Wir brauchten eine Lösung, mit der alle Teams ihr Procurement effizient verwalten können – nicht nur das Finanzteam.

Ergebnisse mit Spendesk auf einen Blick

• 94% schnellere Transaktionsverarbeitung: Statt einen ganzen Tag dauert die Bearbeitung jetzt nur noch 30 Minuten.

• 100% Übernahme des Beschaffungsprozesses: Alle Abteilungen und Teams arbeiten vollständig mit dem neuen Prozess.

• Echtzeit-Budgetverfolgung: Budgetverantwortliche behalten Ausgaben jederzeit im Blick – das spart bis zu einen Tag manueller Excel-Arbeit.

• Optimierte Workflows: Automatisierte Freigaben und smarte Erinnerungen verhindern Engpässe und sorgen für reibungslose Abläufe.

Über Codat

Codat wurde 2017 gegründet und ist eine in Großbritannien ansässige Plattform für Datenaustausch und Finanzanalysen. Sie ermöglicht Finanzinstituten einen Echtzeitzugriff auf die Finanzdaten ihrer Geschäftskund:innen. Die Technologie von Codat wird von einigen der weltweit größten Banken eingesetzt, um mehr Kund:innen zu gewinnen, die Abwanderung zu reduzieren und das Geschäft skalierbar zu machen.

Die Ausgangslage

Mit dem schnellen Wachstum von Codat stieß das Finanzteam zunehmend an seine Grenzen: Die Prozesse rund um Ausgaben und Procurement waren fragmentiert und unübersichtlich. Vertragsnachverfolgung, Softwareverwaltung und Genehmigungen verteilten sich auf verschiedene Google Sheets, isolierte Formulare und mehrere Slack-Kanäle.

Das führte zu einer Menge Herausforderungen: Verlängerte Verträge wurden übersehen, Compliance-Risiken nahmen zu, und für die Mitarbeitenden war der Prozess frustrierend. Gleichzeitig fehlte dem Team ein klarer Überblick in Echtzeit – über Ausgaben, Freigaben oder bestehende Verpflichtungen. So gingen viele Stunden in ineffizienten Abläufen verloren.

Die L��sung

Codat implementierte Spendesk, um alle Finanzprozesse auf einer intuitiven Plattform zu bündeln.

Das Finanzteam baute die Nutzung von Spendesk Schritt für Schritt aus – von einfachen Teamkontrollen hin zu einer detaillierten Kostenstellenverfolgung. Dabei wurden Beschaffung, Bestellungen, Spesenabrechnungen und Rechnungsbearbeitung integriert; alles unterstützt durch automatisierte Workflows und praktische Slack-Erinnerungen.

Effizientes Procurement

Vor Spendesk war das Procurement ein Flickenteppich aus Tabellen und Formularen. Mitarbeitende wussten oft nicht, wo sie ihre Anfragen stellen sollten, und die Finanzteams hatten Schwierigkeiten, Genehmigungen und Vertragsverlängerungen richtig nachzuverfolgen.

Mit dem Procurement-Feature von Spendesk hat sich das geändert: Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln oder in unterschiedlichen Systemen nach Informationen suchen, sondern nutzen eine zentrale Plattform für Procurement und Zahlungen.

Diese Vereinheitlichung sorgt dafür, dass Anfragen an einem Ort eingereicht und verfolgt werden können, während automatische Slack-Erinnerungen einen reibungslosen Genehmigungsprozess sicherstellen. Das Ergebnis: weniger doppelte Arbeit, weniger Chaos und eine deutlich bessere Nutzererfahrung für alle Beteiligten.

Das Ergebnis

Das Finanzteam von Codat berichtet seit der Einführung von Spendesk von deutlichen Verbesserungen:

• Zeitersparnis: Dank der Einführung von Spendesk verkürzt sich die Bearbeitungszeit für Transaktionen von einem ganzen Tag auf nur noch 30 Minuten.

• Echtzeit-Budgetüberwachung: Budgetverantwortliche behalten ihre Ausgaben jederzeit im Blick, wodurch bis zu einem Tag manueller Excel-Arbeit entfällt.

• Volle finanzielle Transparenz: Alle Anträge, Genehmigungen und Verlängerungen werden zentral erfasst, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und eine sofortige Berichterstattung ermöglicht.

• Effizienteres Procurement: Automatisierte Erinnerungen und klar definierte Genehmigungsworkflows beseitigen Engpässe für Mitarbeitende und Finanzteams.

• Mehr Unabhängigkeit für Mitarbeitende: Die intuitive Plattform erlaubt es Nutzer:innen, ihre Anfragen selbstständig zu bearbeiten, wodurch Support-Anfragen an das Finanzteam deutlich reduziert werden.

• Weniger manueller Aufwand: Automatisierte Kategorien und Kostenstellen sparen mühsame Dateneingaben und gewährleisten gleichbleibend präzise Finanzdaten.

• Verlässliche Compliance: Das Team behält stets den Überblick über Genehmigungen, Vertragsverlängerungen und gesetzliche Anforderungen.

  Mit Spendesk haben wir alles an einem Ort – die Plattform ist nahtlos und für alle unglaublich einfach zu bedienen. Unsere Monatsendprozesse haben wir von einem Tag auf nur 30 Minuten verkürzt. Die Mitarbeitenden sind begeistert, und wir behalten stets den Überblick über Genehmigungen, Vertragsverlängerungen und Compliance.

  Shona Chatralia

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