Une entreprise IA élimine le chaos des factures et reprend le contrôle financier avec Spendesk

Avec Spendesk, nous avons une seule source de vérité pour toutes les factures

Orbem est passée d’un traitement manuel des factures, avec une visibilité limitée, à une gestion des dépenses automatisée, enrichie par l’Intelligence Artificielle (IA).

Employés

251+

Client depuis

2017

Visibilité financières

100%

Adoption des process

100%

Isabelle Decomble, Directrice Administrative et Financière

# Témoignage Client Niji - Proposition finale

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## HEADER (Haut de page)

Titre principal :

# Niji maîtrise 104 abonnements et 250 dépenses mensuelles avec 5 personnes en finance

Citation vedette :

> "L'impact de Spendesk chez Niji est essentiel pour l'agilité de nos dépenses et la tenue de notre comptabilité. Aujourd'hui, je ne saurais pas travailler sans Spendesk."

Carte d'identité :

- Secteur : ESN / Transformation digitale

- Effectif : 1 500 collaborateurs

- Équipe finance : 5 personnes

- Client depuis : 2017 (8 ans)

- Présence : 9 sites en France + 3 filiales internationales

Photo + citation :

[Photo de la Responsable Comptable]

[Nom], Responsable Comptable

16 ans d'ancienneté chez Niji

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## RÉSULTATS EN CHIFFRES

### 100%

de justificatifs récupérés

Fini la chasse aux factures manquantes

### 104

abonnements maîtrisés

Dont 80+ licences IA sous contrôle total

### 250

transactions par mois

Traitées sans augmenter les effectifs

### x12

Multiplication du volume

Tout en réduisant le temps de traitement

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## À PROPOS DE NIJI

Niji est une ESN de 1 500 collaborateurs spécialisée dans la transformation numérique. L'entreprise accompagne ses clients du conseil au déploiement : sites web, applications mobiles, design, data et cybersécurité.

Présence géographique :

- France : Rennes (siège), Paris, Lille, Nantes, Lyon, Bordeaux, Nice, Angers

- International : Casablanca, Singapour, Madrid

Particularité : Grande consommatrice de licences logicielles et d'outils d'intelligence artificielle pour ses projets clients.

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## LE PROBLÈME

### La situation avant Spendesk

Chaos des cartes physiques

- Cartes partagées dans toute l'entreprise

- Impossible de savoir qui utilisait quelle carte

- Abonnements impossibles à arrêter après un départ de collaborateur

- Obligation d'annuler et refaire les cartes bancaires régulièrement

Blocages opérationnels

- Tous les achats nécessitaient la présence physique de la responsable comptable

- Pendant les absences ou congés : aucun achat possible

- En réunion : impossible d'obtenir le code de validation à temps

Récupération des justificatifs catastrophique

- Seulement 10% des factures récupérées spontanément

- Les collaborateurs ne pensaient pas à transmettre les documents

- Impossible de clôturer correctement la comptabilité

Citation :

> "C'était un vrai enfer. Des recruteurs mettaient des numéros de carte sur des plateformes. Quand ils partaient, on continuait à être débités et on n'arrivait plus à arrêter les cartes."

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## LA SOLUTION SPENDESK

### Ce que Niji utilise

1. Cartes virtuelles à la demande

- Validation instantanée par le DAF via mobile

- Plus de dépendance à une personne ou un lieu

- Création de carte en quelques secondes

2. Système de référents par équipe

- 2 personnes pour ~30 collaborateurs

- Centralisation sans perte de réactivité

- Contrôle des accès simplifié

3. Cartes physiques pour les sites

- 1 carte par directeur de site

- Budget d'animation géré en autonomie

- Visibilité totale sur les dépenses

4. Gestion des 104 abonnements récurrents

- Visibilité complète sur tous les abonnements

- Blocage automatique si justificatifs manquants

- Reprise de contrôle immédiate en cas de départ

5. Automatisation comptable

- Pré-comptabilisation automatique avec règles conditionnelles

- Attribution du compte de charge, TVA, contrepartie

- Export direct vers l'outil comptable

Citation :

> "Cette fonctionnalité d'automatisation conditionnelle, franchement, c'est une super fonctionnalité. Toutes les licences qu'on achète aux États-Unis sont déjà pré-comptabilisées avec le bon compte et la TVA exonérée."

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## LES RÉSULTATS

### Contrôle total retrouvé

100% de justificatifs récupérés

- Obligation d'upload à chaque transaction

- Relances automatiques

- Blocage de carte après X justificatifs manquants

104 abonnements maîtrisés

- Dont 80+ licences d'intelligence artificielle

- Visibilité complète en temps réel

- Possibilité de bloquer/débloquer instantanément

### Gain de temps massif

250 transactions/mois traitées facilement

- Volume multiplié par 12 depuis le début

- Pas d'augmentation des effectifs finance

- Temps de traitement stable voire réduit

Clôture comptable accélérée

- Pré-comptabilisation automatique

- Export direct, plus de saisie manuelle

- Plus de 200 factures/mois économisées en ressaisie

### Agilité opérationnelle

Validation mobile instantanée

- DAF valide depuis n'importe où

- Équipes multisites autonomes

- Plus de blocage pendant les absences

Sécurité renforcée

- Séparation des droits respectée

- Traçabilité complète de chaque dépense

- Workflow de validation structuré

### Support client exceptionnel

Citation :

> "À chaque fois qu'on a eu un problème, quelqu'un a répondu dans le chat et est allé jusqu'au bout de l'action. C'est rare d'avoir du service comme ça. L'équipe est toujours au top."

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## CITATION DE CONCLUSION

> "Nous sommes tellement satisfaits qu'on n'a jamais regardé ailleurs. Je ne sais même pas qui sont vos concurrents sur le marché, parce que honnêtement, ça répond à tous nos besoins."

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## CTA FINAL

Titre : Vous gérez plusieurs sites et de nombreux abonnements ?

Texte : Découvrez comment Spendesk peut vous aider à reprendre le contrôle tout en gagnant en agilité.

Boutons :

- [Demander une démo]

- [Parler à un expert]

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## NOTES DE PRODUCTION

Éléments à obtenir de Niji :

- Photo de la responsable comptable

- Logo Niji haute définition