Rechnungssoftware zur automatisierten Rechnungsbearbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverwaltung

Alles an einem Ort
Bündeln Sie Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Zahlungen in einem Rechnungsprogramm.
Budgets immer im Blick
Erfassen Sie Rechnungen automatisch und fristgerecht und gleichen Sie Ihre Ausgaben laufend mit Budgets ab.
Mit einem Klick bezahlen
Gleichen Sie Bestell- und Rechnungsinformationen mit gelieferten Waren und Leistungen ab und weisen Sie Zahlungen mit einem Klick an.

Der gesamte Einkaufsprozess in einem Tool

Über unsere Online-Rechnungssoftware kann Ihr Finanzteam jederzeit offene
Rechnungen, Bestellungen und bezahlten Rechnungen einsehen. So wissen Sie genau,
ob Budgets eingehalten werden und welche Ausgaben noch ausstehen.

Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung

Wiederkehrende Rechnungen automatisch bezahlen

Software-Abos und andere wiederkehrenden Zahlungen können über die (virtuellen) Debitkarten von Spendesk abgewickelt und automatisiert bezahlt werden. Damit Abos nicht unbemerkt und ungenutzt weiterlaufen, werden diese Kartenzahlungen immer einem/einer individuellen Mitarbeitenden zugewiesen und tauchen in übersichtlichen Dashboards auf.

Mahnungen vermeiden dank Zahlungserinnerungen

Mahngebühren gehören wohl zu den ärgerlichsten Unternehmensausgaben. Und sie lassen sich durch den Einsatz von Rechnungsprogrammen ganz einfach vermeiden. Dafür schickt unsere Software wöchentlich eine Zahlungserinnerung für offene Rechnungen Budgetverwantwortliche. Offene Rechnungen tauchen außerdem übersichtlich im Dashboard auf. So weiß auch die Finanzabteilung Bescheid.

Rechnungen auf Pflichtangaben prüfen

Hin und wieder gehen in Unternehmen Rechnungen ein, die ohne korrekte Rechnungsvorlage geschrieben wurden und auf denen wichtige Pflichtangaben wie der Leistungszeitraum oder die Mehrwertsteuer (MwSt.) fehlen. Werden diese Rechnungen bezahlt, führt das zu Problemen in der Buchhaltung. Deswegen warnt Spendesk Sie automatisch, wenn Ihre Lieferanten eine Rechnung schreiben, auf der Pflichtangaben fehlen.

Alle Belege pünktlich erfassen

Fehlt eine Rechnung oder ein Beleg für eine Zahlung, wird der/die verantwortliche Mitarbeitende automatisch erinnert, diesen hochzuladen. Das kann über die Benutzeroberfläche der Rechnungssoftware oder per App von unterwegs erledigt werden. Reichen Beschäftigte ihre Belege trotzdem nicht ein, können Sie ihnen den weiteren Zugang zu Firmengeldern verwehren. Spendesk-Nutzer:innen sammeln 98% aller Rechnungen und Belege so pünktlich ein.

Genehmigungen transparent nachvollziehen

Wenn eine ungeplante Rechnung in der Buchhaltung auftaucht, müssen gut bezahlte Finanzfachleute sich auf die Suche nach den Verantwortlichen begeben und Genehmigungen aus E-Mail-Verläufen oder Tabellen nachvollziehen. Das kostet viel Zeit und Nerven. Mit unserer Rechnungssoftware werden Führungskräfte über Genehmigungsanfragen ihres Teams informiert (per Slack, E-Mail oder Push-Benachrichtigung) und können diese mit wenigen Klicks freigeben oder ablehnen. Alle Genehmigungen werden natürlich in der Software hinterlegt.

Einfacher Datenaustausch mit DATEV

In Deutschland landen am Ende alle Rechnungsdaten in DATEV. Daher verfügt unsere Rechnungssoftware über eine native DATEV-Schnittstelle. Und auch der Export zu anderen Tools ist denkbar einfach. Alle Rechnungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP importiert werden.

DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

Der Rechnungsfreigabeprozess funktioniert sehr gut und erleichtert uns das Leben deutlich, vor allem im Accounting-Team. Alles kann digital gesteuert werden und gerade in Zeiten von Corona funktioniert das super von zuhause aus.