This website requires JavaScript.
Skip to content

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben mindern den Gewinn von Steuerpflichtigen und reduzieren
so den der Besteuerung zugrunde liegenden Betrag – und dadurch die zu zahlenden Steuern.
Daher ist es wichtig, alle Betriebsausgaben geltend zu machen.

Was sind Betriebsausgaben und wer darf sie geltend machen?

Gesetzlich definiert sind Betriebsausgaben im Einkommensteuergesetz (EStG) §4 (4): "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." Im Gesetz folgen auf diese Definition eine ganze Reihe an Ausnahmen und Einschränkungen dessen, was Steuerpflichtige als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können. Man unterscheidet zwischen abzugsfähigen, beschränkt abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben können von Selbstständigen, Freiberuflern, Gewerbebetrieben (also GmbHs, UGs, etc.) und Land- und Forstwirten geltend gemacht werden.

Wie müssen Betriebsausgaben angegeben werden?

Steuerpflichtige müssen Betriebsausgaben gegenüber dem Finanzamt entsprechend der Aufzeichnungspflicht ordentlich belegen – das heißt, dass die Belege und Quittungen für Betriebsausgaben gesammelt, übermittelt und gespeichert/verwahrt werden müssen. Die Betriebsausgaben sind in der Bilanz bzw. EÜR den Betriebseinnahmen gegenüberzustellen. Es sei denn, es handelt sich um durchlaufende Posten – also Zahlungen, die im Namen eines anderen verausgabt und kurz danach wieder vereinnahmt werden.

Ausnahmen für die Aufzeichnungspflicht gibt es für solche Berufsgrupppen, die Betriebsausgabenpauschalen absetzen können.

Welche Berufsgruppen können Betriebsausgabenpauschalen angeben?

Bestimmte Berufsgruppen können festgelegte Pauschalen als Betriebsausgaben angeben, ohne dafür Belege einreichen zu müssen. Das vereinfacht die Steuererklärung natürlich deutlich. Allerdings sind die Pauschalen gedeckelt und lohnen sich daher nur, wenn die reell auftretenden Kosten nicht weit darüber liegen.

1. Hauptberuflich selbständige Schriftsteller und Journalisten können pauschal 30% ihrer Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben ansetzen – allerdings maximal 2.455€ im Jahr.

2. Wissenschaftler, Künstler und Schriftsteller in Nebentätigkeit und nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten können 25% ihrer Betriebseinnahmen aus der nebenamtlichen Tätigkeit als Pauschalausgaben ansetzen. Der Maximalbetrag liegt bei 614€.

3. Hebammen können einen Pauschalbetrag von 25% der Betriebseinnahmen angeben, maximal 1.535€ pro Jahr.

4. Tagesmütter und Tagesväter können pro Kind in Vollzeitbetreuung 300€ pro Monat als Betriebsausgaben ansetzen. Bei kürzeren Betreuungszeiten wird dieser Betrag anteilig gekürzt. Einen Maximalbetrag gibt es in diesem Fall nicht. Dafür aber eine andere Bedingung: Die Betreuung muss in Räumlichkeiten stattfinden, die der Tagespflegeperson nicht ohnehin kostenlos zur Verfügung stellen (z.B. im Haus der Eltern, für dessen Nutzung keine Miete anfällt).

Was sind Beispiele für voll, beschränkt und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Nur, weil eine Ausgabe durch den Betrieb veranlasst wurde, heißt das nicht automatisch, dass sie auch in voller Höhe absetzbar ist. Interessanterweise spielt es dabei keine Rolle, ob die Ausgabe zwingend notwendig oder zweckmäßig war. Wenn ein Freiberufler sich beispielsweise eine Kamera im Wert von tausenden von Euro kauft, um damit für einen kleinen Auftrag ein paar Bilder zu machen, dann ist die Entscheidung ihm selbst überlassen und er kann die Ausgabe steuerlich geltend machen. Es muss lediglich ein wirtschaftlicher Zusammenhang bestehen, der in § 50 Abs. 1 Satz 1 EStG definiert ist.

Das Gesetz unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Betriebsausgaben, sie sich in ihrer Abzugsfähigkeit unterscheiden. Hier ein Überblick:

1. Abzugsfähige Betriebsausgaben müssen nach dem Abflussprinzip in dem Kalenderjahr angesetzt werden, in dem sie angefallen sind. Sie umfassen:

  • Personalkosten

  • Arbeitsmittel 

  • Materialkosten

  • Werbekosten

  • Kosten für Geschäftsreisen von Mitarbeitern

  • Bürokosten (Raumkosten, Büromaterial, etc.)

  • Fortbildungskosten

  • Geschenke an Personen, die keine Mitarbeiter sind, bis 35€

  • Fahrtkosten (Bahn, Flugzeug, etc.)

  • Umzugskosten mit betrieblicher Veranlassung (z.B. bei Betriebsverlegung)

  • Beratungskosten (z.B. Steuerberatungskosten)

  • Betriebssteuern

  • Finanzierungskosten

  • Versicherungsbeiträge

  • Verpflegungsmehraufwendungen (nach Tagespauschalen)

Abschreibungen (AfA), Verluste und Einlagen sind vollständig abzugsfähig, allerdings unter Berücksichtigung ihrer Nutzungsdauer. Das bedeutet, dass die Abschreibung nicht vollständig in das Kalenderjahr der Anschaffung fällt.

2. Eingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben tauchen typischerweise da auf, wo sich private und geschäftliche Nutzung der Steuerpflichtigen mischen. Gemischte Aufwendungen müssen anteilig geltend gemacht werden. Beispiele sind:

  • Firmenwagen bei gemischter Nutzung

  • Häusliches Arbeitszimmer, wenn es nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt (also noch ein anderes Büro genutzt werden kann)

  • Bewirtungskosten für Kunden und Geschäftspartner (hier wird ein privater Anteil von mind. 30% angenommen. Daher ist eine Bewirtung durch den Inhaber zu max. 70% absetzbar.)

  • Telefonkosten, wenn das Telefon sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird

3. Nicht abzugsfähig sind Kosten der privaten Lebensführung und der private Unterhalt von Familienmitgliedern – hier fehlt schließlich die betriebliche Veranlassung. Ebenfalls nicht abzugsfähig sind u.a.: 

  • Geldstrafen (wie Ordnungsgelder/Geldbußen im Straßenverkehr)

  • Geschenke für Dritte, die den Wert von 35€ pro Jahr übersteigen

  • Persönliche Steuern wie die Einkommensteuer des Inhabers

  • Schuldzinsen auf hinterzogene Steuern  

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben?

Vorweggenommene Betriebsausgaben werden auch als "Gründungskosten" bezeichnet. Sie entstehen im Vorfeld der Unternehmenseröffnung. Zum Beispiel könnte die Gründerin eines Startups sich bei einem Berater darüber informieren, welche Rechtsform die beste für Ihr Unternehmen ist. Diese Beratung hat einen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit, geht allerdings der Gründung voraus.

Analog sind nachträgliche Betriebsausgaben solche, die nach der Beendigung der Betriebstätigkeit anfallen.

Wie können Betriebsausgaben bestmöglich verwaltet werden?

Um abziehbare Betriebsausgaben lückenlos geltend machen so können, müssen sie:

  • korrekt und zeitgemäß erfasst werden

  • gespeichert bzw. archiviert werden.

Hier kommen Tools zum Ausgabenmanagement wie Spendesk ins Spiel. Betriebsausgaben können mit smarten (virtuellen) Karten getätigt werden und landen sofort nachvollziehbar in der Software. Belege und Quittungen können per App von unterwegs eingereicht und Spesen direkt im Tool erstattet werden. Über die native DATEV-Schnittstelle werden alle Daten direkt an den Steuerberater bzw. das Finanzamt übermittelt. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Fehler bei der Erfassung von Betriebsausgaben.

Möchten Sie mehr erfahren? Testen Sie Spendesk oder buchen Sie eine Demo und lernen Sie uns persönlich kennen!

Sie möchten mehr erfahren?

Sprechen Sie noch heute mit unseren Experten!

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

Smarte, sichere Ausgabenverwaltung – jetzt testen!

Zuletzt aktualisiert: 8. November 2021