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Die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben ist oft kompliziert, zeitaufwendig und mühsam – und damit eine echte Belastung für die Finanzabteilung. Zum Glück machen KI‑gestützte Lösungen und moderne digitale Tools diesen Prozess heute deutlich effizienter und strategischer.
Letztlich ist die Kontrolle von Mitarbeiterausgaben vor allem eine strategische Aufgabe. Bei Geschäftsausgaben gibt es drei zentrale Anforderungen:
Die operativen Kosten des Unternehmens mit Echtzeit‑Transparenz überwachen und steuern
Ausgaben analytisch erfassen und mit Hilfe von Prognosen auswerten
Alle Rechnungen und Belege automatisiert erfassen und vollständig einsammeln
Wenn Sie diese drei Punkte gut umsetzen, sind Sie auf dem besten Weg zu einer gesunden Ausgabenkultur – etwas, für das wir brennen.
KI‑gestütztes Ausgabenmanagement einsetzen
2025 ist ein Wendepunkt für KI im Ausgabenmanagement. Moderne KI‑Tools können:
Belege automatisch erfassen und kategorisieren (Computer Vision und OCR)
Richtlinienverstöße und Betrug in Echtzeit erkennen (Anomalieerkennung und Richtliniendurchsetzung)
Künftige Ausgabemuster auf Basis historischer Daten prognostizieren
Manuelle Verwaltungsarbeit reduzieren (durch End‑to‑End‑Automatisierung)
KI macht das manuelle Zuordnen von Belegen zu Transaktionen überflüssig und reduziert die Fehler, die klassische Spesenberichte plagen, erheblich.
Mitarbeiterausgaben in 8 Schritten kontrollieren
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Wie überwachen und kontrollieren Sie Mitarbeiterausgaben am besten? Wie geben Sie Ihren Mitarbeitenden die notwendige Flexibilität unterwegs und außerhalb des Büros – und stellen gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Unternehmensmittel sicher?
Hier ist, was Sie wissen müssen:
1. Erstellen Sie Ihren Plan fürs Ausgabenmanagement
„Failing to plan is planning to fail.“ Ein Klischee aus gutem Grund.
Der schlechteste Weg, Unternehmensausgaben zu steuern, ist, sie gar nicht zu steuern. Genau das passiert in sehr jungen, kleinen Unternehmen jedoch häufig. Anfangs wirkt eine klare Strategie verzichtbar: Die Beträge sind noch klein, und meist kümmern sich CEO oder Office Manager ohnehin um die Zahlungen.
Dieser Artikel soll Ihnen helfen, Mitarbeiterausgaben zu kontrollieren. Denn irgendwann müssen Sie Ihr Team befähigen, großartige Arbeit zu leisten. Und dafür braucht es Zugang zu Geldmitteln.
Aber wie sollen Mitarbeitende eigentlich ausgeben – wofür und in welcher Höhe? All das regeln Sie in einer klar formulierten Ausgabenrichtlinie.
Wir haben dazu bereits viel geschrieben und halten uns deshalb hier kurz. Merken Sie sich die Grundprinzipien:
Do: Halten Sie die Richtlinie einfach, klar und prägnant.
Don’t: Schreiben Sie keine juristische oder akademische Abhandlung, bleiben Sie freundlich.
Do: Arbeiten Sie mit realen Beispielen für gutes und schlechtes Ausgabeverhalten.
Don’t: Versuchen Sie nicht, jede einzelne mögliche Ausgabe aufzulisten. Leitplanken sind besser als endlose Listen.
Do: Denken Sie von Anfang an über Automatisierung nach – dazu gleich mehr.
Und vor allem: Beziehen Sie andere Teams ein. Gute Richtlinien sind für das gesamte Unternehmen plausibe, nicht nur für CFO oder Controller.
Für mehr Details: unser ausführlicher Leitfaden zur Erstellung einer Unternehmens‑Ausgabenrichtlinie.
2. Etablieren Sie klare Ausgabenprozesse
Wenn die Richtlinie steht, geht es um Prozesse. Geschäftsausgaben sind mehr als Budget setzen und Mittel bereitstellen.
Mit einem methodischen, gründlichen, gerne auch strikten Ausgabenprozess schaffen Sie Anreize für Mitarbeitende, sich regelkonform zu verhalten. Ein klarer, detaillierter Ablauf hilft Mitarbeitenden ebenso wie dem Management.
Achten Sie bei der Einführung darauf, den Prozess für Mitarbeitende so schnell und einfach wie möglich zu machen. Beispiele:
Vorgefüllte Formulare mit automatischen Hinweisen auf benötigte Belege
Moderne Ausgabenmanagement‑Lösungen, die durch den gesamten Ablauf führen – von Genehmigung über Zahlung bis zum Beleg
Das ist der Idealfall: Teams können gar nicht anders, als den Regeln zu folgen, selbst wenn sie sie nicht im Detail kennen.
3. Setzen Sie Budgets je Ausgabenkategorie
Ein wirksamer Weg, Mitarbeiterausgaben zu kontrollieren, ist eine detaillierte Ausgabenrichtlinie mit vorab festgelegten Maximalbeträgen je Kategorie: Geschäftsreisen, Hotelübernachtungen, Restaurantrechnungen, Anschaffung von Geräten und Materialien, etc.
Legen Sie für alle Ausgaben fest, wie viel jede Person ausgeben darf – und machen Sie klar, dass über diese Grenzen hinaus nicht erstattet wird. Einige Beträge oder Ausgabenarten können vorab genehmigt sein; alles andere braucht die ausdrückliche Freigabe der Führungskraft.
Halten Sie die Regeln so einfach wie möglich. Sie könnten endlos ins Detail gehen inkl. Preisen, Bedingungen, Ausnahmen. Doch am besten funktionieren kurze, einfache Richtlinien, die Mitarbeitende auswendig kennen.
4. Stellen Sie geeignete Zahlungsmittel bereit
Wenn Sie Mitarbeiterausgaben wirklich effizient steuern möchten, geben Sie Ihren Mitarbeitenden maßgeschneiderte Zahlungsmittel. Hier kommen Firmenkarten ins Spiel.
Mit solchen Karten laden Sie vorab einen bestimmten Betrag auf, der für viele Ausgaben im Außeneinsatz genutzt werden kann: Restaurants, Kraftstoff, Hotels usw.
Diese Art von Karten vereinen Flexibilität mit Sicherheit. Mitarbeitende zahlen so komfortabel wie mit einer eigenen Firmenkreditkarte. Führungskräfte und Finance können gleichzeitig individuelle Limits setzen und in Echtzeit sehen, was ausgegeben wurde.
Zweite Option: virtuelle Kreditkarten. Perfekt für Online‑Ausgaben wie Hotelbuchungen, Fahrzeug‑ oder Objektanmietungen sowie Zug‑ oder Flugtickets. Ebenso ideal für Software‑Abos und digitale Werbung.
Diese Einmal‑ oder wiederkehrenden Karten lassen sich bedarfsgerecht verwenden und in Echtzeit über eine sichere Online‑Plattform steuern. Das sorgt für klare, detaillierte Kontrolle und ermöglicht Ihren Mitarbeitenden schnelle, bequeme Online‑Käufe.
Was hingegen keine gute Idee ist: die gemeinsame Firmenkreditkarte jedes Mal herumzureichen. Das ist unpraktisch und erhöht das Risiko für Kreditkartenbetrug.
5. Setzen Sie smarte Belegerfassung ein
Die Zeiten, in denen man Fotos knipste, Belege mailte und Daten manuell eintippte, sind vorbei. Moderne, KI‑gestützte Mobile‑Apps übernehmen den gesamten Prozess:
OCR liest Belegdaten in mehreren Sprachen und Formaten aus.
Automatische Kategorisierung ordnet korrekt zu.
Echtzeit‑Richtliniendurchsetzung warnt vor Verstößen schon vor der Einreichung.
Mobile‑first Design ermöglicht sofortige Erfassung und Verarbeitung – überall.
Da heute ein großer Teil der Spesen mobil eingereicht wird, ist diese Technologie unverzichtbar.
6. Abonnements zentralisieren
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Ein weiterer Kopfschmerz: Abos. Moderne SaaS‑Tools sind großartig, doch alle Zahlungen über alle Teams im Blick zu behalten, gleicht Jonglierarbeit.
Beispielsweise: Google Ads fürs Marketing, Salesforce für Vertrieb, Heroku oder AWS fürs Tech‑Team – das wird schnell unübersichtlich.
Virtuelle Karten sind hier das passende Gegenmittel. Erstellen Sie je Abo eine eigene, wiederkehrende Karte, die monatlich (oder jährlich) belastet wird.
Jede Karte ist einer Person zugeordnet, Sie wissen also, wer das Abo verantwortet. Jede Zahlung enthält den Zweck, den/die genehmigende:n Manager:in und den korrekten Buchungscode. Die Abstimmung wird damit nahezu automatisch.
Wichtig ist, alles zu zentralisieren. Sorgen Sie dafür, dass alle Teams denselben Prozess und dasselbe Zahlungsmittel für Abos verwenden. So kennen Sie die Quelle jeder Zahlung und behalten leicht den Überblick.
Tipp: Eine zentrale Ausgabenmanagement‑Lösung wie Spendesk bündelt Abos, sammelt Rechnungen automatisch ein und kann Abos bei Bedarf umgehend pausieren.
7. Spesenbetrug im Blick behalten
Kein schönes Thema, aber realistischer als gedacht: In Berichten geben viele Mitarbeitende an, bei Spesen schon einmal „kreativ“ gewesen zu sein; ein Teil sogar regelmäßig. Nicht alles ist böswillig, manchmal füllt man Lücken aus, weil Informationen fehlen.
Trotzdem: Für Controller:innen sollte Betrugsprävention Priorität haben. Ihre Aufgabe ist es, Unternehmensgelder zu schützen.
Der effektivste Weg: Schaffen Sie klassische Spesenberichte weitgehend ab. Sie sind zeitaufwendig und leicht zu manipulieren. Setzen Sie stattdessen auf flexible, agile Zahlungslösungen mit Limits, Genehmigungen und Transparenz in Echtzeit.
8. KI‑gestützte Automatisierung und Analytics einführen
2025 geht es über reine Digitalisierung hinaus:
Predictive Analytics für Budgetprognosen und Ausgabenoptimierung
Machine‑Learning‑Algorithmen, die die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens erlernen
Echtzeit‑Dashboards, die CFOs sofortige Transparenz über Abteilungsbudgets geben
Automatisierte Genehmigungsworkflows mit intelligentem Routing
ESG‑Tracking, um CO₂‑Fußabdruck und Nachhaltigkeitskennzahlen mitzuerfassen
Die richtige Balance finden
Mitarbeiterausgaben im Jahr 2025 zu managen heißt, die Balance zu finden – zwischen KI‑gestützter Automatisierung und strategischer Steuerung –, sodass alle Interessen gewahrt bleiben. Mitarbeitende brauchen Flexibilität und Bequemlichkeit durch mobile Lösungen, Finance braucht Echtzeit‑Transparenz und verlässliche Prognosen für bessere Entscheidungen.
Unternehmen, die KI‑gestütztes Ausgabenmanagement einführen, sehen deutliche Verbesserungen bei Effizienz, Compliance und Kostenkontrolle, mit spürbar weniger administrativem Aufwand und deutlich besserer Richtlinientreue.
Berücksichtigen Sie die acht Tipps oben und entscheiden Sie, welche Optionen für Sie und Ihr Team die richtigen sind.
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