Combien de temps faut-il conserver les documents de l’entreprise ?

Un document détruit trop tôt peut coûter cher. Un document conservé trop longtemps aussi, surtout lorsqu’il contient des données personnelles. L’archivage d’entreprise ne consiste donc pas à tout garder “au cas où”.

Factures, bulletins de paie, contrats, comptes annuels… découvrez combien de temps conserver chaque document, quand le délai commence et dans quels cas une copie numérique peut remplacer le papier.

Combien de temps faut-il conserver les documents d’une entreprise ?

La durée de conservation dépend de la nature du document, de son utilisation et de l’administration susceptible de le contrôler. Les documents comptables et fiscaux constituent le principal bloc à conserver pendant 10 ans.

Voici les principaux délais applicables à une entreprise française, d’après le récapitulatif de Service Public Entreprendre.

Ces durées constituent des minimums légaux. Une entreprise peut conserver certains documents plus longtemps, à condition de maîtriser l’accès aux données personnelles qu’ils contiennent.

Quels documents doivent être conservés pendant 10 ans ?

Les documents qui prouvent une opération comptable ou fiscale doivent généralement rester disponibles pendant 10 ans. Cette règle concerne notamment :

• les factures clients et fournisseurs ;

• les bons de commande, de livraison ou de réception utilisés comme pièces comptables ;

• les livres comptables ;

• les comptes annuels ;

• les justificatifs de TVA ;

• les documents liés aux déclarations fiscales.

Le délai de 10 ans permet à l’entreprise de répondre à une demande de l’administration ou de retrouver l’origine d’une écriture comptable plusieurs années après sa saisie.

Quels documents relèvent plutôt d’un délai de 5 ans ?

Les bulletins de paie, les contrats commerciaux et plusieurs documents liés à la gestion du personnel doivent généralement être conservés pendant 5 ans.

Le délai peut toutefois varier selon le document. Un contrat électronique conclu avec un consommateur pour un montant d’au moins 120 € doit, par exemple, être conservé pendant 10 ans à compter de la livraison ou de l’exécution de la prestation.

Les documents immobiliers suivent encore une autre règle. Un acte d’acquisition ou de cession immobilière peut devoir être conservé pendant 30 ans.

Quelle administration peut demander quels documents ?

La durée de conservation dépend aussi de l’administration susceptible de contrôler les pièces. La DGFiP, l’URSSAF et les juridictions commerciales ne recherchent pas exactement les mêmes documents.

Quels documents la DGFiP peut-elle demander ?

La Direction générale des Finances publiques peut notamment demander :

• les factures ;

• les livres et registres comptables ;

• les comptes annuels ;

• les déclarations fiscales ;

• les justificatifs de TVA ;

• les pièces relatives à l’impôt sur les sociétés.

Les documents comptables suivent généralement un délai de 10 ans. Les documents fiscaux ont fait l’objet d’une évolution importante avec la réforme adoptée en 2026.

Quels documents l’URSSAF peut-elle contrôler ?

Les documents nécessaires à l’établissement de l’assiette et au contrôle des cotisations sociales doivent être conservés pendant au moins 6 ans, conformément à l’article L243-16 du Code de la Sécurité sociale.

Le double des bulletins de paie doit, quant à lui, être conservé pendant 5 ans par l’employeur. Pour les bulletins de paie électroniques, l’employeur doit également garantir leur disponibilité dans le temps selon les modalités prévues par la réglementation.

Que prévoit le Code de commerce ?

Le Code de commerce fixe notamment :

• un délai de 10 ans pour les livres, registres et pièces comptables ;

• un délai de 5 ans pour la plupart des contrats commerciaux ;

• un délai de 30 ans pour certains actes liés aux biens immobiliers.

La qualification du document compte beaucoup. Un bon de commande utilisé comme simple document commercial peut relever d’un délai de 5 ans. S’il sert de pièce justificative comptable, le délai de 10 ans peut s’appliquer.

À partir de quand commence le délai de conservation ?

Le délai ne commence pas toujours à la date imprimée sur le document. Le point de départ dépend de la catégorie à laquelle la pièce appartient.

Quand commence le délai pour les documents comptables ?

Pour les documents comptables, le délai de 10 ans se calcule à partir de la clôture de l’exercice.

Il ne se calcule donc pas facture par facture, à partir de la date d’émission. Une entreprise qui clôture ses comptes au 31 décembre doit généralement raisonner par exercice comptable complet.

Exemple

Une facture émise en cours d’exercice n’est pas automatiquement détruite dix ans après sa date d’émission.

Elle doit être conservée avec les pièces de l’exercice auquel elle se rattache, puis gardée pendant 10 ans à compter de la clôture de cet exercice.

Cette méthode facilite le classement et évite de supprimer certains documents avant les autres pièces qui permettent de comprendre la même opération comptable.

Quand commence le délai pour les documents fiscaux ?

Pour les documents fiscaux visés à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, le délai court généralement à partir :

• de la date de la dernière opération inscrite sur les livres ou registres ;

• ou de la date à laquelle le document a été établi.

Le point de départ peut donc différer de celui qui s’applique aux factures et aux comptes annuels. La date à retenir doit être vérifiée selon la nature exacte de la pièce.

Quel est le point de départ pour les bulletins de paie et les contrats ?

Les autres documents suivent leur propre logique :

• les bulletins de paie sont conservés à partir de leur émission ;

• les contrats sont conservés à partir de leur conclusion ou de la fin de leur exécution, selon le régime applicable ;

• les documents sociaux peuvent être conservés à partir de la radiation ou de la dissolution de l’entreprise.

Que change la réforme fiscale de 2026 ?

La réforme adoptée en 2026 allonge le délai de conservation de certains documents fiscaux, en le faisant passer de 6 à 10 ans.

La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 entre en vigueur le 1er septembre 2026.

Son régime transitoire concerne les documents dont l’ancien délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. La date d’expiration de l’ancien délai devient donc le point clé pour déterminer si l’allongement s’applique.

Pourquoi cette réforme est-elle importante ?

Avant cette évolution, les équipes finance devaient jongler avec plusieurs délais :

• 10 ans pour certaines obligations commerciales et comptables ;

• 6 ans pour plusieurs documents fiscaux.

La réforme rapproche ces deux horizons et simplifie la règle générale. Elle crée toutefois une période de transition pour les archives déjà constituées.

Comment fonctionne la période de transition ?

Une différence d’un jour peut modifier la date à laquelle un document peut être détruit.

Par exemple :

• une facture fiscale dont l’ancien délai de 6 ans expirait le 1er janvier 2027 pouvait relever de l’ancien régime ;

• une facture dont le délai expirait le 2 janvier 2027 entre dans le champ de l’allongement et doit être conservée 10 ans.

Il faut donc regarder la date d’expiration de l’ancien délai, et non uniquement l’année de la facture.

Que faire des archives fiscales de 2021 ?

Les entreprises qui avaient prévu de supprimer certaines pièces fiscales à partir de 2027 doivent revoir leur calendrier.

Un DAF qui comptait supprimer des justificatifs de TVA de 2021 sur la base de l’ancien délai de 6 ans doit vérifier si ces documents sont concernés par la réforme.

En pratique, il est prudent de :

1. suspendre les suppressions prévues pour les pièces fiscales dont le délai expire après le 1er janvier 2027 ;

2. identifier les documents concernés ;

3. revoir les dates de destruction dans le plan d’archivage ;

4. conserver les pièces concernées pendant 10 ans lorsque le nouveau délai s’applique.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation ?

Oui, une copie numérique fiable peut avoir la même force probante que l’original papier. Mais un simple scan ou une photographie ne suffit pas toujours.

Le principe est posé par l’article 1379 du Code civil. La copie doit reproduire fidèlement le document et son intégrité doit être garantie dans le temps.

Quelles conditions respecter pour les factures papier ?

Pour les factures à finalité fiscale, les conditions sont plus strictes. L’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales prévoit notamment que la numérisation :

• reproduise le document à l’identique ;

• garantisse son intégrité ;

• repose sur une organisation documentée ;

• s’accompagne de contrôles internes adaptés ;

• respecte les exigences d’archivage à valeur probante.

L’entreprise doit pouvoir expliquer comment le document a été numérisé, conservé et protégé contre les modifications.

Un simple scan suffit-il ?

Non. Photographier un ticket avec un smartphone puis jeter immédiatement l’original ne garantit pas, à lui seul, la valeur probante de la copie.

En cas de contrôle, l’entreprise pourrait ne pas être en mesure de démontrer que l’image est complète, fidèle et restée inchangée. La capture numérique doit s’inscrire dans une véritable organisation documentaire.

Quand peut-on détruire les originaux papier ?

Avant toute destruction massive, vérifiez que votre chaîne de numérisation respecte les exigences légales et que les documents sont conservés dans des conditions sécurisées.

Si ce n’est pas le cas, conservez les originaux papier.

L’archivage électronique des factures relève également de règles spécifiques. Elles sont détaillées dans notre guide consacré aux plateformes agréées de facturation électronique.

Quelles sanctions en cas de destruction trop précoce ?

Détruire un document avant l’expiration du délai légal peut exposer l’entreprise à une sanction financière et à un risque de redressement fiscal.

À combien peut s’élever l’amende ?

L’absence de conservation, le refus de communication ou la destruction anticipée de certains documents peut être sanctionné par une amende pouvant atteindre 10 000 € par demande, conformément à l’article 1734 du Code général des impôts.

Le montant dépend du cadre du contrôle et de la nature du manquement.

Quels sont les risques fiscaux ?

L’amende n’est pas le seul risque. Sans justificatif, l’administration peut également remettre en cause :

• la TVA déduite ;

• la déduction de certaines charges ;

• la réalité de certaines opérations ;

• la cohérence des écritures comptables.

Si l’entreprise ne retrouve pas les justificatifs de notes de frais lors d’un contrôle, l’administration peut remettre en cause la TVA déduite sur les dépenses concernées.

Un document manquant n’est donc pas qu’une pièce administrative absente. Il peut priver l’entreprise de la preuve nécessaire pour défendre son traitement fiscal.

Comment sécuriser les justificatifs avant un contrôle ?

Le risque diminue lorsque chaque pièce est collectée dès la dépense, rattachée à la bonne transaction et conservée dans un espace centralisé.

Spendesk peut notamment capturer les justificatifs par reconnaissance optique de caractères (OCR) et les rattacher aux transactions correspondantes. Les équipes disposent ainsi d’un historique structuré au lieu de rechercher les documents dans plusieurs boîtes mail ou dossiers partagés.

L’objectif est simple : éviter de devoir reconstituer plusieurs années de dépenses quelques jours avant un contrôle.

Comment organiser l’archivage dans une équipe finance ?

Une politique d’archivage efficace doit rester simple à appliquer. Plus les règles sont nombreuses, plus le risque d’erreur augmente.

Peut-on utiliser 10 ans comme horizon de référence ?

Oui, une entreprise peut choisir d’aligner la plupart de ses documents comptables et fiscaux sur un horizon de 10 ans.

Cette approche permet de :

• limiter les erreurs de tri ;

• éviter les destructions trop précoces ;

• simplifier les procédures internes ;

• organiser les archives par exercice ;

• faciliter les recherches lors d’un contrôle.

Certaines pièces sociales peuvent ainsi être conservées plus longtemps que leur minimum légal. Cette durée volontairement plus longue doit toutefois rester compatible avec les règles de protection des données personnelles.

Comment organiser les archives par exercice ?

Un classement par exercice comptable permet de regrouper les factures, justificatifs, livres et déclarations qui se rapportent aux mêmes comptes.

Pour chaque exercice, définissez :

• la date de clôture ;

• la date minimale de destruction ;

• les documents concernés ;

• les éventuelles exceptions ;

• la personne responsable de la validation.

Avant toute suppression, vérifiez que l’exercice ne fait pas l’objet d’un contrôle, d’un litige ou d’une procédure en cours. Un délai légal minimum ne suffit pas toujours à autoriser la destruction.

La conservation longue est-elle compatible avec le RGPD ?

Oui, lorsqu’une obligation légale justifie la conservation.

La CNIL admet un archivage intermédiaire dans une base distincte, avec un accès limité aux personnes qui en ont besoin.

Le principal point de vigilance concerne :

• le cloisonnement des archives ;

• la limitation des accès ;

• la sécurité des données ;

• la suppression à l’issue du délai applicable.

La présence de données personnelles ne signifie donc pas qu’il faut supprimer les documents avant la fin d’une obligation légale. Elle impose surtout de conserver ces données dans un environnement adapté et sécurisé.

Comment éviter les justificatifs manquants ?

Le plus simple est de capturer les documents dès leur création ou leur réception, plutôt que d’attendre la clôture pour les rechercher.

Il est beaucoup plus efficace de centraliser la capture des justificatifs dès la dépense que de tenter de reconstituer les pièces plusieurs années plus tard.

Un système bien organisé permet de :

• collecter les factures et reçus rapidement ;

• rattacher chaque justificatif à sa transaction ;

• conserver la date et l’auteur de l’action ;

• retrouver les documents par fournisseur, montant ou exercice ;

• exporter les données vers l’outil comptable.

Spendesk centralise notamment la capture numérique des factures et des reçus, rattache chaque justificatif à sa transaction et permet leur export vers l’outil comptable.

La capture numérique ne remplace toutefois pas, à elle seule, un archivage à valeur probante. Elle constitue une première étape pour éviter les pièces manquantes et structurer le traitement documentaire.

Gardez vos justificatifs accessibles et sécurisés

L’archivage ne devrait pas commencer au moment où un contrôle se profile. Les documents les plus faciles à retrouver sont ceux qui ont été correctement capturés, classés et rattachés à leur transaction dès le départ.

Avec Spendesk, les équipes Finance peuvent centraliser les justificatifs, suivre leur traitement et préparer plus sereinement les clôtures et les contrôles.

Découvrez comment Spendesk peut vous aider à sécuriser vos documents financiers.