Spendesk me fait gagner beaucoup de temps, et me permet de diminuer ma charge mentale.

Une solution adaptée aux besoins de Lifeaz

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion des dépenses de Lifeaz était traditionnel : les cartes qui passent de mains en mains, les factures et les justificatifs qui se perdent, le traitement chronophage sur des fichiers excel, ... C'est tout le processus d'achat et de dépenses qui est plus simple, sans contraintes grâce Spendesk.

Découvrez le témoignage complet de Timothée Soubise

"Depuis que j'utilise Spendesk j’ai un bien meilleur suivi, les données sont bien plus exactes, et je peux donc faire de bien meilleurs reportings."

En plein confinement, l’entreprise Lifeaz avait de plus en plus de mal à gérer les dépenses de ses équipes. Ils ont donc décidé d'utiliser Spendesk pour optimiser cette gestion et rendre leurs salariés plus autonomes, tout en gardant le contrôle. Gain de temps et de contrôle, découvrez le témoignage de Timothée Soubise, Co-Fondateur & COO de Lifeaz.

Lifeaz, une solution qui sauve des vies

Fondée en 2015, Lifeaz donne le pouvoir aux mairies, entreprises et citoyens de sauver des vies. Leur offre se décompose en trois piliers principaux :

• Le défibrillateur nécessaire en cas d’arrêt cardiaque. Made in France, il est connecté pour assurer la maintenance à distance et développé en interne.

• La formation digitale avec une application, Everyday Heroes, qui permet à n’importe qui d’apprendre de façon ludique, régulière et rapide les gestes qui sauvent.

• La formation pour les entreprises et collectivités qui souhaitent former leurs collaborateurs aux premiers secours.

Aujourd’hui, chez Lifeaz, c'est 33 collaborateurs et de belles perspectives d’évolution.

Chez Lifeaz, l'amélioration continue du produit permet au défibrillateur connecté de devenir évolutif. Les clients sont accompagnés par une offre de formation digitale et physique.

Enfin, à moyen terme, l'entreprise a pour objectif de déployer l'offre à l’international. D’abord avec l’Europe, car le marquage CE le permet, puis dans d’autres pays, comme le Canada, les États-Unis, le Japon, pour lesquels il faut obtenir d’autres certifications médicales. Ils sont aujourd'hui déjà présent en Belgique, au Luxembourg et en Suisse.

Une solution qui centralise 7 outils pour gérer toutes les dépenses

Avant d’utiliser Spendesk, toute la gestion des dépenses était très manuelle chez LifeAZ. C’était donc très chronophage, et propice aux erreurs !

Les employés font régulièrement des dépenses, et jusque là c’était Timothée qui avait la carte bancaire de LifeAZ. Donc chaque fois qu’il y avait un besoin on venait le voir pour récupérer les informations et codes de la carte. Ce système faisait perdre du temps et avait très peu de valeur ajoutée.

L'employé était bloqué pour effectuer son achat, si Timothée n'était pas disponible, puisqu'il recevait le code 3DS sur son téléphone.

"En termes de sécurité ce n’était pas optimal, et cela me prenait beaucoup de temps."

La gestion des factures fournisseurs étaient aussi un vrai problème. Les équipes chez LifeAZ devaient tout traiter à la main dans un fichier Excel. Cela devenait de plus en plus compliqué de tout suivre et de garder les informations comptables à jour. De part ce système, il y avait régulièrement des problèmes de retard de paiement auprès de fournisseurs, du à des oublis ou des pertes de justificatifs.

"Donc on était vraiment loin d’une gestion optimale de nos dépenses opérationnelles !"

Timothée explique que son temps était alloué à des sujets qui ne représentaient malheureusement pas de forte valeur ajoutée compte tenue de son rôle.

Des moyens de paiement adaptés aux besoins des équipes

Il y avait un réel problème d’accès aux moyens de paiements chez LifeAZ. La solution s'est parfaitement adaptée aux différentes dépenses des équipes, qu'elles soient récurrentes ou ponctuelles.

Les coûts récurrents proviennent tout d’abord de la création de contenus des formations, aux problématiques de stockage de données et de serveurs de l'application mobiles, et finalement aux achats des matières premières et des coûts de fabrication des défibrillateurs.

Quant aux achats ponctuels, comme toutes les entreprises, il s'agit des événements ou bien du matériel informatique, etc. Ces achats font désormais partie des des usages majoritaires chez LifeAZ : les collaborateurs génèrent des cartes virtuelles sécurisées pour les achats en ligne en seulement quelques cliques.

D’ailleurs Timothée a un bien meilleur suivi des abonnements puisque depuis la plateforme, il a une visibilité complete sur tous les abonnements et terminer l'un d'eux très facilement

La gestion de toutes les factures fournisseurs se fait aussi via l'outil et c'est beaucoup plus pratique grâce à une vue centralisée des factures à payer et des dépenses engagées.

Concernant les cartes physiques, chaque manager en bénéficie de la flexibilité du processus de validation. Chaque équipe a un budget, les dépenses continuent d’être approuvées en aval par le manager. En conclusion, c'est un meilleur suivi des dépenses et une estimation plus précise de ce qui est dépensé chaque mois. Les équipes comptable sont déchargée des tâches administrative grâce à l'automatisation de la récupération, de la saisie et de l'analyse des données.

"Et désormais chacun est autonome pour faire ses achats, dans le respect des règles que l’on a pu paramétrer en amont dans l’outil."

Proposer à la fois contrôle et autonomie en une solution

Timothée explique que garder le contrôle sur les activités était son besoin n°1. Les processus de suivi de dépenses de la plateforme fonctionne avec des règles de dépenses paramétrables et customizable selon l'utilisateur et le besoin. La responsabilisation est efficace et les collaborateurs jouent le jeu.

Aujourd’hui, c’est beaucoup plus simple de récupérer les justificatifs chez LifeAZ, les collaborateurs reçoivent une notification juste après l’achat, chose à laquelle ils se sont habitués, le processus est devenu naturel.

"En tout cas beaucoup plus naturel qu’un Timothée qui te court après à la fin du mois pour récupérer tes justificatifs manquants ! De plus, sans contraintes, je sais que tout est géré."

Une solution qui accompagne l'entreprise au quotidien

L’utilisation de la plateforme est très simple, parce que le fonctionnement est très intuitif. C’est d’ailleurs pour ça que très vite tout le monde chez Lifeaz a su l’utiliser.

Lors du Onboarding en 2020, Timothée a reçu une formation de prise en main de l’outil, avec une démo complète sur toute la partie paiements et demandes des collaborateurs. Le premier mois, un accompagnement spécial est mis en place par une équipe dédiée pour s'assurer de la bonne implémentation du produit et une optimisation des paramétrages, pour répondre au mieux aux attentes de LifeAZ.

Par ailleurs, lors des périodes de télétravail et de confinement, la plateforme a su évoluer avec les nouvelles contraintes de la situation sanitaire. C'est effectivement lorsque les équipes ne sont plus ensemble que le besoin de moyens de paiements distribués pour les employés est le plus important.

C’est pour cette raison que Timothée a décidé de mettre en place l’outil plus rapidement que prévu. Avec cette solution, tout est dématérialisé.

Spendesk c’est une plateforme qui permet de centraliser tous les paiements sortants de l’entreprise, aux employés d’être plus autonomes, et donc de faire gagner énormément de temps sur toute la gestion des dépenses opérationnelles de l’entreprise.