Achats hors contrat : causes, risques et plan d’action pour les PME

Un achat hors contrat n’est pas seulement une commande passée chez un fournisseur inconnu. Il peut aussi s’agir d’un achat effectué auprès d’un fournisseur référencé, mais en dehors des tarifs, des conditions ou du périmètre négociés.

Dans les deux cas, l’entreprise perd une partie du contrôle sur ses coûts, ses fournisseurs et ses engagements. Elle peut également devoir traiter une facture sans bon de commande, sans validation budgétaire et sans information suffisante pour vérifier la dépense.

Qu’est-ce qu’un achat hors contrat ?

Un achat hors contrat est une dépense réalisée en dehors du cadre négocié ou validé par l’entreprise. Il peut s’agir d’un contrat fournisseur, d’un accord-cadre, d’un catalogue d’achats ou d’une procédure interne.

On distingue généralement trois situations.

Un fournisseur non référencé

L’entreprise achète auprès d’un fournisseur qui ne figure pas dans son panel, sans passer par la procédure de référencement ou de mise en concurrence prévue.

Par exemple, un office manager commande six écrans auprès d’un site grand public alors qu’un accord existe avec un distributeur informatique. La commande est peut-être livrée plus rapidement, mais l’entreprise perd la remise négociée et doit gérer la garantie en dehors du contrat habituel.

Un fournisseur référencé, mais des conditions non respectées

Le fournisseur est bien agréé, mais l’achat ne respecte pas les conditions négociées. Le collaborateur peut utiliser un tarif public, commander une gamme non prévue au contrat ou acheter pour une autre entité sans appliquer les conditions du groupe.

L’achat passe alors chez le bon fournisseur, mais il reste hors contrat parce que les règles commerciales ne sont pas respectées.

Une dépense réalisée en dehors du circuit d’approbation

La dépense peut également être effectuée avant toute validation. Une commande est passée avant la création du bon de commande, un abonnement est souscrit directement par une équipe ou une facture arrive sans référence interne.

Cette situation est parfois appelée achat hors processus. Elle n’est pas toujours hors contrat au sens strict, mais elle produit les mêmes difficultés : absence de contrôle préalable, rapprochement manuel et visibilité budgétaire incomplète.

Les achats hors contrat sont parfois appelés maverick buying ou maverick spend. Ils ne doivent pas être confondus avec les achats de classe C. Un achat de faible montant peut être conforme s’il passe par le fournisseur et le circuit prévus. À l’inverse, une licence coûteuse achetée en dehors d’un accord-cadre est hors contrat, même si elle ne relève pas des achats de classe C.

Pourquoi les équipes contournent-elles le processus achats ?

Dans une PME, le contournement vient souvent d’un décalage entre le besoin opérationnel et la vitesse du processus achats.

Une équipe doit lancer une campagne lundi, mais sa demande d’achat attend depuis dix jours dans une boîte mail. Un collaborateur doit remplacer rapidement un ordinateur, mais le catalogue interne ne permet pas de trouver le modèle adapté. Un fournisseur référencé n’est pas disponible dans l’outil de commande.

Dans ces situations, le collaborateur cherche généralement à résoudre le problème avant de contourner les règles. Le comportement est compréhensible, mais il crée progressivement des dépenses difficiles à suivre.

Les causes les plus fréquentes sont les suivantes :

• un circuit de validation trop long ;

• des responsabilités qui ne sont pas clairement définies ;

• un catalogue fournisseurs incomplet ou difficile à consulter ;

• des contrats négociés que les équipes ne connaissent pas ;

• des moyens de paiement faciles à utiliser en dehors du processus ;

• l’absence de procédure pour les achats urgents ;

• des abonnements SaaS souscrits directement par les équipes.

Prenons l’exemple d’un responsable marketing qui souscrit un outil d’emailing à 89 € HT par mois avec sa carte personnelle, puis transmet une note de frais. Pour lui, le besoin est satisfait. Pour l’entreprise, il s’agit d’un abonnement récurrent qui n’a pas été intégré au budget, dont le renouvellement automatique n’est peut-être pas surveillé et qui n’a fait l’objet d’aucune validation fournisseur.

Une politique achats qui interdit le contournement sans proposer de voie rapide produit souvent l’effet inverse de celui recherché. La bonne question n’est donc pas seulement : « Qui n’a pas respecté la procédure ? » Il faut aussi demander : « À quel endroit le processus n’a-t-il pas répondu au besoin ? »

Quels sont les coûts et les risques des achats hors contrat ?

L’écart de prix visible sur une facture n’est qu’une partie du coût réel.

Un achat hors contrat peut faire perdre une remise, un délai de paiement, une garantie, un engagement de service ou une condition de livraison. Il peut également disperser les volumes entre plusieurs fournisseurs et affaiblir la position de l’entreprise lors de la prochaine négociation.

Prenons un contrat de maintenance qui prévoit un tarif de 600 € HT par intervention. Une équipe sollicite un prestataire externe à 780 € HT pour le même service. Sur huit interventions, l’écart direct atteint 1 440 € HT.

À cela peuvent s’ajouter :

• une assurance fournisseur non vérifiée ;

• des conditions de sécurité ou de confidentialité non contrôlées ;

• une absence de clauses contractuelles adaptées ;

• des délais de paiement moins favorables ;

• des dépenses difficiles à rattacher à un budget ;

• du temps supplémentaire pour retrouver le demandeur et valider la facture ;

• une absence de visibilité sur les renouvellements et les engagements futurs.

Le risque juridique doit également être pris en compte. Une commande peut engager l’entreprise même lorsqu’aucun bon de commande formel n’a été créé, notamment si la personne disposait du pouvoir nécessaire et si les parties se sont accordées sur la prestation et son prix. L’article 1583 du Code civil prévoit que la vente est parfaite lorsque les parties sont d’accord sur la chose et sur le prix, sous réserve du contexte et des pouvoirs de la personne qui commande. Ce point doit être apprécié avec un conseil juridique dans les situations sensibles.

Le bon de commande reste donc un outil de contrôle et de traçabilité. Il permet de formaliser la demande, l’approbation, le montant, le fournisseur et le budget concerné. Lorsqu’il n’a pas été créé, la facture arrive souvent sans référence exploitable et doit être rapprochée manuellement, parfois au moment de la clôture.

Comment mesurer les achats hors contrat ?

Avant de renforcer les règles, commencez par localiser le problème. Le taux d’achats hors contrat permet de mesurer la part des dépenses qui ne respectent pas le cadre défini.

Ce calcul est un indicateur de pilotage interne. Il n’existe pas de seuil universel qui conviendrait à toutes les PME. La priorité consiste à établir un point de départ, puis à suivre son évolution dans le temps.

Pour construire la mesure, croisez plusieurs sources :

• les factures fournisseurs ;

• le grand livre ou le Fichier des Écritures Comptables ;

• les relevés de cartes ;

• les notes de frais ;

• les demandes d’achat ;

• les bons de commande ;

• les fournisseurs référencés et les contrats actifs.

Segmentez ensuite le résultat par famille d’achats, service, fournisseur et type de dépense. Commencez par les principaux fournisseurs hors panel en valeur. Il est plus utile d’identifier les deux services qui concentrent la majorité des achats informatiques hors accord-cadre que de produire un taux global impossible à exploiter.

Exemple de calcul

Sur un trimestre, une PME analyse 840 000 € HT de dépenses. Elle identifie 63 000 € HT de dépenses passées hors contrat ou hors processus.

Le taux est donc de :

63 000 ÷ 840 000 × 100 = 7,5 %

Ce résultat ne signifie pas nécessairement que toutes les dépenses concernées doivent être supprimées. Il indique que l’entreprise doit comprendre l’origine des 63 000 € et vérifier si les causes sont liées à un processus trop lent, à un catalogue incomplet, à des urgences ou à des fournisseurs mal référencés.

Comment réduire les achats hors contrat dans une PME ?

La réduction des achats hors contrat ne repose pas uniquement sur des contrôles supplémentaires. Le processus officiel doit aussi être rapide, compréhensible et accessible au moment où le besoin apparaît.

1. Rédiger une politique achats courte et opérationnelle

Une politique achats n’a pas besoin de devenir un document de plusieurs dizaines de pages. Elle doit préciser les règles que les équipes doivent appliquer au quotidien :

• à partir de quel montant une demande est obligatoire ;

• quels fournisseurs sont référencés ;

• qui valide chaque niveau de dépense ;

• quelles exceptions sont autorisées ;

• comment traiter une urgence ;

• quelles dépenses sont interdites ou soumises à une validation spécifique.

Les rôles doivent être suffisamment clairs pour qu’un collaborateur sache immédiatement qui contacter et dans quel délai il peut obtenir une réponse.

La politique doit également préciser si le principe No PO, No Pay est appliqué. Ce principe signifie qu’une facture sans bon de commande approuvé peut être bloquée ou placée en attente. Il s’agit d’une règle interne, pas d’une obligation générale applicable à toutes les entreprises. Elle doit donc être adaptée aux fournisseurs, aux catégories d’achats et aux situations d’urgence.

2. Mettre les fournisseurs référencés à portée de main

Un fournisseur référencé n’est utile que si les équipes savent qu’il existe et peuvent facilement l’utiliser.

Le catalogue doit préciser les catégories couvertes, les articles ou services disponibles, les conditions négociées et les personnes à contacter. Il doit être accessible depuis l’outil utilisé pour soumettre la demande d’achat.

Si un collaborateur doit chercher dans trois fichiers, contacter deux personnes et attendre une réponse pour identifier le bon fournisseur, il risque de commander directement ailleurs.

3. Relier la validation au budget disponible

La validation d’une dépense est plus efficace lorsque le responsable voit immédiatement son budget restant.

Un circuit de validation par seuils de montant permet d’adapter le contrôle au niveau de risque. Une dépense de faible montant peut être validée par le responsable de l’équipe, tandis qu’un engagement plus important nécessite l’intervention du budget owner, des achats ou de la direction financière.

Le montant doit également être comparé à l’enveloppe disponible. Une validation sans visibilité budgétaire peut autoriser une dépense conforme au processus, mais impossible à financer dans le budget restant.

4. Prévoir une procédure pour les urgences

Une procédure qui ne prévoit aucune urgence sera contournée dès qu’un besoin opérationnel ne peut pas attendre.

L’entreprise peut définir un plafond, un valideur et un délai de régularisation. Par exemple, une dépense urgente inférieure à 2 000 € HT peut être autorisée par un responsable désigné, avec création de la demande d’achat dans les 48 heures. Au-delà de ce montant, la direction financière peut devoir valider avant toute commande.

L’urgence doit rester exceptionnelle. La revue mensuelle doit identifier les achats déclarés urgents afin de vérifier qu’ils correspondent réellement à la définition retenue.

5. Aligner les moyens de paiement sur le processus

Les moyens de paiement doivent renforcer le cadre achats, et non permettre de le contourner.

Une carte virtuelle peut être attribuée à un fournisseur, à une équipe, à une catégorie de dépense ou à un achat précis. Elle peut être limitée par montant, durée ou fréquence de renouvellement.

Ce fonctionnement évite que les collaborateurs utilisent leur carte personnelle, puis transmettent une note de frais après coup. Il permet également de relier plus facilement la dépense à un budget et à une approbation.

Dans Spendesk, une demande d’achat peut suivre un circuit d’approbations à plusieurs niveaux, avec visibilité sur le budget restant, avant de devenir un bon de commande selon le processus configuré.

Comment éviter le retour des achats hors contrat ?

Une nouvelle politique achats ne suffit pas. Sans suivi, les anciennes habitudes réapparaissent progressivement.

Organisez une revue mensuelle réunissant la finance, les achats et les responsables des principaux budgets. Trois indicateurs permettent de commencer :

Un fournisseur hors contrat qui revient chaque mois ne doit pas forcément être bloqué systématiquement. Il peut révéler un besoin récurrent qui mérite d’être négocié, référencé et intégré au catalogue.

Les abonnements SaaS nécessitent une attention particulière. Ils peuvent être souscrits directement par les équipes, renouvelés automatiquement et continuer à être payés alors qu’ils sont peu utilisés. La revue doit porter sur les utilisateurs actifs, les dates de renouvellement, les doublons et les conditions de résiliation.

La facturation électronique peut-elle améliorer la traçabilité ?

La facturation électronique ne remplace pas un processus achats, mais elle peut améliorer la traçabilité des factures et faciliter leur rapprochement avec les fournisseurs, les commandes et les engagements.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission s’applique depuis cette date aux grandes entreprises et aux ETI, puis s’appliquera aux PME et aux micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. Les factures concernées doivent transiter selon les modalités prévues par la réforme, notamment via une plateforme agréée.

Pour une PME, cette évolution constitue une occasion de revoir le parcours complet de la dépense : référencement du fournisseur, demande d’achat, approbation, bon de commande, réception de la facture et rapprochement comptable.

Elle ne supprime toutefois pas le besoin de contrôler les achats. Une facture électronique peut toujours correspondre à une dépense réalisée hors contrat. La traçabilité du document ne garantit pas que l’achat était autorisé ou conforme aux conditions négociées.

Pour rendre vos achats plus simples à contrôler et limiter les dépenses hors contrat, découvrez Spendesk.