Multi Entity Management: Definition, Vorteile & Optimierung

Eine der größten Herausforderungen für moderne Finanzteams besteht darin, Ausgaben und Finanzen in Unternehmen mit mehreren Einheiten präzise und effizient zu steuern. Mit dem Wachstum und der zunehmenden Diversifizierung von Unternehmen wird ein Finanzmanagement benötigt, das sowohl einheitlich als auch flexibel ist – insbesondere, wenn es um die Verwaltung von Einkaufs- und Ausgabenkonten geht.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie moderne Tools Finanzteams bei der Steuerung mehrerer Unternehmenseinheiten unterstützen und welche Vorteile die Konsolidierung von Finanzdaten mit sich bringt.

Was ist Multi Entity Management?

Multi Entity Management bezeichnet die Steuerung finanzieller und administrativer Prozesse in Unternehmen, die aus mehreren rechtlich oder organisatorisch eigenständigen Einheiten bestehen – etwa Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder Geschäftszweige im In- und Ausland.

Diese Struktur bringt eine erhöhte Komplexität mit sich: Jede Einheit kann eigene Prozesse, Systeme oder sogar unterschiedliche Währungen nutzen. Um dennoch den Überblick zu behalten und effiziente Abläufe sicherzustellen, ist eine zentrale, koordinierte Verwaltung unerlässlich.

Einzelunternehmensverwaltung vs. Multi Entity Management

Die Verwaltung eines einzelnen Unternehmens ist in der Regel übersichtlich und klar strukturiert: Cashflow, Einnahmen und Ausgaben lassen sich zentral erfassen und steuern.

Anders beim Multi-Entity Management: Hier müssen Finanzverantwortliche mehrere Finanzströme gleichzeitig überwachen, Berichte konsolidieren und interne Transaktionen koordinieren. Das macht nicht nur die Kontrolle komplexer, sondern erschwert auch fundierte Analysen und Entscheidungen.

Herausforderungen beim Multi Entity-Finanzmanagement

Die Verwaltung von Finanzen über mehrere rechtlich eigenständige Einheiten hinweg, insbesondere über verschiedene geografische Regionen, bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Diese beinhalten vor allem regulatorische, steuerliche und operative Komplexitäten. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Unterschiede bei Mehrwertsteuer- und Verkaufssteuersätzen

• Intercompany-Transaktionen und deren korrekte Verrechnung

• Konsolidierung mehrerer Währungen und Systeme

Mit dem Wachstum des Unternehmens verstärken sich diese Herausforderungen. Besonders bei mehr als drei Einheiten wird die manuelle Abstimmung und Excel-basierte Berichterstattung unpraktisch und fehleranfällig. Darüber hinaus erfordern Wachstumsphasen die Koordination von komplexen Cashflow-Bewegungen zwischen den Einheiten und den Bedarf an sowohl konsolidierten als auch segmentierten Finanzberichten.

Eine zusätzliche Schwierigkeit ergibt sich durch die Tatsache, dass jede Geschäftseinheit eigene Systeme und Prozesse nutzen kann, die häufig nicht miteinander verknüpft sind. Dies erschwert die Zusammenführung von Finanzdaten und führt zu hohem manuellem Aufwand bei der Datensammlung und -konsolidierung.

Die Lösung für diese Herausforderungen liegt in der Einführung moderner Tools, die zur Automatisierung und Echtzeit-Überwachung von Finanzprozessen beitragen. Integrierte Lösungen wie Spendesk automatisieren und synchronisieren Finanzprozesse über alle Einheiten hinweg und schaffen so eine zentrale, transparente und effiziente Steuerung, die sowohl die Komplexität reduziert als auch die Effizienz deutlich steigert.

Vorteile der Kontenkonsolidierung für Unternehmen mit mehreren Einheiten

Die Konsolidierung von Konten bietet zahlreiche Vorteile: 

• Sie schafft mehr Transparenz,

• unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse 

• und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Mit Spendesk lassen sich sämtliche Finanzdaten zentral verwalten – das ermöglicht nicht nur eine ganzheitliche Analyse, sondern auch eine strategische Finanzplanung auf solider Datenbasis.

Einheitliche Finanzübersicht: Der Schlüssel zu besseren Entscheidungen

In einer Multi-Entity-Umgebung ist die zentrale Erfassung aller Finanzdaten von zentraler Bedeutung. Eine Plattform, die sämtliche Finanzinformationen an einem Ort bündelt, stellt sicher, dass alle Beteiligten mit denselben, aktuellen Daten arbeiten.

Das minimiert Fehlerquellen, schafft konsistente Informationen und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen und effiziente Finanzprozesse.

Optimierung der Unternehmensleistung

Die Konsolidierung von Finanzdaten leistet einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Unternehmensleistung. Manager:innen erhalten eine ganzheitliche Sicht auf alle Geschäftsbereiche und können Entscheidungen auf Basis umfassender Analysen treffen.

Anstatt sich nur auf isolierte Zahlen einzelner Einheiten zu stützen, wird es möglich, die Gesamtperformance des Unternehmens zu bewerten – und gezielt Maßnahmen zur Optimierung einzuleiten.

Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Gerade in einem Multi-Entity-Umfeld sind manuelle Buchhaltungsprozesse zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Automatisierte Systeme schaffen hier Abhilfe – sie sorgen für Effizienz, Genauigkeit und mehr Transparenz.

Drei zentrale Bereiche der Buchhaltung, die durch Automatisierung deutlich optimiert werden können, sind:

• Zahlungen: Interne Transaktionen zwischen Einheiten werden automatisch erfasst und verbucht – das reduziert manuellen Aufwand und vereinfacht die Abläufe erheblich.

• Rechnungsstellung: Die Software erstellt und versendet Rechnungen automatisch, überwacht den gesamten Prozess bis zur Zahlung und übernimmt die Archivierung.

• Spesenverwaltung: Ausgaben werden in Echtzeit erfasst, kategorisiert und analysiert – das erleichtert die Budgetkontrolle und Finanzkontrolle.

Integrations- und Abstimmungsstrategien für mehrere Einheiten

Integrierte Finanzsysteme stellen sicher, dass die Buchhaltungsdaten in den verschiedenen Einheiten konsistent und synchronisiert sind. Die automatisierte Abstimmung ermöglicht es, interne Konten effizient abzugleichen und Diskrepanzen sowie Inkonsistenzen zu minimieren.

Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle, um Transaktionen zwischen den unterschiedlichen Einheiten korrekt zu erfassen und abzugleichen – und so die Integrität der Finanzdaten langfristig zu sichern.

Fallbeispiel: Erfolgreiche Konsolidierung bei der Big Mamma Group

Ein überzeugendes Beispiel für gelungene Kontenkonsolidierung ist die Big Mamma Group, die über 17 Restaurants in Frankreich, Großbritannien, Spanien und Monaco betreibt.

Durch den Einsatz eines effizienten Konsolidierungssystems konnte das Unternehmen seine Finanzprozesse deutlich optimieren – und vor allem seine Fähigkeit stärken, flexibel und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Cashflow-Planung und Prognosen

Eine präzise Cashflow-Prognose ist für das Liquiditätsmanagementin Unternehmen mit mehreren Einheiten unerlässlich. Sie ermöglicht es, zukünftige Kapitalbedarfe frühzeitig zu erkennen, Investitionen gezielt zu planen und finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Durch die Erstellung von Prognoseszenarien können Unternehmen Schwankungen im Cashflow besser managen und so ein nachhaltiges Wachstum sicherstellen.

Risikomanagement und Compliance

In einem Multi-Entity-Umfeld sind fundierte Kenntnisse über nationale und internationale Gesetze von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Das Rechtsteam spielt eine zentrale Rolle im Risikomanagement, indem es sicherstellt, dass alle Finanzprozesse und Berichte vollständig konform sind. Unternehmen müssen stets auf dem Laufenden bleiben, was gesetzliche Änderungen betrifft, und sicherstellen, dass ihre Finanzprozesse den jeweiligen Anforderungen entsprechen.

Multi-Entity Hub: Die Zukunft der Finanzverwaltung

Um die Finanzverwaltung in Unternehmen mit mehreren Einheiten zu vereinfachen, präsentiert Spendesk den Multi-Entity Hub. Dieser zentrale Hub bietet einen Echtzeit-Einblick in alle verfügbaren, gebundenen und nicht ausgegebenen Mittel sämtlicher Einheiten. So erhalten Unternehmen eine vollständige Übersicht über ihre Finanzen, was die Überwachung und Steuerung deutlich erleichtert.

Mit dem Multi-Entity Hub können Sie:

• Eine zentrale Übersicht über alle Daten in einem Dashboard erhalten

• Den Cashflow in Echtzeit überwachen

• Die Leistung Ihrer Einheiten miteinander vergleichen

• Offene Aufgaben verfolgen und verwalten

• Zeit durch automatisierte Datenkonsolidierung sparen

Der Multi-Entity Hub ist in ausgewählten Plänen verfügbar.

Fazit

Unternehmen, die ihre Finanzverwaltung über mehrere Einheiten hinweg optimieren möchten, profitieren von integrierten Finanzmanagementsystemen wie Spendesk. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Automatisierung von Prozessen konnten Unternehmen Kosten senken, die Effizienz steigern und Transparenz erhöhen.

Erfahren Sie, wie Spendesk Ihr Ausgabenmanagement transformieren kann, und buchen Sie noch heute eine Demo.