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UNSERE REFERENZEN

Wie rent24 neue Märkte ohne Papierkram erobert

Sehen Sie hier, was unsere Kundschaft über Spendesk sagt. Um mehr zu erfahren, buchen Sie einfach eine Demo mit unserem Team.

Mitarbeitende

51-200

Länder im Angebot

4

aller Belege erfasst

99%

Abos verwaltet

31

Sabrina Hentsch, Head of Finance

Grid

Neue Mitarbeiter mit einem Klick onboarden

Wie schnell sich eine gute Idee durchsetzen kann, zeigt das Beispiel von rent24. Das Coworking-Angebot wurde so gut angenommen, dass das Berliner Unternehmen mit rasanter Geschwindigkeit expandiert und damit auch laufend neue Mitarbeiter hinzukommen. Das stellt nicht nur die Personalabteilung vor Herausforderungen, sondern auch das Finanzteam.

Die gewohnten Prozesse mögen mit einer Handvoll Mitarbeitern funktionieren - aber nicht mehr mit Dutzenden Kollegen an verschiedenen Standorten. „Vor Spendesk hatten wir ein ziemliches Chaos mit Kreditkarten, fehlenden Belegen und unerwarteten Kontoabbuchungen”, erinnert sich Sabrina Hentsch, Head of Finance bei rent24.

„Jetzt spare ich enorm viel Zeit. Ich kann täglich sehen, welche Belege fehlen und regelmäßig alle Buchungen mit einem Klick downloaden und dann auch mit einem Klick an unseren Steuerberater senden.”

Mit Spendesk lassen sich viele Prozesse optimieren, etwa die Frage: Wer kann welche Ausgaben genehmigen? „Wir konnten die internen Prozesse verbessern, weil wir in Spendesk ein internes Freigabesystem haben. Das heißt, nicht jeder kann einfach Geld ausgeben; der Vorgesetzte muss es vorher freigeben.”

Ein viel genutztes Feature ist das Management von Abos, das mit Spendesk wesentlich übersichtlicher und zeitsparender wird - gerade, wenn das Team ständig wächst. „Das Abomanagement benutzen wir viel für regelmäßige Abbuchungen. Wenn ein Mitarbeiter neu dazukommt, hat dies den Vorteil, dass wir ihn einfach in Spendesk einladen können und er dort seine Abos managen kann, zum Beispiel für LinkedIn oder Facebook im Bereich Marketing. Und wenn ein Mitarbeiter nicht mehr da ist, können wir diesen mit einem Klick entfernen.”

Schnell eingerichtet in neuen Ländern

Das Wachstum von rent24 beschränkt sich längst nicht mehr nur auf Deutschland, und selbst Europa ist für die Berliner inzwischen nicht mehr groß genug. „Als ich anfing, waren wir lediglich in zwei Ländern vertreten, in den Niederlanden und in Deutschland”, sagt Sabrina Hentsch, „mittlerweile sind wir auch in den USA, in Russland, in England, Israel und weiteren Ländern.”

Spendesk kann die Eroberung neuer Länder und Märkte vor allem für das Finanzteam vereinfachen. „Das System ist immer das Gleiche, deshalb können wir Spendesk ganz einfach in jedem Land mit ein paar Klicks neu ausrollen, ohne dass wir erst zu einer Bank rennen müssen und Kreditkarten beantragen. Das erspart viel Papierkram.”

Auch der Freigabe-Workflow kann an neuen Standorten schnell eingeführt und automatisiert werden. „Spendesk ist einfach zu handhaben. Mit ein paar Worten haben wir den Standortleitern erklärt, wie es funktioniert. Wir haben intern eine Regel festgelegt, wie hoch die jeweiligen Budgets sind und können dann dem Standortleiter sagen, was er freigeben darf und was nicht.”

Und natürlich nehmen auch die Reiseaktivitäten der Mitarbeiter zu mit jedem neuen Standort. Auch das ist für rent24 aber kein Problem mehr mit den Spendesk-Kreditkarten für jeden Mitarbeiter.

“Die Spendesk-Plastikkarte kann ganz normal auf der ganzen Welt wie eine Kreditkarte verwendet werden. Unsere Mitarbeiter zahlen damit im Taxi, ihre Bewirtung im Restaurant - und anschließend fotografieren sie den Beleg einfach mit dem Handy ab. Zack, in die App hochgeladen - und der Buchhalter ist glücklich, weil alles da ist.”

Das System ist immer das Gleiche, deshalb können wir Spendesk ganz einfach in jedem Land mit ein paar Klicks neu ausrollen, ohne dass wir erst zu einer Bank rennen müssen und Kreditkarten beantragen.

Sabrina HentschHead of Finance

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