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Nicht jeder Lieferant passt zu jedem Unternehmen – und genau darin liegt die Krux. Es geht längst nicht mehr nur um Preise und Lieferzeiten, sondern um Verlässlichkeit, gemeinsame Werte und das Potenzial für eine echte, langfristige Partnerschaft. Wer hier die richtigen Entscheidungen trifft und seine Lieferantenbeziehungen aktiv gestaltet, schafft die Basis für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Für Finanzteams und Einkaufsverantwortliche ist eine fundierte Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung unverzichtbar. Sie helfen nicht nur, Kosten zu senken und Prozesse schlanker zu machen, sondern sie schützen auch vor bösen Überraschungen – sei es bei Qualität, Compliance oder Lieferfähigkeit.
In diesem Artikel nehmen wir Sie mit durch den gesamten Prozess: von der Auswahl und Bewertung bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Auditierung Ihrer Lieferanten. Außerdem erfahren Sie, wie digitale Tools diesen Prozess deutlich vereinfachen können.
Der Lieferanten-Lebenszyklus
Schauen wir uns zunächst den gesamten Lieferanten-Lebenszyklus an – dieser umfasst die folgenden Schritte:
Lieferantenauswahl
Lieferantenbewertung
Lieferantenentwicklung
Lieferantenauditierung
Der detaillierte Prozess inkl. der einzelnen Schritte ist weiter unten aufgeführt.
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Was ist die Lieferantenauswahl?
Die Lieferantenauswahl ist viel mehr als nur ein Preisvergleich. Sie ist der erste – und vielleicht wichtigste – Schritt in einer langfristigen Zusammenarbeit. Denn wer hier strategisch auswählt, legt den Grundstein für stabile Lieferketten, verlässliche Qualität und Partnerschaften, die auf Vertrauen basieren.
In der Praxis bedeutet das: Sie prüfen nicht nur, ob ein potenzieller Lieferant liefern kann, sondern ob er zu Ihnen passt. Passt die Arbeitsweise zu Ihren Prozessen? Stimmt das Qualitätsverständnis? Gibt es gemeinsame Werte, etwa in Sachen Nachhaltigkeit oder Compliance?
Gerade in Zeiten globaler Unsicherheiten und steigender Anforderungen lohnt es sich, lieber einmal mehr hinzusehen. Denn ein guter Lieferant spart nicht nur Kosten – er trägt aktiv zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Was ist eine Lieferantenbewertung?
Eine Lieferantenbewertung ist der Prozess, bei dem Lieferanten anhand festgelegter Kriterien bewertet werden. Das übergeordnete Ziel: Die Leistung messen, Verbesserungspotenziale finden und fundierte Entscheidungen treffen. Egal, ob Sie einen neuen Lieferanten suchen oder bestehende Partner regelmäßig überprüfen – eine strukturierte Bewertung spart Zeit, Geld und Ressourcen.
Durch eine sorgfältige Bewertung stellen Sie sicher, dass Sie mit den richtigen Anbietern arbeiten – die zuverlässig, preiswert und qualitativ gut sind. So entstehen langfristige, stabile Geschäftsbeziehungen.
Warum ist die Lieferantenbewertung wichtig?
Stellen Sie sich vor, Sie planen ein großes Fest – dabei wollen Sie sich sicher auf die Leute verlassen können, die Essen, Deko und Technik liefern, oder? Genau so ist es auch in Unternehmen: Wer auf andere angewiesen ist, sollte wissen, wie zuverlässig und leistungsfähig diese Partner sind. Und genau darum geht’s bei der Lieferantenbewertung. Sie hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Weniger Kosten: Je früher Sie erkennen, dass ein Lieferant nicht effizient arbeitet, desto schneller können Sie gezielt gegensteuern – und am Ende bares Geld sparen.
Weniger Risiko: Qualitätsprobleme, Lieferverzögerungen oder Engpässe? Eine regelmäßige Bewertung macht solche Schwachstellen sichtbar, bevor sie zum echten Problem werden.
Stärkere Partnerschaften: Wer mit zuverlässigen, engagierten Lieferanten zusammenarbeitet, legt den Grundstein für eine stabile und vertrauensvolle Zusammenarbeit – auf lange Sicht.
Sichere Standards: Gerade in internationalen Lieferketten ist es wichtig, dass alle Beteiligten gesetzliche und ethische Vorgaben erfüllen. Die Bewertung sorgt dafür, dass das auch so bleibt.
Was ist eine Lieferantenentwicklung – und warum ist sie wichtig?
Lieferantenentwicklung heißt: Nicht erst warten, bis ein Problem auftaucht – sondern gemeinsam und aktiv daran arbeiten, dass es gar nicht erst so weit kommt. Dabei geht es um mehr als nur Kontrolle: Es geht um echten Austausch, Feedback auf Augenhöhe und gezielte Unterstützung.
Vielleicht muss ein Lieferant bei bestimmten Qualitätsstandards nachjustieren, vielleicht lohnt sich ein gemeinsames Projekt zur Prozessoptimierung. In jedem Fall geht es darum, die Zusammenarbeit Schritt für Schritt besser zu machen – für beide Seiten.
Was ist ein Lieferantenaudit?
Ein Lieferantenaudit ist so etwas wie ein Gesundheitscheck für die Zusammenarbeit. Dabei sollten Sie genau hinschauen: Wie wird produziert? Werden Qualitäts- oder Nachhaltigkeitsstandards eingehalten? Gibt es Risiken, die wir übersehen haben?
Das passiert nicht aus Misstrauen, sondern weil Verlässlichkeit kein Zufall ist. Ein Audit hilft, frühzeitig Klarheit zu schaffen – bevor es zu Lieferausfällen oder anderen Überraschungen kommt. Und idealerweise ist es auch ein Gesprächsanlass, um gemeinsam an Verbesserungen zu arbeiten.
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Der Lieferantenprozess – Schritt für Schritt
Erfolgreiches Lieferantenmanagement erfolgt nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis eines strukturierten Prozesses.
1. Kriterien bei der Lieferantenauswahl
Eine fundierte Lieferantenauswahl basiert auf klar definierten Kriterien, die sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte umfassen. Wichtig ist, dass die Lieferantenauswahl-Kriterien systematisch überprüft werden, um die besten Partner zu identifizieren.
Quantitative Kriterien:
Preis: Sind die angebotenen Preise wettbewerbsfähig und im Einklang mit dem Markt? Der Preis sollte nicht das einzige Kriterium sein. Achten Sie darauf, auch den Gesamtwert und die Leistung des Lieferanten zu berücksichtigen.
Lieferzeit: Werden die Lieferfristen zuverlässig eingehalten? Pünktlichkeit ist entscheidend, um Engpässe in der Supply Chain zu vermeiden.
Kapazität: Kann der Lieferant große Bestellmengen oder kurzfristige Nachfragen zuverlässig bedienen? Die Flexibilität des Lieferanten in Bezug auf Volumen und Lieferzeiten ist entscheidend.
Qualitative Kriterien:
Qualität der Produkte oder Dienstleistungen: Entspricht die gelieferte Ware oder Dienstleistung den vereinbarten Standards? Eine konstante Produktqualität ist notwendig, um langfristige Kundenbeziehungen zu gewährleisten.
Flexibilität: Wie schnell kann der Lieferant auf Änderungen reagieren? Flexibilität ist besonders in dynamischen Märkten wichtig, in denen schnelle Anpassungen erforderlich sind.
Kommunikation: Ist die Kommunikation professionell, transparent und effizient? Ein guter Lieferant reagiert schnell auf Anfragen und hält Sie über den Status der Lieferung auf dem Laufenden.
Je nach Unternehmensstrategie und Branche können bestimmte Kriterien mehr (oder weniger) Gewicht haben. Die Priorisierung der Kriterien hilft, die passenden Lieferanten auszuwählen, die den langfristigen Anforderungen entsprechen.
2. Lieferantenbewertung: Sicherstellen, dass Anforderungen erfüllt werden
Bevor eine Zusammenarbeit beginnt, sollte überprüft werden, ob der potenzielle Lieferant die grundlegenden Anforderungen erfüllt. Dies geschieht im Rahmen der Lieferantenbewertung.
Wichtige Kriterien zur Lieferantenbewertung
Produktionskapazitäten überprüfen: Können die Produktionskapazitäten des Lieferanten den Anforderungen gerecht werden?
Finanzielle Stabilität analysieren: Ist der Lieferant finanziell stabil genug, um langfristige Aufträge zu erfüllen?
Zertifizierungen und rechtliche Standards prüfen: Hat der Lieferant alle relevanten Zertifikate (z. B. ISO) und erfüllt er gesetzliche Vorgaben?
Risikobewertung: Welche Risiken bestehen hinsichtlich des Lieferanten, wie politische Instabilität, Naturkatastrophen oder andere externe Faktoren, die die Lieferkette gefährden könnten?
3. Lieferantenentwicklung: Kontinuierlich gemeinsam wachsen
Eine gute Lieferantenbeziehung endet nicht mit der Auswahl. Durch regelmäßigen Austausch und gemeinsame Verbesserungsprojekte können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Partners steigern und die Zusammenarbeit langfristig optimieren.
Best Practices:
Regelmäßigkeit: Bewerten Sie Ihre Lieferanten mindestens einmal pro Jahr. Dies stellt sicher, dass Ihre Lieferanten auch langfristig Ihren Anforderungen gerecht werden.
Feedback einholen: Tauschen Sie sich regelmäßig mit internen Stakeholdern aus, um deren Erfahrungen mit den Lieferanten zu berücksichtigen und eine ganzheitliche Bewertung zu ermöglichen.
Gemeinsame Zielsetzung: Setzen Sie gemeinsam mit dem Lieferanten langfristige Ziele, die sowohl den Lieferanten als auch Ihr Unternehmen voranbringen.
Kontinuierliche Verbesserung: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um Schwächen zu beheben und Verbesserungen zu erzielen. Dies stärkt die Partnerschaft und trägt zur Optimierung der Lieferkette bei.
4. Lieferantenaudit: Standards überprüfen und verbessern
Lieferantenaudits sind ein zentraler Bestandteil des Prozesses. Sie ermöglichen es, die Einhaltung von Standards zu überprüfen und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.
Lieferantenaudit-Checkliste: Wichtige Prüfbereiche im Überblick
Qualitätsmanagement: Wie robust sind die Qualitätssicherungssysteme – von der Produktion bis zur Auslieferung? Gibt es zertifizierte Standards wie ISO 9001? Werden Fehlerquellen frühzeitig erkannt und proaktiv vermieden?
Betriebsabläufe: Sind die internen Prozesse effizient, dokumentiert und auf kontinuierliche Verbesserung (z. B. KVP, Lean) ausgerichtet? Wie hoch ist der Automatisierungsgrad?
Nachhaltigkeit und ethische Standards: Werden Umweltstandards (z. B. Emissionen, Ressourcenschonung) sowie soziale Mindestanforderungen (z. B. faire Arbeitsbedingungen) eingehalten? Werden Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes erfüllt?
Technologie und IT-Infrastruktur: Ist die digitale Infrastruktur modern und sicher? Wie steht es um Datenschutz, Datensicherung und den Schutz sensibler Lieferantendaten?
Flexibilität: Wie schnell kann der Lieferant auf Bedarfsänderungen oder unvorhergesehene Ereignisse reagieren? Wie stabil ist das Notfall- und Eskalationsmanagement?
Produktionsprozesse: Sind die Fertigungsprozesse standardisiert, transparent und leistungsfähig? Besteht die Fähigkeit zur Skalierung bei wachsenden Anforderungen?
Compliance und rechtliche Anforderungen: Werden alle gesetzlichen, branchenspezifischen und internationalen Vorgaben eingehalten? Gibt es aktuelle und geprüfte Zertifikate?
Finanzielle Stabilität: Ist der Lieferant wirtschaftlich solide aufgestellt? Liegen geprüfte Jahresabschlüsse oder Bonitätsnachweise vor?
Kommunikation und Zusammenarbeit: Wie verläuft der Austausch im Tagesgeschäft? Ist die Kommunikation klar, zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert?
Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, idealerweise einmal im Jahr und durch unabhängige, zertifizierte Auditoren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Audits objektiv und nachvollziehbar sind.
Lieferantenbeziehungen managen – mit digitalen Tools
Lieferantenmanagement muss heute nicht mehr aus unübersichtlichen Excel-Listen, endlosen E-Mail-Threads und manuellem Aufwand bestehen. Moderne Softwarelösungen können den gesamten Prozess deutlich schlanker, transparenter und effizienter machen – vom ersten Kontakt bis zur finalen Zahlung.
Mit einem guten Tool wird aus mühsamer Verwaltung eine smarte, integrierte Lösung. Statt ständig hinterherzulaufen, behalten Sie den Überblick – und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Aufbau starker, vertrauensvoller Partnerschaften.
Was eine gute Lieferanten-Software leisten sollte:
✅ Kompletter Procure-to-Pay-Prozess auf einer Plattform
Moderne Tools sollten den gesamten Ablauf abdecken können – von der Bedarfsanforderung über die Auswahl und Bewertung der Lieferanten bis hin zur Zahlung. Alles läuft über eine intuitive Oberfläche, auf der Sie jederzeit sehen, wer, was, wann und warum bestellt hat.
✅ Zentrale Daten an einem Ort
Kein Suchen mehr nach Vertragsdetails oder Lieferantenkontakten: In einem zentralen Lieferanten-Dashboard finden Sie alle Informationen gebündelt – inklusive Dokumente, Kommunikation und Historie. So arbeiten Teams nicht nur effizienter, sondern auch koordinierter.
✅ Intelligente Auswertungen für bessere Entscheidungen
Gute Lieferanten-Software analysiert Ihre Ausgaben in Echtzeit und liefert Ihnen genau die Insights, die Sie brauchen – um bessere Lieferanten auszuwählen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Ihre Ausgabenstrategie gezielt weiterzuentwickeln.
Klingt spannend? Erleben Sie, wie einfach und effektiv modernes Lieferantenmanagement sein kann – mit Spendesk. Buchen Sie jetzt eine kostenlose, unverbindliche Demo und entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse aufs nächste Level bringen.
FAQ - die wichtigsten Fragen rund um Lieferanten auf einen Blick
Sie möchten sich einen schnellen Überblick über die Themen Lieferantenauswahl und -bewertung sowie weitere Aspekte verschaffen? Kein Problem! Wir haben ein kurzes FAQ mit den wichtigsten Fragen und Antworten für Sie erstellt.
Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Lieferantenauswahl?
Zu den zentralen Kriterien zählen Preis, Qualität, Lieferzeit, Produktionskapazität, Nachhaltigkeit, Flexibilität sowie die Einhaltung von Compliance-Standards. Unternehmen sollten diese Kriterien gewichten, je nach Branche und strategischer Ausrichtung.
Warum ist eine Lieferantenbewertung wichtig?
Eine strukturierte Bewertung hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen, die Qualität der Lieferkette zu sichern und langfristig effizientere Partnerschaften aufzubauen. Außerdem lassen sich Einsparpotenziale identifizieren und die Compliance verbessern.
Wie oft sollte man Lieferanten bewerten?
Mindestens einmal jährlich – je nach Risiko und strategischer Bedeutung des Lieferanten auch häufiger. Kritische Lieferanten sollten kontinuierlich überwacht werden.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenaudit und Lieferantenbewertung?
Die Bewertung basiert auf Kennzahlen und qualitativen Kriterien, meist aus internen Quellen. Ein Audit hingegen ist eine Vor-Ort-Prüfung mit dem Ziel, Prozesse, Standards und Risiken detailliert zu analysieren.
Welche Software hilft bei der Lieferantenauswahl und -bewertung?
Tools wie Spendesk, SAP Ariba, Jaggaer oder SynerTrade bieten digitale Lösungen für den gesamten Procure-to-Pay-Prozess. Sie ermöglichen eine zentrale Lieferantendatenbank, automatisierte Workflows und intelligente Auswertungen.
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