Ausgabenmanagement zur Ergänzung Ihrer Buchhaltungssoftware
Verwalten und dokumentieren Sie Zahlungsausgänge in Echtzeit und vereinfachen Sie so Buchhaltungsprozesse wie Monatsabschluss, Gewinnermittlung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
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FINANZTEAMS VERTRAUEN SPENDESK
Ihr Buchhaltungsprogramm zum Ausgabenmanagement
Volle Kontrolle
Erkennen Sie doppelte oder verdächtige Zahlungen automatisch, bevor diese im Online-Banking aufschlagen. So machen Sie Kreditkartenbetrug praktisch unmöglich.
Automatisierte Ausgabenerfassung
Erfassen Sie 98% aller Ausgaben automatisch und fristgerecht und vereinfachen Sie somit die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), der Umsatzsteuervoranmeldung, der doppelten Buchführung, etc.
Digitaler Datenaustausch
Importieren Sie Ihre Zahlungsdaten über die DATEV-Schnittstelle oder per API bzw. Export in andere Buchhaltungsprogramme. So behält Ihr Finanzteam immer ganzheitlich den Überblick.
Volle Ausgabenkontrolle
Mit unserer All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement gewinnt Ihre Finanzbuchhaltung volle Transparenz über jede ausgehende Zahlung. Die Daten lassen sich zudem in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System oder direkt zu DATEV exportieren.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Digitale Belegerfassung
Erfassen Sie Ausgaben wie Spesen und Reisekosten GoBD-konform per App oder Online-Tool, analysieren Sie Ihre Zahlungsausgänge und übertragen Sie die Daten in andere Buchhaltungsprogramme, z.B Ihr digitales Kassenbuch. Spendesk-Nutzer sammeln 98% der Belege pünktlich ein.
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Nachverfolgung von Genehmigungen
Die manuelle Überwachung von Zahlungsgenehmigungen kostet Finanzteams viel Zeit und Nerven. Unsere Software erfasst zu jeder Zahlung den verantwortlichen Mitarbeiter und den genehmigenden Manager. Ob Freiberufler-Rechnung oder Snack-Abo – Sie sehen, wer eine Zahlung genehmigt hat, ohne in Excel-Tabellen oder E-Mail-Verläufen wühlen zu müssen.
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Dateiablage und Archivierung
Über die Benutzeroberfläche haben Sie direkten Zugriff auf alle Dokumente – mit Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung nicht mehr endlos blättern müssen. Finden Sie kleine und große Geschäftsvorfälle wie Amazon-Zahlungen oder Software-Abos mit nur wenigen Klicks.
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Eliminierung von Maverick-Ausgaben
Nicht identifizierte Zahlungen (Maverick-Ausgaben) sorgen regelmäßig für Verzögerungen in der Buchhaltung. In unserem Leistungsumfang ist eine Zahlungshistorie inkl. Betrag, Lieferant und Grund enthalten, auf die Sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Die Transaktionsinformationen werden digital, sicher und automatisch in unserer Cloud-Lösung gespeichert.
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Bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater
Gerade Startups und Kleinunternehmer sind auf eine unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerberater angewiesen. Indem Daten über eine DATEV-Schnittstelle übermittelt werden, sparen Sie Zeit und bares Geld. Oft reduzieren sich sogar Honorare des Steuerberaters, da Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.
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DATEV-Export
DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools in der Online-Buchhaltung ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl importiert werden.
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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
Das schöne mit Spendesk ist, dass wir jedem Abo und jeder Ausgabe eine Person und ein Team zuordnen können. So wissen wir immer, wer der Eigentümer oder Verwalter der Lizenz ist. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, haben wir im Rahmen unseres Offboardings einen klaren Prozess und können das Abo auf einen neuen Eigentümer umschreiben.
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Christoph Nicola, CFO bei Finiata
FAQs zur Buchhaltungssoftware
Wir haben für Sie die häufigsten Fragen zu Spendesk zusammengestellt.
Spendesk zentralisiert Ausgaben, automatisiert Belegerfassung und ermöglicht direkte Exporte in CSV, Excel und XML für die Buchhaltung. Spendesk bietet native Integrationen mit Xero und DATEV, automatische Transaktionskategorisierung, einen durchsuchbaren Audit‑Trail sowie konfigurierbare Kartenlimits und Genehmigungsworkflows, sodass Finanzteams Konten schneller abgleichen und Monatsabschlüsse effizient abschließen.
Spendesk übernimmt das Ausgabenmanagement, nicht die komplette Finanzbuchhaltung. Spendesk verwaltet Transaktionen, Belege, virtuelle Debitkarten, Budgets und Genehmigungen, während Faktura, Mahnwesen und Lohnabrechnung weiterhin in spezialisierten Buchhaltungs‑ oder ERP‑Systemen verbleiben. Spendesk erleichtert den Export und die Integration mit solchen Systemen für den abschließenden Buchungsprozess.
Spendesk beschleunigt Gewinnermittlung und Monatsabschluss durch automatische Transaktionsabstimmung, verknüpfte Belegerfassung per OCR und exportierbare Buchungsdateien. Spendesk‑Kunden sparen durchschnittlich vier Tage pro Monat beim Monatsabschluss, weil Ausgaben, Genehmigungsstatus und Kontoabgleiche direkt in Spendesk sichtbar sind und als fertige Exporte in die Buchhaltung geliefert werden.
Spendesk erfasst Zahlungen automatisch über zugeordnete (virtuelle oder physische) Debitkarten, wiederkehrende Zahlungen und verknüpfte Zahlungsquellen. Spendesk ordnet jede Transaktion einem Budget und einem Ledger‑Eintrag zu, unterstützt Kartenlimits sowie Genehmigungsworkflows und verknüpft Transaktionen automatisch mit hochgeladenen Belegen oder OCR‑erkannten Rechnungsdaten.
Spendesk verwendet virtuelle Debitkarten für einzelne Mitarbeiter, um Ausgabentransparenz, sofortige Kontierung und strikte Budgetkontrollen sicherzustellen. Spendesk‑Karten lassen sich mit Limits versehen, für bestimmte Lieferanten sperren und in Echtzeit nachverfolgen, wodurch Spesenabrechnungen, verspätete Abgleiche und Betrugsrisiken deutlich reduziert werden.
Spendesk ermöglicht Belegerfassung per Mobil‑App mit OCR‑Erkennung und automatischer Verknüpfung zu Transaktionen. Spendesk extrahiert Beträge, Lieferanten und Datum, ordnet Belege automatisch zu und unterstützt Richtlinien‑Enforcement wie Kartenbeschränkung, wenn Belege fehlen. Dadurch reduziert Spendesk manuellen Aufwand und verbessert die Buchungsqualität erheblich.
Spendesk bietet native Integrationen für DATEV und Xero sowie planbare Exporte in CSV, Excel und XML für andere Buchhaltungssysteme. Spendesk mappt Transaktionen auf Konten, exportiert fertige Buchungszeilen und unterstützt automatische Export-Scheduling, sodass Buchhalter Daten ohne manuelle Aufbereitung in DATEV oder Xero importieren können.
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