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In den letzten zehn Jahren haben digitale Tools unsere Arbeitswelt grundlegend verändert. Cloud-Speicher, Kollaborationstools und Automatisierungen haben Teams effizienter, schneller und sicherer gemacht.
Doch beim Thema Geschäftsausgaben hängen viele Unternehmen noch in der Vergangenheit fest: Papierbelege, endlose Genehmigungsschleifen, verspätete Rückerstattungen. Das kommt Ihnen bestimmt bekannt vor, oder?
Trotz aller digitalen Fortschritte fühlt sich das Ausgabenmanagement oft an wie aus dem letzten Jahrhundert. Warum akzeptieren wir das?
Warum fordern wir nicht dieselbe Bequemlichkeit und Geschwindigkeit beim Thema Ausgaben, wie wir es bei anderen Arbeitsprozessen tun?
In diesem Artikel zeigen wir, wie kaputt klassische Ausgabenprozesse tatsächlich sind – oft, ohne dass wir es merken. Im Fokus stehen drei große Problemfelder:
Spesenabrechnungen
Firmenkreditkarten
Eingangsrechnungen
Und wir zeigen, wie moderne Lösungen all das endlich besser machen – für mehr Effizienz, Transparenz und Zufriedenheit im Team.
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Klassische Ausgabenmanagement: Umständlich, langsam und unbeliebt
Der typische Ablauf in vielen Unternehmen: Mitarbeitende zahlen zunächst aus eigener Tasche, reichen später ihre Ausgaben ein – und hoffen auf eine zeitnahe Rückerstattung ihres Geldes. Oder sie leihen sich eine Firmenkreditkarte, sammeln Belege und geben sie an das Finanzteam weiter, das sich mit manuellen Buchungen und Genehmigungen herumschlägt.
Auch bei Rechnungen von Lieferanten oder Freelancern sieht es nicht besser aus. Oft herrscht Chaos: Eine Flut an E-Mails, fehlende Freigaben, doppelte Erfassung.
Am Ende landet jede Ausgabe auf dem Schreibtisch des Finanzteams – und das kostet Zeit, Nerven und Ressourcen.
So laufen Spesenabrechnungen in den meisten Unternehmen ab
Der typische Ablauf:
Ein:e Mitarbeiter:in bezahlt eine geschäftliche Ausgabe aus eigener Tasche.
Der Beleg wird (hoffentlich) aufbewahrt.
Am Ende der Woche oder des Monats wird eine Spesenabrechnung erstellt.
Diese geht an die Buchhaltung – oft mit Genehmigung durch eine Führungskraft.
Die Daten werden manuell in Tabellen oder in ein ERP-System übertragen.
Die Rückzahlung wird eingeplant – häufig mit mehreren Wochen Verzögerung.
Die Informationen landen schließlich in der Buchhaltung oder beim/bei der Steuerberater:in.
Irgendwann erhält der/die Mitarbeiter:in das Geld zurück. Die Betonung liegt auf irgendwann.
Viele nehmen diesen Ablauf einfach hin. Doch eigentlich ist er ziemlich ineffizient für alle Beteiligten – und besonders frustrierend für Mitarbeitende, die tagelang oder länger auf ihr Geld warten müssen.
Wie Unternehmen mit Firmenkarten arbeiten
Auch bei der Nutzung von Firmenkreditkarten sieht es nicht viel besser aus:
Ein:e Mitarbeiter:in bittet um Erlaubnis, die Karte zu nutzen.
Die Karte muss erst einmal gefunden werden – leichter gesagt als getan.
Die Zahlung wird getätigt, der Beleg wird gesichert.
Der Beleg wird an die Buchhaltung geschickt, die ihn mit dem Kontoauszug abgleicht.
Alle Daten werden manuell in Buchhaltungstools eingetragen.
Das Problem: Wenig Transparenz, unklare Freigaben und weiterhin viel manuelle Arbeit für das Finanzteam.
So läuft die Rechnungsverarbeitung ab
Auch der Umgang mit Lieferantenrechnungen ist in vielen Unternehmen viel zu kompliziert:
Ein Teammitglied beauftragt einen Dienstleister oder Freelancer.
Eine Genehmigung wird eingeholt – meist informell oder per E-Mail.
Der Lieferant schickt die Rechnung.
Die Rechnung wird an die Buchhaltung oder den Einkauf weitergeleitet.
Die Buchhaltung prüft, ob eine Freigabe vorliegt (die häufig nirgends dokumentiert ist).
Die Daten werden manuell in Tabellen oder ein ERP-System eingetragen.
Die Zahlung wird veranlasst – manchmal zu spät, was zu Frust beim Lieferanten führt.
Das Ergebnis: Verwirrung, Verzögerungen und jede Menge verschwendete Zeit.
Warum Ausgabenmanagement im Unternehmen so frustrierend ist
Ein Beispiel: Simone, Außendienstmitarbeiterin, kauft für ein Kundengespräch Whiteboard-Marker im Wert von 8,50 €. Bis sie den Beleg gefunden, ein Spesenformular ausgefüllt, Genehmigungen eingeholt und die Rückerstattung erhalten hat, sind Wochen vergangen – und mindestens sechs Personen waren an dem Vorgang beteiligt.
Solche ineffizienten Prozesse kosten Zeit, Nerven – und bares Geld.
Druck auf die Mitarbeitenden an der Front
Wie viele andere zahlt auch Simone berufliche Ausgaben zunächst aus eigener Tasche – und wartet dann Wochen oder sogar Monate auf eine Rückerstattung. Der Prozess ist langsam, und kleinere Beträge summieren sich schnell zu einer spürbaren Belastung.
Freunde oder Familie würden wir niemals so lange auf eine Rückzahlung warten lassen – warum also unsere eigenen Mitarbeitenden?
Noch mehr Druck auf das Finanzteam
Die Finanzabteilung verbringt viel zu viel Zeit damit, Belege einzufordern und Zahlungen manuell abzugleichen – anstatt sich auf strategisch wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Zu viele Beteiligte
Eine gewöhnliche Spesenabrechnung betrifft mindestens drei Personen: das Teammitglied, deren Führungskraft und die Buchhaltung – manchmal sogar HR oder das Office Management.
Und jede zusätzliche Station verlangsamt den Prozess und erhöht das Risiko von Fehlern.
Unpraktisch und ineffizient
Manuelle, papierbasierte Prozesse kosten Zeit – und halten Ihre besten Fachkräfte von wirklich wertschöpfender Arbeit ab.
Erhebliche Sicherheitsrisiken
Solange alles auf Papier läuft, ist es nahezu unmöglich, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Das öffnet Tür und Tor für:
Unkontrollierte Ausgaben (ungeplante oder nicht autorisierte Käufe)
Kostenüberschreitungen oder künstlich aufgeblähte Ausgaben
Kreditkartenmissbrauch
Die Lösung: Ausgaben in Echtzeit verwalten – nicht erst im Nachhinein.
Warum akzeptieren wir veraltete Ausgabenverwaltung überhaupt noch?
Private Ausgaben sind heute bereits schnell und digital – man denke an Amazon-One-Click oder mobile Wallets.
Doch bei Geschäftsausgaben herrscht oft noch Steinzeit. Warum ist das so?
Unwissenheit: Viele wissen schlicht nicht, dass es bessere Lösungen gibt.
Distanz zum Problem: Entscheidungsträger*innen sind selten selbst mit Formularen und Belegsuche beschäftigt.
Die bessere Alternative: Integriertes Ausgabenmanagement
Moderne Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk dezentralisieren die Ausgabenverwaltung, automatisieren Freigaben und ermöglichen es Teams, eigenverantwortlich zu handeln – ohne dass die Kontrolle verloren geht.
So funktioniert’s
Automatisierte Spesenabrechnungen: Mitarbeitende reichen Ausgaben in Echtzeit ein und erhalten ihr Geld im Nu zurück. Führungskräfte genehmigen schnell und mobil. Die Buchhaltung hat keinen manuellen Aufwand mehr.
Prepaid-Firmenkarten: Individuell konfigurierbare, sichere Karten für Mitarbeitende – mit automatischer Belegerfassung und eingebauten Ausgabelimits.
Rechnungsverarbeitung: Rechnungen werden hochgeladen, durchlaufen digitale Freigaben und alle Zahlungen werden zentral dokumentiert – ohne E-Mail-Chaos.
Für mehr Sicherheit und Komfort
Moderne Anbieter für Ausgabenmanagement bieten:
Vordefinierte Ausgabenkategorien und Limits
Einmalige, nicht übertragbare virtuelle Karten
Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben
Automatische Belegerfassung und Compliance
Das heißt: Kein Papierkram. Keine Auslagen. Kaum noch Betrugsrisiken.
Erfahren Sie mehr über die Sicherheitsstrategie von Spendesk.
Fazit
Klassisches Ausgabenmanagement ist zu langsam, zu aufwändig und passt einfach nicht mehr zu unserer heutigen Arbeitswelt.
Es ist an der Zeit, Papierformulare und E-Mail-Ketten abzuschaffen. Geben Sie Ihrem Team die richtigen Werkzeuge an die Hand, um effizient und verantwortungsvoll mit Unternehmensgeldern umzugehen – und den Fokus wieder auf das Wesentliche zu richten.
Ob Sie CFO, CEO oder aber ein Teammitglied in der Finanzabteilung sind: Mit modernen Lösungen für das Ausgabenmanagement geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, schnell und sicher geschäftliche Ausgaben zu tätigen. Sagen Sie das gerne weiter!
Bereit für den nächsten Schritt? Vereinbaren Sie jetzt eine Demo mit Spendesk und erfahren Sie mehr über das digitale Ausgabenmanagement von heute.
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