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Une solution sur mesure pour l'entreprise d'aide à la personne
L'implémentation de la solution Spendesk est apparu comme une évidence pour Ages et Vie. En effet, leur gestion administrative quotidienne avec une banque traditionnelle était compliqué du fait de leur activité atypique. Mais avec Spendesk, chaque colocation bénéficie de moyens de paiement efficace, d'une aide adaptée aux effectifs et d'une centralisation des données comptables.
Avant Spendesk
Manque de flexibilité des moyens de paiement
Processus peu adapté à la réalité du terrain
Perte de temps lié à la gestion administrative
Manque de visibilité et de suivi des factures
Avec Spendesk
Cartes physique et virtuelle adaptées
Support client efficace pour un service sur mesure
Automatisation comptable des justificatifs
Vision en temps réel de l'ensemble du processus
Découvrez le témoignage complet de Camille Doubey
"Spendesk en trois mots c’est rapidité, gain de temps et satisfaction client !"
Depuis 2020, Ages et Vie utilise Spendesk au quotidien pour gérer les différentes dépenses de ses logements pour seniors. Camille Doubey, Contrôleuse de Gestion Adjointe d'Ages et Vie, explique ce besoin pour une solution de gestion des achats quotidiens.
Un réseau de maisons pour seniors à taille humaine
Depuis 2008, Ages et Vie développe des espaces de colocation à destination des personnes âgées en perte d'autonomie.
Dans ces 70 maisons à travers la France, les auxiliaires de vie vivent à l’étage, et les personnes âgées au rez-de-chaussée. Chacun profite donc d’un espace privatif, mais également d'espaces de vie communs.
Naturellement les salariés des maisons font de nombreux achats au quotidien pour les personnes dont ils s'occupent. C'est sur ce point que la gestion était très compliqué pour l'équipe finance d'Ages et Vie.
En Septembre 2020, ils ont donc décidé d'utiliser Spendesk pour faciliter la gestion de toutes ces dépenses. L’équipe financière d’Ages et Vie est constituée d’un Directeur Financier, d’un Responsable Financier, d'une contrôleuse de gestion et de deux personnes qui gèrent la facturation.
"Spendesk apporte un gain de temps énorme, de la rapidité sur le traitement des factures. C’est vraiment super !"
La nécessité de gérer facilement les achats et les factures de plus de 70 maisons
Avant Spendesk, l'équipe d'Ages et Vie utilisaient une banque classique. Mais ils rencontraient plusieurs difficultés. Chaque carte devait être attribué à une personne dédiée, et du fait du turnover, cette gestion devenait très compliqué pour l'équipe financière et Camille.
Aujourd’hui, avec Spendesk, l’intitulé des cartes est personnalisable, c'est cette flexibilité là que Ages et Vie recherchait pour son activité et ses effectifs. Effectivement, l'entreprise d'aide à la personne utilise exclusivement des cartes physique Spendesk sur ses 70 colocations : en Juin 2021, chaque colocation utilisait 2 cartes, les managers régionaux et animateurs réseaux avait aussi chacun une carte et donc dans l’ensemble, Ages et Vie bénéficiait de la flexibilité de plus de 140 cartes Spendesk connectés sur leur parc.
En résumé, pour Camille et ses collaborateurs, Spendesk est une solution de gestion de dépenses professionnelles pratique & efficace !
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