Intégration NetSuite : comment intégrer Spendesk à votre ERP en quelques clics

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Nina Meyer

Publié le 22 janvier 2024

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4min environ

Pour plus de 30 000 équipes financières dans le monde entier, NetSuite est l'outil ERP de choix. Et pour les utilisateurs de NetSuite qui souhaitent des processus de gestion des dépenses de classe internationale, c’est dorénavant plus simple.

La connexion NetSuite de Spendesk accélère votre clôture financière, améliore la précision comptable et synchronise les transactions en temps réel. Plus important encore, vous disposez d'une pile financière intégrée et n'avez pas besoin de copier des informations d'un outil à l'autre.

Pourquoi intégrer la gestion des dépenses à NetSuite ?

Les outils ERP comme NetSuite sont des atouts incroyables pour les organisations axées sur les données. Lorsque les données sont précises et circulent librement, les comptables peuvent établir de puissants rapports et les équipes stratégiques peuvent prendre des décisions intelligentes plus facilement.

Obtenir les données de dépenses de l'entreprise dans NetSuite présente toutefois un défi clair :

  • Les dépenses, les factures et les autres paiements sont généralement effectuées par des employés. Ceux en première ligne savent ce qui a été dépensé, pourquoi et par qui.

  • Néanmoins, les ERP ne peuvent être gérés que par quelques professionnels de la finance ou des FinOps bien formés.

  • Ainsi, chaque mois, l'équipe financière doit collecter les demandes de remboursement des dépenses et les achats de l'entreprise auprès du reste de l'entreprise et créer manuellement des entrées NetSuite.

Soit vous engagez des ressources supplémentaires pour traiter les paiements, soit votre équipe financière devient un goulot d'étranglement pour sa propre clôture mensuelle.

Les solutions de gestion des dépenses telles que Spendesk changent tout. Vous disposez d'un moyen facile et intuitif pour que les membres de l'équipe dépensent dans un environnement contrôlé, de sorte que l'équipe financière n'a pas à micromanager chaque achat.

Les enregistrements de paiement sont transmis automatiquement, vous n'avez donc pas de saisie de données. Vous obtenez des informations précises et à jour (y compris les reçus), et tout ce que vous avez à faire est de pousser ces données vers NetSuite, comme vous le montre notre tuto dédié :

Comment fonctionne l'intégration NetSuite ?

En d’autres termes, vous pouvez maintenant envoyer les données de dépenses de Spendesk à NetSuite en quelques clics. En tant que contrôleur, vous devez simplement sélectionner la période pertinente et cliquer sur "Exporter vers NetSuite". Aucune saisie de données manuelle ou de formatage supplémentaire n'est requise.

Voici le processus de paiement d'une facture, étape par étape : 

  1. Une demande de paiement de facture est effectuée. Comme pour tous les paiements, vous connaissez le demandeur (le membre de l'équipe qui dépense), l'approbateur (leur manager), la justification et le centre de coûts associé. Et vous avez une facture électronique jointe.

  2. La facture est payée via Spendesk, idéalement par virement bancaire direct.

  3. Avant d'exporter vers NetSuite, vérifiez rapidement que l'équipe, le centre de coûts et toutes les autres informations importantes sont correctes.

  4. Enregistrez les modifications et marquez la facture comme prête.

  5. Vérifiez que toute confirmation de paiement ou reçu est correcte.

  6. Sélectionnez la période à exporter (pour exporter les paiements en masse).

  7. Une vérification finale pour vous assurer que vous avez le nombre correct de dépenses à exporter pour cette période.

  8. Cliquez sur "Exporter vers NetSuite".

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Spendesk crée un enregistrement comptable pour chaque facture dans le lot et exporte automatiquement les informations de paiement liées en arrière-plan. Toutes les informations dont vous avez besoin pour l'audit et le reporting sont immédiatement synchronisées avec NetSuite.

Quelles informations sont exportées ?

L'intégration native crée automatiquement les entrées suivantes dans NetSuite pour correspondre à ce qui est dans Spendesk :

  • Factures et crédits fournisseurs

  • Notes de frais

  • Paiements de factures

  • Écritures comptables

En somme, toutes les informations importantes dont vous avez besoin passent facilement de Spendesk à NetSuite.

Puis-je créer des champs d’entrée personnalisés ?

Parce que chaque entreprise - et chaque processus comptable - a ses propres particularités, vous ne pouvez pas vous fier à une gestion des dépenses standardisée. Spendesk vous permet de créer vos propres champs comptables pour correspondre à ce qui est déjà en place dans NetSuite.

Cela peut vous faire gagner des heures de ressaisie de données à la fin du mois.

Lorsque les options par défaut ne suffisent pas, vous pouvez simplement renommer et mapper les champs Spendesk à leur entrée NetSuite relative. Faites-le une fois, et chaque fois que le champ est utilisé à l'avenir, les données seront exportées vers l'emplacement correct.

Vous pouvez ajouter ou mettre à jour ces champs personnalisés dans le menu paramètres.

Que se passe-t-il si je modifie des paiements précédents ?

Une fois que vous avez exporté un paiement, les paiements existants ou futurs effectués depuis Spendesk sont automatiquement exportés vers NetSuite. Les reçus attachés dans Spendesk peuvent être trouvés dans NetSuite sans rien toucher.

Si vous mettez à jour les départements ou les centres de coûts dans Netsuite, Spendesk effectuera la mise à jour pour correspondre.

Des avantages clairs pour l’équipe finance

Mettre à jour vos registres financiers en un clic est une victoire évidente pour les équipes financières. Plus d'automatisation, moins d'erreurs et aucune saisie de données sont toujours des raisons de se réjouir.

Plus concrètement, voici à quoi vous pouvez vous attendre lorsque vous intégrez Spendesk et NetSuite.

Une clôture comptable plus rapide

Une clôture mensuelle efficace nécessite des données financières précises et bien organisées, avec un minimum de corrections et aucune pièce manquante.

Spendesk assure que vous disposez à tout moment de comptes fournisseurs et de règlements complets et précis, mais surtout à la fin du mois. Vous pouvez voir qui a acheté quoi (et pourquoi), suivre les approbations et vous n'avez pas besoin de courir après les reçus manquants.

Pour rapprocher les paiements et clôturer les comptes, il vous suffit d’Exporter vers NetSuite.

Saviez-vous que les clients Spendesk économisent quatre jours par mois en moyenne lors de la clôture ?

Des données comptables plus précises

L'erreur est humaine, surtout avec des centaines (ou des milliers) de transactions à gérer chaque mois. Même les meilleurs comptables et contrôleurs commettent des erreurs, ce qui rend un bon logiciel d'automatisation très précieux.

Spendesk élimine presque tout l'entrée de données requise pour gérer les dépenses. Le logiciel OCR extrait les détails clés des factures et des reçus, et la plateforme vous informe des informations manquantes ou des entrées en double.

Lorsque les données arrivent dans NetSuite, elles ont déjà été vérifiées deux fois pour leur précision. Ce qui renforce encore plus la fiabilité de vos rapports et analyses.

Temps et ressources économisés

Les équipes financières sont toujours sous pression, pas seulement lors de la clôture. Payer les factures, traiter les notes de frais et répondre à d'innombrables "petites questions" laisse peu de temps pour un travail plus stratégique.

Spendesk aide vos collègues à vous aider. Ils téléchargent directement leurs propres factures et notes de frais, vous n'avez donc pas besoin de chercher des pièces jointes d'e-mail. Parce que l'outil les guide, vous éliminez ces erreurs de base qui vous coûtent du temps.

Laissez les autres équipes gérer les étapes opérationnelles, pour que la comptabilité puisse être le partenaire stratégique dont l'entreprise a besoin.


Saviez-vous que 95% des clients déclarent que Spendesk les rend plus efficaces et collaboratifs ?


Transactions synchronisées en temps réel

Un problème courant avec le flux de travail financier classique est que la prise de décision stratégique repose sur des données qui peuvent prendre des semaines (ou plus) à préparer. La plupart des entreprises doivent attendre les données réelles pour mettre à jour leurs budgets et prévisions, et décider des prochaines étapes.

La beauté de la gestion moderne des dépenses est que vous n'avez pas besoin d'attendre. Les équipes peuvent voir leurs dépenses en temps réel, surveiller les budgets au fur et à mesure, et vous pouvez transférer les transactions vers NetSuite immédiatement.

Réduisez le temps nécessaire pour formater vos données et faites un pas vers la comptabilité en temps réel.

Intégrez Spendesk et NetSuite dès maintenant

Si vous utilisez déjà Spendesk et NetSuite, c'est le moment de les faire fonctionner ensemble. Contactez votre responsable de compte Spendesk, et ils se feront un plaisir de mettre en place l'intégration et de répondre à toutes vos questions.

Si vous êtes utilisateur de NetSuite mais que vous ne gérez pas encore vos dépenses avec Spendesk, veuillez nous contacter. Nous serons heureux de répondre à toutes vos questions et de vous montrer à quel point la gestion intelligente des dépenses peut être facile et impactante.

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