Business Central: Was das ERP kann – und wo ein Ausgabenmanagement-Tool die Lücke schließt

Sie kennen das Szenario: Dynamics 365 Business Central läuft, die Finanzbuchhaltung steht, das Reporting funktioniert. Trotzdem verbringt Ihr Team jede Woche Stunden damit, Belege aus E-Mails, CSV-Dateien und Excel-Listen manuell ins ERP zu übertragen. 

Das Problem liegt nicht im ERP selbst, sondern in der Lücke davor: Business Central erfasst, was ausgegeben wurde, kontrolliert aber nicht, wie Ausgaben freigegeben werden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Lücke schließen, den DATEV-Export automatisieren und den Monatsabschluss beschleunigen.

Finanzprozesse in Business Central und ihre Grenzen

Dynamics 365 Business Central ist ein solides ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern. Es deckt Finanzbuchhaltung und Reporting ab, steuert aber nicht, wie Ausgaben vorab genehmigt werden. Auch Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und Projektmanagement sind im Standard enthalten. Ein klarer Vorteil ist das Microsoft-Ökosystem: Outlook, Excel, Teams und Power BI lassen sich direkt anbinden, ohne zusätzliche Integrationssoftware. 

Die Verbindung mit einem Ausgabenmanagement-Tool schließt die Lücke zwischen Freigabe und Buchung. Belege fließen dabei automatisch vom Ausgabenmanagement über Business Central bis zum Steuerberater – GoBD-konform und E-Rechnungs-ready.

Für Controller und Kaufmännische Leitungen liegt der Mehrwert in der zentralen Datenhaltung – Buchungen, Debitoren, Kreditoren und Berichte in einem System. Das ist effizient, solange die Daten sauber und vollständig dort ankommen.

Genau hier stößt Business Central an seine Grenzen. Das System erfasst Transaktionen nach dem Fakt, bietet aber keine direkten Vorab-Freigaben für Firmenkartenzahlungen, Reisekosten oder Lieferantenrechnungen unterhalb der Freigabegrenze. Ein Controller exportiert typischerweise jede Woche Ausgabendaten aus mehreren Quellen – Kartenabrechnungen als CSV, Reisekosten aus Excel, Lieferantenrechnungen aus E-Mail-Anhängen – und mappt diese manuell auf den SKR03- oder SKR04-Kontenrahmen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt Fehlerquellen, die erst beim Monatsabschluss sichtbar werden.

Ausgabenmanagement als Ergänzung zum ERP-System

Wenn Business Central das Hauptbuch und die Berichterstattung abdeckt, fehlt eine Ebene darüber: die Steuerung, wie Ausgaben entstehen, bevor sie das ERP erreichen. Genau diese Ebene liefert ein Ausgabenmanagement-Tool.

Drei Ausgabenkategorien umgehen typischerweise die direkten Kontrollen von Business Central: Firmenkartenzahlungen, Mitarbeiter-Erstattungen (Reisekosten, kleinere Anschaffungen) und Lieferantenrechnungen unterhalb der Freigabegrenze. Alle drei landen heute oft als manuelle Nacharbeit auf dem Schreibtisch der Buchhaltung.

Ein Controller genehmigt beispielsweise eine Softwarelizenz per App – der Beleg wird automatisch kategorisiert und als fertiger Buchungssatz an Business Central übergeben. Die Eingangsrechnungsverarbeitung folgt demselben Prinzip. 

DATEV-Schnittstelle zu Business Central einrichten

Für deutsche KMU kommt eine zusätzliche Anforderung hinzu: Die meisten Unternehmen nutzen Business Central als ERP, arbeiten aber gleichzeitig mit DATEV für den Steuerberater. Die Daten müssen in beide Systeme fließen – konsistent und mit Belegen.

Zwei gängige Wege führen zum Ziel. Der erste ist der direkte Export von Business Central zu DATEV über den Buchungsdatenservice – er überträgt Buchungssätze, aber keine Belegbilder. Der Steuerberater fragt nach.

Der zweite Weg führt über ein Ausgabenmanagement-Tool, das parallel sowohl Business Central als auch DATEV Unternehmen Online bedient. Hier liegt der entscheidende Vorteil: Belege reisen mit dem Buchungssatz. Wenn ein Mitarbeiter eine Rechnung erfasst, wird das Belegbild zusammen mit der Kontierung an beide Systeme übergeben. Der Steuerberater findet in DATEV bereits alles vor, was er für den Jahresabschluss braucht.

Gemäß den GoBD-Anforderungen müssen digitale Belege unveränderbar, mit Zeitstempel versehen und maschinell lesbar sein – mit einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Ein Ausgabenmanagement-Tool, das diese Anforderungen bereits bei der Erfassung sicherstellt, entlastet sowohl das ERP als auch den Steuerberater. Eine Buchhalterin, die bisher jeden Freitag zwei Stunden damit verbrachte, Belege manuell hochzuladen, gewinnt diese Zeit zurück.

Belege und Buchungen automatisch synchronisieren

Spendesk verbindet als Ausgabenmanagement-Plattform Firmenkarten, Rechnungsverarbeitung und Freigabeprozesse in einem System – und synchronisiert die Ergebnisse direkt mit Dynamics 365 Business Central.

Lieferantenrechnungen werden per OCR erfasst, durchlaufen den Freigabeprozess und landen als sauberer Buchungssatz im ERP. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen können; ab 2027 gilt die Sendepflicht für größere Unternehmen. Ein integriertes System deckt beide Seiten des Rechnungsworkflows ab. 

Das Ergebnis: kein manuelles Abtippen, kein CSV-Import, keine fehlenden Belege beim Monatsabschluss.

Schnellerer Monatsabschluss durch integriertes Ausgabenmanagement

Der Monatsabschluss ist für viele Finanzteams der stressigste Punkt im Kalender. Die üblichen Engpässe: offene Posten ohne Belege, manuelle Abstimmung zwischen ERP und Kontoauszügen, Rückfragen vom Steuerberater zu fehlenden Quittungen.

Ein integriertes Ausgabenmanagement eliminiert diese Engpässe systematisch. Vorab genehmigte Ausgaben bedeuten keine überraschenden Positionen im Hauptbuch. Automatisch synchronisierte Buchungssätze ersetzen die manuelle Abstimmung. Digitale Belege, die an jeder Transaktion hängen, machen Nachfragen überflüssig. Wer Mitarbeiterausgaben kontrollieren möchte, setzt genau an dieser Stelle an.

Spendesk-Kunden berichten von deutlich kürzeren Abschlusszyklen: Ausgaben, die bisher erst am Monatsende rückwirkend erfasst wurden, sind dank laufender Synchronisation bereits verbucht, wenn der Abschlussprozess beginnt. Automatisiertes Rechnungsmanagement trägt zusätzlich dazu bei, den Prozess zu verkürzen.

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften bietet die Kombination aus Business Central und einer Multi-Entity-fähigen Ausgabenmanagement-Lösung einen weiteren Vorteil: Konzernweite Ausgabenrichtlinien lassen sich zentral steuern, während jede Gesellschaft ihren eigenen Kontenrahmen und DATEV-Export behält.

Spendesk mit Business Central verbinden – jetzt Demo vereinbaren