C'est un outil qui répond à de véritables problématiques qui précédemment nous bloquaient régulièrement

Une solution qui répond aux attentes de l'éditeur de logiciel

Avant Spendesk, entre la paperasse, les justificatifs et factures, l'entreprise Yousign et son CFO, Guillaume Loudenot, avaient du mal à garder un oeil sur les achats sur le terrain et les factures fournisseurs. Ils ont décidé d'utiliser Spendesk, une solution sur mesure pour gagner en visibilité, contrôle et de redonner de l'autonomie à leurs équipes.

Découvrez le témoignage complet de Guillaume Laudenot

"Avant d'utiliser Spendesk, la situation était doublement complexe."

Explique Guillaume Laudenot, Directeur Administratif et Financier de la solution de e-signatures. La gestion des dépenses de Yousign s'effectue depuis 2018 avec Spendesk et permet à Guillaume et les collaborateurs de gagner en efficacité pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. Gains de temps et économies à la fin des comptes, recette pour la croissance.

Des moyens de paiement adaptés au terrain

Chez Yousign, le processus d'achat était traditionnel : dans un premier temps parce que les managers devaient emprunter les cartes bancaires des co-fondateurs pour effectuer des achats, des réservations de salons, etc. Le nombre de notes de frais était considérable ! Dans un second temps, parce qu'avant Spendesk le comptable essayait de récupérer un maximum de justificatifs, centralisait le tout et fournissait un état détaillé (le cas échéant) au cabinet comptable. C'était difficile de faire un suivi fin et régulier, Guillaume et son équipe avaient peu de visibilité.

De plus, les managers manquaient réellement d’autonomie sur le plan financier et étaient vraiment dépendants des cartes bancaires des co-fondateurs. Et l’utilisation des cartes bancaires personnelles engendrait de nombreuses notes de frais, rendant encore plus complexe la gestion comptable.

D’un point de vue général, il y avait un réel problème de disponibilité, de sécurité et de traçabilité de la carte ou des achats sur le terrain. Cela allait donc de pair avec une grande complexité pour la gestion comptable, longue et aléatoire, sans pouvoir réaliser un réel suivi analytique des dépenses.

La solution 7-en-1 de gestion des dépenses adaptée

"Nous avons décidé d'opter pour Spendesk courant Mars 2018. Si nous l'avons choisi, c'est parce que Spendesk est un outil simple d’utilisation avec une interface facile à appréhender."

La disponibilité et la rapidité des équipes Spendesk par chat ou mails constitue également un réel atout pour Yousign. De plus, il s’agit d’un outil de la galaxie eFounders, gage de qualité selon Guillaume.

C'est une solution qui répond à de véritables problématiques qui précédemment bloquaient régulièrement l'activité de Yousign. Aujourd'hui Guillaume et les collaborateurs peuvent suivre facilement les budgets et les managers sont autonomes pour gérer leurs achats ponctuels et récurrents.

Spendesk accompagne les équipes au quotidien

Désormais, chaque manager dispose d’une carte physique et d’un accès à Spendesk. Cela leurs permet d’agir en complète autonomie que ce soit pour les achats, les factures ou encore les notes de frais. Les fonds sont alloués mensuellement aux managers, selon des budgets discutés et validés au préalable. Il est d’ailleurs possible de garder un niveau de contrôle avancé pour certaines transactions. La comptabilité, elle, dispose d’un accès centralisé qui lui permet de récupérer l’intégralité des pièces et de faire le lien directement avec le cabinet comptable.

Les équipes comptable observent vraiment une optimisation de la gestion comptable grâce à l'autocatégorisation des dépenses aux bons comptes. Cela a été rendu possible parce que Guillaume a pu intégrer sa politique d'achat existante à la solution.

"Nous utilisons aussi Spendesk pour gérer nos abonnements SaaS. C'est pratique et sécurisé grâce à la génération de cartes virtuelles."

Ces versions dématérialisées des moyens de paiement permettent aussi très simplement d'effectuer des paiements à l'étranger. C'est plus rapide, économique et sécurisé.

En résumé, avec cet outil Guillaume et ses équipes ont une bien meilleure gestion des dépenses. La vue d'ensemble permet de mieux contrôler le budget des différentes équipes et de prendre les bonnes décisions.