläuft typischerweise mehrere Schritte:

1. Das System erfasst Betrag, Datum und Händler.

2. Mitarbeitende laden den Beleg per App, Upload oder E-Mail hoch.

3. Die Ausgabe wird je nach Unternehmensrichtlinie freigegeben.

4. Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle werden zugeordnet.

5. Die Daten werden geprüft und exportiert.

6. Buchungsdaten und Belegbilder werden an DATEV übergeben.

7. Die Steuerkanzlei prüft und verarbeitet die Buchungsvorschläge.

Nicht jede Ausgabe braucht zwingend denselben Freigabeprozess. Die konkrete Ausgestaltung hängt von Betrag, Kostenstelle, Gesellschaft und interner Richtlinie ab.

Für eine vollständige Übergabe können unter anderem folgende Informationen erforderlich sein:

• Betrag

• Belegdatum

• Belegnummer

• Lieferant oder Händler

• Sachkonto

• Steuerschlüssel

• Kostenstelle

• Buchungstext

• Belegbild

• Freigabestatus

Entscheidend ist, dass jeder Beleg eindeutig seiner Buchung zugeordnet bleibt. Ein Belegbild ohne Buchung oder eine Buchung ohne Beleg führt häufig zu Rückfragen.

Die DATEV-Integration von Spendesk überträgt laut DATEV-Marktplatz Belege und Belegdaten über den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online. Dort können sie als Buchungsvorschläge weiterverarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie im DATEV-Marktplatz.

Eine strukturierte Belegübergabe erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Ausgabenmanagement, Buchhaltung und Steuerkanzlei.

Welche DATEV-Schnittstelle passt zu welchem Zweck?

Die passende Schnittstelle hängt davon ab, ob Sie Buchungsdaten, Belegbilder, Stammdaten oder mehrere dieser Informationen übertragen möchten.

Die Bezeichnungen und Funktionsumfänge können sich je nach DATEV-Produkt und Vertrag unterscheiden. Stimmen Sie die Auswahl deshalb mit Ihrer Steuerkanzlei und dem jeweiligen Anbieter ab.

Dateiimport oder Online-Datenservice?

Ein Dateiimport kann für kleine Volumen ausreichen. Die Buchungsdaten werden dabei als Datei exportiert und anschließend in DATEV eingelesen. Belegbilder müssen je nach Prozess separat übertragen oder zugeordnet werden.

Ein Online-Datenservice kann den manuellen Zwischenschritt reduzieren. Wenn Buchungsdaten und Belegbilder gemeinsam übertragen werden, sinkt der Aufwand für nachträgliche Rückfragen.

Fragen Sie Anbieter:innen deshalb konkret:

• Werden Buchungsdaten und Belegbilder gemeinsam übertragen?

• Welche Daten werden in DATEV Unternehmen online sichtbar?

• Entstehen Buchungsvorschläge oder fertige Buchungen?

• Werden Kostenstellen und Steuerschlüssel berücksichtigt?

• Wie werden Änderungen nach dem Export verarbeitet?

• Können mehrere Gesellschaften getrennt abgebildet werden?

GoBD-Anforderungen an eine DATEV-Integration

Eine DATEV-Integration muss dieselben Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit erfüllen wie andere Buchführungsprozesse.

Die GoBD betreffen nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch vor- und nachgelagerte Systeme sowie deren Schnittstellen. Für eine Integration bedeutet das unter anderem:

• Beleg und Buchung müssen eindeutig zusammengehören.

• Freigaben und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.

• Korrekturen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unbemerkt überschreiben.

• Zugriffe und Berechtigungen müssen angemessen geregelt sein.

• Die relevanten Abläufe müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Bei bereits festgeschriebenen Buchungen erfolgt eine Korrektur in der Praxis häufig über Storno und Neubuchung. Das konkrete Vorgehen sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.

Die Verfahrensdokumentation sollte unter anderem festhalten:

• welche Systeme eingesetzt werden

• wie Belege eingehen

• wie Freigaben funktionieren

• wie Kontierung und Mapping erfolgen

• wann Daten an DATEV übertragen werden

• wer Korrekturen vor und nach dem Export vornimmt

• wie Belege archiviert werden

• welche Rollen und Berechtigungen bestehen

Die Abläufe müssen für eine sachverständige Person in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Weitere Informationen bietet die DATEV-Übersicht zur Verfahrensdokumentation.

Aufbewahrung von Buchungsbelegen

Für viele Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine verkürzte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher und Jahresabschlüsse unterliegen weiterhin längeren Fristen.

Prüfen Sie daher, ob Ihre Systeme:

• unterschiedliche Belegarten unterscheiden

• Aufbewahrungsfristen korrekt abbilden

• Belege nach Ablauf der Frist kontrolliert löschen können

• Löschsperren für laufende Prüfungen oder Rechtsfälle unterstützen

Die Aufbewahrungsfrist und die GoBD-Anforderungen sind dabei zwei unterschiedliche Themen. Die GoBD regeln vor allem die Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitung und Archivierung.

E-Rechnung und DATEV

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gelten abhängig vom Vorjahresumsatz gestaffelte Pflichten für die Ausstellung. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze. Ausnahmen bleiben bestehen.

Eine DATEV-Integration sollte strukturierte Rechnungsdaten aus Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD erhalten und zusammen mit dem Originalbeleg weitergeben können.

Weitere Details finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

DATEV mit einem Ausgabenmanagement-System verbinden

Eine Integration gelingt am zuverlässigsten, wenn Finanzteam und Steuerkanzlei gemeinsam planen. Die technische Verbindung ist meist nicht der schwierigste Teil. Mehr Abstimmung erfordern Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Rechte und Korrekturprozesse.

1. Ist-Prozess aufnehmen

Dokumentieren Sie, wie Kartenzahlungen, Auslagen, Rechnungen und Belege derzeit verarbeitet werden. Halten Sie außerdem fest:

• welche Systeme beteiligt sind

• wer Freigaben erteilt

• wann kontiert wird

• wie Belege an die Kanzlei gelangen

• wo Rückfragen entstehen

• wie lange der Monatsabschluss dauert

2. Stammdaten abstimmen

Klären Sie mit der Steuerkanzlei:

• Berater- und Mandantennummer

• Kontenrahmen SKR03 oder SKR04

• Kostenstellen

• Steuerschlüssel

• Gesellschaften

• Lieferanten und Kreditoren

• Freigabe- und Berechtigungskonzepte

3. Datenservice und Rechte einrichten

Bestellen Sie den passenden Datenservice und klären Sie die Datenübertragungsvereinbarung. Anschließend werden die erforderlichen Rechte in DATEV Unternehmen online vergeben.

4. Mapping konfigurieren

Ordnen Sie Kategorien, Händler, Ausgabenarten und Kostenstellen den passenden Sachkonten und Steuerschlüsseln zu. Testen Sie das Mapping mit realen Belegen, darunter auch:

• Bewirtungsbelege

• Auslandsrechnungen

• Software-Abos

• Reisekosten

• Sammelrechnungen

• Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen

5. Testexport durchführen

Übertragen Sie einen vollständigen Testmonat und vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem bisherigen Verfahren. Prüfen Sie insbesondere:

• Belegbilder

• Kontierung

• Steuerschlüssel

• Kostenstellen

• Buchungstexte

• Gesellschaften

• Dubletten

• Korrekturen

6. Parallelbetrieb und Rollout

Lassen Sie den neuen Prozess mindestens einen vollständigen Monatsabschluss parallel zum bisherigen Verfahren laufen. So lassen sich Fehler im Mapping beheben, bevor die alte Verarbeitung abgeschaltet wird.

Typische Grenzen einer DATEV-Integration

Eine Schnittstelle automatisiert den Datenfluss, ersetzt aber nicht die Abstimmung zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei.

Typische Grenzen sind:

• Buchungsvorschläge müssen noch geprüft werden.

• Neue Konten und Kostenstellen müssen möglicherweise auf beiden Seiten gepflegt werden.

• Zahlungen und Kontoauszüge können über separate Wege laufen.

• Datenservices und Rechte liegen häufig bei der Steuerkanzlei.

• Änderungen nach dem Export erreichen DATEV nicht immer automatisch.

• Auslandsgesellschaften benötigen möglicherweise andere Buchhaltungssysteme und Schnittstellen.

Vereinbaren Sie deshalb einen festen Exportzeitpunkt, etwa nach Abschluss aller Freigaben. Legen Sie außerdem fest, wer Korrekturen nach dem Export meldet und wie diese verarbeitet werden.