Lohn- und Gehaltsabrechnung: Aufbau, Pflichtangaben und Erstellung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der monatliche Beleg, mit dem Arbeitgeber transparent darstellen, wie sich das Entgelt einer beschäftigten Person zusammensetzt. Sie weist Bruttobezüge, gesetzliche Abzüge und den auszuzahlenden Nettobetrag aus.

Für Unternehmen wiederholt sich jeden Monat derselbe Prozess: Arbeitszeiten, Steuermerkmale, Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge und weitere Vergütungsbestandteile müssen korrekt, pünktlich und rechtssicher verarbeitet werden. Ein einziger Fehler kann dabei schnell zu Rückfragen von Mitarbeitenden, Problemen mit Behörden oder Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung führen.

Dieser Artikel erklärt, welche Angaben eine Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten muss, wie sie aufgebaut ist, wie Unternehmen sie erstellen und welche Aufbewahrungsfristen gelten. Außerdem erfahren Sie, wie Finanz- und Personalteams den Abrechnungsprozess effizienter gestalten können.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt 

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber ihren Beschäftigten in der Regel monatlich zur Verfügung stellen. Sie zeigt detailliert, wie sich das monatliche Einkommen zusammensetzt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Grundgehalt oder Grundlohn

• Überstundenvergütungen

• Zuschläge und Zulagen

• Boni und Sonderzahlungen

• Sachbezüge

• gesetzliche Abzüge

• weitere Abzüge, etwa Vorschüsse oder Pfändungen

• der endgültige Nettobetrag

Der Nettobetrag entspricht der Summe, die nach Abzug von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und weiteren Positionen tatsächlich ausgezahlt wird.

Für Beschäftigte dient die Abrechnung unter anderem als Einkommensnachweis, etwa bei der Wohnungssuche, bei Kreditanträgen oder für die Steuererklärung. Für Arbeitgeber ist sie ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Abrechnung

Der Inhalt einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Nach Paragraph 108 GewO muss die Abrechnung mindestens Angaben zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Das Gesetz verlangt insbesondere Informationen über:

• die Art und Höhe von Zuschlägen und Zulagen

• sonstige Vergütungen

• die Art und Höhe der Abzüge

• Abschlagszahlungen

• Vorschüsse

In der Praxis enthält eine vollständige Abrechnung meist die folgenden Angaben.

Persönliche Daten

• Name und Anschrift der beschäftigten Person

• Steuer-ID

• Steuerklasse und gegebenenfalls weitere Steuermerkmale

• Sozialversicherungsnummer

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• gegebenenfalls Personalnummer

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum umfasst üblicherweise einen Kalendermonat. Auf der Abrechnung sollte eindeutig erkennbar sein, für welchen Zeitraum das Arbeitsentgelt berechnet wurde.

Bruttobezüge

Zu den Bruttobezügen gehören alle Vergütungsbestandteile vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Dazu zählen beispielsweise:

• Grundgehalt oder Grundlohn

• Vergütung für Überstunden

• Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge

• Schichtzulagen

• Boni und Provisionen

• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld

• Sachbezüge

• sonstige Einmalzahlungen

Gesetzliche Abzüge

Auf der Abrechnung müssen die einzelnen Abzüge nach Art und Höhe ausgewiesen werden. Dazu gehören insbesondere:

• Lohnsteuer

• gegebenenfalls Kirchensteuer

• gegebenenfalls Solidaritätszuschlag

• Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung

• Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung

• Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung

• Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung

Nettobetrag

Der Nettobetrag zeigt, welcher Betrag nach allen Abzügen zur Auszahlung kommt. Zusätzlich können Bankverbindung, Auszahlungstag oder der tatsächlich überwiesene Betrag angegeben werden.

Weitere Angaben

Je nach Unternehmen und Abrechnungssystem können außerdem folgende Informationen enthalten sein:

• Abschlagszahlungen

• Vorschüsse

• Pfändungen

• vermögenswirksame Leistungen

• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge

• Urlaubsanspruch und genommene Urlaubstage

• Krankheitstage

• jahres kumulierte Werte, etwa Gesamtbrutto und bisher abgeführte Steuern

So erstellen Arbeitgeber eine Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden heute in der Regel mit spezieller Lohnabrechnungssoftware erstellt. Solche Systeme automatisieren viele Berechnungsschritte und unterstützen Unternehmen bei Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger.

Die manuelle Erstellung mit Tabellenkalkulationen ist dagegen fehleranfällig und wird insbesondere bei wachsenden Unternehmen zunehmend unpraktisch.

So sieht der typische Ablauf aus:

Schritt 1: Erfassung der Mitarbeiterdaten

Zunächst werden alle relevanten Stammdaten der Beschäftigten im Abrechnungssystem hinterlegt. Dazu zählen unter anderem:

• Name und Anschrift

• Steuer-ID und Steuerklasse

• Sozialversicherungsnummer

• Eintrittsdatum

• Gehalt oder Stundenlohn

• Arbeitszeitmodell

• Krankenkasse

• Zulagen und regelmäßige Zuschläge

• mögliche Abzüge oder Pfändungen

Ändern sich persönliche oder vertragliche Daten, müssen diese rechtzeitig im System aktualisiert werden.

Schritt 2: Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen

Für jede Abrechnungsperiode werden die relevanten Arbeits- und Abwesenheitsdaten erfasst. Dazu gehören beispielsweise:

• geleistete Arbeitsstunden

• Überstunden

• Urlaubstage

• Krankheitstage

• Elternzeit

• unbezahlte Abwesenheiten

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit

Bei Beschäftigten mit einem festen Monatsgehalt entfällt die Abrechnung der regulären Arbeitsstunden teilweise. Variable Bestandteile und Abwesenheiten müssen jedoch auch hier berücksichtigt werden.

Schritt 3: Bruttoentgelt berechnen

Auf Grundlage der hinterlegten Daten berechnet das System das Bruttoentgelt. Dabei werden das Grundgehalt beziehungsweise der Grundlohn sowie variable Vergütungsbestandteile berücksichtigt.

Je nach Beschäftigungsverhältnis können zusätzlich Boni, Provisionen, Zuschläge, Einmalzahlungen oder Sachbezüge einfließen.

Schritt 4: Abzüge berechnen

Anschließend berechnet die Software die gesetzlichen Abzüge. Dazu zählen insbesondere:

• Lohnsteuer

• Kirchensteuer

• Solidaritätszuschlag

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Rentenversicherung

• Arbeitslosenversicherung

Die Höhe der Abzüge hängt unter anderem von der Steuerklasse, dem Einkommen, der Krankenkasse und weiteren persönlichen Merkmalen ab.

Schritt 5: Abrechnung erstellen und bereitstellen

Das System erstellt eine detaillierte Abrechnung mit allen Brutto- und Nettobestandteilen. Arbeitgeber stellen sie ihren Beschäftigten entweder in Papierform oder elektronisch zur Verfügung.

Bei einer digitalen Bereitstellung sollte sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die sensiblen Gehaltsdaten haben.

Schritt 6: Meldungen und Zahlungen veranlassen

Zum Abschluss unterstützt die Lohnabrechnungssoftware bei der Erstellung und Übermittlung notwendiger Meldungen an:

• Finanzbehörden

• Krankenkassen

• Sozialversicherungsträger

• weitere zuständige Stellen

Zusätzlich werden die Nettogehälter an die Beschäftigten sowie die einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an die zuständigen Stellen überwiesen.

Lohn und Gehalt unterscheiden sich in der Vergütungsbasis

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Alltag häufig synonym verwendet. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch in der Berechnung der Vergütung.

Die Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer eindeutig. Auch Angestellte können auf Stundenbasis bezahlt werden, während manche gewerblichen Beschäftigten ein festes Monatsentgelt erhalten.

Die Struktur der Abrechnung ist in beiden Fällen ähnlich. Sie enthält jeweils die Bruttobezüge, die Abzüge und den auszuzahlenden Nettobetrag. Der wichtigste Unterschied liegt in der Berechnung des Grundlohns beziehungsweise Grundgehalts.

Der Aufbau einer Abrechnung folgt einer festen Reihenfolge

Der genaue Aufbau und die Reihenfolge einzelner Positionen können je nach Abrechnungssystem variieren. Inhaltlich orientieren sich Unternehmen jedoch meist an einer festen Struktur.

1. Angaben zur beschäftigten Person und zum Arbeitgeber

Am Anfang der Abrechnung stehen die persönlichen und organisatorischen Daten:

• Name und Adresse der beschäftigten Person

• Steuer-ID und Steuerklasse

• Sozialversicherungsnummer

• Personalnummer

• Name und Adresse des Arbeitgebers

2. Abrechnungszeitraum

Anschließend wird angegeben, auf welchen Zeitraum sich die Abrechnung bezieht. Üblicherweise handelt es sich um einen Kalendermonat.

3. Bruttogehalt oder Bruttolohn

In diesem Abschnitt werden alle Vergütungsbestandteile vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen aufgeführt:

• Grundgehalt oder Grundlohn

• Überstunden

• Boni

• Provisionen

• Zuschläge und Zulagen

• Sachbezüge

• Einmalzahlungen

4. Abzüge

Danach werden die gesetzlichen und gegebenenfalls individuellen Abzüge aufgeschlüsselt:

• Lohnsteuer

• Kirchensteuer

• Solidaritätszuschlag

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Rentenversicherung

• Arbeitslosenversicherung

• Pfändungen oder Vorschüsse

5. Nettogehalt oder Nettolohn

Der Nettobetrag zeigt, welcher Betrag tatsächlich ausgezahlt wird.

6. Weitere Informationen

Je nach Abrechnung können zusätzliche Angaben enthalten sein, etwa:

• Jahreswerte

• Urlaubstage

• Krankheitstage

• betriebliche Altersvorsorge

• vermögenswirksame Leistungen

• Arbeitgeberzuschüsse

• Kostenstellen oder Abteilungszuordnungen

Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen mindestens sechs Jahre archiviert werden

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Lohnunterlagen aufzubewahren. Das Lohnkonto und die dazugehörigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen grundsätzlich sechs Jahre archiviert werden, sofern sich die Aufbewahrungspflicht aus Paragraph 41 Abs. 1 EStG ergibt.

Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf die letzte eingetragene Entgeltzahlung folgt. Sie endet sechs Jahre später zum 31. Dezember.

Sind die Unterlagen zugleich als Buchungsbelege für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, kann sich die Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre verlängern. Grundlage ist Paragraph 147 Abs. 3 AO.

Anforderungen an digitale Archive

Digital archivierte Abrechnungen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden. Das bedeutet insbesondere, dass die Dokumente:

• unveränderbar

• nachvollziehbar

• vollständig

• jederzeit lesbar

• ordnungsgemäß auffindbar

sein müssen.

Beschäftigte selbst unterliegen grundsätzlich keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Trotzdem ist es sinnvoll, Gehaltsabrechnungen langfristig aufzubewahren, idealerweise bis zum Rentenbeginn. Sie können später als Einkommensnachweis dienen oder bei der Klärung von Rentenansprüchen hilfreich sein.

So optimieren Finanzteams die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden. Dazu gehören unter anderem Personalverwaltung, Zeiterfassung, Buchhaltung und Ausgabenmanagement.

Finanz- und Personalteams können den Prozess mit den folgenden Maßnahmen effizienter gestalten.

Personal- und Zeiterfassungssysteme integrieren

Eine Anbindung an die HR-Software reduziert manuelle Übertragungen und stellt sicher, dass Änderungen bei Gehältern, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten rechtzeitig in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Mitarbeiterausgaben automatisiert übertragen

Auch Daten aus Programmen für das Ausgabenmanagement können für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sein. Dazu gehören beispielsweise:

• Reisekosten

• Auslagen

• Spesen

• steuerfreie Zuschüsse

• sonstige erstattungsfähige Mitarbeiterausgaben

Solche Auslagen müssen häufig über die Gehaltsabrechnung erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden.

Freigabeprozesse standardisieren

Digitale Freigabeworkflows stellen sicher, dass nur geprüfte und genehmigte Ausgaben in die Abrechnung einfließen. Dadurch lassen sich Rückfragen, Fehlbuchungen und nachträgliche Korrekturen reduzieren.

Daten für die Budgetplanung nutzen

Gehalts- und Personalkosten gehören zu den wichtigsten Kostenpositionen eines Unternehmens. Deshalb sollten die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung auch in die Budgetplanung und Geschäftsplanung einfließen.

Ein integriertes digitales Buchhaltungs- und Datenmanagementsystem kann dabei helfen, Daten konsistent zu halten, manuelle Fehler zu vermeiden und den Zeitaufwand für die Verarbeitung zu reduzieren.

Mit den richtigen Finanztools erhalten Unternehmen eine bessere Übersicht über ihre Ausgaben, erfüllen gesetzliche Dokumentationspflichten leichter und entlasten Finanz- und Personalabteilungen. Eine engere Zusammenarbeit zwischen beiden Teams kann außerdem durch integrierte Prozesse zwischen HR und Finance unterstützt werden.

Fazit

Eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung muss transparent, vollständig und rechtssicher sein. Sie enthält mindestens den Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts sowie die einzelnen Abzüge und Auszahlungen.

Für Arbeitgeber ist es besonders wichtig, aktuelle Mitarbeiter- und Arbeitszeitdaten zuverlässig zu verarbeiten, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Unterlagen ordnungsgemäß zu archivieren. Digitale Lohnabrechnungssysteme können dabei helfen, Berechnungen zu automatisieren und Fehler zu reduzieren.

Auch Ausgabenmanagement spielt eine wichtige Rolle. Ein zentralisiertes System liefert geprüfte Ausgaben- und Belegdaten, die für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben und die anschließende Verbuchung benötigt werden. Idealerweise sind diese Daten GoBD-konform aufbereitet und lassen sich direkt an Buchhaltungs- oder Lohnsysteme übertragen.