This website requires JavaScript.
Skip to content

Ausgabenmanagement zur Ergänzung Ihrer Buchhaltungssoftware

Verwalten und dokumentieren Sie Zahlungsausgänge in Echtzeit und vereinfachen Sie so Buchhaltungsprozesse wie Monatsabschluss, Gewinnermittlung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen.

TAUSENDE FINANZTEAMS UND MITARBEITER VERTRAUEN UNSERER LÖSUNG!

Ihr Buchhaltungsprogramm zum Ausgabenmanagement

  • Volle Kontrolle

    Erkennen Sie doppelte oder verdächtige Zahlungen automatisch, bevor diese im Online-Banking aufschlagen. So machen Sie Kreditkartenbetrug praktisch unmöglich.

  • Automatisierte Ausgabenerfassung

    Erfassen Sie 98% aller Ausgaben automatisch und fristgerecht und vereinfachen Sie somit die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), der Umsatzsteuervoranmeldung, der doppelten Buchführung, etc.

  • Digitaler Datenaustausch

    Importieren Sie Ihre Zahlungsdaten über die DATEV-Schnittstelle oder per API bzw. Export in andere Buchhaltungsprogramme. So behält Ihr Finanzteam immer ganzheitlich den Überblick.

Volle Ausgabenkontrolle

Mit unserer All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement gewinnt Ihre Finanzbuchhaltung volle Transparenz über jede ausgehende Zahlung. Die Daten lassen sich zudem in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System oder direkt zu DATEV exportieren.

  • Genehmigungen & Regeln
  • Teambudgets
  • Rechnungen
  • Spesen
  • Virtuelle & physische Karten
  • Ausgabenreports
  • Automatisierte Buchhaltung

Digitale Belegerfassung

Erfassen Sie Ausgaben wie Spesen und Reisekosten GoBD-konform per App oder Online-Tool, analysieren Sie Ihre Zahlungsausgänge und übertragen Sie die Daten in andere Buchhaltungsprogramme, z.B Ihr digitales Kassenbuch. Spendesk-Nutzer sammeln 98% der Belege pünktlich ein.

Nachverfolgung von Genehmigungen

Die manuelle Überwachung von Zahlungsgenehmigungen kostet Finanzteams viel Zeit und Nerven. Unsere Software erfasst zu jeder Zahlung den verantwortlichen Mitarbeiter und den genehmigenden Manager. Ob Freiberufler-Rechnung oder Snack-Abo – Sie sehen, wer eine Zahlung genehmigt hat, ohne in Excel-Tabellen oder E-Mail-Verläufen wühlen zu müssen.

Dateiablage und Archivierung

Über die Benutzeroberfläche haben Sie direkten Zugriff auf alle Dokumente – mit Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung nicht mehr endlos blättern müssen. Finden Sie kleine und große Geschäftsvorfälle wie Amazon-Zahlungen oder Software-Abos mit nur wenigen Klicks.

Eliminierung von Maverick-Ausgaben

Nicht identifizierte Zahlungen (Maverick-Ausgaben) sorgen regelmäßig für Verzögerungen in der Buchhaltung. In unserem Leistungsumfang ist eine Zahlungshistorie inkl. Betrag, Lieferant und Grund enthalten, auf die Sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Die Transaktionsinformationen werden digital, sicher und automatisch in unserer Cloud-Lösung gespeichert.

Bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater

Gerade Startups und Kleinunternehmer sind auf eine unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerberater angewiesen. Indem Daten über eine DATEV-Schnittstelle übermittelt werden, sparen Sie Zeit und bares Geld. Oft reduzieren sich sogar Honorare des Steuerberaters, da Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.

DATEV-Export

DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools in der Online-Buchhaltung ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl importiert werden.

DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

Das schöne mit Spendesk ist, dass wir jedem Abo und jeder Ausgabe eine Person und ein Team zuordnen können. So wissen wir immer, wer der Eigentümer oder Verwalter der Lizenz ist. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, haben wir im Rahmen unseres Offboardings einen klaren Prozess und können das Abo auf einen neuen Eigentümer umschreiben.

4.7/5
4.8/5
4.4/5

Christoph Nicola, CFO bei Finiata

FAQs zur Buchhaltungssoftware

Wir haben für Sie die häufigsten Fragen zu Spendesk zusammengestellt.

Wie genau hilft Spendesk bei der Buchhaltung?

Unsere Software zum Ausgabenmanagement vereinfacht die Buchhaltung und das Rechnungswesen enorm. Alle Zahlungsdaten können mit einem Klick in eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und dann ebenso schnell in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.


Spendesk lässt sich nativ mit Xero und DATEV integrieren. Über individuelle Exportdateien lassen Daten sich auch in andere Buchführungsprogramme und ERP-Tools Ihrer Wahl importieren.

Lässt sich die komplette Buchhaltung ausschließlich in Spendesk abdecken?

Nein. Funktionen wie Rechnungserstellung, Mahnwesen, Warenwirtschaft, die Lohnabrechnung etc. sind nicht im Spendesk-Funktionsumfang enthalten. Buchhaltungslösungen wie SevDesk, Lexware von Lexoffice, Debitoor, Wiso und ähnliche ergänzen die Lösung zum Ausgabenmanagement von Spendesk daher perfekt.

Inwiefern vereinfachen sich Aufgaben wie die Gewinnermittlung und der Monatsabschluss?

Einer der größten Vorteile von Plattformen zum Ausgabenmanagement ist der viel einfachere Abgleich von Ausgaben am Monatsende. Spendesk-Nutzer sparen dabei durchschnittlich ganze vier Tage pro Monat.


Auch für eine akkurate Gewinnermittlung ist ein verlässlicher Kontoabgleich natürlich zwingend erforderlich. Mit Spendesk geschieht dieser automatisch. Es gibt keine unvorhergesehenen Ausgaben und überraschende offene Posten mehr, stattdessen müssen Finanzteams lediglich die automatisch erfassten Zahlungen validieren und in ihre Online-Buchhaltungssoftware exportieren.

Wie genau werden Zahlungen in Spendesk erfasst?

Jeder Mitarbeiter bekommt seine eigene Debitkarte. Diese Karten können mit anpassbaren und vorab festgelegte Budgets ausgestattet werden oder für Ausgaben über bestimmten Budgets oder zu bestimmten Zeiten manuelle Freigaben erfordert. Auch Abo-Zahlungen lassen sich ganz einfach verwalten, indem wiederholte Zahlungen an bestimmte Anbieter genehmigt werden können. Ob Mitarbeiter direkt mit der Karte oder per PayPal bezahlen – die Ausgabe wird ganz automatisch nachverfolgt und gespeichert.

Warum ist die Verwendung von Debitkarten besser als klassische Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten sind praktisch für die Teammitglieder, die direkten Zugang zu einer eigenen Karte haben. Traditionell sind das die Geschäftsführung, Manager und Vertriebsmitarbeiter. Der Rest der Belegschaft muss entweder die Firmenkreditkarte eines Managers auftreiben oder eine Spesenabrechnung einreichen. Beide Optionen sorgen für Verzögerungen im Einkaufsprozess und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung für die Buchhaltung.


Und auch der Kreditkartenabgleich ist eine ständige Herausforderung. Die meisten Finanzteams wissen nicht, was über Karten ausgegeben wurde, bis sie die Kartenabrechnung in der Hand halten. Und dann ist es zu spät.


Cloud-Lösungen für das Ausgabenmanagement in Kombination mit (virtuellen) Debitkarten für alle Mitarbeiter erleichtern die Nachverfolgung von Zahlungen, eliminieren einen Großteil der Verwaltungsarbeit und schließen Betrug praktisch aus. Auch Manager ohne Buchhaltungskenntnisse und Zugriff auf eine Buchhaltungssoftware können in Echtzeit nachverfolgen, wer welche Ausgaben tätigt.

Wie genau hilft die Software bei der Quittungserfassung?

Mit unserer App zur Ausgabenerfassung können Mitarbeiter ein Foto ihrer Papierquittung an Ort und Stelle hochladen, bevor diese verloren geht oder beschädigt wird. Eine unserer Zusatzfunktionen erlaubt es Ihnen zudem, Anreize für Mitarbeiter zu schaffen, die ihre Quittungen nicht zeitgemäß einreichen. Sie können z. B. den Zugriff auf weitere Firmengelder sperren. Die OCR-Technologie (in der Plattform enthalten) stellt sicher, dass jede Quittung legitim ist.

Wird durch Ausgabenmanagement nicht nur ein zusätzlicher Prozess kreiert?

Both corporate credit cards and expense reports were designed as Mit dem Ausgabenmanagement für Unternehmen können Sie derzeit getrennte Prozesse konsolidieren. Anstatt Kreditkarten, Spesenabrechnungen, Rechnungen und Tools zur Ausgabenanalyse zu verwenden, werden in Spendesk all diese Prozesse zusammengefasst. Durch diese Kombination werden Ihre internen Prozesse gestrafft.


Die Cloud-Lösung von Spendesk wurde für Unternehmen aller Größen entwickelt. Startups profitieren genauso wie mittlere Unternehmen von der unkomplizierten Implementierung und einfachen Bedienbarkeit des Lösung. Auch Einsteiger ohne große Vorkenntnisse mit Buchhaltungsprogrammen finden sich mit Spendesk schnell zurecht.

Finden Sie die passende Spendesk-Lösung für Ihr Unternehmen

Die ideale Software zur Budgetierung und zum Ausgabenmanagement

Sparen Sie Zeit. Erfassen Sie jeden Beleg.