Bewirtungsbeleg-Vorlage: richtig ausfüllen, buchen und digital archivieren

Sie kommen von einem Geschäftsessen zurück, der Kassenbon steckt noch in der Jackentasche und der Monatsabschluss rückt näher. Der Restaurantbeleg allein reicht für den Betriebsausgabenabzug häufig nicht aus. Zusätzlich müssen Sie dokumentieren, wer an der Bewirtung teilgenommen hat und aus welchem geschäftlichen Anlass sie stattgefunden hat.

Mit der folgenden Bewirtungsbeleg-Vorlage erfassen Sie alle wichtigen Angaben direkt nach dem Essen. Der Artikel zeigt außerdem, was bei Rechnungen bis einschließlich 250 Euro gilt, welche zusätzlichen Angaben bei höheren Beträgen erforderlich sind, wie Sie Bewirtungskosten buchen und worauf Sie bei der digitalen Archivierung achten müssen.

Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Ausfüllen

Die folgende Vorlage können Sie als Kopiervorlage verwenden. Sie ergänzt die Restaurantrechnung, ersetzt sie aber nicht.

Der Eigenbeleg darf formlos erstellt werden. Eine feste Vorlage ist in der Praxis jedoch sinnvoll, weil sie verhindert, dass wichtige Angaben vergessen werden.

Bei einer Bewirtung im Restaurant reichen auf dem Eigenbeleg grundsätzlich vor allem die Angaben zu Anlass und Teilnehmenden aus, wenn die übrigen Informationen aus der beigefügten Rechnung hervorgehen. Eine vollständig ausgefüllte Vorlage erleichtert jedoch die Prüfung und die eindeutige Zuordnung.

Die Vorlage ersetzt keine Restaurantrechnung

Der Bewirtungsbeleg dokumentiert vor allem den geschäftlichen Zusammenhang der Bewirtung. Die Restaurantrechnung weist dagegen die tatsächlich erbrachte Bewirtungsleistung und den Rechnungsbetrag nach.

Bewahren Sie deshalb immer beide Dokumente zusammen auf. Bei einer digitalen Ablage müssen Sie die Dokumente beispielsweise über eine Belegnummer, einen eindeutigen Index, einen Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem verbinden.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Füllen Sie den Bewirtungsbeleg möglichst direkt nach dem Essen aus. So bleiben Namen, Anlass und Gesprächsziel zuverlässig nachvollziehbar.

1. Restaurant und Datum eintragen

Übernehmen Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants aus der Rechnung. Ergänzen Sie den Tag der Bewirtung.

Achten Sie darauf, dass der Bewirtungstag auf der Rechnung selbst erkennbar ist. Ein nachträglich handschriftlich ergänztes Datum reicht für den Rechnungsnachweis grundsätzlich nicht aus.

2. Teilnehmende namentlich nennen

Listen Sie alle Personen auf, die an der Bewirtung teilgenommen haben. Dazu gehören auch Mitarbeitende des eigenen Unternehmens. Die bewirtende Person sollte ausdrücklich als Gastgeberin oder Gastgeber erkennbar sein.

Formulierungen wie „Kundentermin mit mehreren Personen“ sind zu ungenau. Wenn eine vollständige Namensliste ausnahmsweise nicht möglich ist, sollte der Grund nachvollziehbar dokumentiert werden.

3. Anlass konkret beschreiben

Der Anlass muss den geschäftlichen Zusammenhang erkennen lassen. Geeignet ist zum Beispiel:

Zu ungenau sind dagegen Formulierungen wie:

• Geschäftsessen

• Kundenpflege

• Besprechung

• Networking

Je konkreter der Anlass beschrieben ist, desto leichter lässt sich die betriebliche Veranlassung später nachvollziehen.

4. Aufwendungen und Trinkgeld erfassen

Übernehmen Sie den Bruttobetrag der Restaurantrechnung. Trinkgeld tragen Sie in einer eigenen Zeile ein.

Wird das Trinkgeld nicht auf der Rechnung ausgewiesen, muss die Zahlung trotzdem nachvollziehbar sein. Das kann beispielsweise durch eine Quittierung des Trinkgeldbetrags durch die empfangende Person oder durch einen geeigneten Zahlungsnachweis erfolgen.

Für ein freiwilliges Trinkgeld besteht in der Regel kein eigener Vorsteuerabzug, wenn darauf keine gesonderte Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Die konkrete steuerliche Behandlung und Kontierung sollte im Zweifel mit der Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.

5. Beleg unterschreiben oder elektronisch genehmigen

Unterschreiben Sie den Eigenbeleg zeitnah. Bei einem vollständig digitalen Prozess ist auch eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung möglich.

Der Zeitpunkt der Erstellung und Genehmigung sollte elektronisch dokumentiert werden. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht undokumentiert möglich sein.

Ausgefülltes Beispiel für einen Bewirtungsbeleg

Die Restaurantrechnung muss die bestellten Speisen und Getränke nachvollziehbar ausweisen. Die alleinige Angabe „Speisen und Getränke“ reicht für den Betriebsausgabenabzug nicht aus.

Zulässig können dagegen verständliche Bezeichnungen wie „Menü eins“, „Tagesgericht zwei“ oder „Lunch-Buffet“ sein.

Bewirtungsrechnung bis einschließlich 250 Euro

Bei einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro kann eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV ausreichen.

Für den Betriebsausgabenabzug muss die Rechnung unter anderem folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Restaurants

• Ausstellungsdatum

• Tag der Bewirtung beziehungsweise ein eindeutiger Hinweis auf den Leistungszeitpunkt

• nachvollziehbare Bezeichnung der Bewirtungsleistungen

• Rechnungsbetrag

• angewendeter Umsatzsteuersatz

Der Name und die Anschrift des bewirtenden Unternehmens sowie die Rechnungsnummer und die Steuernummer des Restaurants müssen bei einer Kleinbetragsrechnung grundsätzlich nicht auf der Rechnung stehen.

Für den steuerlichen Nachweis der Bewirtung bleiben der Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmenden sowie die Zuordnung zur Rechnung erforderlich.

Bewirtungsrechnung über 250 Euro

Bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro benötigt die Rechnung zusätzliche Angaben. Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des bewirtenden Unternehmens

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants

• fortlaufende Rechnungsnummer

• ordnungsgemäße Bezeichnung der Bewirtungsleistungen

• Rechnungsdatum und Leistungsdatum

• Nettoentgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag

Die zusätzlichen Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG sowie aus dem aktuellen BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten vom 19. November 2025.

Fordern Sie die vollständige Rechnung möglichst direkt im Restaurant an. Ein einfacher Kassenbon ohne die erforderlichen zusätzlichen Angaben kann den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug gefährden.

Übersicht der Rechnungsanforderungen

Die häufig verwendete Formulierung „Speisen und Getränke“ reicht auch bei Rechnungen bis einschließlich 250 Euro nicht aus. Die Bewirtungsleistungen müssen einzeln bezeichnet oder zumindest nachvollziehbar beschrieben werden.

Sind handschriftliche Bewirtungsbelege erlaubt?

Ja, der eigene Bewirtungsbeleg kann handschriftlich ausgefüllt werden. Er muss anschließend zusammen mit der Restaurantrechnung aufbewahrt werden.

Anders ist die Situation bei der Restaurantrechnung: Verwendet der Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden für den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, abgesicherte Rechnungen anerkannt.

Hinweise wie eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Kassensystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls können dabei als Indiz dienen.

Ein handschriftlicher Restaurantbeleg ist deshalb nicht pauschal verboten. Die konkrete Beurteilung hängt unter anderem davon ab, ob der Betrieb ein elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion verwendet.

Auch bei einem dokumentierten TSE-Ausfall kann der Betriebsausgabenabzug unter bestimmten Voraussetzungen zulässig bleiben.

Bei einem Geschäftsessen sollten Anlass und Teilnehmende zeitnah dokumentiert werden.

Bewirtungskosten buchen: 70-Prozent-Regel und Vorsteuer

Bei einer geschäftlichen Bewirtung mit externen Geschäftspartnern sind angemessene Aufwendungen grundsätzlich zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die übrigen 30 Prozent gelten als steuerlich nicht abziehbar. Grundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG.

Die Buchhaltung sollte den abziehbaren und den nicht abziehbaren Anteil getrennt berücksichtigen. Die konkrete Kontierung hängt vom verwendeten Kontenrahmen, der Buchhaltungssoftware und dem Einzelfall ab.

Deshalb sollten keine festen SKR03- oder SKR04-Konten pauschal für jedes Unternehmen vorgegeben werden.

Vorsteuer separat prüfen

Die umsatzsteuerliche Behandlung ist von der ertragsteuerlichen 70-Prozent-Regel zu unterscheiden. Das Abzugsverbot für den nicht abziehbaren Betriebsausgabenanteil führt nicht automatisch dazu, dass auch die Vorsteuer anteilig gekürzt werden muss.

Bei bestehender Vorsteuerabzugsberechtigung kann die Vorsteuer aus der ordnungsgemäßen Restaurantrechnung grundsätzlich vollständig abziehbar sein.

Das setzt insbesondere voraus, dass:

• eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt

• das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist

• die Bewirtung unternehmerisch veranlasst ist

• die ausgewiesene Umsatzsteuer tatsächlich auf der Rechnung enthalten ist

Das Trinkgeld wird separat erfasst. Für ein freiwilliges Trinkgeld, das nicht Bestandteil der Rechnung ist, wird üblicherweise keine Vorsteuer gebucht.

Umsatzsteuersätze in der Gastronomie seit 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsleistungen auf Speisen grundsätzlich der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Die Abgabe von Getränken ist von dieser Regelung ausgenommen und wird grundsätzlich weiterhin mit 19 Prozent besteuert.

Je nach Produkt und Leistungsart können Ausnahmen gelten.

Bei gemischten Rechnungen müssen Speisen und Getränke deshalb nach den jeweils ausgewiesenen Steuersätzen verarbeitet werden. Eine pauschale Zuordnung des gesamten Rechnungsbetrags zu einem einzigen Umsatzsteuersatz kann zu einem falschen Vorsteuerbetrag führen.

Bewirtungsbelege digital erfassen und GoBD-gerecht archivieren

Bewirtungsbelege können digital erstellt, digitalisiert und archiviert werden. Für den digitalen Prozess gelten jedoch mehr Anforderungen als das reine Abspeichern einer Word-Datei als PDF.

Bei einem digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg müssen insbesondere folgende Punkte gewährleistet sein:

• Die Angaben werden zeitnah erfasst

• Die Erstellung oder Ergänzung wird elektronisch dokumentiert

• Der Beleg wird digital unterschrieben oder genehmigt

• Nachträgliche Änderungen bleiben nachvollziehbar

• Eigenbeleg und Restaurantrechnung sind eindeutig miteinander verknüpft

• Die angewandten Verfahren sind in der Verfahrensdokumentation beschrieben

• Die Unterlagen werden nach den GoBD aufbewahrt

Die Restaurantrechnung kann digital übermittelt werden. Eine Papierrechnung kann ebenfalls digitalisiert werden. Bei elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich das Format aufzubewahren, in dem die Rechnung empfangen wurde. Das gilt insbesondere für strukturierte E-Rechnungsdaten.

Was bedeutet die TSE-Regel?

Die TSE-Regel bezieht sich auf elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion. Ein Unternehmen muss nicht selbst prüfen, welches Kassensystem das Restaurant verwendet.

Es kann grundsätzlich darauf vertrauen, dass die Rechnung ordnungsgemäß erstellt wurde, wenn der Beleg die entsprechenden technischen Kennzeichnungen enthält.

Wie lange müssen Bewirtungsbelege aufbewahrt werden?

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zuvor zehn Jahren verkürzt.

Im Einzelfall kann eine längere Frist gelten, wenn ein Dokument zusätzlich unter eine andere Aufbewahrungspflicht fällt. Prüfen Sie deshalb, ob der Bewirtungsbeleg ausschließlich als Buchungsbeleg oder zusätzlich als weitere steuerlich relevante Unterlage gilt.

Bewahren Sie Thermobelege möglichst zeitnah digital auf. Wichtig ist, dass der Scan lesbar bleibt und zusammen mit dem Eigenbeleg, der Buchung und dem Zahlungsnachweis eindeutig auffindbar ist.

Bewirtungsbelege mit Spendesk erfassen

Mit Spendesk können Mitarbeitende Restaurantbelege direkt über die mobile App fotografieren oder digital einreichen. Die Belegdaten werden per OCR ausgelesen und können anschließend geprüft, ergänzt, kategorisiert und durch einen Genehmigungsprozess geführt werden.

So lassen sich Bewirtungsbelege schneller mit Ausgaben, Kostenstellen und Verantwortlichen verknüpfen.

Für die Buchhaltung bietet Spendesk eine DATEV-Integration, mit der Belege gesammelt exportiert und Sachkonten übertragen werden können. Auch personalisierte Exporte für individuelle Buchhaltungsprozesse sind möglich.

Wichtig bleibt: Eine Software ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung. Anlass und Teilnehmende müssen vollständig erfasst werden. Ebenso muss geprüft werden, ob die Restaurantrechnung die erforderliche Leistungsbeschreibung, den korrekten Betrag und bei höheren Rechnungsbeträgen die zusätzlichen Pflichtangaben enthält.

Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall, der konkreten Rechnung und der Vorsteuerabzugsberechtigung des Unternehmens ab. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.