Que faire d’un relevé de facturation ? Le guide pour tout comprendre

Parfois appelé relevé de frais bancaires, le relevé de facturation est un document qui récapitule les factures d’un compte sur une période donnée. On peut rencontrer ce document quand le suivi des livraisons dans la durée est important (pour des factures mensuelles récurrentes, par exemple).

À quoi servent les relevés de facturation

En France, le type d’information que doit comporter un relevé de facturation est similaire à celles présentes dans une facture classique :

• La date d’émission ;

• Le.les prestataires concerné.s ;

• Numéro du relevé de facturation ;

• Liste détaillée des transactions ;

• Description des produits ou services ;

• Quantités ;

• Prix unitaire ;

• Montant total ;

• Taux de TVA applicable et montant de la TVA (utile pour larécupération de TVA applicable) ;

• Le moyen de paiement utilisé.

Toutes ces infos servent à retrouver les notes, les comparer à un bon de commande, voire potentiellement réconcilier le compte bancaire avec les différentes notes réglées au cours d’une période donnée.

Côté prestataire, les relevés de facturation peuvent servir à recenser les opérations de vente, notamment dans le cas de plusieurs impayés successifs. Les conditions de règlement peuvent également influencer la fréquence d’émission des factures.

Si celles-ci sont émies fréquemment, un relevé global peut aider à avoir une idée globale de la situation.

Où trouver les relevés de facturation ?

On peut s’inquiéter de ne plus retrouver une facture, ce qui pose déjà problème lorsqu’elle est réglée, mais devient encore plus sensible lorsqu’il s’agit de régulariser une facture impayée.

Dans ce cas, les relevés de facturation peuvent intervenir pour rappeler ou récapituler les différentes traites dues.

On les retrouve le plus couramment dans les interfaces fournisseurs ou dans votre solution de gestion des dépenses.

Qui peut avoir accès à un relevé de facturation ?

Les utilisateurs et destinataires les plus courants des relevés de facturation sont évidemment les équipes financières et comptables.

Bien sûr, les chefs d’équipes et responsables de budget peuvent également en recevoir, il s’agit alors de les faire remonter à leurs contacts finance au sein de la structure.

Des cas de figure présentent un intérêt particulier pour l’usage des relevés de facturation. La mise à jour des données comptables peut être facilitée par une gestion unifiée des factures, sur une seule et même interface.

On peut paramétrer l’accès aux relevés de facturation selon les paramètres suivants :

• Équipes de vente pour le suivi des dépenses client ;

• Si vous avez des auditeurs externes, ils seront sûrement intéressés par ces documents qui constituent des justificatifs à part entière ;

• Les équipes comptables sont les premières à avoir accès à des tels documents, parfois seconds après les gestionnaires de budgets et chefs de projets.

De manière générale, les salariés ayant accès aux cartes bancaires et autres moyens de paiement de l’entreprise pourraient avoir intérêt à être mis dans la boucle de certains relevés de facturation.

Savoir ses dépenses est la première étape pour pouvoir les contrôler (ce qui peut-être particulièrement important pour les chefs de projets quelque peu dispendieux).

Combien de temps garder les relevés de facturation ?

On peut garder les relevés de facturation le temps qu’un contrat avec un prestataire se termine, et plus longtemps même si l’exercice encourt le requiert.

Ce document peut faire office de recours si un justificatif (comme une facture pure et simple) manque à l’appel lors de la clôture mensuelle ou la clôture annuelle.

Selon le mode de paiement, garder les relevés de facturation peut donner trace à des règlements parfois difficilement traçables (en liquide ou via des applications de paiement tierces).

Par réglementation, et si votre structure ne dispose pas de justificatifs alternatifs, les entreprises sont tenues de conserver leurs données comptablespour une durée de 10 ans.

Quelle est la différence entre relevé de facturation et facture ?

On peut vouloir résumer les relevés de facturation à de simples factures ou à des relevés de compte et de paiement classiques. La nuance est pourtant là !

Relevé de facturation

• Récapitulatif : Un relevé de facturation est un document qui récapitule toutes les transactions effectuées sur une période donnée, avoirs comme impayés.

• Non contraignant : Ce n'est pas un document légalement contraignant, mais plutôt un outil de suivi et de gestion.

Facture

• Détail : Une facture présente le coût détaillé d'un service ou d'un produit spécifique.

• Contraignant : Contrairement au relevé de facturation, une facture est un document légal qui peut servir de preuve en cas de litige.

Dans les deux cas, ces justificatifs prévoient d’être collectés, y compris par voie defacturation électronique, pour ainsi avoir une idée plus précise des mouvements de sortie sur un compte courant (sans avoir à faire les démarches pour s’y connecter directement).

Ne perdez plus une seule facture

Si votre entreprise utilise un logiciel de gestion des dépenses comme Spendesk, celle-ci peut mettre en ligne des règles d’accès aux relevés de facturation.

On peut dès lors y accéder depuis un ordinateur classique ou même depuis l’application mobile Spendesk. Il s’agit également de suivre et de garder un œil sur les avoirs et les numéros de facture à payer ou déjà réglé.

En quelques clics, vous accédez à une interface,unique source de vérité et exportable directement vers Excel ou tout autre ERP (commeNetsuite).

Si on était un peu plus commerciaux, on dirait qu’avec Spendesk, les équipes comptables comme les salariés n’auraient plus jamais à se soucier de perdre ou de conserver les diverses factures reçues.

Avec Spendesk, celles-ci sont instantanément numérisées et conservées dans un coffre-fort virtuel, forteresse imprenable faite de 0 et de 1.

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