)
Sur une note de frais, la TVA se joue parfois sur une ligne, un taux ou un justificatif. Un déjeuner client, un plein de carburant ou une nuit d’hôtel peuvent tous être professionnels, sans pour autant ouvrir les mêmes droits à déduction.
Les règles varient selon la dépense, le véhicule et le document conservé. Voici comment repérer la TVA récupérable, éviter les erreurs de traitement et aborder la clôture plus sereinement.
📌 À retenir
Une dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et être justifiée par un document conforme.
La TVA sur le carburant dépend du type de carburant et du véhicule utilisé.
Les péages et certains frais de stationnement peuvent ouvrir droit à une récupération de 100 %.
La TVA sur le transport de personnes et l’hébergement des salariés n’est généralement pas récupérable.
Les repas professionnels peuvent ouvrir droit à déduction, avec une ventilation entre les différents taux de TVA.
Une collecte fiable des justificatifs et une ventilation correcte facilitent la récupération de TVA au moment de la déclaration.
Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA sur une note de frais ?
Pour récupérer la TVA sur une note de frais, trois conditions doivent être réunies au moment du contrôle comptable.
La dépense doit être professionnelle
La dépense doit avoir été engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Un repas avec un client, un déplacement professionnel ou l’achat de carburant pour se rendre chez un fournisseur peuvent donc ouvrir droit à récupération. Une dépense strictement personnelle n’est pas éligible, même si elle a été avancée par un salarié.
Pour les biens et services utilisés à la fois à titre professionnel et personnel, il faut également distinguer la part réellement affectée à l’activité de l’entreprise.
La dépense doit être accompagnée d’un justificatif conforme
La dépense doit être appuyée par une facture ou un justificatif permettant d’identifier l’opération et la TVA correspondante.
Le document doit notamment indiquer :
le montant hors taxe (HT) ;
le taux de TVA appliqué ;
le montant de TVA ;
l’identité du fournisseur ;
la date et la nature de la dépense.
Lorsque le document ne permet pas d’identifier clairement la TVA, la déduction devient difficile, voire impossible.
L’entreprise doit être redevable de la TVA
Enfin, l’entreprise doit elle-même être soumise à la TVA pour pouvoir exercer un droit à déduction.
Une entreprise en franchise en base de TVA ne peut pas récupérer la taxe sur ses dépenses, même si elle dispose de justificatifs conformes. Le régime de TVA de l’entreprise doit donc être vérifié avant tout traitement.
Deux points à ne pas oublier
Pour les dépenses liées à un bien ou à un service utilisé à la fois pour l’entreprise et à titre personnel, la récupération dépend de la part professionnelle réellement justifiée.
Par ailleurs, la TVA se déduit à partir d’une facture ou d’un document qui en tient lieu. Une dépense remboursée sous forme de forfait ne permet donc pas, à elle seule, de récupérer la TVA correspondant aux frais réellement engagés.
C’est précisément à ce moment que la récupération de TVA peut se jouer. Un justificatif absent ou incomplet suffit à perdre une déduction pourtant légitime.
)
Un ticket de carte bancaire suffit-il pour récupérer la TVA ?
Non, un simple ticket de carte bancaire ne suffit généralement pas à justifier la TVA récupérable.
Un comptable qui reçoit uniquement un ticket de paiement, sans détail de la dépense, sans ventilation de la TVA ou sans identification suffisante du fournisseur, ne dispose pas d’un justificatif complet.
La dépense peut toujours être remboursée au salarié si elle est professionnelle et validée. En revanche, la TVA peut être perdue faute de document conforme.
Quelle TVA peut-on récupérer sur le carburant ?
La TVA récupérable sur le carburant dépend du type de carburant et du véhicule utilisé. L’essence et le gazole sont soumis aux mêmes règles depuis 2022, mais le taux de récupération varie selon qu’il s’agit d’un véhicule de tourisme ou d’un véhicule utilitaire.
Il faut distinguer :
le véhicule de tourisme (VP), c’est-à-dire une voiture particulière ;
le véhicule utilitaire (VU), conçu pour le transport de marchandises.
Tableau de récupération de la TVA sur le carburant
Type de carburant | Véhicule de tourisme | Véhicule utilitaire |
|---|---|---|
Essence | 80 % | 100 % |
Gazole | 80 % | 100 % |
GPL liquéfié, propane ou butane | 100 % | 100 % |
GPL à l’état gazeux | 50 % | 100 % |
GNV | 100 % | 100 % |
Électricité | 100 % | 100 % |
Exemple avec une flotte de véhicules
La différence apparaît clairement lorsqu’une entreprise utilise plusieurs types de véhicules.
Une flotte de fourgons utilitaires fonctionnant au gazole peut récupérer 100 % de la TVA sur chaque plein.
En revanche, la voiture de fonction essence d’un responsable commercial reste plafonnée à 80 % de récupération.
Le GPL liquéfié, le GNV et l’électricité ouvrent droit à une récupération totale quel que soit le véhicule.
Le GPL à l’état gazeux reste plafonné à 50 % pour les véhicules de tourisme. Cette règle peut entrer dans les arbitrages de renouvellement de flotte.
Dans tous les cas, le justificatif de la station-service reste indispensable. Il doit permettre d’identifier la dépense et le montant de TVA correspondant.
La TVA est-elle récupérable sur les péages, parkings et transports ?
Les péages et certains frais de stationnement peuvent ouvrir droit à déduction. Le transport de personnes, lui, ne permet généralement pas de récupérer la TVA.
Les péages ouvrent droit à une récupération de 100 %
La TVA sur les péages peut être récupérée à 100 % lorsque le déplacement est professionnel et que l’entreprise conserve un justificatif conforme.
Le document doit permettre d’identifier le montant payé, le taux de TVA et le véhicule ou le trajet concerné lorsque ces informations sont disponibles.
La TVA sur les parkings dépend du type de stationnement
La TVA sur un parking peut être récupérable lorsque le stationnement est directement lié à un déplacement professionnel et qu’il est facturé par un opérateur soumis à la TVA.
Le stationnement sur la voirie ou la chaussée publique, notamment auprès d’un horodateur, n’ouvre en revanche aucun droit à récupération de TVA.
Exemple
Un commercial laisse sa voiture dans le parking payant d’une gare ou d’un aéroport pendant un déplacement professionnel. La TVA peut être récupérée si le justificatif présente les informations nécessaires.
Le même commercial paie un horodateur en centre-ville. Aucune TVA ne peut être récupérée sur ce stationnement.
La TVA sur les billets de train, d’avion, les taxis et les VTC n’est pas récupérable
Le transport de personnes n’ouvre pas droit à déduction, quel que soit le mode utilisé. Cela concerne notamment :
les indemnités kilométriques, puisqu’elles sont versées sous forme de forfait.
Dans le cas des indemnités kilométriques, seuls les péages et les parkings payés au réel peuvent rester déductibles, à condition de disposer d’un justificatif permettant d’identifier la TVA.
Quelles dépenses n’ouvrent pas droit à déduction de la TVA ?
Pour faciliter le traitement des notes de frais, certains postes peuvent être identifiés rapidement. La TVA n’est généralement pas récupérable sur :
le transport de personnes, notamment le train, l’avion, le taxi, le VTC et le bateau ;
le stationnement sur la voirie, comme les horodateurs ;
l’hébergement des salariés et des dirigeants ;
les indemnités kilométriques versées au forfait.
Cette liste permet de gagner du temps, mais chaque dépense doit être examinée selon son justificatif, sa nature et son usage professionnel.
)
Peut-on récupérer la TVA sur les repas professionnels ?
Oui, la TVA sur un repas professionnel peut être récupérée lorsque la dépense est engagée dans l’intérêt de l’entreprise et accompagnée d’un justificatif conforme.
La restauration et l’hébergement sont souvent regroupés dans les notes de frais. Pourtant, leurs régimes de TVA sont très différents.
Quels taux de TVA appliquer aux repas ?
Les repas professionnels ouvrent généralement droit à récupération selon la nature des produits consommés :
10 % sur les repas et la nourriture ;
20 % sur les boissons alcoolisées.
La ventilation doit apparaître clairement sur l’addition ou la facture. Une note de restaurant comprenant un repas et du vin ne peut donc pas être traitée avec un taux unique.
Quel justificatif conserver pour un repas professionnel ?
Pour une dépense inférieure à 150 € HT, un ticket détaillé peut suffire dans certains cas, à condition qu’il permette d’identifier la dépense et la TVA.
Au-delà de 150 € HT, une facture détaillée et nominative est nécessaire.
Le justificatif doit idéalement mentionner l’entreprise, la date, le détail des consommations, les taux appliqués et les montants de TVA.
Exemple avec une addition de restaurant
Un salarié invite un client au restaurant et règle une addition de 120 € HT.
La TVA sur la nourriture est calculée à 10 %. Si l’addition comprend également du vin, la part correspondant aux boissons alcoolisées est soumise à 20 %.
Les deux montants doivent être ventilés correctement avant d’être intégrés à la déclaration. Une addition unique peut donc contenir plusieurs taux de TVA.
La TVA sur une nuit d’hôtel est-elle récupérable ?
Non, la TVA sur l’hébergement des salariés et des dirigeants n’est généralement pas récupérable, même lorsque le déplacement est professionnel.
Cette règle concerne notamment les nuits d’hôtel réservées pour un salarié ou un dirigeant en déplacement, conformément à l’article 206 du Code général des impôts.
Quelles exceptions faut-il connaître ?
Deux situations doivent être distinguées.
La TVA peut être récupérée lorsque la nuit d’hôtel est offerte :
à un client ;
à un fournisseur invité.
Par ailleurs, le petit-déjeuner ou le repas pris à l’hôtel peut redevenir récupérable s’il apparaît sur une ligne distincte de la facture.
Exemple avec un déjeuner et une nuit d’hôtel
Prenons une même note de frais comprenant un déjeuner professionnel et une nuit d’hôtel.
La TVA sur le déjeuner peut être récupérée, avec une ventilation entre la nourriture et les boissons selon leur taux respectif.
La TVA sur la nuit d’hôtel du salarié n’est pas récupérable. En revanche, la ligne correspondant au petit-déjeuner peut être traitée séparément si elle figure distinctement sur la facture.
Pourquoi le justificatif est-il indispensable pour récupérer la TVA ?
)
Toutes les règles précédentes reposent sur un même élément : la qualité du justificatif.
Pour récupérer la TVA, l’entreprise doit pouvoir relier la dépense à une opération professionnelle et identifier la taxe correspondante. Un document illisible, incomplet ou établi au mauvais nom peut donc remettre en cause la déduction.
Quelles informations doivent apparaître sur le justificatif ?
Le document doit notamment mentionner :
le montant HT ;
le taux de TVA appliqué ;
le montant de la TVA ;
la date de la dépense ;
l’identité du fournisseur ;
la nature de l’achat.
Lorsque le montant ou le taux de TVA n’apparaît pas clairement, la dépense ne permet pas de justifier correctement la déduction.
Faut-il un ticket ou une facture nominative ?
Le justificatif à conserver dépend notamment du montant et de la nature de la dépense :
pour certaines dépenses inférieures à 150 € HT, un ticket détaillé peut suffire ;
au-delà de 150 € HT, une facture détaillée et nominative est généralement nécessaire.
Un reçu manquant ou illisible peut donc faire disparaître la déduction, même lorsque la dépense était parfaitement professionnelle et éligible.
Pourquoi les justificatifs manquants coûtent-ils cher ?
Les justificatifs manquants représentent l’un des principaux points de perte au moment de la clôture.
Un comptable qui cherche la ligne correspondant au petit-déjeuner sur une facture d’hôtel égarée peut passer beaucoup de temps à récupérer quelques euros de TVA. Ce travail se répète ensuite pour les repas, les parkings, les billets et les dépenses de carburant.
À l’échelle d’une entreprise, ces petites sommes finissent par représenter un montant significatif. La difficulté ne vient pas seulement du calcul de la TVA, mais de la capacité à retrouver rapidement les bons documents.
Comment automatiser la collecte des justificatifs ?
La capture automatique des justificatifs permet de limiter ces recherches.
Avec Spendesk, chaque paiement peut déclencher la collecte du reçu au moment de la dépense. Les équipes disposent ainsi plus rapidement des justificatifs nécessaires au contrôle de la TVA.
Le comptable ne travaille plus à partir d’une liste de pièces manquantes à reconstituer. Il retrouve les documents associés aux dépenses dans un espace centralisé, avec les informations utiles au traitement comptable.
Comment intégrer la TVA récupérable dans la déclaration ?
Pour intégrer correctement la TVA dans la déclaration, il faut collecter les justificatifs, ventiler les montants par taux et reporter les sommes dans le formulaire adapté. Le calcul ne constitue que la dernière étape du processus.
Quelles sont les étapes à suivre ?
Le processus comporte trois étapes :
collecter les justificatifs ;
reporter les montants sur la déclaration de TVA, notamment le formulaire CA3.
Chaque étape doit rester cohérente avec la facture et l’écriture comptable correspondante.
Pourquoi faut-il ventiler les différents taux de TVA ?
Une même note de frais peut contenir plusieurs taux :
20 % ;
10 % ;
5,5 % ;
2,1 %.
Une addition de restaurant peut par exemple comprendre de la nourriture soumise à 10 % et du vin soumis à 20 %. Les deux montants doivent être isolés avant d’alimenter la déclaration.
Lorsque cette ventilation est réalisée manuellement sur des dizaines de notes de frais, le traitement devient long et le risque d’erreur augmente.
Comment automatiser la ventilation de la TVA ?
Un outil de gestion des dépenses comme Spendesk peut aider à appliquer le bon taux à chaque dépense et à exporter les écritures ventilées vers les logiciels comptables courants, notamment :
Xero ;
Sage ;
Cegid ;
Pennylane.
La Finance conserve ainsi des données structurées et directement exploitables par la comptabilité.
Que faire si une TVA récupérable a été oubliée ?
Une TVA oubliée peut encore être régularisée, sous certaines conditions, jusqu’au 31 décembre de la deuxième année suivant celle de l’omission.
La taxe doit alors être identifiée distinctement sur la déclaration concernée. Cette possibilité laisse une marge pour corriger une déduction manquée, mais elle ne dispense pas l’entreprise de conserver la facture et les justificatifs correspondants.
Mieux vaut toutefois détecter l’oubli avant la clôture de la période concernée. Plus le temps passe, plus il devient difficile de retrouver le document, de vérifier le taux appliqué et de rattacher la dépense au bon compte.
Ne laissez pas votre TVA se perdre dans vos notes de frais
Un ticket illisible, un taux mal ventilé, une facture égarée, et la déduction disparaît. À l’inverse, un justificatif complet et un processus bien organisé suffisent à préserver ce qui revient à l’entreprise.
En centralisant les reçus et les informations utiles, Spendesk aide les équipes Finance à traiter leurs dépenses plus sereinement, sans multiplier les recherches. La comptabilité retrouve les bonnes pièces au bon moment, et la TVA ne se perd plus dans les oublis du quotidien.
Découvrez comment Spendesk peut vous aider à simplifier la gestion de vos dépenses.
Curieux de découvrir Spendesk ?
Essayez la plateforme avec une démo interactive pour voir la gestion des dépenses et approbations de bout en bout.
Voir la démo gratuite)
Maxime Reding
Originaire du Luxembourg et diplômé de la Rotterdam School of Management, il apporte un esprit analytique aigu et une expérience en gestion stratégique à notre équipe financière. Maxime a rejoint Spendesk en 2021 et a progressé régulièrement dans les rangs depuis, devenant notre ingénieur financier résident.
)
)
)
)
)