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„Nutzt hier eigentlich jemand Canva Pro?”
„Nein, wir arbeiten seit einem Jahr nur noch mit InDesign, wieso?”
„Wir haben hier noch fünf monatliche Lizenzen. Ich kündige die dann mal.”
Solche oder so ähnliche Gespräche hört man häufig im Büro. Abos sind schnell abgeschlossen und teilweise so kostengünstig, dass ihre Kündigung schon einmal unter den Tisch fallen kann – besonders dann, wenn Mitarbeitende ein Team verlassen und Tools in Vergessenheit geraten.
Ohne einen zuverlässigen Prozess zur Aboverwaltung (oft auch: Subscription Management) kann es passieren, dass viele Tausend Euro pro Jahr pro Abteilung für Lösungen ausgegeben werden, die überhaupt niemand mehr nutzt. Mit dem Geld könnten Produkte weiterentwickelt, Werbeanzeigen geschaltet, Vertriebsboni ausbezahlt oder immerhin eine üppige Weihnachtsfeier organisiert werden – alles bei Weitem bessere Investitionen als ungenutzte Software-Abos.
Die Bedeutung von SaaS-Lösungen heute und in Zukunft
Ein Blick auf die Daten zeichnet ein sehr klares Bild über das Marktwachstum von Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS):
Umsatz mit SaaS-Lösungen weltweit von 2010 bis 2023 und Prognose bis 2029
Laut Statista, lagen die weltweiten Ausgaben für SaaS im Jahr 2023 bei etwa 206 Milliarden US-Dollar. Für das Jahr 2025 wird ein globaler Umsatz im SaaS-Markt von rund 355,77 Milliarden Euro erwartet.
Prognosen zufolge soll der Markt in den Jahren 2025 bis 2029 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 19,38 % erreichen, was bis 2029 zu einem geschätzten Marktvolumen von sogar 722,20 Milliarden Euro führen würde. (Fast doppelt so viel wie heute!)
Beispiele für die bekanntesten SaaS-Lösungen
Die Lage ist also eindeutig: SaaS-Abos werden immer populärer und dürften in Zukunft einen immer größeren Anteil der Unternehmensausgaben ausmachen. Somit steigt auch der Bedarf für ein verlässliches Ausgabenmanagement für Abos.
Zu finden sind SaaS-Lösungen in den verschiedensten Unternehmensbereichen. Hier ein kleiner Überblick über die beliebtesten Lösungen nach Kategorien:
Vertriebs- und Marketing-Tools: HubSpot, Salesforce, Marketo, Close
Customer Success Tools: Intercom, Zendesk, Freshdesk
Interne Verwaltungssoftware: Slack, Trello, Asana, Notion, Google Suite
Finanz- und HR-Tools: Personio, Agicap, Spendesk, NetSuite
Entwickler-Tools: Atlassian, GitHub, Docker, Visual Studio Code
Kommunikations-Tools: MailChimp, SurveyMonkey, Mention, Hootsuite, Buffer
Das Problem mit der Aboverwaltung – deshalb verschwenden Unternehmen Geld
Egal, wie viele Tools Sie heute nutzen – zum Ende des Jahres werden wahrscheinlich zehn neue hinzugekommen sein. Das ist wunderbar, führt aber unweigerlich auch zu Herausforderungen.
Unternehmensausgaben für Software-Abos laut unseren Untersuchungen (2023/24)
Unsere Untersuchung von 332.000 Software-Abonnements aus den Jahren 2023/24 zeigt, wie gravierend dieses Problem tatsächlich ist:
Nur 34 % der Abos wurden aktiv genutzt
61 % wurden storniert oder gelöscht
Weitere 5 % blieben inaktiv, verursachten jedoch weiterhin Kosten
Besonders kritisch: 47 % der Abonnements bestehen über die letzte aktive Nutzung hinaus fort. In absoluten Zahlen entspricht das rund 156.000 inaktiven Abos
Bei einem durchschnittlichen jährlichen Preis von 4.600 € pro Abo summiert sich das auf eine potenzielle Verschwendung von rund 700 Millionen Euro jährlich – allein durch ungenutzte Lizenzen. Hinzu kommen Verwaltungskosten von etwa 1.000 € pro Anbieter, die notwendig sind, um den Überblick über diese Tools zu behalten.
Was zunächst als Vorteil von SaaS erscheint – geringe Einstiegshürden und flexible Buchung – wird somit schnell zur finanziellen Falle. Denn: Ein neues Tool ist mit wenigen Klicks gebucht, die monatlichen Gebühren sind überschaubar und oft nicht budgetrelevant genug, um sofort aufzufallen. Doch über die Zeit hinweg summieren sich diese Beträge – und aus einzelnen kleinen Posten wird ein erheblicher Kostenblock.
Typische Szenarien aus dem Unternehmensalltag belegen das:
Die Firmenkreditkarte ist mal wieder nicht da, wo sie sein sollte. Und wenn sie dann doch gefunden wurde, lässt sich kaum nachvollziehen, wer genau sie für welches neue Abo genutzt hat.
Das Finanzteam muss sich jeden Monat mit potentiell hunderten von Rechnungen und Buchungen herumschlagen und bei der jeweiligen Abteilung nach den Belegen fragen – die im schlimmsten Fall nicht auffindbar sind.
Redundante Tools, deren Zahlungen automatisch von einer Kreditkarte abgebucht werden, laufen auch dann weiter, wenn sie niemand mehr nutzt oder sie durch eine Alternative ersetzt wurden. Verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen, fragt niemand nach, welche Lösungen sie angeschafft hat und ob die überhaupt noch jemand braucht.
Die Firmenkreditkarte geht verloren und muss gesperrt werden. Damit wird leider die hinterlegte Zahlungsmethode für zwanzig Tools ungültig und muss mühsam aktualisiert werden. Fällt das zu spät auf, wird der Zugang zum CRM oder der Buchhaltungssoftware u. U. einfach gesperrt – natürlich immer in einem denkbar schlechten Augenblick.
Fallstudie: Wenn ehemalige Mitarbeitende Abonnements hinterlassen
Im Zuge einer proaktiven Überprüfung ihrer Software-Abonnements entdeckte ein mittelständisches Tech-Unternehmen ein Problem, das viele wachsende Firmen nur zu gut kennen: Mehrere LinkedIn Premium-Abos waren weiterhin aktiv – obwohl die betreffenden Mitarbeitenden das Unternehmen längst verlassen hatten.
Die Analyse brachte noch einen weiteren wichtigen Punkt ans Licht: Über zwei Drittel aller Abonnements entfielen auf einen einzigen Anbieter. Dieses Ungleichgewicht offenbarte ein bislang ungenutztes Potenzial – nämlich durch Bündelung und gezielte Konsolidierung deutlich bessere Konditionen zu verhandeln.
Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?
Das geht besser: So klappt Subscription Management reibungslos
Dann sind sie nicht allein – es gibt aber eine Lösung!
1. Keine geteilten Firmenkreditkarten mehr
Eine Kreditkarte, auf die mehrere Mitarbeitende Zugriff haben, führt in vielerlei Hinsicht zu Problemen. Sie kann verloren gehen, missbraucht werden und lässt keine saubere Datenanalyse und Rückverfolgung von Zahlungen und Genehmigungen zu. Seit der verpflichtenden Einführung der 3D-S Authentifizierung muss jede Kreditkartenbuchung außerdem über eine Zwei-Faktor-Prüfung autorisiert werden und kann daher nur von einer Person genutzt werden. Über die Alternativen berichten wir ausführlich in diesem Beitrag.
Die Lösung für den Abo-Fall ist ganz einfach: Mitarbeitende werden pro Abo oder pro Zahlung virtuelle Karten zugeteilt – mit einem festen Budget, das durch einen nachvollziehbaren Genehmigungsprozess freigegeben wurde.
2. Jede Zahlung ist über ein Tool nachvollziehbar und der Ausgabenmanagement-Prozess komplett integriert
„Anna, darf ich für’s Marketing-Team ein neues SEO-Plugin bezahlen? Sind nur 6,80 € im Monat.”
„Klar, lass die Rechnungen einfach an mich schicken.”
Das mag vielleicht in kleinen Teams erstmal funktionieren. Doch eine Genehmigung, die nicht dokumentiert wurde, lässt sich Wochen später einfach nicht mehr nachvollziehen. Weder von einer Managerin, noch vom Finanzteam. Und dann fängt das Suchen nach der Rechnung an. Am Monatsende gehen Slack-Nachrichten zwischen Marketing und Buchhaltung hin und her und verzweifelt versucht man sich zu erinnern, an wen die Rechnung denn nun nochmal gehen sollte.
Die Lösung für den Abo-Fall ist ganz einfach: Mitarbeitenden werden pro Abo oder pro Zahlung virtuelle Karten zugeteilt – mit einem festen Budget, das durch einen nachvollziehbaren Genehmigungsprozess freigegeben wurde.
3. Procurement und Ausgabenmanagement in einer Lösung vereint
Viele Unternehmen verlieren den Überblick darüber, welche Abonnements und Tools aktuell im Einsatz sind. Das führt oft zu vergessenen Kündigungsfristen oder doppelten Zahlungen – und am Ende zu unnötigen Kosten und viel Aufwand bei der Nachverfolgung. Gerade wenn verschiedene Teams unterschiedliche Abos verwalten, fehlt oft ein zentraler Ort, der Transparenz schafft und Ausgaben kontrollierbar macht.
Die Lösung: Plattformen wie Spendesk verbinden Procurement, Aboverwaltung und Ausgabenkontrolle in einer einzigen, smarten Lösung. So behalten Teams jederzeit den Überblick über laufende Verträge, können rechtzeitig kündigen oder verlängern und haben dank integrierter Prozesse immer volle Kostenkontrolle. Dadurch entsteht mehr Transparenz über den gesamten Lebenszyklus eines Abonnements – vom Abschluss bis zur Verlängerung oder Kündigung.
Zusammenfassung: Die Vorteile von Aboverwaltungs-Software im Überblick
All das passiert im Idealfall über ein und dasselbe Tool. Den Mitarbeitenden wird mehr Autonomie gewährt, denn sie können den Genehmigungsprozess ganz unkompliziert anstoßen. Manager:innen gewinnen an Kontrolle. Und das Finanzteam profitiert von glasklarer Transparenz und Zeitersparnis.
Sind alle Zahlungen und Genehmigungen transparent einer Person zugeordnet, eröffnen sich einige neue Möglichkeiten:
Verlässt ein oder eine Mitarbeiter:in das Unternehmen, lassen sich auf einen Blick alle Abos auf deren Namen einsehen. Persönlich genutzte Abos wie ein LinkedIn-Premium-Account können storniert werden.
Einzelne Karten lassen sich ganz unkompliziert kündigen oder sperren – ohne Auswirkungen auf die restlichen Abo-Zahlungen.
Monatliche Budgets für jede Karte beugen Missbrauch vor und erlauben eine saubere Budgetplanung.
Teams können reibungslos zusammenarbeiten und wissen immer genau, wer für welche Abos zuständig ist und durch wen welche Ausgaben genehmigt wurden.
Manager:innen können durch einen Klick nachvollziehen, welche Gelder an welche SaaS-Anbieter fließen und Redundanzen einfach aufdecken.
Die Buchhaltung muss dank automatischer Benachrichtigungen zum Hochladen von Rechnungen nicht mehr nachhaken.
Plattformen wie Spendesk kombinieren Aboverwaltung und Ausgabenkontrolle – Teams behalten Kündigungsfristen im Blick und haben volle Transparenz über den gesamten Abo-Lebenszyklus.
Klingt spannend? Buchen Sie noch heute eine unverbindliche Demo mit Spendesk – und erfahren Sie, wie Sie Ihre Aboverwaltung auf die nächste Stufe heben können!
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Helena Kleine
Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.
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