​À quoi ressemble un bon justificatif de note de frais ?

Ce n'est pas évident de comprendre toutes les règles encadrant les justificatifs de note de frais. On vous donne les clés pour vous aider à créer des documents conformes et faciliter les remboursement.

Il arrive (souvent) qu'un collaborateur soit amené à avancer des frais pour une dépense professionnelle dans le cadre de ses activités. L’entreprise est alors tenue de les lui rembourser. Mais à quelles conditions et sur la base de quelles preuves ? Pas facile de s'y retrouver dans la gestion des notes de frais !

On a l'habitude de penser qu'un simple justificatif ou une facture mentionnant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est suffisant. Pourtant, de nombreuses règles encadrent la validité des justificatifs pour bénéficier d’un remboursement. Si ces réglementations ne sont pas respectées cela peut rapidement conduire à un contrôle de l’URSSAF.

Mais quels sont les documents acceptés comme justificatifs de note de frais ? (petit indice : ils vont dépendre de la nature des dépenses engagées)

Les justificatifs de notes de frais par type de dépense

Les frais de repas

On comprend facilement que les collaborateurs soient un peu perdus dans la complexité du système de justification des notes de frais.

On peut trouver sur les forums des questions comme « M_on employeur me demande un justificatif pour mes frais de repas. Est-ce que ce justificatif doit absolument être une note de restaurant ? Est-ce qu’il peut être un bon pour une note de boulangerie ? Ou bien une note de supermarché ?_ » La réponse est OUI ! L’original d’un reçu papier est suffisant pour justifier d’une note de frais lorsqu’il ne concerne que le collaborateur.

Cependant, il existe des spécificités. Comme par exemple lorsque l'on invite un client à déjeuner, doivent être mentionné sur la note :

• Le nom de chaque convive

• La fonction de chaque convive

• Le nom de l'entreprise de chaque convive

Les frais kilométriques

La justification des frais kilométriques requiert différentes précisions. Tout d’abord, le collaborateur est tenu de fournir la carte grise de sa voiture à son employeur. Il doit également renseigner :

• Le motif du déplacement

• Le lieu de la mission

• Le kilométrage total réalisé

• La puissance fiscale du véhicule

Les frais de transports

Il est impératif de fournir le motif précis de votre déplacement ainsi qu’un justificatif des billets de transports pour obtenir un remboursement.

L’entreprise peut également rembourser le trajet effectué entre le domicile et le lieu de départ (gare, aéroport, etc). Cependant, elle ne rembourse pas le trajet quotidien du domicile-travail du collaborateur (sauf cas particulier).

S’il s’agit d’un déplacement réalisé avec une voiture de fonction, elle doit rembourser l’ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d’un justificatif.

Les frais d’hébergement

Avant même d’engager la moindre dépense d’hébergement dans le cadre d'un déplacement professionnel, veillez à vous assurer du respect de deux conditions :

• La distance entre le lieu de résidence du collaborateur et le lieu de travail doit être au moins égale à 50 kilomètres

• Il ne doit pas être possible de réaliser ce trajet en moins d’1h30 en utilisant les transports en commun

Afin d'être conforme, les justificatifs d’hébergement nécessitent une facture détaillée qui doit mentionner:

• La quantité de nuitées

• L’ensemble des frais imputés à la chambre occupée

• Un solde nul

Les frais divers

Quelle que soient les dépenses engagées, vous ne devez jamais oublier que toutes les notes de frais doivent être impérativement justifiées. Les autorités fiscales n'autorisent aucun remboursement des frais non justifiés.

Il est préférable de fournir un reçu plutôt qu’une facture. En effet, un reçu contient plus d'informations comme :

• Le nom du prestataire

• Le montant total payé

• La date de l’opération

• La nature des biens achetés

• Le mode de paiement

A l'inverse, une facture comporte seulement le nom du fournisseur et la nature des biens fournis. Elle ne justifie en aucun cas de son paiement. Même si elle reste tolérée, elle ne constitue pas une preuve de paiement à elle seule. Seule la mention « Payée » ou un justificatif joint constituent des preuves valables.

Les règles régissant la justification et le remboursement des notes de frais ne sont pas simples à exécuter, et une erreur peut vite arriver. Il arrive aussi d'égarer les justificatifs, situation très complexe pour l'entreprise, surtout vis-à-vis de la loi.

Fini les justificatifs décolorés et illisibles, l’accumulation de paperasse inutile. Il existe maintenant des solutions telles que Spendesk pour dématérialiser vos justificatifs et les stocker en ligne. De plus, la conservation de l’intégralité des justificatifs papiers ne sera bientôt plus obligatoire : une raison supplémentaire pour franchir le pas et simplifier la gestion de vos justificatifs de notes de frais.