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À la clôture, une charge doit être rattachée à l’exercice au cours duquel le bien ou le service a été consommé, et non à la date de paiement ou de réception de la facture. Une prestation réalisée en décembre mais facturée en janvier relève donc de l’exercice précédent, tandis qu’un abonnement payé en décembre pour l’année suivante doit être réparti entre les deux exercices.
Un prestataire peut avoir terminé sa mission sans encore avoir envoyé sa facture. À l’inverse, une entreprise peut avoir payé en décembre une dépense qui concerne entièrement l’exercice suivant. La distinction entre facture non parvenue (FNP) et charge constatée d’avance (CCA) permet de corriger ces décalages.
📌 À retenir
- Une FNP concerne une charge engagée et consommée avant la clôture, mais dont la facture n’est pas encore reçue.
- Une CCA concerne une charge déjà comptabilisée, mais qui relève en tout ou partie de l’exercice suivant.
- La FNP augmente les charges de l’exercice clôturé et se comptabilise généralement avec un compte fournisseur dédié.
- La CCA neutralise la part de charge qui concerne l’exercice suivant et se comptabilise au débit du compte 486.
- Les écritures de FNP et de CCA sont généralement extournées à l’ouverture de l’exercice suivant.
- Une dépense par carte sans justificatif n’est pas automatiquement une FNP : il faut d’abord déterminer si le bien ou le service a été consommé et si la charge a déjà été comptabilisée.
- Des justificatifs collectés régulièrement permettent d’identifier plus facilement les charges à rattacher à la clôture.
Pourquoi faut-il rattacher chaque charge au bon exercice ?
Le principe d’indépendance des exercices impose que le compte de résultat présente les charges et les produits qui appartiennent réellement à l’exercice, indépendamment de leur date de paiement ou de facturation.
Ce principe est prévu par l’article L123-13 du Code de commerce. Une charge doit donc être enregistrée dans l’exercice au cours duquel le bien a été livré ou le service consommé, même si la facture arrive plus tard.
Ce décalage entre la consommation, la facturation et le paiement est fréquent. Un service utilisé en décembre peut être facturé en janvier, tandis qu’un abonnement réglé en décembre peut couvrir plusieurs mois de l’exercice suivant.
Les écritures d’inventaire permettent de corriger ces écarts avant la clôture. Pour approfondir ce sujet, consultez notre guide de la clôture comptable.
Un comptable qui enregistre automatiquement une facture datée du 5 janvier dans le nouvel exercice peut donc rattacher la charge au mauvais moment. La date de la facture ne suffit pas à déterminer l’exercice comptable concerné.
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Quelle est la différence entre une FNP et une CCA ?
La FNP et la CCA traitent toutes deux un décalage de calendrier, mais dans des sens opposés.
Critère | Facture non parvenue (FNP) | Charge constatée d’avance (CCA) |
|---|---|---|
Situation | Bien ou service déjà consommé à la clôture | Bien ou service qui sera consommé après la clôture |
Facture | Pas encore reçue | Déjà reçue et comptabilisée |
Effet sur l’exercice clôturé | Ajoute une charge à l’exercice N | Retire une charge comptabilisée trop tôt |
Compte principal | 4081 ou 4084 | 486 |
TVA | TVA à recevoir en 44586 lorsque les conditions sont réunies | Pas de nouvelle TVA à enregistrer |
Extourne | À l’ouverture de N+1 | À l’ouverture de N+1 |
Quand comptabiliser une FNP ?
La facture non parvenue concerne un bien livré ou un service réalisé avant la clôture, alors que la facture n’est pas encore arrivée.
Par exemple, des marchandises reçues le 28 décembre mais facturées le 5 janvier appartiennent à l’exercice clôturé. La charge doit donc être enregistrée en FNP, à partir des éléments disponibles comme le bon de livraison, le contrat, le devis ou le bon de commande.
Quand comptabiliser une CCA ?
La charge constatée d’avance concerne une facture déjà reçue et comptabilisée, mais qui couvre une période située en tout ou partie après la clôture.
Un abonnement logiciel payé en décembre pour l’année suivante constitue une CCA. La facture est bien enregistrée, mais la charge doit être répartie sur l’exercice pendant lequel le service sera consommé.
Comment comptabiliser une facture non parvenue ?
La FNP est une écriture d’inventaire passée à la date de clôture. Elle permet d’enregistrer une charge dont le montant peut être estimé de manière suffisamment fiable, même si la facture définitive n’est pas encore reçue.
Pour une facture fournisseur classique, l’écriture consiste généralement à :
débiter le compte de charge concerné pour le montant hors taxes ;
débiter le compte 44586 « TVA sur factures non parvenues », lorsque la TVA est déterminable ;
créditer le compte 4081 « Fournisseurs, factures non parvenues » pour le montant toutes taxes comprises.
Lorsqu’il s’agit d’une immobilisation, le compte 4084 peut être utilisé. Les modalités exactes doivent être confirmées avec l’expert-comptable et adaptées au plan comptable de l’entreprise.
Quel est l’exemple de calcul d’une FNP ?
Des marchandises reçues le 28 décembre correspondent à une facture attendue de 20 000 € HT, soit 24 000 € TTC avec 4 000 € de TVA.
À la clôture, l’entreprise enregistre :
débit du compte d’achat : 20 000 € ;
débit du compte 44586 : 4 000 € ;
crédit du compte 4081 : 24 000 €.
La charge est ainsi rattachée à l’exercice au cours duquel les marchandises ont été reçues.
Pour approfondir la comptabilisation des factures non parvenues, consultez notre article sur le traitement des factures fournisseurs.
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Pourquoi extourner une FNP ?
L’écriture de FNP est provisoire. Elle doit généralement être extournée à l’ouverture de l’exercice suivant afin d’éviter une double comptabilisation de la charge lorsque la facture définitive arrive.
Lorsque la facture est reçue en janvier, elle est ensuite enregistrée selon le processus habituel. L’extourne permet de neutraliser l’écriture d’inventaire passée à la clôture.
Comment comptabiliser une charge constatée d’avance ?
La CCA concerne une facture déjà comptabilisée, mais qui couvre en tout ou partie une période future.
L’écriture consiste généralement à :
débiter le compte 486 « Charges constatées d’avance » ;
créditer le compte de charge initialement utilisé ;
enregistrer uniquement la part correspondant à l’exercice suivant.
Le montant est calculé au prorata temporis, c’est-à-dire en fonction de la durée de service rattachable à l’exercice suivant.
Quel est l’exemple de calcul d’une CCA ?
Un loyer trimestriel est payé et comptabilisé en décembre pour couvrir janvier, février et mars. Les trois mois concernent l’exercice suivant : la totalité du loyer est donc enregistrée en CCA à la clôture.
Si la période couverte s’étend de décembre à février, seule la part correspondant à janvier et février est constatée d’avance.
La CCA a-t-elle un impact sur la TVA ?
La CCA est comptabilisée hors taxes, car la facture d’origine a déjà été enregistrée avec sa TVA. L’écriture de régularisation ne génère donc pas de nouveau mouvement sur un compte de TVA.
Le compte 486 figure à l’actif du bilan, dans l’actif circulant. Comme la FNP, la CCA est extournée à l’ouverture de l’exercice suivant afin que la charge soit de nouveau enregistrée sur la période où elle est consommée.
Comment traiter les dépenses par carte à la clôture ?
Les dépenses par carte peuvent rendre le rattachement plus difficile, car le débit bancaire, la réception du justificatif et la comptabilisation ne surviennent pas toujours au même moment.
La règle reste pourtant la même : le fait générateur détermine l’exercice concerné. La date du débit de la carte ne suffit pas à décider s’il faut comptabiliser une FNP ou une CCA.
Une dépense par carte consommée en N mais justifiée en N+1
Une carte débitée le 29 décembre pour un billet de train utilisé en décembre correspond à une dépense de l’exercice N. Si la facture ou le justificatif arrive en janvier, il faut d’abord vérifier si la charge est déjà comptabilisée.
Si la dépense n’est pas encore enregistrée et qu’elle correspond à un service consommé avant la clôture, une FNP peut être nécessaire. En revanche, si la charge a déjà été comptabilisée à partir de la transaction bancaire, l’absence de justificatif constitue d’abord un problème documentaire, et non automatiquement une FNP.
Le justificatif reste essentiel pour documenter la dépense et sécuriser le traitement de la TVA. Consultez notre article sur la TVA déductible.
Une dépense par carte payée d’avance pour N+1
Une carte débitée le 15 décembre pour un abonnement logiciel couvrant l’année suivante correspond à une charge consommée en N+1.
Si la facture a déjà été enregistrée dans un compte de charge, la part correspondant à l’exercice suivant doit être neutralisée par une CCA au compte 486. Le calcul se fait au prorata temporis, sans générer de nouveau mouvement de TVA.
Que faire lorsqu’un justificatif manque à la clôture ?
Commencez par identifier :
la date réelle de la dépense ;
la nature du bien ou du service ;
la période de consommation ;
le traitement comptable déjà effectué ;
le justificatif attendu ;
la possibilité d’estimer le montant.
Une dépense sans justificatif n’est pas automatiquement une FNP. Le traitement dépend de la réalité de la charge et de son niveau d’enregistrement comptable.
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Comment sécuriser les écritures de FNP et de CCA ?
Une écriture de rattachement doit reposer sur des éléments justificatifs suffisamment précis.
Pour une FNP, les documents utiles peuvent être :
un bon de commande ;
un bon de livraison ;
un contrat ;
un devis accepté ;
un rapport d’intervention ;
un échange confirmant la réalisation de la prestation ;
une estimation validée par le responsable concerné.
Pour une dépense par carte, le relevé bancaire peut confirmer le paiement, mais il ne remplace pas toujours la facture ou le justificatif nécessaire à la nature de la dépense.
La clôture nécessite également de repérer les charges engagées mais non facturées. Un rapprochement entre les commandes, les réceptions, les factures et les paiements permet d’identifier les opérations qui doivent être examinées.
La relance des fournisseurs peut également être organisée avant la clôture afin de limiter le volume d’estimations et de régularisations.
Comment l’automatisation facilite-t-elle la clôture ?
L’automatisation ne décide pas seule si une charge doit être enregistrée en FNP ou en CCA. Elle permet toutefois de réunir plus rapidement les informations nécessaires au jugement comptable.
Une plateforme de gestion des dépenses peut notamment :
centraliser les factures fournisseurs ;
associer les justificatifs aux transactions ;
identifier les dépenses sans pièce ;
suivre les paiements ;
signaler les documents manquants ;
faciliter le rapprochement ;
préparer les exports comptables.
Spendesk peut aider l’équipe finance à suivre les transactions par carte, les justificatifs et les factures fournisseurs dans un même environnement. La décision de comptabiliser une FNP ou une CCA reste toutefois une décision comptable, à valider selon les règles de l’entreprise.
Une équipe finance qui suit régulièrement les dépenses engagées et les justificatifs manquants arrive à la clôture avec une liste plus fiable. Elle peut alors se concentrer sur les opérations qui nécessitent une estimation, plutôt que de reconstituer l’ensemble des charges à partir des relevés bancaires.
Pour approfondir le sujet, consultez notre article sur le processus de clôture mensuelle comptable.
En suivant les dépenses par carte, les factures fournisseurs et les pièces manquantes pendant toute la période, l’équipe finance réduit les recherches de dernière minute et fiabilise les FNP comme les CCA.
Pour découvrir comment Spendesk peut aider votre entreprise à centraliser les dépenses, les justificatifs et les factures fournisseurs, demandez une démonstration.
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Maxime Reding
Originaire du Luxembourg et diplômé de la Rotterdam School of Management, il apporte un esprit analytique aigu et une expérience en gestion stratégique à notre équipe financière. Maxime a rejoint Spendesk en 2021 et a progressé régulièrement dans les rangs depuis, devenant notre ingénieur financier résident.
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