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Une carte carburant répond à un besoin précis : payer et suivre le carburant d’une flotte. Une carte d’entreprise multi-usages va plus loin et couvre aussi les repas, les péages, les hôtels et les achats professionnels.
Le bon choix dépend donc moins du nombre de véhicules que de la diversité de vos dépenses et du niveau de contrôle attendu.
Comparons les deux solutions dans cet article.
📌 À retenir
- La carte carburant est réservée au carburant et à certains services de mobilité proposés par son réseau.
- La carte multi-usages peut régler toutes les dépenses professionnelles autorisées, notamment le carburant, les repas, les péages, les hôtels et les achats en ligne.
- La TVA sur le carburant dépend du véhicule et du carburant utilisé, pas du type de carte.
- La carte carburant offre souvent des remises négociées et un suivi détaillé par conducteur.
- La carte multi-usages facilite le contrôle de toutes les dépenses et le rapprochement avec les justificatifs.
- Une flotte très orientée carburant peut justifier une carte dédiée. Des dépenses variées appellent plutôt une carte polyvalente.
Quelle est la différence entre une carte carburant et une carte multi-usages ?
La carte carburant est un moyen de paiement restreint au carburant et à certains services de mobilité. La carte multi-usages fonctionne comme une carte de paiement professionnelle acceptée dans de nombreuses catégories de dépenses.
La carte carburant répond à un besoin ciblé
Une carte carburant entreprise, parfois appelée carte essence entreprise, permet de régler le carburant et certains services associés à la mobilité, dans un réseau de stations partenaires.
Elle fonctionne généralement avec :
un plafond par conducteur ;
un code confidentiel individuel ;
des restrictions liées au type de carburant ;
une facture mensuelle consolidée envoyée à l’entreprise.
Des émetteurs comme TotalEnergies, Shell ou BP construisent leur offre autour de ce fonctionnement. En contrepartie de ce périmètre restreint, la carte carburant peut proposer des remises négociées à la pompe et un reporting détaillé par conducteur.
La carte multi-usages couvre l’ensemble des dépenses professionnelles
Une carte d’entreprise multi-usages suit une logique différente. Elle peut être utilisée partout où le réseau bancaire est accepté, dans la limite des règles fixées par l’entreprise.
Le même moyen de paiement peut servir à régler :
un plein de carburant ;
un déjeuner avec un client ;
une réservation d’hôtel ;
un péage ;
une pièce détachée ;
un abonnement logiciel ;
un achat professionnel en ligne.
Elle ne se limite donc pas au véhicule. Elle accompagne le salarié pendant tout son déplacement, y compris lorsque les dépenses dépassent le carburant.
Quel choix pour votre entreprise ?
Une société de livraison avec six véhicules qui dépense presque exclusivement en gazole n’a pas les mêmes besoins qu’une équipe de techniciens qui paie également des repas, des parkings et des pièces détachées.
La première recherche probablement un outil spécialisé et des remises carburant. La seconde a davantage intérêt à utiliser une carte capable de couvrir l’ensemble de ses dépenses.
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Que peut-on payer avec chaque type de carte ?
La carte carburant couvre principalement le carburant et certains services de mobilité. La carte multi-usages permet de régler des catégories de dépenses beaucoup plus larges, selon les paramètres définis par l’entreprise.
La carte carburant couvre le carburant et certains services de mobilité
Une carte carburant multi-enseigne permet généralement de régler :
l’essence ;
le gazole ;
certains carburants alternatifs ;
parfois la recharge électrique ;
les péages ;
le lavage ;
certains services proposés dans le réseau partenaire.
Son périmètre dépend du contrat et du réseau d’acceptation. Il faut donc vérifier les stations et les services réellement couverts avant de souscrire.
La carte multi-usages ne se limite pas au véhicule
Une carte multi-usages peut couvrir le carburant, mais aussi les autres frais liés au déplacement et à l’activité professionnelle.
Prenez le cas d’un technicien itinérant qui doit régler une pièce détachée à 80 € et son repas entre deux interventions. Avec une carte carburant, la pièce et le repas basculent en note de frais. Le salarié doit avancer les montants ou utiliser sa carte personnelle, puis retrouver les justificatifs plus tard.
Avec une carte multi-usages, les deux dépenses peuvent être réglées dans le cadre prévu par l’entreprise. La gestion des frais de déplacement devient plus simple pour le salarié comme pour l’équipe finance.
La carte multi-usages ne propose toutefois pas nécessairement les remises réseau des cartes carburant. Ce point compte si le carburant représente la plus grande partie de votre budget de mobilité.
La carte utilisée change-t-elle la TVA récupérable sur le carburant ?
Non. La TVA sur le carburant dépend du type de carburant et du véhicule, pas du moyen de paiement utilisé.
Selon l’article 298 du Code général des impôts, l’essence et le gazole ouvrent droit à une déduction de :
80 % pour les véhicules de tourisme ;
100 % pour les véhicules utilitaires.
L’essence a rejoint le gazole sur ce barème en 2022, au terme d’un alignement progressif. La TVA à récupérer est ensuite calculée sur la base du taux normal de 20 %, lorsque celui-ci s’applique.
Quel justificatif faut-il conserver ?
La condition reste la même avec une carte carburant ou une carte multi-usages. L’entreprise doit disposer d’un justificatif conforme, conservé selon les obligations comptables en vigueur.
La carte carburant fournit généralement une facture mensuelle unique, ce qui facilite le suivi des transactions du réseau. Une carte multi-usages associée à la capture automatique des reçus permet d’obtenir les mêmes informations, dépense par dépense.
Le droit à déduction ne dépend donc pas de la carte. Ce qui compte, c’est la preuve de la dépense et la conformité du justificatif.
Quel contrôle des dépenses permet chaque carte ?
La carte carburant encadre les dépenses liées au véhicule. Une plateforme de gestion des dépenses étend ce contrôle à toutes les catégories de dépenses professionnelles.
La carte carburant contrôle principalement le passage à la pompe
Une carte carburant peut intégrer :
un code individuel par conducteur ;
un plafond par période ;
une restriction au carburant ;
une limitation à certains jours ou horaires ;
un suivi des volumes consommés ;
un reporting par véhicule ou par conducteur.
Ce fonctionnement est efficace pour contrôler la consommation de carburant. Le contrôle reste toutefois limité au périmètre du véhicule et du réseau partenaire.
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La carte multi-usages permet de contrôler toutes les catégories
Une carte d’entreprise multi-usages peut être paramétrée avec :
des plafonds par carte ;
des règles par catégorie ;
des restrictions par marchand ;
des limites de retrait ;
des validations avant dépense ;
des cartes virtuelles à usage unique.
Les cartes virtuelles à usage unique peuvent notamment sécuriser les achats en ligne, les abonnements ou les dépenses ponctuelles.
Les règles s’appliquent alors au carburant, mais aussi aux repas, aux hôtels, aux achats et aux autres frais professionnels.
Quelle carte facilite le rapprochement comptable ?
La carte carburant fournit souvent un relevé ou une facture mensuelle consolidée. La carte multi-usages peut rapprocher chaque transaction de son justificatif au moment du paiement.
Le fonctionnement d’une carte carburant
Avec une carte carburant, l’entreprise reçoit généralement une facture mensuelle regroupant les dépenses réalisées dans le réseau partenaire.
Ce document facilite le suivi du carburant, mais l’équipe finance doit parfois rapprocher les transactions avec :
les véhicules concernés ;
les conducteurs ;
les relevés internes ;
les justificatifs complémentaires ;
les données comptables.
Le fonctionnement d’une carte multi-usages
Avec une plateforme de gestion des dépenses, chaque paiement peut être associé à un justificatif, à une catégorie comptable et à une règle de validation.
Un office manager qui passe ses fins de mois à relancer les salariés pour des reçus manquants peut ainsi collecter le justificatif dès le paiement. Les équipes finance retrouvent les documents au même endroit et peuvent préparer plus rapidement la clôture.
Spendesk associe des cartes physiques et virtuelles, des contrôles par catégorie et une collecte automatisée des justificatifs. Le rapprochement ne concerne donc pas uniquement le carburant, mais l’ensemble des dépenses réglées par carte.
Comment choisir entre une carte carburant et une carte multi-usages ?
Le bon choix dépend de votre profil de dépenses, du nombre de véhicules et du niveau de contrôle attendu. Aucune carte ne s’impose dans toutes les situations.
La carte carburant convient à une flotte très orientée carburant
Une carte carburant dédiée est pertinente lorsque :
l’entreprise gère une flotte importante ;
les véhicules roulent fréquemment ;
le carburant représente l’essentiel des dépenses ;
les conducteurs utilisent principalement un réseau de stations identifié ;
les remises carburant ont un poids important dans la décision.
C’est le cas d’une entreprise de livraison avec quinze véhicules qui roulent toute la journée et dépensent peu en dehors du gazole. Elle recherchera avant tout un suivi précis de la consommation et des conditions tarifaires avantageuses.
La carte multi-usages convient aux dépenses variées
Une carte multi-usages est plus adaptée lorsque les salariés règlent :
du carburant ;
des péages ;
des repas ;
des hôtels ;
des achats professionnels ;
des abonnements ;
des frais liés aux déplacements.
Imaginez un cabinet de conseil de 40 personnes avec quelques véhicules partagés. Le carburant n’est qu’une ligne parmi d’autres. Utiliser une seule plateforme pour les paiements, les justificatifs et les validations simplifie le travail des équipes et limite les avances personnelles.
C’est ce second profil que couvre une plateforme comme Spendesk, avec des cartes de paiement physiques et virtuelles, des contrôles par catégorie et un rapprochement automatisé.
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Peut-on combiner les deux cartes ?
Oui. Les entreprises qui disposent d’une flotte importante peuvent utiliser une carte carburant pour les véhicules et une carte multi-usages pour les autres dépenses.
Cette combinaison permet de conserver les remises et le reporting du réseau carburant tout en donnant aux salariés un moyen de paiement adapté aux repas, hôtels, achats et frais de déplacement.
Elle implique toutefois de gérer deux outils et deux flux de données. Avant de retenir cette organisation, vérifiez que le gain obtenu sur le carburant compense la complexité supplémentaire du suivi.
Comparatif entre carte carburant et carte multi-usages
Critère | Carte carburant dédiée | Carte d’entreprise multi-usages |
|---|---|---|
Périmètre d’acceptation | Carburant et certains services de mobilité dans un réseau partenaire | Toutes les catégories autorisées, partout où la carte est acceptée |
Remises carburant | Remises négociées à la pompe selon le réseau | Pas de remise réseau spécifique en principe |
Contrôle des dépenses | Code conducteur, plafond et restriction au carburant | Plafonds par carte, règles par catégorie et marchand, validations avant paiement |
Collecte des justificatifs | Facture mensuelle consolidée | Capture automatique du reçu au moment du paiement |
Rapprochement comptable | Relevé ou facture mensuelle à intégrer | Rapprochement automatisé, transaction par transaction |
TVA sur le carburant | 80 % pour un véhicule de tourisme, 100 % pour un véhicule utilitaire, sur justificatif | 80 % pour un véhicule de tourisme, 100 % pour un véhicule utilitaire, sur justificatif |
Dépenses hors carburant | Hôtel, repas et achats généralement non couverts | Hôtel, repas, achats et autres dépenses professionnelles couvertes |
Coût | Coût lié au réseau et au volume de carburant | Abonnement par carte ou par utilisateur selon l’offre |
Profil idéal | Flotte importante et dépenses principalement liées au carburant | Dépenses mixtes, besoin de contrôle et clôture rapide |
La carte carburant l’emporte sur les remises réseau et le pilotage de flotte. La carte multi-usages prend l’avantage sur le périmètre d’acceptation, le contrôle global et le rapprochement des dépenses.
Choisissez une carte adaptée à vos dépenses
Une carte carburant est utile lorsque le carburant constitue l’essentiel du budget de mobilité. Une carte multi-usages devient plus pertinente dès que les salariés règlent plusieurs types de dépenses au cours d’un même déplacement.
Le choix ne dépend donc pas uniquement du prix de la carte. Il doit aussi tenir compte des justificatifs, des validations, du rapprochement comptable et du temps consacré au traitement des dépenses.
Découvrez comment Spendesk peut vous aider à gérer vos cartes et vos frais de déplacement.
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Maxime Reding
Originaire du Luxembourg et diplômé de la Rotterdam School of Management, il apporte un esprit analytique aigu et une expérience en gestion stratégique à notre équipe financière. Maxime a rejoint Spendesk en 2021 et a progressé régulièrement dans les rangs depuis, devenant notre ingénieur financier résident.
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