Intercompany-Abstimmung im Ausgabenmanagement für Unternehmensgruppen

Eine saubere Intercompany-Abstimmung beginnt nicht erst im Konsolidierungssystem. Sie beginnt bei der Ausgabe: Wenn Gesellschaft, Kostenstelle, Währung, Beleg und Verantwortlicher von Anfang an korrekt erfasst sind, liegen die Daten für Monatsabschluss, Weiterbelastung und Konsolidierung bereits strukturiert vor.

In Unternehmensgruppen ist das besonders wichtig. Jede Gesellschaft hat eigene Karten, Bankkonten, Budgets und häufig auch eigene Buchhaltungssysteme. Ohne klare Zuordnung entstehen schnell fehlende Belege, unklare Kostenverteilungen und Differenzen zwischen den Gesellschaften.

Warum Ausgabentransparenz mit jeder Gesellschaft schwieriger wird

Mit jeder zusätzlichen Gesellschaft wächst die Zahl der Datenquellen. Kartenabrechnungen, Bankkonten, Belege und Freigaben laufen möglicherweise über unterschiedliche Systeme. Hinzu kommen verschiedene Kontenpläne, Währungen, Steuerregeln und Verantwortlichkeiten.

Was in einer einzelnen GmbH noch mit einer Tabelle und einigen E-Mails funktioniert, wird in einer Unternehmensgruppe schnell unübersichtlich. Ausgaben werden verspätet eingereicht, Belege fehlen und Kosten werden nachträglich der falschen Gesellschaft zugeordnet.

Ein typisches Beispiel: Die zentrale Holding bezahlt ein Softwaretool, das von zwei Tochtergesellschaften genutzt wird. Ohne klare Zuordnung ist am Monatsende offen, welche Gesellschaft welchen Anteil trägt. Das Finanzteam muss die Nutzung rekonstruieren, eine interne Weiterbelastung vorbereiten und die Buchungen zwischen den Gesellschaften abstimmen.

Wer die Information erst beim Monatsabschluss zusammensucht, arbeitet mit verspäteten oder unvollständigen Daten. Die Intercompany-Abstimmung wird dann zur manuellen Fehlersuche.Was bedeutet Intercompany-Abstimmung?

Die Intercompany-Abstimmung gleicht Geschäftsvorfälle zwischen verbundenen Gesellschaften ab. Dazu gehören zum Beispiel:

• konzerninterne Lieferungen und Leistungen

• Weiterbelastungen von Kosten

• Forderungen und Verbindlichkeiten

• Darlehen und Zinsaufwendungen

• Management Fees

• interne Lizenz- oder Servicegebühren

Ziel ist, dass die beteiligten Gesellschaften dieselben Vorgänge mit übereinstimmenden Beträgen und Zeiträumen ausweisen. Differenzen entstehen beispielsweise durch unterschiedliche Buchungszeitpunkte, fehlende Rechnungen, abweichende Wechselkurse oder unklare Kostenverteilungen.

Die Intercompany-Abstimmung ist kein einzelner Arbeitsschritt, der ausschließlich am Ende des Monats stattfindet. Sie begleitet den Abschlussprozess. Die Gesellschaften stimmen ihre Einzelbuchungen ab; anschließend werden konzerninterne Salden und Vorgänge im Rahmen der Konsolidierung eliminiert, sofern ein Konzernabschluss erstellt werden muss.

Die gesetzlichen Vorgaben zur Konzernrechnungslegung finden sich unter anderem in den Regelungen des HGB zur Aufstellung des Konzernabschlusses und zur Schuldenkonsolidierung. Ein Ausgabenmanagement-Tool übernimmt diese Konsolidierung nicht. Es kann jedoch dafür sorgen, dass die zugrunde liegenden Ausgabedaten vollständig und eindeutig zugeordnet vorliegen.

Wie schaffen Unternehmen Ausgabentransparenz über mehrere Gesellschaften?

Der wichtigste Schritt ist die Erfassung an der Quelle. Jede Transaktion sollte möglichst zum Zeitpunkt der Ausgabe mit den relevanten Informationen versehen werden:

• Gesellschaft oder Entity

• Kostenstelle

• Ausgabenkategorie

• Projekt oder Kunde

• verantwortliche Person

• Währung

• Beleg

• gegebenenfalls interne Weiterbelastung

Damit muss das Finanzteam nicht erst aus Kartenabrechnungen, E-Mails und Bankportalen ableiten, wer eine Ausgabe verursacht hat.

Eine zentrale Ausgaben-Übersicht ergänzt die Einzelansichten der Gesellschaften. Die Gruppenleitung sieht die Ausgaben der gesamten Organisation, während die Verantwortlichen einer Tochtergesellschaft nur die für sie relevanten Daten und Aufgaben bearbeiten.

Ein gutes Multi-Entity-Modell bietet deshalb zwei Perspektiven gleichzeitig:

• konsolidiert, für gruppenweite Budgets, Trends und Liquiditätsplanung

• segmentiert, für die Kontrolle und Buchhaltung jeder einzelnen Gesellschaft

Spendesk beschreibt für die Verwaltung mehrerer Einheiten eine zentrale Sicht auf Gesellschaften, Kontostände und Ausgaben. Je nach Produktumfang und Konfiguration können Unternehmen außerdem gesellschaftsspezifische Einstellungen und getrennte Auswertungen nutzen. Mehr Informationen bietet die Übersicht zum Ausgabenmanagement für mehrere Gesellschaften.

Budgets, Freigaben und Karten je Gesellschaft steuernEine Unternehmensgruppe braucht gemeinsame Standards, aber nicht zwingend identische Einstellungen für jede Gesellschaft. Eine kleine Servicegesellschaft hat möglicherweise andere Freigabeschwellen als eine umsatzstarke Vertriebsgesellschaft.

In der Praxis können Unternehmen unter anderem Folgendes differenzieren:

• Budgets je Gesellschaft und Kostenstelle

• Freigabeschwellen je Organisationseinheit

• Rollen und Berechtigungen

• Kartenlimits und erlaubte Händler

• zugelassene Ausgabenkategorien

• Währungen und Zahlungsmittel

• Verantwortliche für Rechnungen und Belege

So bleibt der Kontrollrahmen gruppenweit einheitlich, während die einzelnen Gesellschaften ihre eigenen Regeln und Budgets behalten.

Eine Vertriebsgesellschaft darf beispielsweise Softwareausgaben bis zu einer bestimmten Grenze selbst freigeben. Für die Servicegesellschaft gilt eine niedrigere Schwelle, weil dort ein kleineres Budget verwaltet wird. Beide Gesellschaften arbeiten im selben System, aber mit unterschiedlichen Parametern.

Wichtig ist, dass die Gesellschaftszuordnung nicht erst bei der Buchung entsteht. Sie sollte bereits mit dem Antrag, der Kartenzahlung oder der Rechnungserfassung feststehen. Spendesk kann dafür Ausgaben, Budgets, Karten, Rechnungen und Freigaben in einem zentralen Prozess verbinden. Die genaue Abbildung hängt vom gebuchten Produktumfang und der Konfiguration ab.

Welche Rolle spielt das Ausgabenmanagement bei der Intercompany-Abstimmung?

Ein Ausgabenmanagement-Tool ist die vorgelagerte Datenquelle. Es ersetzt nicht das Hauptbuch, das ERP oder die Konsolidierungssoftware. Seine Aufgabe besteht darin, Ausgaben strukturiert zu erfassen und für die nachgelagerten Finanzprozesse vorzubereiten. Dazu gehören:

• Belege und Rechnungen zentral sammeln

• Ausgaben automatisch oder regelbasiert kategorisieren

• Gesellschaften und Kostenstellen zuordnen

• Freigaben dokumentieren

• Daten für die Buchhaltung exportieren

• offene oder unvollständige Vorgänge sichtbar machen

Wenn die Holding eine Rechnung für mehrere Tochtergesellschaften bezahlt, kann das Finanzteam die Kostenanteile bereits im Ausgabenprozess dokumentieren. Die eigentliche interne Verrechnung und die dazugehörigen Buchungen erfolgen anschließend im Buchhaltungs- oder ERP-System.

Diese Aufgabenteilung ist wichtig: Spendesk schafft Transparenz und Datenqualität an der Quelle. Das ERP oder Konsolidierungssystem übernimmt die Buchung, Abstimmung und Eliminierung.Ausgaben an DATEV, SAP oder Business Central übergeben.

Der Nutzen sauberer Ausgabedaten zeigt sich spätestens bei der Übergabe an die Buchhaltung. Für jede Gesellschaft müssen Buchungssätze, Kontierungen und Belege im richtigen System oder Mandanten ankommen.

Je nach Setup kann die Übergabe beispielsweise erfolgen über:

• DATEV-Exporte oder DATEV-Schnittstellen

• SAP-Integrationen

• Microsoft Business Central

• individuelle Exporte

• API-basierte Anbindungen

Spendesk nennt unter anderem Integrationen mit DATEV, SAP und weiteren Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Der konkrete Funktionsumfang hängt von der jeweiligen Integration, dem Vertrag und dem verwendeten Zielsystem ab.

Auch die Kontierung muss je Gesellschaft korrekt abgebildet werden. Arbeitet eine Gruppe mit SKR03 oder SKR04, sollten Exporte und Kontenmapping so eingerichtet sein, dass die Daten ohne manuelle Umsortierung im richtigen Buchungskreis ankommen.

Vor dem Export sollten Finanzteams offene Ausnahmen klären:

• fehlende Belege

• nicht zugeordnete Gesellschaften

• unklare Kostenstellen

• fehlende Freigaben

• unvollständige Steuerinformationen

• Abweichungen zwischen Rechnung und Zahlung

So wird der Abschluss nicht zum Zeitpunkt, an dem die Daten erstmals geprüft werden. Die Prüfung findet laufend statt und der Monatsabschluss basiert auf bereits strukturierten Vorgängen.

Eine einheitliche Datenbasis erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Gesellschaften und schafft die Grundlage für transparente Ausgaben, klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Abschluss.

E-Rechnungen in Unternehmensgruppen

Seit dem Jahr 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen inländische B2B-Rechnungen ab dem Jahr 2027 grundsätzlich elektronisch ausstellen. Ab dem Jahr 2028 gilt diese Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen.

Die Regelungen enthalten Ausnahmen und Übergangsbestimmungen. Maßgeblich sind die aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Für Unternehmensgruppen bedeutet das: Jede Gesellschaft sollte prüfen, ob sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und innerhalb der geltenden Fristen ausstellen kann. Eine zentrale Plattform kann den Eingang strukturieren. Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung, welche Gesellschaft rechtlich als Rechnungsempfängerin oder Rechnungsausstellerin auftritt.

Wie unterscheidet sich Ausgabenmanagement für Multi-Entity-Unternehmen?

Ein Ein-Gesellschaft-Setup braucht vor allem eine klare Sicht auf die eigenen Ausgaben. Ein Multi-Entity-Setup muss zusätzlich rechtlich getrennte Einheiten abbilden.Dafür sind besonders wichtig:

• eigene Rollen und Rechte je Gesellschaft

• getrennte Budgets und Kartenlimits

• eindeutige Gesellschaftskennzeichen

• konsolidierte und separate Berichte

• Unterstützung mehrerer Währungen

• klare Verantwortlichkeiten für Freigaben

• kontrollierte Übergabe an die jeweilige Buchhaltung

Neue Gesellschaften sollten sich in den bestehenden Rahmen aufnehmen lassen, ohne für jede Einheit einen neuen Prozess oder ein separates Tool einzuführen. Gleichzeitig muss jede Gesellschaft ihre eigenen Buchungs- und Compliance-Anforderungen behalten.

Multi-Entity-Ausgabenmanagement als Grundlage für bessere AbschlüsseEine zuverlässige Intercompany-Abstimmung beginnt mit sauber erfassten Ausgaben. Wenn Gesellschaft, Kostenstelle, Währung, Beleg und Verantwortlicher bereits an der Quelle stimmen, muss das Finanzteam die Informationen nicht kurz vor dem Abschluss rekonstruieren.

Ein Ausgabenmanagement-Tool ersetzt dabei weder die Buchhaltung noch die Konsolidierung. Es schafft jedoch die Datenbasis, auf der beide Prozesse aufbauen. So erhält die Gruppe eine konsolidierte Sicht, ohne die rechtliche und buchhalterische Trennung ihrer Gesellschaften aufzugeben.

Erfahren Sie, wie Spendesk Ausgaben über mehrere Gesellschaften zentral steuert und in die Finanzprozesse Ihrer Gruppe integriert.