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Ob es um strategische Partnerschaften, zuverlässige Lieferketten oder spezialisierte Dienstleistungen geht – externe Partner sind heute mehr denn je ein zentraler Erfolgsfaktor. Doch je größer und komplexer ein Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten: Unterschiedliche Standorte, eigenständige Geschäftsbereiche und regionale Anbieter machen das Vendor Management schnell unübersichtlich.
Insbesondere wenn jede Einheit eigene Tools und Prozesse nutzt, fehlt es an Transparenz und Einheitlichkeit – mit Folgen für Effizienz und Steuerbarkeit.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie modernes Vendor Management über mehrere Einheiten hinweg funktioniert – und wie Sie mit zentralen Lösungen wieder Kontrolle, Klarheit und Effizienz in Ihre Lieferantenbeziehungen bringen.
Was ist Vendor Management?
Vendor Management (im Deutschen auch Anbietermanagement oder Lieferantenmanagement genannt) umfasst alle strategischen und operativen Maßnahmen, die zur Auswahl, Betreuung und Bewertung von externen Anbietern notwendig sind.
Ziel ist es, stabile Partnerschaften aufzubauen, Kosten zu kontrollieren, Risiken zu minimieren und die Leistung der Anbieter messbar zu verbessern.
Der Vendor-Management-Prozess beinhaltet typischerweise:
Auswahl geeigneter Anbieter
Vertragsverhandlungen und Vertragsmanagement
Leistungsüberwachung anhand klar definierter KPIs
Kommunikation und Feedback
Risikomanagement
Zahlungsabwicklung
Je größer und internationaler ein Unternehmen ist, desto komplexer wird dieser Prozess – insbesondere, wenn verschiedene Regionen mit jeweils eigenen Tools und Dienstleistern arbeiten.
Sie möchten mehr über den allgemeinen Prozess und die Aufgaben erfahren? Lesen Sie unseren Artikel “Lieferantenmanagement: Definition, Aufgaben und Best Practices”.
Die besondere Herausforderung: Vendor Management über mehrere Einheiten hinweg
Als wäre Vendor Management nicht schon anspruchsvoll genug, bringt ein Unternehmensaufbau mit mehreren, international verteilten Einheiten eine ganz eigene Komplexität mit sich.
Statt klarer Strukturen herrschen häufig isolierte Systeme, uneinheitliche Prozesse und fragmentierte Datenlandschaften. Unternehmen stehen so oft vor einer zentralen Herausforderung: fehlende Transparenz und Konsistenz.
Zu den typischen Herausforderungen zählen:
Unterschiedliche Tools & Systeme: Jede Einheit nutzt ihre eigene Plattform – das erschwert die zentrale Steuerung und Auswertung.
Regionale Anbieter und Anforderungen: Verschiedene Regionen setzen auf lokale Dienstleister mit eigenen Vertragsmodellen, Qualitätsansprüchen und Kommunikationsgewohnheiten.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Datenschutz, Compliance, Vertragsrecht – all das variiert von Land zu Land.
Koordination & Kommunikation: Wie stellen Sie sicher, dass Teams in unterschiedlichen Zeitzonen und Kulturen reibungslos zusammenarbeiten?
Mangelnde Sichtbarkeit: Laut Supply Chain Dive haben 65 % der Procurement-Manager nur begrenzte oder keine Einsicht auf Lieferanten außerhalb ihres direkten Umfelds – ein erhebliches Risiko für Ausfälle und Ineffizienzen.
👉 Kurz gesagt: Ohne zentrale Steuerung gleicht es einer nächtlichen Fahrt ohne Licht – orientierungslos und riskant.
Best Practices für erfolgreiches, globales Vendor Management
Doch wie gestaltet man (globales) Anbietermanagement im Jahr 2025 erfolgreich und nachhaltig? Darauf sollten Sie achten:
1. Standardisierung & lokale Anpassung
Definieren Sie globale Standards – aber mit der nötigen Flexibilität für regionale Besonderheiten. Ein einheitlicher Rahmen hilft, den Überblick zu behalten, während lokale Anpassungen die operative Umsetzung erleichtern.
2. Zentrale Tools mit Multi Entity-Funktion
Nutzen Sie Plattformen, die speziell für international tätige Unternehmen entwickelt wurden – mit Funktionen wie Multi-Entity-Dashboards, einheitlichem Reporting und zentralem Datenmanagement. So vermeiden Sie Datensilos und behalten alle Anbieter im Blick.
3. Technologieeinsatz & Automatisierung
Moderne Vendor-Management-Systeme (kurz: VMS) unterstützen Sie durch automatisierte Workflows, Vertragsverwaltung, Risikoanalyse und Kommunikation. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Genauigkeit Ihrer Daten.
4. Klare KPIs & Leistungskennzahlen
Definieren Sie einheitliche Metriken zur Bewertung Ihrer Anbieter – beispielsweise Liefertermintreue, Kostenstruktur oder Qualität. So schaffen Sie Vergleichbarkeit und fördern kontinuierliche Verbesserung.
5. Effizientes Vertragsmanagement
Verträge sollten flexibel genug sein, um regionale Unterschiede abzubilden – und zugleich standardisiert genug, um die Kontrolle zu behalten. Digitale Vertragsarchive und automatische Erinnerungen helfen, Fristen und Konditionen im Blick zu behalten.
6. Regelmäßige Kommunikation & Feedback
Planen Sie regelmäßige Meetings mit regionalen Teams und Anbietern ein. Gemeinsame Review-Termine, Feedback-Runden und transparente Kommunikation stärken die Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg.
Warum ein zentrales Tool entscheidend ist
Viele Unternehmen verlieren im Tagesgeschäft den Überblick über ihre Vendor-Beziehungen – vor allem, wenn mehrere (Finanz-)Tools, Spreadsheets und Abteilungen im Spiel sind. Eine konsolidierte Plattform wie Spendesk bringt alle Daten, Prozesse und Beteiligten zusammen – egal ob in Paris, Boston oder London. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Risiken und schafft die Grundlage für strategische Entscheidungen.
Die Zukunft des Vendor Managements: Intelligent & vernetzt
Die Anforderungen an Vendor Management werden weiter steigen – besonders durch die zunehmende Globalisierung und den Wunsch nach Echtzeit-Daten. Künstliche Intelligenz, Automatisierung und vernetzte Systeme spielen dabei eine immer größere Rolle.
Zukunftssichere Vendor-Management-Plattformen sollten daher bieten:
Contract Management: Automatische Erinnerungen an Vertragslaufzeiten und Konditionen
Vendor Database: Zentralisierte, doppelfreie Verwaltung aller Anbieter
Payment-Lösungen: Automatisierte Zahlungsabwicklung und Freigabeprozesse
Multi-Entity-Management: Eine Plattform für alle Länder und Einheiten
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So verbessert Spendesk Ihr Vendor Management im Nu
Spendesk bietet eine Komplettlösung für das moderne Vendor Management – insbesondere für Unternehmen mit mehreren Einheiten und internationaler Struktur.
✅ Globale Rechweite: Volle Funktionalität auch in den USA
✅ Multi Entity-Dashboard: Einheitliches Reporting für alle Regionen. Mehr erfahren.
✅ All-in-One-Tool: Ausgabenmanagement, Procurement, Zahlungsabwicklung und Vertragsmanagement (und vieles mehr) auf einer einzigen Plattform
Beispiel: Deutsches Unternehmen mit US-Tochtergesellschaft
Betrachten wir ein Beispiel, wie es in der Praxis tatsächlich vorkommen könnte: Ein deutsches Unternehmen nutzt in seiner Zentrale ein umfangreiches, global eingesetztes ERP-System für das Procurement- und Vertragsmanagement.
In der US-Tochtergesellschaft hingegen kommen lokale, spezialisierte Tools zum Einsatz, um die Anforderungen der Region zu erfüllen, während Excel zusätzlich zur Nachverfolgung von Ausgaben verwendet wird.
Diese Unterschiede in den eingesetzten Systemen führen zu einer mangelnden Übersicht über den gesamten Vendor-Pool, inkonsistenten Prozessen und einer erhöhten Fehleranfälligkeit bei der Vertragsüberwachung.
Die unvermeidbaren Folgen: Fehlende Übersicht, doppelter Aufwand bei der Pflege von Anbietern, Risiken durch verpasste Vertragsfristen, inkonsistente Kommunikation – um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Die Lösung? Eine zentrale Plattform wie Spendesk mit Multi-Entity-Hub ermöglicht allen Teams – egal, an welchem Standort:
Gemeinsame Datenbasis für alle Anbieter
Einheitliche Prozesse für Vertragsmanagement und Zahlungen
Volle Transparenz über Ausgaben und Leistungen
Individuelle Anpassung an regionale Anforderungen
Fazit: So machen Sie Ihre Vendor Management fit für die Zukunft
Wenn Sie Ihr Vendor Management professionell, effizient und skalierbar gestalten wollen, führt kein Weg an der richtigen Technologie vorbei. Eine zentrale, flexible und transparente Lösung wie Spendesk hilft Ihnen, Ihre Anbieterbeziehungen nachhaltig zu steuern – über alle Einheiten und Ländergrenzen hinweg.
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