Einkaufssoftware für den Mittelstand von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnung

Eine gute Einkaufssoftware verbindet Bedarfsanforderung, Freigabe, Bestellung und Rechnungsprüfung in einem durchgängigen Prozess. So sieht das Finanzteam frühzeitig, wofür Budget gebunden wird, und kann Belege sowie Buchungsdaten ohne unnötige Nacharbeit an die Buchhaltung übergeben.

Das Ziel ist nicht, jeden Einkauf zu verkomplizieren. Es geht darum, Ausgaben kontrolliert zu ermöglichen und gleichzeitig Transparenz über Budgets, Bestellungen und Rechnungen zu schaffen.

Wie funktioniert der Einkaufsprozess?

Aus Sicht des Finanzteams besteht der Einkaufsprozess aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten:

Bedarf → Freigabe → Bestellung → Lieferung → Rechnung → Zahlung

Diese Kette wird häufig als Procure-to-Pay-Prozess bezeichnet. Manche Anbieter verwenden auch den Begriff Purchase-to-Pay. Gemeint ist jeweils der Weg von der internen Anfrage bis zur bezahlten Rechnung.

Eine Einkaufssoftware sorgt dafür, dass die einzelnen Schritte miteinander verbunden bleiben. Eine Controllerin findet dann nicht nur eine Rechnung im Posteingang, sondern kann nachvollziehen:

• wer den Bedarf angefordert hat

• wer ihn genehmigt hat

• welche Bestellung daraus entstanden ist

• ob die Ware oder Leistung geliefert wurde

• welcher Betrag vereinbart wurde

• ob die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt

Ohne diesen Zusammenhang muss das Finanzteam Informationen aus E-Mails, Tabellen und verschiedenen Ablagen zusammensuchen.

Die Bedarfsanforderung bildet den Startpunkt

Eine Bedarfsanforderung, kurz BANF oder Bestellanforderung, ist der interne Antrag auf ein Produkt oder eine Leistung. Allerdings ist das noch keine Bestellung an Lieferant:innen.

Typische Angaben sind:

• anfordernde Person

• Lieferant:in oder gewünschte Lieferantenkategorie

• Artikel oder Leistung

• Menge

• geschätzter Preis

• Kostenstelle oder Projekt

• gewünschter Liefertermin

• geschäftlicher Zweck

Im Gegensatz zu einer formlosen E-Mail schafft die strukturierte Anfrage eine einheitliche Grundlage für Prüfung und Freigabe. Das Finanzteam sieht frühzeitig, welche Ausgabe geplant ist und welchem Budget sie zugeordnet werden soll.

Eine vollständige BANF kann außerdem dazu beitragen, Maverick Buying zu reduzieren. Damit sind Einkäufe gemeint, die außerhalb der vereinbarten Beschaffungsprozesse erfolgen.

Freigabeworkflows verteilen Verantwortung

Freigabeworkflows legen fest, wer eine Anfrage prüfen und genehmigen muss. Die Regeln können sich nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle, Kategorie oder Gesellschaft richten.

Ein mögliches Modell sieht so aus:

• kleinere Beträge werden innerhalb des Teams genehmigt

• mittlere Beträge benötigen die Freigabe einer Bereichsleitung

• größere oder besonders sensible Ausgaben werden zusätzlich vom Finanzteam geprüft

• bestimmte Kategorien dürfen nur bei freigegebenen Lieferanten bestellt werden

So bleibt die Kontrolle proportional zum Risiko. Nicht jede kleine Bürobestellung muss denselben Prozess durchlaufen wie ein mehrjähriger Softwarevertrag.

Ein Vier-Augen-Prinzip kann außerdem verhindern, dass eine Person ihren eigenen Bedarf allein anfordert, genehmigt und bezahlt. Die Regeln sollten sich anpassen lassen, wenn sich Organisation, Budgets oder Zuständigkeiten verändern.

Bestellung und Purchase Order schaffen eine eindeutige Referenz

Nach der Freigabe entsteht die Bestellung, häufig auch Purchase Order oder PO genannt. Sie enthält unter anderem Lieferant:in, Artikel oder Leistung, Menge, Preis und Lieferbedingungen.

Eine eindeutige PO-Nummer verbindet die Bestellung mit den nachfolgenden Prozessschritten. Sie kann später auf dem Wareneingang und der Rechnung referenziert werden.

Das Finanzteam kann dadurch schneller erkennen:

• welche Bestellung zu einer Rechnung gehört

• ob der bestellte Betrag eingehalten wurde

• ob die Lieferung bereits eingegangen ist

• ob die Rechnung noch geprüft werden muss

• ob eine Zahlung freigegeben werden kann

Eine Einkaufssoftware sollte eine freigegebene Bedarfsanforderung möglichst ohne erneute Dateneingabe in eine Bestellung überführen können. Das reduziert Übertragungsfehler und vermeidet doppelte Arbeit.

Der Drei-Wege-Abgleich prüft Rechnung, Bestellung und Lieferung

Beim Drei-Wege-Abgleich werden drei Informationen miteinander verglichen:

1. Bestellung

2. Wareneingang oder Leistungsbestätigung

3. Rechnung

Geprüft werden typischerweise Lieferant, Menge, Preis, Steuerinformationen und Leistungszeitraum.

Stimmen die Daten überein, kann die Rechnung freigegeben werden. Bei Abweichungen wird sie als Ausnahme markiert und muss geprüft werden. So lassen sich beispielsweise nicht bestellte Positionen, falsche Mengen, Preisabweichungen oder doppelte Rechnungen schneller erkennen.

Wichtig ist, dass ein Drei-Wege-Abgleich nicht in jedem Fall möglich ist. Bei Beratungsleistungen oder digitalen Abos gibt es möglicherweise keinen klassischen Wareneingang. Dann braucht das Unternehmen eine geeignete Leistungsbestätigung oder einen alternativen Prüfprozess.

Funktionen, die eine Einkaufssoftware bieten sollte

Strukturierte Bedarfsanforderungen

Ein digitales Formular sollte alle Informationen erfassen, die für Freigabe, Bestellung und Buchhaltung erforderlich sind. Pflichtfelder verhindern, dass Anfragen ohne Betrag, Kostenstelle oder Zweck weitergeleitet werden.

Wertbasierte und flexible Freigaben

Freigaberegeln sollten sich nach Betrag, Abteilung, Kategorie und Gesellschaft konfigurieren lassen. Prüfen Sie außerdem, ob Anpassungen ohne umfangreiche IT-Projekte möglich sind.

Automatische Bestell-Erstellung

Aus einer genehmigten Anfrage sollte eine Bestellung mit eindeutiger PO-Nummer entstehen. Idealerweise werden die Daten automatisch übernommen.

Rechnungsprüfung und Abweichungsmanagement

Die Software sollte Bestellungen, Rechnungen und gegebenenfalls Wareneingänge miteinander verknüpfen. Abweichungen sollten sichtbar werden, statt im Posteingang oder in einer Tabelle liegen zu bleiben.

Budgettransparenz

Freigebende Personen sollten vor der Genehmigung sehen, wie viel Budget bereits geplant, genehmigt und ausgegeben wurde. Diese drei Werte sollten getrennt dargestellt werden, damit reservierte Mittel nicht übersehen werden.

Belege und Audit-Trail

Ein nachvollziehbarer Prüfpfad sollte zeigen, wer eine Anfrage erstellt, genehmigt, geändert und bezahlt hat. Das unterstützt GoBD-relevante Prozesse, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Einrichtung, Verfahrensdokumentation und fachliche Kontrolle.

Spendesk verbindet Bestellanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben in einem digitalen Prozess. Der genaue Funktionsumfang hängt vom gebuchten Modul und der Konfiguration ab.

Eine digitale Einkaufssoftware verbindet Bedarfsanforderung, Freigabe, Bestellung und Lieferung und schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Welche Integrationen sind besonders wichtig?

Die wichtigste Integration ist die Verbindung zur Buchhaltung. Sie sollte nicht nur einen einmaligen Datei-Export ermöglichen, sondern den tatsächlichen Prozess unterstützen.

Prüfen Sie vor der Auswahl:

• Werden Lieferanten- und Kontenstammdaten synchronisiert?

• Werden Buchungssätze und Belege übertragen?

• Lassen sich Zahlungen eindeutig zuordnen?

• Werden Kostenstellen und Projekte übernommen?

• Können mehrere Gesellschaften getrennt verarbeitet werden?

• Unterstützt die Lösung den verwendeten Kontenrahmen?

• Wie werden Fehler und Ausnahmen behandelt?

Für deutsche Unternehmen ist eine DATEV-Anbindung häufig besonders wichtig. Je nach Lösung kann die Übergabe über DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungsdatenservices, über einen strukturierten Export oder eine andere Schnittstelle erfolgen.

Ein reiner CSV-Export kann ausreichend sein, wenn das Finanzteam die Daten anschließend kontrolliert und einliest. Ein automatisierter Konnektor reduziert in der Regel jedoch manuelle Übertragungen. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung „direkte Integration“, sondern welche Daten tatsächlich in welchem Format und mit welcher Automatisierung übertragen werden.

Auch Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Business Central, NetSuite oder Sage sollten anhand des konkreten Systems geprüft werden. Besonders bei On-Premise-Installationen, mehreren Gesellschaften oder individuellen Kontenplänen kann der Funktionsumfang abweichen.

E-Rechnung und digitale Belege berücksichtigen

Seit dem Jahr 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen inländische B2B-Rechnungen ab dem Jahr 2027 grundsätzlich elektronisch ausstellen. Ab dem Jahr 2028 gilt diese Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen, sofern keine Ausnahme greift.

Die aktuellen Regelungen und Ausnahmen finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Eine Einkaufssoftware sollte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Außerdem sollte sie den Originaldatensatz einer strukturierten E-Rechnung erhalten.

Bei der digitalen Belegablage sind die GoBD zu beachten. Sie stellen unter anderem Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit. Eine Software kann diese Anforderungen unterstützen, garantiert aber nicht automatisch die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Unternehmensprozesses.

Einführung einer Einkaufssoftware

Eine schrittweise Einführung ist meist risikoärmer als ein unternehmensweiter Start an einem einzigen Tag.

Stammdaten bereinigen

Prüfen Sie Lieferant:innen, Kostenstellen, Konten, Budgets und bestehende Freigaberegeln. Doppelte oder veraltete Daten erschweren die Einführung.

Freigaben definieren

Legen Sie vorab fest, wer welche Ausgaben genehmigt und wann das Finanzteam eingebunden wird.

Mit einem Pilotbereich starten

Ein einzelner Bereich, etwa Marketing oder Vertrieb, eignet sich häufig als Testumgebung. Dort lassen sich Anforderungen, Bestellungen, Rechnungen und Exporte prüfen, bevor weitere Abteilungen folgen.

Integration früh testen

Testen Sie DATEV- oder ERP-Übertragungen mit echten Beispieldaten, bevor produktive Buchungen laufen. Prüfen Sie dabei auch Steuerinformationen, Kostenstellen und Belege.

Mitarbeitende schulen

Anfordernde und genehmigende Personen müssen wissen, wann sie eine Anfrage stellen, welche Angaben erforderlich sind und wie sie mit Ausnahmen umgehen.

Einkaufssoftware nach Kosten und Nutzen vergleichen

Der günstigste Lizenzpreis ist nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung. Berücksichtigen Sie auch die Prozesskosten und den manuellen Aufwand.

Bewerten Sie den Nutzen außerdem anhand konkreter Kennzahlen:

• Zeit vom Bedarf bis zur Bestellung

• Durchlaufzeit einer Rechnung

• Anteil vollständig zugeordneter Belege

• Zahl manueller Korrekturen

• genutzte Skontofristen

• Zahl ungeklärter Rechnungen

• Zeitaufwand für den Monatsabschluss

Einkauf vom Bedarf bis zur Rechnung steuern

Eine Einkaufssoftware schafft den größten Nutzen, wenn sie nicht nur Bestellungen verwaltet, sondern den gesamten Prozess vom Bedarf bis zur geprüften Rechnung verbindet.

Das Finanzteam erhält dadurch frühere Budgettransparenz, nachvollziehbare Freigaben und besser strukturierte Buchungsdaten. Die Fachabteilungen können innerhalb klarer Regeln selbstständig einkaufen, während die Buchhaltung weniger Zeit mit Rückfragen und manueller Nacharbeit verbringt.

Erfahren Sie, wie Spendesk Bedarfsanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben in einem Prozess verbindet.