Eingangsrechnungen automatisieren: So verarbeiten Sie Rechnungen schneller und fehlerfrei

Wer Eingangsrechnungen automatisieren will, ersetzt manuelle Dateneingabe, E-Mail-Freigaben und verstreute Ablage durch einen durchgängigen digitalen Prozess: erfassen, per OCR auslesen, prüfen, freigeben, bezahlen. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote und sorgt dafür, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, statt im Postfach zu versauern.

Für die Buchhaltung bedeutet das weniger Tipparbeit und mehr Kontrolle über offene Posten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung genau ist, warum sie sich lohnt, wie Sie Ihren Prozess Schritt für Schritt umstellen, welche Funktionen eine gute Lösung abdecken muss und wie eine Dunkelbuchung funktioniert.

Was versteht man unter elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung?

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist der vollständig digitale Umgang mit eingehenden Rechnungen, von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung. Die Begriffe Rechnungseingangsverarbeitung und Eingangsrechnungsverarbeitung werden synonym verwendet.

Digitale Rechnungen sind inzwischen Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können; Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (März 2024), die zulässigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (Standard EN 16931). Spätestens damit sollte jede Finanzabteilung in der Lage sein, Rechnungen digital vorzuhalten und zu bearbeiten.

Neben dem reduzierten Papierverbrauch bietet die digitale Rechnungsverarbeitung weitere Vorteile:

• Speicherung aller Rechnungen an einem zentralen Ort

• Automatisierte Datenerkennung mit OCR (Optical Character Recognition)

• Nutzung für digitalisierte Prozesse (Freigabe, Bezahlung, Reporting)

• Automatische Übergabe an DATEV

Im Idealfall läuft der Eingangsrechnungsprozess schnell und mit so wenig manuellem Zutun wie möglich ab:

Warum ist die Eingangsrechnungsverarbeitung so wichtig?

Weil manuelle Verarbeitung Zahlungen verzögert und Geld kostet. Eine Studie ergab, dass die durchschnittliche interne Durchlaufzeit einer eingehenden Rechnung ohne Bestellung bei 10,5 Tagen liegt.

Einige Teilnehmer:innen kamen auf Durchlaufzeiten von bis zu 30 Tagen. Bis dahin ist jeder Skonto verloren, und es drohen unangenehme Mahnungen und unnötige Mahngebühren.

Quelle: B&L Management Consulting GmbH (2019)

Aber damit hört es nicht auf: Neben Gebühren riskieren Unternehmen ihren Ruf und die Zusammenarbeit mit Lieferfirmen, Dienstleistungsunternehmen und Selbstständigen. Lange Durchlaufzeiten weisen zudem auf Ineffizienzen hin: Sie bezahlen Ihre Finanzmitarbeitenden vermutlich für mühsame manuelle Tätigkeiten, die sich leicht automatisieren ließen.

Genau hier setzt spezialisierte Rechnungssoftware an.

Wie stelle ich meine Eingangsrechnungsverarbeitung um?

Bei den meisten Unternehmen besteht noch Optimierungspotenzial; ein typischer Umstellungsplan sieht so aus (Ist gegen Soll):

Wer die Eingangsrechnungsverarbeitung umstellen und Rechnungen automatisiert verarbeiten will, sollte Folgendes beachten:

1. Verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit mit manuellen Tätigkeiten, die sich automatisieren ließen? Dann sollten Sie Software in Betracht ziehen.

2. Eine Software kann nur abdecken, was bereits klar definiert ist. Wer Prozesse intern nicht geklärt hat, stiftet mit digitalen Lösungen nur zusätzliche Verwirrung.

3. Prüfen Sie vorab, ob die Prozesse real so ablaufen wie dokumentiert. Oft sehen die tatsächlichen Abläufe wenig mustergültig aus.

4. Die Automatisierung muss nicht auf einmal passieren, sondern kann schrittweise erfolgen. Wenn Sie ohnehin evaluieren, können Sie den gesamten Prozess direkt digitalisieren.

5. Stimmen Sie die Umstellung frühzeitig mit allen beteiligten Teams (Einkauf, Buchhaltung, Fachabteilungen) ab, damit der neue Prozess von Anfang an akzeptiert und eingehalten wird.

Übrigens: Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist nur ein kleiner Teil der Buchhaltung, den Sie automatisieren sollten. Wie Sie auch mit anderen Belegen und Ausgaben effizient verfahren, erklären wir separat.

Diese Funktionen muss eine automatische Eingangsrechnungsverarbeitung abdecken

Eine Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung sollte mindestens fünf Kernbereiche abdecken, damit der Prozess wirklich ohne manuelle Dateneingabe auskommt:

• Zentrale, digitale Ablage aller Rechnungen an einem Ort

• OCR-basierte Datenerkennung, die Rechnungsdaten automatisch ausliest

• Konfigurierbare Freigabe-Workflows statt Freigaben per E-Mail

• Empfang und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD)

• GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung mit 10 Jahren Aufbewahrung

• Automatischer Export in die Buchhaltung, etwa an DATEV, das rund 80% der deutschen Steuerberater nutzen

Spezialisierte Lösungen wie Spendesk bündeln diese Funktionen in einem einzigen Workflow und übergeben geprüfte Buchungsdaten direkt an DATEV Unternehmen Online.

Was ist eine Dunkelbuchung?

Eine Dunkelbuchung ist eine Rechnungsverarbeitung, die nahezu vollständig automatisch abläuft, quasi "im Dunkeln". Dafür müssen eine Bestellung und ein Wareneingang vorliegen, die sich mit den Angaben auf der Rechnung decken; dann wird die Rechnung nach dem Hochladen per OCR ausgelesen, geprüft und direkt automatisch beglichen.

Auch für Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug, also ohne passende Bestellung und Wareneingang, lässt sich ein nahezu reibungsloser Ablauf erreichen:

1. Rechnung hochladen

2. Per OCR Daten auslesen

3. Automatischen Genehmigungsprozess anstoßen

4. Freigabe durch Verantwortliche

5. Zahlung (idealerweise gleich mehrere Rechnungen auf einmal)

Fazit

Die automatische, digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet folgende Vorteile:

• Rechnungen werden zügig bezahlt (keine Mahngebühren und keine verärgerten Geschäftspartner:innen)

• Alle Rechnungen an einem Ort (Grundlage für Reporting und Analysen, bessere Ausgabenübersicht)

• Effizientes Arbeiten in der Buchhaltung mit enormer Zeitersparnis

Ein digitalisierter Prozess eliminiert manuelle Aufgaben und schafft Klarheit, zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe. So können sich Ihre gut bezahlten Beschäftigten stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren.