Die Firmenkreditkarte – Geschäftsausgaben von überall abwickeln

Über 1,5 Milliarden Transaktionen werden in Deutschland pro Jahr über Kreditkarten abgewickelt, Tendenz steigend. Und das nicht ohne Grund: Die Kreditkarte wird von fast jedem Online-Shop, von jeder Fluggesellschaft und jedem Hotel als Zahlungsmittel akzeptiert. Moderne Unternehmen entscheiden sich daher zunehmend, ihren Mitarbeitenden über Firmenkreditkarten den Zugriff auf Firmengelder zu ermöglichen. So können Teams gewisse Ausgaben wie beispielsweise für SaaS-Tools, Amazon-Bestellungen oder Bahn-Tickets selbst und bargeldlos tätigen.

Welche Anbieter eignen sich am besten für die Firmenkreditkarte? Und wie können Unternehmen sich vor der privaten Nutzung schützen? Spielt die Schufa-Bewertung der Mitarbeitenden eine Rolle? Wir erklären Ihnen, was Sie beim Einsatz von Geschäftskreditkarten beachten sollten.

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte, auch als Geschäftskreditkarte oder Business Card bekannt, ist eine spezielle Art von Kreditkarte, die Unternehmen und Organisationen zur Verfügung steht. Sie wird oft von Mitarbeitenden genutzt, um geschäftsbezogene Ausgaben zu decken, wie zum Beispiel Kosten auf Geschäftsreisen, Verpflegung, Büroausstattung und mehr.

Warum sind Firmenkarten sinnvoll?

Die Verwendung von Firmenkreditkarten können dabei helfen, Unternehmensausgaben besser zu verfolgen, den Zahlungsverkehr zu erleichtern, zu budgetieren, und Berichte zu erstellen. Manchmal bieten Firmenkarten auch attraktive Zusatzleistungen und Rabatte, wie beispielsweise Prämienmeilen, Versicherungspakete oder Cashback-bzw. Bonusprogramme.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Firmenkreditkarten den Cashflow verbessern können, indem sie ein kurzes, zinsfreies Darlehen zwischen dem Kaufdatum und dem Zahlungsziel der Kreditkartenrechnung gewährt.

Unternehmen können Limits für Ausgaben setzen und die Art der Ausgaben, die mit der Karte getätigt werden können, steuern. Dies kann helfen, die Ausgaben zu kontrollieren und unangemessene oder unautorisierte Ausgaben, die vom Firmenkonto abgehen, zu vermeiden.

Welche Modelle gibt es für Firmenkreditkarten / Corporate Credit Cards?

Nicht jeder Arbeitgeber fühlt sich wohl mit dem Gedanken, dass zahllose Mitarbeitende mit einer Firmenkreditkarte (oft auch als „Corporate Card” bezeichnet) in der Tasche jederzeit und von überall Firmengelder ausgeben können. Was, wenn Beschäftigte die Firmenkarte missbrauchen und private Restaurantbesuche als Geschäftsessen abrechnen und es niemand merkt?

Genau hier kommen die unterschiedlichen Modelle für Business Kreditkarten ins Spiel: von vorgegebenen Budgets über Prepaid-Karten bis hin zu virtuellen Kreditkarten mit einem Verfügungsrahmen ist alles möglich. Für einen Überblick beleuchten wir zwei Fragen:

1. Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

2. Welche Art von Kreditkarten werden herausgegeben?

Entscheidung #1: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Wer soll eine Geschäftskreditkarte erhalten? Wir haben die verschiedenen Szenarien durchgespielt inklusive Vor- und Nachteile.

Welches Modell ist also der Gewinner? Letztendlich liegt die Entscheidung bei Ihnen. Wie der Spendesk Spend Trends Report jedoch gezeigt hat, nehmen gerade Zahlungen an Amazon und SaaS-Anbieter zu (vor der Corona-Pandemie stiegen auch Reisekosten zunehmend) – und genau diese sollten reibungslos und spontan durch individuelle Mitarbeitende getätigt werden können.

Übrigens: Bei Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Kreditkarte. In diesem Beitrag erklären wir, warum.

Entscheidung #2: Welche Art(en) von Kreditkarte(en) soll(en) genutzt werden?

Im ersten Moment ist der Gedanke an Firmenkreditkarten für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vielleicht überwältigend. Jedoch gibt es mittlerweile spannende Alternativen zu unlimitierten Standard-Firmenkreditkarten:

1. Debitkarten (Prepaid-Kreditkarten), die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden. Ist das Kartenlimit erreicht, kann auch kein Geld mehr ausgegeben werden.

2. Virtuelle Karten, die online für genau eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. von Software-Abos) generiert werden. Es handelt sich hierbei nicht um physische Karten aus Plastik, daher können diese Karten ausschließlich für Online-Zahlungen genutzt werden.

Und in Verbindung mit einem Tool zum Ausgabenmanagement können Ausgaben in Echtzeit verfolgt und Genehmigungsprozesse abgewickelt werden. Sie können für alle Beschäftigten einzeln festlegen, dass…

• Debitkarten nur an Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten eingesetzt werden können;

• Debitkarten oder virtuelle Kreditkarten nur für gewisse Ausgaben zugelassen sind, zum Beispiel Hotels, Flüge, Amazon-Bestellungen.

Wer gerne die Kontrolle über Budgets behält, muss deswegen nicht auf Firmenkreditkarten verzichten. Debitkarten und virtuelle Business Kreditkarten minimieren das Missbrauchsrisiko auf ein Minimum.

Visa, Mastercard oder Amex – wer hat eigentlich die besten Kreditkarten für Mitarbeitende?

In der EU und Deutschland liegen zwei Kreditkarten-Anbieter sowohl für private- als auch für Firmenkreditkarten vorne: Visa und MasterCard. Diese beiden Kartentypen werden so gut wie überall akzeptiert und werden – im Gegensatz zu Kreditkarten von American Express (kurz: AmEx) – von Partnerbanken herausgegeben.

Bei AmEx-Karten ist American Express selbst der Emittent. Zudem fallen höhere Gebühren für den Zahlungsempfänger an. Daher sind AmEx-Karten nicht überall in Deutschland gern gesehen.

In ihrer Anwendung unterscheiden sich die drei Kartentypen für die Endnutzer so gut wie gar nicht. Wichtiger als die Frage nach dem Kreditkartentyp ist die Frage nach der Bank, mit der Sie zusammenarbeiten wollen.

Die Abrechnung von Firmenkreditkarten über Privatkonten

Bei Firmenkarten sollte klar geregelt sein, über welches Konto die Umsätze abgerechnet werden. Die EU-Verordnung 2015/751 definiert eine kommerzielle Karte unter anderem als ein Zahlungsmittel, das ausschließlich für geschäftliche Ausgaben eingesetzt und direkt dem Konto des Unternehmens belastet wird.

Die Verordnung regelt vor allem Interbankenentgelte und sollte nicht pauschal als allgemeines Verbot der Abrechnung über ein Privatkonto dargestellt werden. Ob eine bestimmte Kartenlösung über ein Privatkonto abgerechnet werden darf, hängt vom Kartenvertrag, vom Anbieter und von den internen Vereinbarungen des Unternehmens ab. Bezahlen Mitarbeitende mit ihrer privaten Karte, handelt es sich in der Regel um eine private Auslage, die anschließend über die Spesenabrechnung erstattet wird.

Bei vielen Firmenkarten ist das Unternehmen Vertragspartner und haftet gegenüber dem Kartenanbieter für die Umsätze. Die konkrete Haftungsverteilung hängt jedoch vom Kartenvertrag und den internen Nutzungsregeln ab. Bei vorsätzlicher, grob fahrlässiger oder privater missbräuchlicher Nutzung können Mitarbeitende zusätzlich persönlich verantwortlich sein. Die private SCHUFA der Mitarbeitenden spielt bei solchen Karten meist keine entscheidende Rolle. Je nach Anbieter können jedoch die Bonität des Unternehmens, die Geschäftsführung oder persönliche Garantien berücksichtigt werden.

Nachvollziehbare Genehmigungsprozesse und Reporting über ein Ausgabenmanagement-Tool

Tools zum Ausgabenmanagement (wie Spendesk) decken den gesamten Ausgabenprozess über eine zentrale Plattform ab:

• Mitarbeitende beantragen die Freigabe für eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. bei Abos) oder die Freigabe eines Budgets. Alternativ können Vorab-Freigaben z. B. für Beträge bis 50 € für geschäftliche Ausgaben erteilt werden.

• Manager:innen geben die Zahlung oder ein Budget frei.

• Mitarbeitende laden Belege hoch. Vergessen sie es einmal, werden sie automatisch erinnert.

• Die Finanzabteilung kann Reports und Analysen erstellen und Genehmigungsprozesse nachvollziehen.

So können Ihre Mitarbeitenden selbständig handeln, während Management und Buchhaltung die Kontrolle behalten.

Zusammenfassung

Jedes Unternehmen muss Geld ausgeben – und Beschäftigte sollten so unkompliziert wie möglich die Zahlungen tätigen können, die für ihre Arbeit notwendig sind. Durch Firmenkreditkarten können Verzögerungen vermieden werden. Außerdem wird es Mitarbeitenden so erspart, Geld aus der eigenen Tasche vorstrecken zu müssen.

In Kombination mit einem Tool zum Ausgabenmanagement lassen sich die Herausforderungen meistern, die viele Unternehmen zunächst vor der Herausgabe von Firmenkreditkarten zurückschrecken lassen: Sie erlauben durch Genehmigungsprozesse und festgelegte Budgets ein hohes Maß an Kontrolle und erleichtern dem Finanzteam die buchhalterischen Aufgaben.

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