E-Rechnung-Software im Vergleich 2026: Fristen, Formate und Auswahlkriterien

Sie öffnen Ihr E-Mail-Postfach und finden eine ZUGFeRD-Rechnung von einem wichtigen Lieferanten. Ihr bisheriges Buchhaltungsprogramm zeigt zwar das PDF an, kann die eingebetteten XML-Daten aber nicht verarbeiten. Gleichzeitig stellt sich die Frage: Muss Ihr Unternehmen bereits ab Januar 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen oder erst ab 2028?

Die Antwort hängt vor allem vom Vorjahresumsatz, der Art des Umsatzes und dem verwendeten Rechnungsformat ab. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung tritt dagegen stufenweise in Kraft. Welche Software dafür sinnvoll ist, hängt wiederum vom Rechnungsvolumen, den Freigabeprozessen und der Buchhaltungsintegration ab.

E-Rechnungspflicht 2026: Diese Fristen gelten

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Rechnungsregeln in § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei ist seitdem eine sogenannte sonstige Rechnung, keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Für Unternehmen ergibt sich folgender Zeitplan:

Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Für die Frage, ob die Pflicht ab 2027 gilt, ist daher grundsätzlich der Umsatz des Jahres 2026 relevant. Die Regelung betrifft vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter diese B2B-Pflicht.

Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?

Ja, aber nur innerhalb der jeweiligen Übergangsregelung oder bei einem gesetzlich zulässigen Ausnahmefall. Zwischen 2025 und Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Papier- oder sonstige Rechnungen ausstellen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail erfordert dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers.

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form dieser Zustimmung vor. Für die eigene Dokumentation empfiehlt es sich dennoch, die vereinbarte Rechnungsform nachvollziehbar festzuhalten.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro profitieren zusätzlich von einer verlängerten Übergangsregelung bis Ende 2027. Ein nicht EN-16931-konformes EDI-Verfahren darf ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Was ist eine echte E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digitale Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in strukturierter Form vorliegen und elektronisch verarbeitet werden können. Die Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

XRechnung

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung und ist für Menschen ohne Viewer nur schwer lesbar. XRechnung wird insbesondere im Austausch mit Behörden und öffentlichen Auftraggebern verwendet.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Dadurch kann die Rechnung sowohl visuell geprüft als auch automatisiert verarbeitet werden.

Wichtig: Bei einer hybriden E-Rechnung ist seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten entscheidend. Die PDF-Ansicht sollte daher nicht ungeprüft als alleinige Grundlage verwendet werden.

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen, sofern das konkrete Profil und die enthaltenen Daten den Vorgaben entsprechen. Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen.

Eine einfache PDF-Datei, ein Word-Dokument oder ein Scan ist dagegen keine E-Rechnung. Solche Dokumente können während der Übergangsphase weiterhin als sonstige Rechnungen zulässig sein, enthalten aber keinen strukturierten Datensatz.

Wie lässt sich eine XRechnung öffnen?

Für XRechnungen benötigen Unternehmen einen Viewer oder eine Software, die den XML-Datensatz visualisiert. Das Bundesfinanzministerium stellt dafür den kostenlosen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung bereit. Die Darstellung dient der Prüfung durch Menschen. Sie ersetzt nicht die Aufbewahrung des strukturierten Originaldatensatzes.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. § 34a UStDV erlaubt es ihnen, weiterhin eine sonstige Rechnung, also beispielsweise eine Papierrechnung oder eine einfache PDF-Rechnung, auszustellen. Die Ausnahme betrifft jedoch nur die Ausstellung, nicht den Empfang.

Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. In der Praxis sollte zusätzlich geklärt sein, wie XML-Dateien geöffnet, geprüft und archiviert werden.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird die laufende Umsatzgrenze überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen unmittelbar.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Neben Kleinunternehmern gibt es unter anderem folgende Ausnahmen:

• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto

• Rechnungen über viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG

• Rechnungen an private Endverbraucher

• bestimmte Rechnungen über Fahrausweise

• bestimmte Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln

Die Ausnahmen sollten immer im konkreten Geschäftskontext geprüft werden. Eine GmbH mit Umsätzen deutlich oberhalb der Kleinunternehmergrenze kann sich beispielsweise nicht auf die Kleinunternehmerausnahme berufen.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also beispielsweise die XML-Datei, unversehrt in der ursprünglichen Form erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sollten deshalb sowohl der XML-Datensatz als auch die zugehörige PDF-Darstellung und relevante Anlagen im Zusammenhang aufbewahrt werden.

Eine automatisch erzeugte PDF-Ansicht ist kein Ersatz für die Originaldatei. Das gilt insbesondere bei XRechnungen und bei ZUGFeRD-Rechnungen, wenn die Rechnungsdaten im XML-Teil von der visuellen Darstellung abweichen.

Für die Auswahl einer Software bedeutet das: Achten Sie nicht nur auf einen Viewer oder einen PDF-Export. Entscheidend sind unter anderem:

• Erhalt des strukturierten Originals

• Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Prüfungen

• Zugriffsschutz und Rollen

• vollständiger Audit-Trail

• Export- und Suchmöglichkeiten

• Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist

• Abstimmung mit den eigenen GoBD-Prozessen

Die Speicherung außerhalb eines vollständig GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystems ist nicht automatisch unzulässig. Dennoch müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an Unversehrtheit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit erfüllt werden. Die konkrete Ausgestaltung sollte mit Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung abgestimmt werden.

So bereiten Sie Ihr Finanzteam auf die E-Rechnung vor

Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt. Sie betrifft Rechnungsstellung, Kreditorenbuchhaltung, Freigaben, Stammdaten, Archivierung und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.

1. Eigene Frist bestimmen

Prüfen Sie den voraussichtlichen Gesamtumsatz für 2026 und dokumentieren Sie, ob Ihr Unternehmen ab 2027 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur einzelne Geschäftsbereiche, sondern den relevanten Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers.

2. Empfangskanal einrichten

Definieren Sie eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen, beispielsweise rechnungen@firma.de. Ein bestimmter Übermittlungsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. E-Rechnungen können unter anderem per E-Mail, über ein Portal, eine elektronische Schnittstelle oder das Peppol-Netzwerk übermittelt werden.

Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich für den Empfang. Bei größeren Volumina ist ein spezialisiertes Rechnungsmanagement-Tool jedoch sinnvoll, damit XML-Dateien nicht übersehen, falsch abgelegt oder nur als PDF weiterverarbeitet werden.

3. Prüf- und Freigabeprozess festlegen

Definieren Sie, wer Rechnungen sachlich und rechnerisch prüft, wer sie freigibt und welche Informationen für die Buchhaltung erforderlich sind. Regeln Sie außerdem Vertretungen, Eskalationen und Fristen.

4. Lieferanten frühzeitig informieren

Fragen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten, welche Formate und Übertragungswege sie anbieten. Klären Sie insbesondere:

• XRechnung, ZUGFeRD oder anderes EN-16931-konformes Format

• Rechnungsadresse und Bestellreferenzen

• Pflichtangaben und Stammdaten

• Umgang mit Gutschriften und Rechnungsberichtigungen

• Versand von Anlagen und Leistungsnachweisen

Ein Pilot mit den wichtigsten Lieferanten kann Format- und Prozessprobleme früh sichtbar machen.

5. Archivierung testen

Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes Archiv XML-Dateien im Originalformat speichert und später wieder auffindbar macht. Testen Sie außerdem, ob PDF, XML und Anlagen gemeinsam aufbewahrt werden und ob Berechtigungen sowie Audit-Logs funktionieren.

6. DATEV- und Buchhaltungsprozesse abstimmen

Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über den gewünschten Export. Klären Sie, ob Buchungssätze, Belege, Kostenstellen, Steuerschlüssel und Sachkonten automatisiert übergeben werden können.

Bei DATEV-Workflows sollten auch SKR03 oder SKR04, Übergabeintervalle und Korrekturprozesse abgestimmt werden.

7. 2026 eine Pilotphase durchführen

Warten Sie nicht bis zum letzten Übergangsstichtag. Starten Sie einen begrenzten Test mit ausgewählten Lieferanten und typischen Rechnungsszenarien. Dazu gehören auch Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, Rechnungsberichtigungen, Sammelrechnungen und Rechnungen mit Anlagen.

E-Rechnung-Software im Vergleich: Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort eine umfassende Plattform. Die richtige Lösung hängt vom Rechnungsvolumen und der Komplexität der internen Prozesse ab.

Diese Kriterien sollten Sie vergleichen

Formatunterstützung: Kann die Software XRechnung und ZUGFeRD empfangen, anzeigen, validieren und im Originalformat speichern?

Automatische Datenerfassung: Werden Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Steuer, Zahlungsziel und Positionen automatisch übernommen? Unterstützt die Lösung strukturierte XML-Daten zusätzlich zu OCR?

Freigabe-Workflows: Lassen sich mehrstufige Freigaben, Stellvertretungen, Kostenstellen und Betragsgrenzen abbilden?

Buchhaltungsintegration: Gibt es eine direkte DATEV-Anbindung oder zumindest einen passenden Export? Werden Belege, Buchungssätze und steuerliche Informationen gemeinsam übergeben?

Archivierung: Bleibt der strukturierte Originaldatensatz erhalten? Sind Belege, Anhänge und Freigabehistorie später nachvollziehbar?

Rollen und Rechte: Können Mitarbeitende, Budgetverantwortliche, Buchhaltung und externe Steuerberatung mit unterschiedlichen Berechtigungen arbeiten?

Skalierbarkeit: Unterstützt die Lösung mehrere Gesellschaften, Währungen, Standorte und Rechnungsadressen?

Gesamtkosten: Berücksichtigen Sie neben der Lizenz auch Implementierung, Support, zusätzliche Entitäten, Transaktionsvolumen und mögliche Exportkosten.

E-Rechnung-Software im Vergleich 2026

Die folgende Übersicht vergleicht unterschiedliche Lösungstypen und konkrete Anbieter. Dabei geht es nicht um einen Testsieg, sondern darum, welche Software zu welchem Unternehmensprofil und Prozess passt. Funktionen und Preise können sich ändern. Die Angaben beziehen sich auf den Stand September 2026.

Was bietet Spendesk für E-Rechnungen?

Spendesk verbindet Rechnungsmanagement, Freigabeprozesse, Ausgabensteuerung und Buchhaltungsintegration in einer zentralen Plattform. Zum Produktumfang gehören unter anderem Lieferantenrechnungen, automatisierte Datenerfassung, Genehmigungsprozesse und Buchhaltungsintegrationen wie DATEV.

Internes Spendesk-Produktmaterial beschreibt außerdem die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Speicherung von E-Rechnungen mit strukturierten Daten.

Für Finanzteams kann das vor allem dann interessant sein, wenn die E-Rechnung nicht isoliert betrachtet werden soll. Statt Rechnungseingang, Freigabe, Zahlung und Buchhaltung in mehreren Systemen abzubilden, lassen sich diese Schritte in einem durchgängigen Prozess organisieren.

Dabei gilt: Keine Software macht eine Organisation automatisch GoBD-konform. Entscheidend sind die konkrete Konfiguration, die internen Kontrollen, die Archivierung und die Abstimmung mit der Steuerberatung. Vor der Einführung sollten Unternehmen daher prüfen, wie XML-Dateien, PDF-Darstellungen, Anhänge, Freigaben und Exporte tatsächlich verarbeitet werden.

Die Spendesk-Preise hängen vom gewählten Paket, dem Funktionsumfang, dem Transaktionsvolumen und der Anzahl der Entitäten ab. Ein pauschaler Monatspreis lässt sich deshalb nicht seriös für alle Unternehmen angeben.

Fazit: Die beste E-Rechnung-Software hängt vom Prozess ab

Für einzelne Rechnungen kann ein kostenloser Viewer oder ein einfacher Rechnungsgenerator ausreichen. Unternehmen mit mehreren Prüfern, vielen Lieferanten oder einer DATEV-Anbindung benötigen dagegen meist mehr: strukturierte Datenerfassung, klare Freigabeprozesse, Rollen, Archivierung und einen zuverlässigen Buchhaltungsexport.

Die wichtigsten Schritte für 2026 sind daher:

1. eigene Ausstellungspflicht anhand des Vorjahresumsatzes prüfen,

2. Empfang von XML-Rechnungen sicherstellen,

3. XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden können,

4. das Originalformat archivieren,

5. Lieferanten und Steuerberatung einbinden,

6. einen realistischen Pilotprozess durchführen,

7. Software nicht nur nach dem Rechnungsgenerator, sondern nach dem gesamten Finanzprozess bewerten.

Wenn Sie E-Rechnungen, Freigaben und Buchhaltungsintegration in einem zentralen Prozess verbinden möchten, erfahren Sie bei Spendesk mehr über passende Lösungen für moderne Finanzteams.