Belege digitalisieren: Scanner, OCR und Archivierung im Vergleich

Belege zu digitalisieren bedeutet mehr, als ein Foto von einem Kassenbon zu machen. Ein guter Prozess erfasst den Beleg, liest wichtige Daten aus, ordnet ihn einer Zahlung oder Ausgabe zu, lässt ihn prüfen und archiviert ihn nachvollziehbar für die Buchhaltung.

Für kleine Unternehmen kann dafür eine Belegscanner-App ausreichen. Finanzteams mit Firmenkarten, mehreren Mitarbeitenden und einem DATEV- oder ERP-System brauchen dagegen meist eine umfassendere Lösung. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wie gut ein Tool einen Beleg scannt, sondern was danach mit den Daten passiert.

Was ist ein Belegscanner?

Ein Belegscanner erfasst Papierbelege mit einem stationären Scanner, einer Smartphone-Kamera oder einer integrierten App. Die Software speichert das Dokument als Bild oder PDF und kann mithilfe von OCR relevante Informationen auslesen.

Dazu gehören beispielsweise der Name des Händlers, das Belegdatum, der Bruttobetrag, die Währung und der ausgewiesene Umsatzsteuersatz. Je nach Lösung werden zusätzlich die Belegnummer, einzelne Positionen, Kostenstellen oder Kategorien erkannt.

OCR und Belegerkennung sind dabei nicht vollständig dasselbe. OCR steht für Optical Character Recognition und beschreibt die Zeichenerkennung. Die Belegerkennung geht einen Schritt weiter: Sie ordnet die erkannten Informationen bestimmten Feldern zu und kann daraus Buchungs- oder Kategorisierungsvorschläge erstellen.

Diese Vorschläge müssen vor der Buchung weiterhin kontrolliert werden. Ein verblasster Thermobon, ein handschriftlicher Vermerk oder ein Beleg mit mehreren Umsatzsteuersätzen kann die automatische Erkennung erschweren. Bei einem Restaurantbeleg mit Trinkgeld sollte beispielsweise geprüft werden, ob der Rechnungsbetrag, die Umsatzsteuer und das Trinkgeld korrekt voneinander getrennt wurden.

Belege scannen: Scanner, Smartphone oder Software?

Papierbelege lassen sich mit einem Dokumentenscanner, einer Smartphone-App oder einer integrierten Erfassungsfunktion in der Buchhaltungs- oder Ausgabenmanagementsoftware digitalisieren. Auch der Import per E-Mail und der Upload von PDF-Dateien gehören heute zum Standard vieler Lösungen.

Ein stationärer Scanner eignet sich vor allem für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Papierbelegen verarbeiten. Die Qualität ist meist konstant, allerdings muss der Beleg anschließend noch in das passende System übertragen werden.

Die Smartphone-Erfassung ist praktischer, wenn Mitarbeitende unterwegs sind. Sie können einen Beleg direkt nach dem Einkauf oder einer Geschäftsreise fotografieren. Damit dieser Prozess zuverlässig funktioniert, sollte die App die Dokumente automatisch zuschneiden, lesbar speichern und mit der zugehörigen Zahlung verknüpfen können.

Eine reine Scanner-App erzeugt dagegen häufig nur ein Bild oder eine PDF-Datei. Für die Buchhaltung sind zusätzliche Funktionen wie OCR, Dublettenprüfung, Freigaben, Kostenstellen, Zahlungsabgleich und Exportmöglichkeiten besonders wichtig.

Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen

Die passende Lösung hängt davon ab, wie viele Belege anfallen und welche Prozesse bereits bestehen. Ein Einzelunternehmer benötigt häufig eine andere Software als ein Finanzteam mit mehreren Karten, Abteilungen und einem Steuerberater.

Diese Kategorien sollten nicht zu einer einzigen Rangliste vermischt werden. Ein Aggregator wie GetMyInvoices sammelt Dokumente aus Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und anderen Quellen und übergibt sie an nachgelagerte Systeme. Die Software ersetzt nicht automatisch die Buchhaltung.

Lexware Office und sevdesk verbinden die Belegerfassung mit Buchhaltungsfunktionen. Bei sevdesk ist die KI-gestützte Belegerfassung vom gewählten Tarif abhängig. Bei Lexware Office sind Belege digital erfassbar, wobei auch dort Fair-Usage-Regeln und die konkrete Schnittstellenkonfiguration berücksichtigt werden müssen.

DATEV Belege online ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Die Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen, deren Steuerberatung oder Finanzbuchhaltung bereits mit DATEV arbeitet. Die konkreten Kosten und Datenservices hängen vom DATEV-Bestand, vom Steuerberater und vom genutzten Übertragungsweg ab.

Expensify ist eine international ausgerichtete Lösung für Spesen, Ausgaben und Erstattungen. SmartScan kann Belegdaten erfassen und Ausgaben zuordnen. Im offiziellen Integrationsverzeichnis ist derzeit keine direkte DATEV-Schnittstelle ausgewiesen. Für deutsche Unternehmen sollte deshalb geprüft werden, ob ein CSV-Export oder eine individuelle Verbindung zum bestehenden Buchhaltungssystem ausreicht.

Darauf sollten Finanzteams bei der Auswahl achten

Die Qualität der OCR-Erkennung ist ein wichtiges Kriterium, aber nicht das einzige. Testen Sie eine Lösung mit echten Belegen aus dem eigenen Unternehmen. Dazu sollten auch verblasste Kassenbons, ausländische Rechnungen, Bewirtungsbelege, PDF-Rechnungen und Belege mit handschriftlichen Ergänzungen gehören.

Ebenso wichtig ist die Frage, ob die erkannten Daten vor der Weitergabe geprüft werden können. Ein gutes System zeigt nicht nur einen Betrag an, sondern ermöglicht die Korrektur von Lieferant, Datum, Umsatzsteuer, Kategorie und Kostenstelle. Automatische Vorschläge sparen Zeit, ersetzen aber nicht die Kontrolle durch einen Accountant oder eine andere fachlich verantwortliche Person.

Für Unternehmen mit Firmenkarten sollte die Belegerfassung mit der Zahlung verbunden sein. Wird ein Beleg automatisch einer Kartentransaktion zugeordnet, muss die Buchhaltung später nicht jede Ausgabe manuell suchen. Auch Erinnerungen an Mitarbeitende und konfigurierbare Regeln für fehlende Belege können den Monatsabschluss erleichtern.

Rollen und Rechte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Mitarbeitende sollten Belege einreichen können, während Accountants, Controller oder Vorgesetzte Prüfungen und Freigaben übernehmen. Je nach Prozess können zusätzlich Kostenstellen, Projekte, Budgets oder Genehmigungsgrenzen erforderlich sein.

Schließlich sollte das Preismodell zum Belegvolumen passen. Manche Anbieter rechnen nach Nutzern ab, andere nach Dokumenten, Transaktionen oder Funktionsumfang. Auch DATEV-Services, zusätzliche Nutzer, Schnittstellen und höhere Belegmengen können zusätzliche Kosten verursachen. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den monatlichen Grundpreis, sondern die Gesamtkosten für den vorgesehenen Workflow.

Belege vor der Buchung kontrollieren

Ein Scanner setzt erst an, wenn der Beleg bereits entstanden ist. Für Finanzteams beginnt die Kontrolle aber häufig früher. Entscheidend ist, ob jede geschäftliche Ausgabe überhaupt einen passenden Nachweis erhält und ob dieser rechtzeitig eingereicht wird.

Eine Verknüpfung von Firmenkarte und Belegerfassung kann dabei helfen. Nutzt ein Mitarbeitender eine virtuelle Karte für ein Softwareabonnement, kann die Plattform unmittelbar nach der Transaktion an den fehlenden Beleg erinnern. Je nach Konfiguration können weitere Ausgaben eingeschränkt oder blockiert werden, bis der Nachweis eingereicht wurde.

Spendesk verbindet die Erfassung von Belegen mit Karten, Ausgaben, Freigaben und vorbereitender Buchhaltung. Die Plattform kann Belegdaten per OCR auslesen, Felder vorschlagen und eine Ausgabe mit einer Kartentransaktion verknüpfen. Die genaue Funktion hängt von Produkt, Konfiguration und gewähltem Workflow ab.

Wichtig ist eine realistische Formulierung: Automatisierung kann die Vollständigkeit verbessern und den manuellen Aufwand reduzieren. Sie garantiert jedoch nicht, dass jeder Beleg korrekt erkannt, eingereicht oder kontiert wird.

Mobile Belegerfassung erleichtert es Mitarbeitenden, Quittungen direkt nach einer Ausgabe zu digitalisieren. So stehen die Belegdaten schneller für Prüfung, Zuordnung und Buchhaltung bereit.

DATEV- und Buchhaltungsschnittstellen

Ein Belegscanner ist nur dann wirklich hilfreich, wenn die erfassten Daten in den bestehenden Buchhaltungsprozess passen. Bei einer DATEV-Anbindung sollte deshalb genau geprüft werden, welche Daten übertragen werden.

Eine reine PDF-Übergabe übermittelt das Belegbild. Bei einem Rechnungsdatenservice können zusätzlich strukturierte Felder wie Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag und Umsatzsteuer übertragen werden. Ein Buchungsdatenservice kann darüber hinaus Buchungsdaten, Stammdaten und Belegbilder an ein DATEV-Rechnungswesen-System übergeben.

Diese Übertragungswege sind nicht automatisch dasselbe wie eine vollständige Synchronisation. Für viele DATEV-Services ist außerdem ein DATEV nutzender Steuerberater oder eine entsprechende Mandantenkonfiguration erforderlich. Die konkreten Voraussetzungen sollten vor dem Kauf mit dem Steuerberater und dem Anbieter geklärt werden.

Auch ausgelesene Daten sind nicht automatisch korrekte Buchungssätze. Konten, Kostenstellen, Umsatzsteuer und Leistungszeitraum müssen weiterhin geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

E-Rechnung und digitaler Beleg: Was ist der Unterschied?

Ein digitalisierter Papierbeleg ist grundsätzlich ein Bild oder Dokument, das durch Scannen oder Fotografieren entstanden ist. Eine PDF-Rechnung ist ebenfalls eine sonstige Rechnung, aber keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Beispiele sind die XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Profile. Die gesetzlichen Anforderungen und Übergangsfristen erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im relevanten inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ein geeignetes E-Mail-Postfach kann dafür grundsätzlich ausreichen. Die Pflicht zur Ausstellung gilt dagegen stufenweise. 

Bis Ende 2026 können sonstige Rechnungen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsregelung grundsätzlich bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich umfassend, sofern keine Ausnahme gilt.

Ein Belegscanner sollte deshalb nicht nur Papierbelege erfassen. Prüfen Sie auch, ob strukturierte E-Rechnungen verarbeitet, archiviert und an das Buchhaltungssystem übergeben werden können.

Digitale Belege richtig archivieren

Die Digitalisierung endet nicht mit dem Scan. Die Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie vollständig, lesbar, nachvollziehbar und verfügbar bleiben. Änderungen dürfen nicht unbemerkt erfolgen. Wird ein Beleg korrigiert oder ergänzt, muss die ursprüngliche Version beziehungsweise der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben.

Für die digitale Archivierung braucht ein Unternehmen außerdem einen dokumentierten Prozess. Darin sollte unter anderem festgelegt sein, wann Belege erfasst werden, wer sie prüfen darf, wie Fehler behandelt werden und wie die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt.

Ob Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, hängt vom konkreten Dokument und vom dokumentierten Scanprozess ab. Ein Foto mit dem Smartphone reicht nicht automatisch für ein ersetzendes Scannen aus. Das digitale Abbild muss vollständig, lesbar und unverändert aufbewahrt werden. Für bestimmte Dokumente oder Beweismittel kann die Aufbewahrung des Originals weiterhin erforderlich sein.

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Dokumentart ab. Eingangsrechnungen und andere Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre. Die jeweils aktuelle Rechtslage sollte anhand der gesetzlichen Vorschriften und mit dem Steuerberater geprüft werden.

Das passende Tool für den eigenen Workflow finden

Der beste Belegscanner ist nicht automatisch die beste Lösung für jedes Finanzteam. Eine einfache App kann für wenige Papierbelege ausreichen. Ein Unternehmen mit Firmenkarten, mehreren Abteilungen und einem DATEV-Workflow benötigt dagegen meist eine Lösung, die Erfassung, Prüfung, Zahlung, Freigabe und Buchhaltung miteinander verbindet.

Achten Sie deshalb auf den gesamten Prozess: Wie kommt der Beleg ins System? Welche Daten werden erkannt? Wer prüft die Informationen? Wird der Beleg einer Zahlung zugeordnet? Können fehlende Nachweise angemahnt werden? Welche Daten werden an DATEV oder das ERP-System übergeben? Und wie lässt sich der Beleg später bei einer Prüfung wiederfinden?

Als deutsches Unternehmen sollten Sie außerdem die Produktbezeichnung, den aktuellen Tarif, die Umsatzsteuer, mögliche Nutzungsgrenzen und die konkrete DATEV-Konfiguration prüfen. Verlinken Sie bei Preisen direkt auf die aktuellen Anbieterpreise von Lexware Office, die sevdesk-Preise, die GetMyInvoices-Preise und die Expensify-Preise, statt statische Beträge dauerhaft im Artikel zu versprechen.