Gestion administrative et financière: nos 5 outils préférés

Aujourd’hui l’équipe administrative et financière n’est plus une simple armée de supers comptables, mais de vrais “business partners”. Sans eux, impossible d’y voir clair dans les données et la santé financière de l’entreprise. C’est grâce à l’équipe administrative et financière que l’on peut prendre les (bonnes) décisions qui permettront de soutenir la croissance de l’entreprise.

Mais pour obtenir des données et processus clairs il faut s’équiper des meilleurs outils. Malheureusement c’est parfois compliqué de s’y retrouver parmi toutes les solutions disponibles sur le marché. Afin de vous y aider, nous avons rassemblé autour d’un webinar deux experts de la gestion administrative et financière :

• Francis Saillard, Directeur Administratif et Financier chez PayFit

• Fabien Dawidowicz, Directeur Administratif et Financier chez Spendesk

Quelques chiffres pour commencer

D’après une étude de Socialy, 91% des ETI comptent engager leur transformation digitale, pourtant seulement 22% d’entre elles sont véritablement en phase de transformation. Pourquoi cette telle différence ? Tout d’abord parce qu’il n’est pas toujours simple de former les collaborateurs à des outils plus modernes, et c’est surtout principalement par manque de ressources financières et humaines.

Pourtant, 40% des entreprises qui ont réussi leur transformation digitale observent une très nette amélioration de leurs résultats. De quoi rassurer les DAF qui n’oseraient pas encore sauter le pas !

5 outils indispensables pour une bonne gestion administrative et financière

Une fois rassuré, il est temps de passer aux choses sérieuses et de se renseigner sur les solutions disponibles sur le marché. Nos experts vous proposent de découvrir 5 solutions qui couvrent un large spectre des activités de l’équipe financière, mais aussi qui aident à améliorer le quotidien des équipes.

GoCardless - Solution de paiement en ligne spécialiste du prélèvement bancaire

GoCardless est un outil en ligne spécialisé dans le prélèvement bancaire. Grâce à cette solution, vous pouvez émettre des prélèvements (ex: SEPA), suivre plus facilement et gérer au mieux les délais de paiement de vos clients. En effet, le délai de paiement est une véritable problématique pour les DAF, parce que trop de retards peut parfois entraîner jusqu’à une liquidation judiciaire. Aujourd’hui GoCardless vous permet de prélever, en 7 jours seulement, les prestations que vous avez réalisés.

Elle a pour avantage de:

• Diminuer le nombre de retards de paiement

• Assurer une collecte exhaustive du cash

• S’intégrer via une API (application programming interface)

Uplaw - Service de secrétariat juridique corporate

L’objectif d’Uplaw est de vous aider à gérer vos problématiques juridiques d’entreprise. Vous téléchargez vos documents sur la plateforme, puis leurs avocats vont analyser ces documents confidentiels, les trier pour ensuite vous aider à les retrouver plus facilement. Toute la documentation de votre entreprise est alors regroupée dans l’outil et vous pouvez y accéder, contact par contact, événement par événement, etc. C’est aussi un outil qui permet une meilleure gestion du captable (ex: BSPCE, actions préférentielles, etc.) pour un audit plus précis. En plus de cela, la RGPD est totalement respectée.

Il a pour avantage de :

• Suivre toute la documentation corporate

• Contrôler en temps réel la table de capitalisation (la liste des actionnaires)

• Donner des accès personnalisés aux acteurs de la société (actionnaires, salariés, etc)

Notion - Solution collaborative de gestion des projets

Utiliser Notion permet de gérer vos to-do et projets quotidiens sur une plateforme en ligne. Vous pouvez facilement retrouver toutes les informations clés de votre entreprise. Tout est regroupé au même endroit, ce qui permet de ne plus passer des heures à chercher un document ou une information. Chaque collaborateur peut avoir son espace privé et les équipes ont leurs espaces dédiés. Grâce à son administration flexible, Notion permet de répondre à tous vos besoins et de s’adapter à votre manière de travailler.

Elle a pour avantage de :

• Donner plus de visibilité sur les informations clés de l’entreprise

• Suivre en temps réel les projets de toutes les équipes

• Avoir une administration très complète et flexible

PayFit - Outil de gestion de la paie et du RH

Grâce à sa solution très complète, PayFit accompagne les Directions Administratives et Financières dans la gestion de la paie à la fin du mois et la gestion du temps de travail des salariés. C’est une base de donnée complète très utile qui permet d’aider à la prise de décision grâce à son reporting précis et ses exports personnalisés. On peut aussi suivre en temps réel la masse salariale et facilement ajouter des nouveaux collaborateurs dans la base de données.

Il a pour avantage de :

• Proposer des rapports et exports personnalisables

• Donner une vision globale de la masse salariale

• Réaliser chaque mois le payroll de manière fiable et rapide

Spendesk - Plateforme sur mesure de gestion des dépenses professionnelles

Spendesk c'est la plateforme sur mesure qui révolutionne la gestion des dépenses professionnelles. De la demande d'achat à la réconciliation comptable, profitez d’une solution automatisée pour rendre vos collaborateurs autonomes tout en gardant contrôle et visibilité sur l'ensemble des dépenses de l'entreprise. Vos employés n'avancent plus d'argent pour l'entreprise, ne perdent plus de temps à soumettre des notes de frais, vous ne courez plus après les justificatifs et vous pouvez connaître en temps réel l'état de votre trésorerie. Tout cela vous permet de prendre les bonnes décisions au bon moment !

Elle a pour avantage de :

• Rendre les collaborateurs plus autonomes dans la gestion de leurs dépenses professionnelles

• Permettre à l’équipe administrative et financière de garder le contrôle de la trésorerie

• Savoir en temps réel où et comment est dépensé l’argent de l’entreprise.

4 astuces pour une gestion administrative et financière au top

Comment rester performant toute la journée ?

• Organiser son agenda à la minute près avec des temps pour regarder ses mails, des temps de concentration, etc.

• Ecouter de la musique

• Penser à s’accorder des pauses

Quelles sont les mauvaises habitudes à laisser tomber ?

• Activer toutes les notifications de tous les outils.

• Vouloir traiter TOUS les mails dès le matin.

• Vouloir faire trop en même temps et ne pas savoir s’organiser.

Quels profils recruter pour une bonne équipe financière ?

• Des personnes curieuses, ambitieuses et passionnées.

• Des personnes data-driven.

• Des personnes qui n’ont pas peur de mettre les mains dans le cambouis.

Comment accompagner le reste de l’entreprise en tant que DAF ?

• Créer du contenu pour aider les utilisateurs dans leur utilisation des outils au quotidien.

• Compléter par une documentation plus technique sur le sujet.

• Rédiger des procédures pour aider à la passation des sujets.

Replay du webinar

Pour plus d’informations sur les éléments précédents, vous pouvez visionner le replay de notre webinar :

Vous souhaitez découvrir d’autres outils pour améliorer votre gestion administrative et financière et le quotidien de vos collaborateurs ? Cet ebook est fait pour vous :