Facturation électronique des PME : choisir sa plateforme agréée et préparer 2027

Depuis le 1er septembre 2026, les PME doivent être capables de recevoir des factures électroniques. L’étape suivante arrivera le 1er septembre 2027, avec l’obligation d’émettre à leur tour leurs factures au format électronique.

Entre les deux, il reste plusieurs sujets à régler : choisir une plateforme agréée, fiabiliser les données clients et fournisseurs, raccorder la comptabilité et tester les nouveaux flux.

Et les sigles n’aident pas toujours. PDP, plateforme agréée, PPF… Ce guide explique le rôle de chacun, les échéances à respecter et les six étapes à suivre pour préparer votre PME à la facturation électronique.

Quelle est la différence entre une plateforme agréée et le PPF ?

La plateforme agréée échange les factures électroniques, tandis que le PPF tient l’annuaire et centralise les données destinées à l’administration fiscale.

La plateforme agréée, anciennement appelée PDP pour plateforme de dématérialisation partenaire, joue donc le rôle opérationnel principal. Selon impots.gouv.fr, elle peut émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques, puis extraire et transmettre les données nécessaires à l’administration.

Chaque entreprise doit passer par au moins une plateforme agréée, choisie parmi celles immatriculées par la DGFiP. Il est également possible d’en utiliser plusieurs.

Le rôle du Portail public de facturation (PPF) a évolué. Depuis la décision de l’État, en octobre 2024, de ne plus en faire une plateforme gratuite d’échange de factures, il remplit principalement deux fonctions.

Il tient d’abord l’annuaire de la facturation électronique, dans lequel figurent les entreprises, leurs plateformes agréées et leurs adresses de réception. Il sert ensuite de concentrateur pour transmettre les données à l’administration fiscale.

Un opérateur de dématérialisation (OD) ou une autre solution compatible peut toujours intervenir dans vos flux. Mais s’il n’est pas lui-même agréé, il doit être raccordé à une plateforme agréée.

La France s’appuie également sur Peppol pour faciliter l’interopérabilité entre plateformes. Votre PME n’a pas à s’inscrire directement au réseau : cette partie est gérée par la plateforme agréée.

Prenons une facture fournisseur de 3 600 € HT. Le fournisseur l’émet depuis sa plateforme agréée. Celle-ci consulte l’annuaire, identifie la plateforme que votre entreprise a désignée et lui transmet la facture. Les données fiscales nécessaires sont ensuite envoyées au PPF.

Quelles sont les échéances de la facturation électronique pour les PME ?

Les PME doivent déjà recevoir les factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 et devront les émettre à partir du 1er septembre 2027.

Le calendrier distingue donc clairement la réception de l’émission.

La réforme concerne les entreprises assujetties à la TVA établies en France. Les entreprises en franchise en base et les micro-entrepreneurs font également partie du dispositif.

En octobre 2026, une PME se trouve donc entre les deux échéances. Elle peut déjà recevoir les factures structurées de ses grands fournisseurs tout en continuant, pour l’instant, à envoyer ses propres factures clients en PDF.

Cette période doit servir à préparer la suite. Attendre l’été 2027 pour tester les nouveaux flux laisserait très peu de marge pour corriger les erreurs avant l’échéance.

Quelles données faut-il préparer avant d’émettre des factures électroniques ?

La première étape consiste à fiabiliser les données clients et fournisseurs avant même de choisir ou de paramétrer la plateforme.

La réforme ajoute notamment quatre mentions à préparer sur les factures :

• le numéro SIREN du client ;

• la catégorie de l’opération, c’est-à-dire biens, services ou les deux ;

• l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, lorsqu’elle s’applique ;

• l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation.

Un export de votre base clients permet rapidement de repérer les informations manquantes. Si certaines fiches ne contiennent pas de SIREN ou si les adresses de livraison sont incomplètes, mieux vaut les corriger avant le passage à l’émission électronique.

Le fichier fournisseurs mérite le même contrôle. Un SIREN incorrect peut notamment compliquer le rapprochement entre une facture reçue et le bon tiers dans votre comptabilité.

Quels flux relèvent de la facturation électronique et de l’e-reporting ?

Toutes les opérations ne suivent pas le même circuit.

Les factures entre entreprises assujetties établies en France relèvent de la facturation électronique.

L’e-reporting couvre notamment :

• les ventes à des clients non assujettis, comme les particuliers ;

• certaines opérations internationales ;

• les données de paiement lorsque la TVA est exigible à l’encaissement.

Une PME qui vend principalement à des entreprises françaises mais réalise également des ventes auprès d’un distributeur belge doit donc gérer plusieurs flux. Les factures domestiques passent par la plateforme agréée, tandis que les opérations concernées alimentent l’e-reporting.

Quels formats de facture électronique sont acceptés ?

La réforme prévoit des formats structurés comme UBL et CII, ainsi que des formats hybrides comme Factur-X, qui associent des données structurées à une version lisible de la facture.

À terme, un simple PDF envoyé par e-mail ne constituera plus une facture électronique conforme au dispositif.

Comment choisir une plateforme agréée adaptée à une PME ?

Le premier critère est simple : la plateforme doit figurer sur la liste publiée par la DGFiP.

Avant de comparer les fonctionnalités ou les tarifs, vérifiez donc son statut sur impots.gouv.fr. Certaines plateformes remplissent déjà l’ensemble des conditions, tests d’interopérabilité compris, tandis que d’autres peuvent encore être en cours de finalisation du processus.

Une fois ce point vérifié, concentrez-vous sur les besoins opérationnels de votre équipe Finance.

Regardez notamment :

• la connexion avec votre logiciel comptable et votre outil de facturation ;

• la visibilité sur les statuts de chaque facture ;

• l’archivage et la recherche des documents ;

• le modèle tarifaire, par facture ou par abonnement ;

• l’accompagnement proposé au moment du déploiement.

Pour une petite équipe Finance, la qualité du raccordement aux outils déjà utilisés compte souvent davantage qu’une longue liste de fonctionnalités supplémentaires.

Peut-on utiliser plusieurs plateformes agréées ?

Oui. Une entreprise peut choisir plusieurs plateformes agréées et répartir les flux entre elles.

Une PME peut par exemple recevoir ses factures fournisseurs dans l’outil où elle gère déjà ses achats et ses validations, tout en conservant une autre plateforme pour l’émission de ses factures clients.

Si votre entreprise traite déjà ses factures fournisseurs dans Spendesk, celles-ci peuvent ainsi arriver dans le même environnement que les dépenses par carte et les notes de frais, puis suivre les workflows d’approbation existants.

L’émission peut, de son côté, rester liée à la plateforme connectée à votre logiciel de facturation.

Dans ce cas, vérifiez avec chaque éditeur comment les plateformes communiquent entre elles et laquelle est déclarée comme plateforme de réception dans l’annuaire.

Comment raccorder la facturation électronique à son logiciel comptable ?

Le raccordement doit permettre aux données de facture et aux statuts de traitement de circuler jusqu’à votre logiciel comptable sans ressaisie.

Commencez par interroger l’éditeur de votre solution actuelle, qu’il s’agisse de Pennylane, Cegid, Sage ou EBP. Demandez-lui s’il est lui-même plateforme agréée ou à quelle plateforme il est connecté.

Définissez ensuite les informations qui doivent remonter dans la comptabilité :

• les données structurées de la facture ;

• les montants de TVA par taux ;

• les informations fournisseurs ;

• les statuts de traitement.

Le paramétrage comptable peut ensuite être automatisé pour les fournisseurs récurrents. Associer un fournisseur à un compte de charge et chaque taux de TVA à un code permet de conserver des règles cohérentes d’un mois à l’autre et de limiter les doubles saisies.

Pourquoi les statuts de facture sont-ils importants ?

Les statuts permettent de savoir où se trouve chaque facture avant son intégration en comptabilité ou son paiement.

Quatre statuts de cycle de vie sont obligatoires :

• Déposée ;

• Rejetée ;

• Refusée ;

• Encaissée.

Une facture Rejetée a rencontré un problème technique auprès d’une plateforme. Une facture Refusée a, elle, été rejetée par l’acheteur.

Le statut Encaissée doit être transmis lorsque la TVA devient exigible au moment de l’encaissement.

Cette distinction prend tout son sens à la clôture. Si 180 factures sont arrivées au cours du mois mais que 40 attendent encore la validation d’un responsable, les exporter trop tôt peut créer des écritures à corriger ensuite.

Le flux doit donc prévoir une étape de validation avant l’export comptable.

Dans Spendesk, les données de TVA peuvent être extraites, les comptes comptables associés aux factures et les factures validées envoyées vers le logiciel comptable. L’équipe Finance garde ainsi le contrôle du processus sans devoir ressaisir les mêmes informations.

Comment déployer une plateforme agréée dans une PME en six étapes ?

Une PME peut préparer la bascule vers l’émission électronique en six étapes, à lancer suffisamment tôt avant le 1er septembre 2027.

1. Nommer un pilote et cartographier les flux

Recensez les factures reçues, les factures émises et les opérations qui relèvent de l’e-reporting.

2. Fiabiliser les données clients et fournisseurs

Complétez les SIREN, les adresses de facturation et les adresses de livraison lorsqu’elles diffèrent.

3. Choisir une plateforme agréée

Vérifiez son immatriculation sur la liste officielle publiée par la DGFiP avant de signer.

4. Vérifier les informations dans l’annuaire

Contrôlez que la plateforme choisie et vos adresses de réception apparaissent correctement.

5. Tester les flux avec quelques fournisseurs et clients

Échangez de vraies factures et vérifiez leur arrivée, leurs statuts et leur intégration dans votre comptabilité.

6. Passer en production et surveiller les statuts

Basculez suffisamment tôt avant l’échéance et suivez régulièrement les rejets afin de corriger rapidement les problèmes.

Vos clients doivent également être prêts. Vérifiez les informations de vos principaux clients dans l’annuaire et communiquez-leur les données dont ils auront besoin pour vous adresser leurs factures.

Une PME qui lance un pilote en avril 2027 avec cinq clients importants dispose encore de plusieurs mois pour corriger les rejets, fiabiliser les données et étendre progressivement l’émission avant septembre.

Préparer 2027 sans en faire un projet de dernière minute

La facturation électronique ne se résume pas au choix d’une plateforme agréée. La vraie préparation consiste à fiabiliser les données, clarifier les flux et vérifier que la facturation, les validations et la comptabilité communiquent correctement entre elles.

Plus ces bases sont posées tôt, plus la bascule sera simple à gérer pour l’équipe Finance. L’objectif n’est pas seulement d’être conforme à temps, mais aussi de profiter de la réforme pour réduire les ressaisies, mieux suivre les factures et rendre le traitement fournisseurs plus fluide.

Avec Spendesk, les factures fournisseurs peuvent être intégrées aux workflows d’approbation et préparées pour la comptabilité dans le même environnement que les autres dépenses de l’entreprise. De quoi transformer une obligation réglementaire en occasion de simplifier durablement vos processus Finance.