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Gestion des dépenses en entreprise

Consolidez l’ensemble des dépenses de votre entreprise dans une solution unique pour un contrôle automatisé. Suivez chaque dépense, de la demande à l'export comptable.

DES MILLIERS D’ENTREPRISES ET ÉQUIPES FINANCE NOUS FONT CONFIANCE

  • Réduction des risques

    Utilisez des moyens de paiement modernes pour éviter les fraudes internes & externes.

  • Politiques de dépense

    Définissez des politiques de dépense par équipe, ainsi que des circuits de validation.

  • Validations automatisées

    Déléguez la validation des dépenses directement à chaque responsable d'équipe.

  • Suivi en temps réel

    Accédez en temps réel à des rapports complet pour suivre l'ensemble des dépenses.

Limites et plafonds sur mesure

Configurez des limites de dépenses professionnelles individuelles et des règles de validation par équipe afin que chaque responsable budgétaire puisse avoir le contrôle sur les montants des dépenses engagées.

Historique de frais professionnels

Accédez à un historique de dépenses complet, ainsi qu'à une piste de vérification pour chaque paiement (dates de requête, de paiement, de validation, de revue comptable et d’export).

Cartes de paiement à usage unique connectées

Générez des cartes de paiement virtuelles à usage unique chargées du montant demandé et autorisé par la politique de dépenses de l'entreprise. Limitez ainsi le risque de fraude interne & externe.

Suivi des dépenses en temps réel

Visualisez instantanément les transactions consolidées et leurs informations (types de dépenses, montant, équipe, centre de coût, fournisseur, reçu, etc). Gardez toujours un oeil sur les sorties de trésoreries et les engagements de dépense à venir.

Cartes de paiement plafonnées

Paramétrez les cartes physiques Spendesk en fonction des besoins des salariés. Ce qui permet qu’elles soient utilisées sur des plages journalières, à des horaires définis et pour des types de dépenses spécifiques.

Collecte des justificatifs

Paramétrez des règles afin de bloquer les utilisateurs dans leurs futurs frais professionnels, ou demandes d'achat, lorsqu'ils cumulent trop de paiements sans justificatif.

Plus de contrôle et moins de stress pour toute l’entreprise

Mandana Riche

CFO @Talent.io

Gabrièle de Lamaze Head of Customer Success @Plezi

Martin Pannier

Product @Iziwork

Équipes finance

Bénéficiez d'une visibilité totale sur les dépenses de l’entreprise et une seule source d’information grâce à Spendesk. Vous avez le contrôle sur les budgets et n’êtes jamais pris au dépourvu. Mettez en place un outil intuitif et apprécié des salariés.

Managers

Soyez notifiés en temps réel pour approuver les dépenses de votre équipe et rester maîtres de vos budgets en amont. Vous suivez ce que dépense votre équipe en temps réel.

Employés

Faites vos achats en toute autonomie où que vous soyez, et toujours dans le cadre de la politique de dépense définie par l’entreprise. Fini les validations par e-mail et orales, les courses après la carte bancaire de l’entreprise, etc.

La gestion des dépenses d’entreprise en 3 questions

Quels sont les types de dépenses d’entreprise ?

Ce qu’on désigne couramment comme “dépenses professionnelles” correspond le plus souvent à des frais ponctuels, réglés par un collaborateur au nom de l’entreprise dont il fait partie. Cette dépense donne lieu à une note de frais, pouvant ensuite être transmise au service comptabilité.

Par contraste, les dépenses d’entreprise peuvent concerner tout un spectre de frais professionnels. L’entretien des locaux, la mise en place de matériels, l’obtention de matières premières ou encore les frais de sous-traitance, correspondent aux différents types de dépenses d’une entreprise, spontanées ou quotidiennes.

La gestion des dépenses est donc une activité très chronophage pour les DAF et les équipes financières. C’est pourquoi notre conviction est que les dépenses d’entreprises peuvent profiter d’un haut degré de dématérialisation. La gestion financière d’une entreprise peut ainsi être simplifiée et rationalisée.

Comment améliorer sa gestion des dépenses ?

Si vous souhaitez approfondir plus encore la question de la bonne gestion des dépenses professionnelles par la direction financière, notre guide complet. Qu’il s’agisse de gérer les charges fixes ou les charges variables, une gestion rationalisée et numérisée des dépenses de son entreprise est dorénavant un atout essentiel pour traiter le nombre - toujours croissant - de demandes.

En cela, la digitalisation peut constituer un levier clé pour atteindre un niveau d’efficacité et d’efficience financière accrues. Prenez pleinement parti des créations de cartes virtuelles, des fonctionnalités d’analyse et de reporting et des options d’automatisation.
Les petites entreprises comme les grandes peuvent enfin s’attaquer à l’enjeu majeur qu’est la digitalisation de la gestion des dépenses.

En mettant en place des processus de gestion des notes de frais et autres justificatifs, c’est déjà une partie importante du travail. Un logiciel de gestion comme Spendesk peut faire des frais professionnels une tâche mineure, pour permettre aux équipes finance de se concentrer sur leurs missions à haute valeur ajoutée.

Pourquoi est-ce important de numériser sa gestion des dépenses ?

Les dépenses professionnelles se manifestent sous des formes très diverses. Des justificatifs papier à des emails de confirmation d’achat, en passant par les différents frais récurrents, comme les frais de transport ou les abonnements, garder une trace et organiser tous ces frais est une mission à part entière.

C’est pourquoi, en s’aidant d’un logiciel de comptabilité comme Spendesk, les dépenses fixes comme les dépenses variables peuvent être ajustées, prises en compte et classées selon leur poste de dépense. Ce faisant, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent devenir les gardiens des bonnes pratiques, grâce à un outil rapide et simple d’usage.

Gardez le contrôle sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise avec Spendesk.