Suivre les factures fournisseurs : statuts, échéances et paiements en retard

Pour suivre efficacement vos factures fournisseurs, attribuez à chaque facture un statut, un responsable, une prochaine action et une date d’échéance.

Une facture peut être reçue, en attente d’information, en cours d’approbation, programmée ou déjà payée. Sans statut clair, l’équipe finance doit rechercher l’information dans les e-mails, les fichiers Excel, l’ERP et le portail bancaire.

Ce manque de visibilité entraîne :

• des validations tardives ;

• des paiements en retard ;

• des relances fournisseurs ;

• des doublons ;

• des difficultés de rapprochement ;

• une clôture mensuelle plus longue.

Ce guide explique quels statuts utiliser, quelles alertes configurer et quels indicateurs suivre pour réduire les retards de paiement.

Quels statuts utiliser pour suivre une facture fournisseur ?

Les huit statuts suivants couvrent la plupart des processus de suivi des factures fournisseurs.

Pourquoi séparer “À compléter” et “En attente d’approbation” ?

Une facture à laquelle il manque une information ne doit pas être traitée comme une facture qui attend simplement une validation.

Par exemple, une facture de 3 600 € arrive sans référence de bon de commande.

Le comptable fournisseurs doit l’affecter au statut À compléter, désigner le demandeur comme responsable et préciser l’action attendue :

Ajouter la référence de commande ou confirmer l’absence de bon de commande.

Si aucune réponse n’est reçue dans le délai prévu, la facture peut être escaladée au responsable budgétaire.

Le rapprochement entre commande, réception et facture permet également de réduire les erreurs avant validation. Cette logique s’inscrit dans une démarche plus large de procure-to-pay.

Comment créer une vue unique des factures fournisseurs ?

Une vue unique doit regrouper les informations nécessaires au suivi de chaque facture.

Pour chaque document, enregistrez au minimum :

• le fournisseur ;

• le numéro de facture ;

• le montant ;

• la date de réception ;

• la date d’échéance ;

• le statut ;

• le responsable actuel ;

• la prochaine action ;

• la date prévue de paiement ;

• la date réelle de paiement ;

• le motif du blocage.

Une facture fournisseur peut aujourd’hui être reçue par e-mail, saisie dans un ERP, validée dans un outil de collaboration et payée depuis un portail bancaire.

Une vue unique évite de reconstituer ce parcours à chaque relance fournisseur.

Un tableau Excel peut convenir à faible volume, lorsqu’une seule personne le met à jour régulièrement. Lorsque plusieurs approbateurs, entités ou équipes interviennent, un outil spécialisé peut actualiser les statuts et déclencher les relances automatiquement.

Pour centraliser la réception, la capture, la validation et le paiement, consultez également notre guide sur la dématérialisation des factures fournisseurs.

Quelles alertes configurer avant l’échéance ?

Les alertes doivent être déclenchées selon la date d’échéance et le délai moyen de validation de l’entreprise.

Un calendrier possible est le suivant :

1. À J-10, l’approbateur reçoit un rappel si la facture est toujours en attente.

2. À J-5, une nouvelle relance est envoyée, avec le comptable fournisseurs en copie.

3. À J-2 ou J-1, la trésorerie ou le DAF reçoit une alerte si le paiement n’est pas programmé.

4. À J+1, la facture passe au statut En retard et apparaît dans le suivi hebdomadaire.

Ces délais doivent être adaptés à votre propre processus. Une facture nécessitant plusieurs niveaux d’approbation doit entrer dans le circuit plus tôt qu’une facture récurrente déjà connue.

Les workflows d’approbation des factures fournisseurs permettent d’associer chaque facture au bon responsable et de prévoir les relances nécessaires.

Qui doit recevoir chaque alerte ?

• L’approbateur reçoit les rappels de validation.

• Le demandeur reçoit les demandes d’information.

• Le comptable reçoit les alertes sur les pièces manquantes.

• La trésorerie reçoit les alertes sur les paiements à programmer.

• Le DAF reçoit les escalades et les retards significatifs.

Une alerte adressée à la personne capable d’agir est plus efficace qu’un récapitulatif envoyé à toute l’équipe finance.

Comment gérer les absences et les délégations ?

Une facture peut rester bloquée plusieurs jours parce que son approbateur est absent.

Pour limiter ce risque :

• désignez un suppléant pour chaque approbateur ;

• configurez une délégation au-delà d’un certain nombre de jours ;

• prévoyez une règle pour les factures proches de leur échéance ;

• vérifiez les délégations avant les congés ;

• distinguez les absences prévues des absences imprévues.

Les règles de délégation doivent être cohérentes avec votre matrice d’approbation des dépenses, notamment lorsque plusieurs seuils ou entités sont concernés.

Une délégation doit rester limitée au périmètre nécessaire. Elle ne doit pas donner au suppléant davantage de droits que ceux indispensables pour traiter les factures concernées.

Comment identifier les points de blocage des approbations ?

Le temps passé dans chaque statut permet d’identifier les points de blocage.

Une moyenne de deux jours d’attente chez la plupart des approbateurs, contre neuf jours chez une seule personne, révèle un goulot précis.

Les causes les plus fréquentes sont :

• un approbateur absent sans suppléant ;

• un seuil imposant une seconde validation ;

• une facture sans bon de commande ;

• un demandeur difficile à joindre ;

• une erreur de montant ;

• un écart entre la commande, la réception et la facture ;

• une facture envoyée à la mauvaise entité ;

• un fournisseur dont les coordonnées doivent être vérifiées.

Suivez notamment :

• le temps moyen par statut ;

• le nombre de factures bloquées depuis plus de cinq jours ;

• le nombre de factures proches de l’échéance ;

• le montant total des factures en attente ;

• le nombre de factures par approbateur ;

• le taux de validation dans le délai prévu.

Une revue hebdomadaire de quinze minutes peut suffire à identifier les factures qui nécessitent une action immédiate.

Lorsque les blocages sont liés aux informations manquantes ou aux écarts de montant, consultez également notre guide sur les factures fournisseurs en anomalie.

Comment informer les fournisseurs avant une relance ?

Un fournisseur relance moins lorsqu’il connaît le statut de sa facture et sa date prévisionnelle de paiement.

Désignez un point de contact pour les questions de paiement et répondez à partir du statut réel de la facture.

Préférez :

Votre facture est approuvée. Le virement est programmé pour le 28 novembre.

à :

Nous sommes en train de regarder.

Lorsqu’une facture est en litige, indiquez :

• le motif du litige ;

• la pièce ou l’information attendue ;

• la personne en charge ;

• la prochaine étape ;

• le délai estimé de résolution.

Informez également le fournisseur lorsqu’un paiement est exécuté, avec le numéro de facture et le montant concerné.

Vérifiez les coordonnées bancaires avant tout paiement, en appliquant une procédure indépendante de contrôle des coordonnées bancaires des fournisseurs.

Quels indicateurs suivre pour réduire les retards ?

La balance âgée fournisseurs

La balance âgée répartit les montants dus selon leur ancienneté par rapport à l’échéance.

Elle peut distinguer :

• les factures non échues ;

• les retards de 1 à 30 jours ;

• les retards de 31 à 60 jours ;

• les retards de 61 à 90 jours ;

• les retards de plus de 90 jours.

Un montant qui se déplace vers les tranches les plus anciennes signale une dégradation du processus de paiement ou une accumulation de litiges.

Le délai moyen de paiement fournisseurs

Le DPO, ou délai moyen de paiement fournisseurs, mesure le nombre moyen de jours nécessaires pour payer les fournisseurs.

Une formule courante est :

DPO = dettes fournisseurs moyennes ÷ achats TTC de la période × nombre de jours de la période

Utilisez de préférence une dette fournisseur moyenne sur la période, plutôt qu’un solde observé à une seule date.

Le DPO doit être analysé avec le taux de paiement à l’échéance, les retards, les litiges et la politique de trésorerie. Comparez-le également aux délais de paiement fournisseurs.

Les indicateurs à suivre chaque mois

Votre tableau de bord peut suivre :

• le taux de factures payées à l’échéance ;

• le temps moyen passé dans chaque statut ;

• le montant des factures en retard ;

• le montant et l’ancienneté des factures en litige ;

• le nombre de factures sans bon de commande ;

• le nombre de factures en attente d’information ;

• le DPO comparé aux mois précédents ;

• le nombre de factures traitées par approbateur.

Ces indicateurs permettent de passer d’une gestion réactive des relances à un pilotage régulier du processus fournisseurs.

Comment intégrer la facturation électronique au suivi ?

La facturation électronique ajoute de nouveaux flux et de nouveaux statuts à prendre en compte. Retrouvez le détail du calendrier dans notre article sur la facturation électronique obligatoire.

Lorsqu’une facture transite par une Plateforme Agréée, vérifiez comment les informations suivantes sont transmises :

• réception ;

• acceptation ;

• rejet ;

• mise en paiement ;

• paiement ;

• litige ;

• archivage.

Ces statuts doivent être rapprochés du processus interne.

Une facture rejetée par la plateforme ne doit pas rester dans le statut « Reçue ». Une facture en litige ne doit pas apparaître dans la liste des paiements à programmer.

Les intégrations doivent également permettre de retrouver :

• le document original ;

• les pièces complémentaires ;

• les validations ;

• les statuts de cycle de vie ;

• le paiement ;

• l’écriture comptable.

Pour approfondir le choix d’une plateforme, consultez notre guide sur les Plateformes Agréées.

L’objectif est de conserver une continuité entre la réception de la facture, sa validation, son paiement et son archivage.

Comment créer un tableau de suivi des factures ?

À faible volume, un tableau de suivi doit contenir au minimum :

• le numéro de facture ;

• le fournisseur ;

• le montant TTC ;

• la date de réception ;

• la date d’échéance ;

• le statut ;

• le responsable ;

• la prochaine action ;

• la date de validation ;

• la date de programmation ;

• la date de paiement ;

• le motif du blocage.

Ajoutez une colonne permettant de mesurer le temps passé dans le statut actuel.

Pour aller plus loin, le suivi des factures peut être intégré dans un processus complet de gestion des fournisseurs, notamment lorsque les coordonnées bancaires, les contrats et les échéances doivent être suivis dans un même référentiel.

À partir de plusieurs approbateurs, de plusieurs entités ou d’un volume important de factures, un outil spécialisé devient plus adapté. Il peut actualiser les statuts au moment des actions et déclencher automatiquement les relances.

Centralisez le suivi de vos factures fournisseurs avec Spendesk. Découvrez la gestion des factures fournisseurs pour suivre les validations, les paiements et les justificatifs dans un même flux.