Made in Europe: Spendesk, die europäische Plattform für Ausgabenmanagement

Vor zehn Jahren wurde Spendesk nach einem einfachen Prinzip gegründet: Finanzteams sollten ihre Kolleginnen und Kollegen dazu befähigen können, ihre Aufgaben zu erledigen, und gleichzeitig die Kontrolle über die Unternehmensausgaben behalten.

Dieses Prinzip hat seitdem jede Produktentscheidung geprägt. Wie unser Gründer Rodolphe Ardant es formuliert: „Spendesk wurde gegründet, um ein Problem zu lösen, mit dem Finanzteams jeden Tag konfrontiert sind.“ An diesem Fokus hat sich bis heute nichts geändert.

Ein Jahrzehnt später ist Spendesk ein profitables französisches Unicorn. Das Unternehmen erreichte 2022 den Unicorn-Status und wurde 2025 profitabel. Das zeigt, dass es funktioniert, mit Disziplin, klarer Zielsetzung und konsequentem Kundenfokus zu arbeiten.

Profitabilität ist nicht das Ende der Reise. Sie gibt Spendesk die Stabilität, weiter in seine Mission zu investieren, Kunden zu unterstützen und langfristig zu planen.

Dieses Jahrzehnt der Arbeit verkörpert für uns, was Made in Europe wirklich bedeutet: Unsere europäischen Kunden mit der Expertise zu unterstützen, die wir in mehr als zehn Jahren in diesem komplexen, regulierten und oft anspruchsvollen Umfeld aufgebaut haben.

So sehen zehn Jahre europäisches Ausgabenmanagement in der Praxis aus:

10 Jahre im Überblick

Dies sind unsere Spendesk-Daten zum europäischen Ausgabenmanagement aus den Jahren 2016 bis 2026. Sie umfassen zehn Jahre Unternehmensaktivität, darunter Kartentransaktionen, Verbindlichkeiten, Rückerstattungen, Lieferant:innen, Nutzer:innen und das insgesamt abgewickelte Ausgabenvolumen.

Getaround x Spendesk: Seit zehn Jahren gemeinsam wachsen

So sieht gemeinsames Wachstum in der Praxis aus. Getaround begleitet Spendesk seit den Anfangstagen. In zehn Jahren ist das Unternehmen in ganz Europa gewachsen, hat neue Märkte erschlossen und seine Teams erweitert. Dabei mussten auch die Finanzprozesse mit diesem Wachstum Schritt halten.

Mohamed Mekkaoui, VP Finance bei Getaround, spricht über diese Entwicklung:

Warum ist Spendesk für europäische Unternehmen entwickelt?

Europäische Compliance: DORA, PSD2 und E-Rechnungsregelungen

Compliance in Europa funktioniert nicht nach dem Prinzip „eine Lösung für alle“. Jeder Markt hat eigene Regeln, Mehrwertsteuer- und Berichtspflichten sowie unterschiedliche Arbeitsweisen. Das reicht von den französischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bis zum britischen Making-Tax-Digital-Verfahren. Finanzprozesse effizient und regelkonform zu gestalten, bedeutet daher, diese Unterschiede im Detail zu verstehen, statt überall dasselbe Modell anzuwenden.

Dazu gehört auch, mit den europaweit geltenden regulatorischen Anforderungen Schritt zu halten. Spendesk erfüllt die Anforderungen von DORA und berücksichtigt gleichzeitig die lokalen regulatorischen Rahmenbedingungen, die die Arbeit von Finanzteams in den einzelnen Märkten bestimmen.

Spendesk entwickelt seit 2016 Lösungen für europäische Finanzteams. Dieses lokale Know-how ist über die Jahre gewachsen, durch regionale Teams mit muttersprachlichen Mitarbeitenden und lokale Standorte in Paris, London, Berlin und Barcelona. Dazu kommen fundierte Marktkenntnisse und die notwendige Infrastruktur, um Kunden auch in der Praxis zu unterstützen. Wir sind überzeugt: Was unsere Kunden erleben, müssen auch wir verstehen und abbilden können.

Für Kunden im EWR werden die Zahlungsdienste von Spendesk Financial Services bereitgestellt, dem eigenen Zahlungsinstitut von Spendesk. Es ist in Frankreich von der ACPR zugelassen, unter der CIB-Nummer 17518 registriert und unterliegt den Anforderungen der PSD2. Dadurch gelten für uns die strengeren regulatorischen Standards des europäischen Kontinents. Gleichzeitig werden sowohl dein Geld als auch deine Informationen geschützt.

Für Kunden im Vereinigten Königreich werden die Zahlungsdienste über Adyen N.V. bereitgestellt. Die britische Niederlassung von Adyen ist von der FCA zugelassen. Die konkrete Ausgestaltung unterscheidet sich je nach Markt, weil auch die regulatorischen Anforderungen unterschiedlich sind. Für uns sind diese Anforderungen nicht optional.

Das bedeutet Made in Europe in der Praxis: nicht nur in Europa zu verkaufen, sondern die Compliance-, Mehrwertsteuer-, Zahlungs- und operativen Anforderungen zu verstehen, die Finanzteams dabei helfen, in jedem Markt die Kontrolle zu behalten und effizient zu arbeiten.

Entwickelt für die Bedürfnisse lokaler Finanzteams

Zusätzlich zu den zentralen Funktionen für das Ausgabenmanagement hat Spendesk regionalspezifische Funktionen entwickelt, die auf die Bedürfnisse von Finanzteams in den jeweiligen Märkten zugeschnitten sind. Unsere lokalen Teams arbeiten eng mit Kunden zusammen und verfolgen regulatorische Änderungen sowie lokale Arbeitsweisen. So können wir die Tools entwickeln, die Finanzteams in der Praxis benötigen.

Von der Verwaltung von Tagegeldern in Deutschland bis zur HMRC-konformen Kilometerabrechnung im Vereinigten Königreich berücksichtigen diese Funktionen lokale Anforderungen, die für Finanzteams mit Aktivitäten in mehreren europäischen Ländern einen echten Unterschied machen können.

Produktfunktionen für europäische Finanzteams

Europäische Unternehmen tätigen Ausgaben nicht alle auf die gleiche Weise, genehmigen sie nach denselben Abläufen oder verbuchen sie identisch. Spendesk führt diese Prozesse in einer Plattform zusammen und gibt jeder Gesellschaft gleichzeitig die Flexibilität, nach ihren lokalen Anforderungen zu arbeiten.

• Lokale Kontrolle ohne zusätzliche Komplexität: Konfigurieren Sie Freigabeprozesse, Budgets, Ausgabenlimits und Kartenkontrollen passend zu den Anforderungen jeder Gesellschaft.

• Strukturierte Ausgabendaten für die Buchhaltung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben, Rechnungen und Belege passend zu den Buchhaltungsprozessen jeder Gesellschaft.

• Für die europaweite Skalierung entwickelt: Verwalten Sie mehrere Gesellschaften und unterstützte Währungen über eine zentrale Plattform, mit zentraler Transparenz für die Finanzabteilung und lokaler Flexibilität für jedes Team.

🇩🇪 Deutschland

• DATEV-Integration, die Spendesk mit einem der wichtigsten Buchhaltungsökosysteme Deutschlands verbindet.

• Verwaltung von Tagegeldern, passend zu lokalen Geschäftsreise- und Spesenprozessen.

• E-Rechnungs-Compliance zur Unterstützung der sich entwickelnden deutschen Anforderungen an die Rechnungsstellung.

• Mehrwertsteuerverwaltung zur Unterstützung lokaler Buchhaltungs- und Steuerprozesse.

Unsere DATEV-Unternehmen-Online-Integration ist bereits verfügbar. DATEV Rechnungswesen (ReWe) befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist vorbehaltlich abschließender Tests und Bestätigung für Herbst 2026 geplant.

🇫🇷 Frankreich

• E-Rechnungs-Compliance zur Unterstützung des Übergangs zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich.

• Sage- und Cegid-Integrationen für die Buchhaltungstools, die von französischen Finanzteams genutzt werden.

• Mehrwertsteuerverwaltung zur Unterstützung lokaler Buchhaltungs- und Steueranforderungen.

Finanzteams können unseren Leitfaden zur Auswahl einer E-Rechnungsplattform lesen, während Frankreich auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung umstellt.

🇬🇧 Vereinigtes Königreich

• Integrationen mit Xero, Business Central und NetSuite, die Spendesk mit den Buchhaltungssystemen verbinden, auf die britische Finanzteams angewiesen sind.

• Mehrwertsteuerverwaltung zur Unterstützung lokaler Steuer- und Buchhaltungsprozesse.

• HMRC-konforme Kilometerabrechnung, damit Teams Fahrtkostenerstattungen von Mitarbeitenden gemäß den britischen Anforderungen verwalten können.

Erfahre mehr über Making Tax Digital für die Mehrwertsteuer und unsere Xero-Integration.

🇪🇸 Spanien

• Integrationen mit NetSuite, Business Central und Sage für die Buchhaltungssysteme, die von spanischen Finanzteams genutzt werden.

• Unterstützung der spanischen Digitalisierungsanforderungen für digitale Belege über ZeroComa.

• Verwaltung von Tagegeldern zur Unterstützung lokaler Geschäftsreise- und Spesenprozesse.

• Mehrwertsteuerverwaltung zur Unterstützung spanischer Buchhaltungs- und Steueranforderungen.

Erfahre mehr über Spaniens verpflichtende B2B-Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung und die Vorbereitung auf VeriFactu.

Unsere vollständige Liste der Buchhaltungsintegrationen ansehen →

Europäische Datensouveränität: Wo speichert Spendesk Kundendaten?

Wenn ein Finanzteam einen Vertrag mit einer Plattform für Ausgabenmanagement abschließt, gewährt es dieser Zugriff auf die Finanzdaten des Unternehmens. Wo diese Daten gespeichert werden, welchem Rechtsrahmen sie unterliegen und welcher Gerichtsbarkeit sie zugeordnet sind, sind zentrale Fragen der europäischen Datensouveränität. Für CFOs und Datenschutzbeauftragte gehören sie auf die Due-Diligence-Checkliste.

Ein französisches Unternehmen nach französischem Recht

Spendesk ist ein französisches Unternehmen, das nach französischem und europäischem Recht gegründet wurde und reguliert wird. Kundendaten werden bei AWS in Irland innerhalb der EU gehostet und unterliegen der DSGVO. Spendesk selbst unterliegt nicht dem US-amerikanischen Recht. Die Datenschutzverpflichtungen von AWS und die europäischen Rechtsrahmen bieten zusätzliche Schutzmechanismen gegen den Zugriff Dritter.

SFS, Spendesk eigene Zahlungslizenz

Seit der Gründung von Spendesk Financial Services im Jahr 2022 betreibt Spendesk ein eigenes reguliertes Zahlungsinstitut. Dadurch haben europäische Kunden eine direkte Beziehung zu einem Zahlungsdienstleister, der in Europa aufgebaut wurde und dort beaufsichtigt wird.

Spendesk Financial Services SAS (SFS) ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft und ein von der ACPR zugelassenes Zahlungsinstitut. SFS ist unter der CIB-Nummer 17518 registriert und im Register der EBA überprüfbar. Das Institut wurde im April 2022 von der französischen Finanzaufsichtsbehörde zugelassen, ist in Frankreich autorisiert und in allen 30 EWR-Ländern tätig. Für die übrigen 29 EWR-Länder verfügt SFS über PSD2-Passporting.

Für Kunden im EWR hat Spendesk ein eigenes reguliertes Zahlungsinstitut aufgebaut, Spendesk Financial Services (SFS), anstatt sich auf einen externen Bankpartner zu verlassen. SFS wird direkt von der ACPR beaufsichtigt. Dadurch hat Spendesk eine größere Kontrolle über die Zahlungsinfrastruktur, die europäische Kunden unterstützt. Im Vereinigten Königreich erbringt Spendesk Zahlungsdienstleistungen weiterhin über einen regulierten Partner.

DSGVO, Zertifizierungen und Bereitschaft für E-Rechnungen

Kundendaten werden bei AWS in Irland gehostet. Spendesk gewährleistet die Datenhaltung innerhalb der Europäischen Union, in Europa und unter europäischem Recht. Als federführende Aufsichtsbehörde ist die CNIL zuständig. Die Einhaltung der britischen DSGVO wird separat unter der Aufsicht des ICO gewährleistet.

Spendesk ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert, Zertifikat Nr. 122410, gültig bis Februar 2027. Seit Januar 2025 erfüllt Spendesk die Anforderungen von DORA. Außerdem entsprechen alle Kartentransaktionen den Anforderungen von PSD2 und SCA.

Zum Thema E-Rechnung: Die deutsche Pflicht zum Empfang von B2B-E-Rechnungen trat im Januar 2025 in Kraft. Spendesk war vom ersten Tag an konform. In Belgien trat die Peppol-Pflicht im Januar 2026 in Kraft. Spendesk ist ein zertifizierter Peppol Access Point. Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Frankreich für 2026 und 2027 wird bereits vorbereitet.

Europäische Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung sind nicht optional. Compliance in ein Produkt zu integrieren, dauert Jahre. Diese Arbeit hat Spendesk auf sich genommen.

Warum wir uns auch von anderen europäischen Anbietern abheben

• Keine Gebühren pro Nutzer: Unternehmen können Spendesk in der gesamten Organisation einführen und sämtliche Unternehmensausgaben über ein einziges System verwalten.

• Keine Gebühren pro Karte: Erstelle so viele physische und virtuelle Karten, wie deine Teams benötigen.

• Bis zu drei Gesellschaften: Alle im Basistarif enthalten.

• Sämtliche Ausgaben einer Gesellschaft verwalten: Über eine zentrale Plattform, ohne zusätzliche Kosten.

• Alle Ausgabenarten in einer Plattform verwalten: Darunter Karten, Ausgaben, Rechnungen, Abonnements und Einkauf.

• Flexible Freigabeprozesse, Budgets und Ausgabenlimits festlegen: So behalten Sie die Kontrolle, bevor Geld ausgegeben wird.

• Buchhaltungsaufgaben automatisieren: Von der Verarbeitung von Belegen und Rechnungen bis zur Kategorisierung und Abstimmung.

• Für wachsende europäische Unternehmen entwickelt: Mit Transparenz über Gesellschaften, Teams und Länder hinweg.

• Einfach für Mitarbeitende zu nutzen: Während die Finanzabteilung die nötige Kontrolle und Transparenz erhält.

Fazit

Europäische Finanzteams arbeiten in einem besonderen Umfeld. Ihre Buchhalter nutzen bestimmte Tools. Ihre Aufsichtsbehörden stellen spezifische Anforderungen. Ihre Daten unterliegen besonderen rechtlichen Schutzvorschriften.

Spendesk wurde von Grund auf für dieses Umfeld entwickelt, auf Basis von zehn Jahren praktischer Erfahrung im europäischen Markt. Die Integrationen sind darauf ausgerichtet, wie europäische Buchhalter tatsächlich arbeiten. Die regulatorische Struktur entspricht den Anforderungen des europäischen Rechts. Und die Dateninfrastruktur erfüllt die Ansprüche europäischer Unternehmen.